BL-03内部沟通程序(2014)
内部沟通流程
内部沟通流程公司内部沟通是一个关键的组织活动，它可以促进团队合作、提高工作效率，并确保信息在不同层级之间传递顺畅。
有效的内部沟通流程是一个组织成功的重要因素。
本文将探讨一个典型的内部沟通流程，包括沟通渠道、信息传递、沟通工具和沟通策略。
一、沟通渠道内部沟通的渠道多种多样，可以根据具体情况选择合适的方式。
下面是一些常见的沟通渠道：1. 面对面会议：面对面会议是最直接、实时的沟通方式。
这种方式适用于对话、讨论和决策等需要即时反馈的情况。
2. 电子邮件：电子邮件是一种常用的异地沟通方式，适合传递正式的信息、文件和决策结果等。
3. 内部网站或博客：内部网站或博客可以用来发布公司新闻、项目进展和重要通知等，方便员工随时浏览。
4. 内部社交平台：内部社交平台（如企业微信或Slack）可以促进团队之间的互动和知识共享，方便信息快速传递。
5. 内部报纸或杂志：如果公司规模较大，可以考虑定期出版内部报纸或杂志，以增进员工对公司事务的了解。
二、信息传递内部沟通的主要目的是传递信息，确保每个员工都了解公司的目标、任务和政策。
以下是一些信息传递的注意事项：1. 清晰明确：传递的信息应该清晰明确，避免歧义和误解。
使用简洁明了的语言和直接的表达方式。
2. 双向沟通：内部沟通不应仅仅是信息的传递，也需要鼓励员工参与讨论和提供反馈。
建立双向沟通的机制，如定期的反馈会议或意见征集。
3. 及时性：信息传递应该及时，避免延迟导致误解或错过工作机会。
使用各种即时沟通工具，保持信息的流动。
4. 适当的细节：在传递信息时，应根据受众的需求提供适当的细节。
避免信息过多或过少，达到信息传递的最佳效果。
三、沟通工具为了更好地进行内部沟通，组织可以使用一些辅助工具来提高效率和效果。
以下是几种常见的沟通工具：1. 会议记录：将会议的详细记录，包括议程、决策和行动计划等。
这样可供参会人员参考，也便于之后的追踪和总结。
2. 互动演示工具：使用互动演示工具，如PPT或白板，可以更清晰地传达信息，使参与者更易理解和记忆。
内部沟通程序
内部沟通程序第一篇：内部沟通程序内部沟通控制程序目的促进处各单位、各部门、各岗位之间的信息交流和工作协调，确保各项工作的正常开展。
适用范围适用于处内部沟通工作的控制。
职责处办公室负责内部沟通的归口管理。
工作程序4.1 召开例会4.1.1 职代会。
每年召开一次，由处工会组织召开，会议主内容是总结过去一年的工作情况和制定新一年的工作计划；讨论修订目标考核实施细则；审议年度经费使用情况；讨论职工提案，解决职工当前最关心的热点、难点问题。
4.1.2 处办公会。
原则上每季度召开一次，参加人员为处领导、所领导及各科室副科以上领导，会议主要总结上一季度工作情况及安排布置下一阶段的工作，处办公室负责会议的组织等会务工作。
4.1.3 处领导班子会。
由处主要领导根据需要不定期组织召开，研究重要事项，进行重大决策等。
4.1.4 处机关办公会。
原则上每月召开一次，参加人员为机关科室副科以上领导，主要是听取有关科室当月工作情况汇报，研究布置下一个月的重点工作。
4.1.5 考核讲评会。
根据每季度对各基层单位进行考核的情况，考核小组进行讲评，主要是指出存在问题、提出整改意见。
会议由办公室组织。
4.1.6 各部门业务例会。
由处各科室结合本部门业务工作情况定期召开，分析研究本业务范围有关工作，确保有关工作的正常开展。
4.2 召开业务专题会。
根据各业务工作情况，学习、讨论、解决某一项业务问题。
4.3 书面工作汇报。
处各部门、各单位根据处的统一安排，半年、年终以书面形式汇报工作情况和下一步的工作计划，为处领导决策提供依据。
处办公室负责向局汇报。
4.4 报送工作报表。
各级业务部门及时报送征费、路政、排障、养护、人事劳资、财务、监控、经营、设备等业务报表，以便上级机关和领导了解、掌握各级业务信息。
4.5 工作检查指导。
一是定期检查，由处考核小组组织各业务部门对各管理所、公司进行季度和年度工作目标任务检查；二是不定期检查，主要是处各科室根据业务工作需要或针对某项专题工作组织进行的临时检查，了解工作进展情况，协调处理工作中存在的问题。
内部沟通控制程序
内部沟通监控程序1.0 目的公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。
2.0 范围公司内部各单位、层次之间的沟通。
3.0 职责3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。
3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并乐观与相关单位进行有效沟通。
3.3 每位职工或职工或员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。
4.0 程序4.1 部门间的沟通4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。
4.1.2 例会内容以总结上周工作履行状况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。
4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的状况与相关部门联系，并将联系的状况填写在《内部沟通记录》上。
4.1.4 各部门保留本部主动沟通的关于记录，对关心其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。
4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：1)参加对方例会2)与对方人员沟通3)由主管领导组织关于部门主管的会议4.1.6 部门间的问题传递由发觉部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。
4.1.7 各部门应对本部门接手的事项及时、认真处理。
4.2 部门与管理处的沟通4.2.1 在管理处发觉问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。
4.2.2 对较复杂或较严峻的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。
4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。
4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必需及时将关于信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。
4.3 管理处间的沟通4.3.1 管理处间应主动加强沟通和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序摘要内外部沟通管理程序实现了一个企业内部和外部团队间的信息和任务的交流和协作。
该程序采用了一套完整的沟通管理流程，包括信息发布、任务分配、反馈回复、沟通记录、报告汇总等功能，有效地提高了团队效率和信息传递的准确性。
背景在企业日常工作中，信息的传递和沟通不仅内部团队之间需要，而且同样需要和外部供应商或客户之间沟通。
传统的信息传递方式往往需要长时间的邮件或电话沟通，效率低下且易出现信息漏洞，这对企业工作带来了许多不必要的麻烦和成本。
因此，一个高效和准确的内外部沟通管理程序是企业管理的一个重要环节之一。
这不仅可以提高团队的工作效率，还可以对信息进行及时的反馈和跟踪，掌握信息的准确性和完整性，最大程度地减少了信息泄漏或误传的风险。
功能和特性内外部沟通管理程序主要具备以下功能和特性：1.信息发布内外部沟通管理程序可以发布信息，这些信息可以为一般信息、通知、重要事件或其他类别。
通过该平台发布的信息可以一次性发送给团队或特定成员，确保信息的有效传递。
2.任务分配内外部沟通管理程序支持任务的分配和管理。
可以将任务分配给特定的成员，并需要在规定时间内完成。
可以跟踪任务的状态并计划下一步的工作。
3.反馈回复和沟通记录内外部沟通管理程序中的任务管理功能还包含反馈回复和沟通记录的管理。
通过该平台提交反馈和记录，可以实现更好的沟通。
4.报告汇总内外部沟通管理程序可以进行报告汇总。
所有任务及其相关信息可以汇总并导出为报告形式，以便更好地了解整个团队的工作进度和绩效情况。
5.权限管理内外部沟通管理程序中的所有功能都具有严格的权限管理。
系统管理员可以为每个成员或团队分配不同的权限，确保安全性和唯一性。
运用场景内外部沟通管理程序可以应用于以下场景：1. 团队协作对于大型团队、跨部门合作或外部团队合作，内外部沟通管理程序可以实现更好的任务分配和信息传递。
此外，该平台也可以用来协调会议或其他场合的管理工作。
2. 信息汇总和报告企业管理者可以通过内外部沟通管理程序了解整个企业团队的进展和任务状态。
内部沟通管理程序( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-553-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的规范公司内部各层面的沟通，确保质量管理体系的有效性。
2适用范围适用于公司内总经理与管理层、管理层之间，管理层与被管理层之间的有关质量管理体系过程，信息及有效性的交流。
3职责3.1总经理或管理者代表定期召开关于质量体系有效性的沟通会议。
4.2各部门主管就质量体系有关事宜可随机向管理者代表提出“沟通申请”。
4控制程序4.1信息类别a）下级员工（部门）对上级领导（部门）的意见和建议；b）上级领导（部门）对下级员工（部门）的要求和指示；c）同级员工（部门）间的建议和意见；d）公司质量管理方面的信息。
4.2信息交流方式4.1.1会议方式：如每周工作例会、月度工作总结会、年度总结会、员工座谈会等，通过会议可以相互传递有关的信息，办公室负责作好各种会议的签到和《ZX/QR-553-02会议记录》，对于重要内容要以会议决议形式分发给相关人员。
4.1.2公告方式：公司向部门或员工传达信息时，可由总经理以通知、通报等公文形式下发。
4.1.3意见邮箱：公司为了收集公司员工的意见和建议，可设立意见邮箱。
公司员工可以任何电子邮件形式提出意见或建议，管理者代表负责管理意见邮箱，并把收集到的意见传达到相关责任部门。
4.1.4 2.4沟通申请单方式：下级员工（部门）对上级领导（部门）或同级员工（部门）提意见和建议时，可填写《NK/QR553-01信息联络单》或其他书面形式，将填写的书面东西可交管理者代表转交或直接交责任人进行处理。
4.3信息处理反馈4.3.1各责任部门（人）收到《NK/QR553-01信息联络单》或其他信息交流资料后，要认真对待，积极处理，并给当事部门（人）一个明确答复。
5.4信息库的建立和应用4.4.1管理者代表负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照载体的不同，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通程序
文件编号：GF/QP001第三章内外部沟通程序1 目的确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。
2 适用范围各类质量信息的内外部交流沟通。
3 职责和权限3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。
3.2 质量部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。
3.3 各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。
4 工作程序4.1 内部沟通的形式内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、网络电话等传递形式。
4.1.1 请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。
4.1.2 汇报下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。
汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或邮件、书面汇报的方式。
文件编号：GF/QP0014.1.3会议4.1.3.1 厂务会议（包括管理评审会议）根据需要，由总经理不定期主持召开厂务会议，听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。
关于质量管理评审的厂务会议至少每年召开一次。
综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.2质量例会质量部部长主持每周一次的相关部门的部长及车间主任级质量例会：1）讨论本周发生的一些质量和质量管理的问题。
2）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。
3）听取主管们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。
4）对上周布置的事项完成情况进行跟踪检查。
指定人员负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.3部门会议各部门主管至少每月召开一次本部门质量会议：1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。
2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；3) 听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。
内外部沟通策略程序
内外部沟通策略程序第一步：明确沟通目的和目标在进行内外部沟通之前，企业需要先明确沟通的目的和目标，即要传达什么信息以及希望达到什么效果。
例如，内部沟通的目的可能是提高员工的工作效率和团队合作能力；而外部沟通的目的可能是增加市场知名度和改善消费者对企业的认知。
第二步：确定沟通渠道和媒介根据沟通目的和目标，企业可以选择最合适的沟通渠道和媒介。
内部沟通的渠道可以包括员工会议、内部邮件、内部社交平台等，而外部沟通的渠道可以包括新闻发布会、社交媒体、电视广告等。
通过选择合适的渠道和媒介，可以更好地传递信息，并提高沟通效果。
第三步：制定沟通计划和时间表一旦确定了沟通目的、目标和渠道，企业需要制定一个详细的沟通计划和时间表。
在制定沟通计划时，需要考虑到不同沟通对象的需求和偏好，以确保信息能够准确地传达并得到理解。
时间表则用于确定何时进行沟通活动以及活动的持续时间，以便能够及时地回应问题和反馈信息。
第四步：执行沟通活动一旦沟通计划和时间表制定完毕，企业需要执行沟通活动。
在内部沟通中，需要确保每个员工都了解和理解所传达的信息，并鼓励他们提出问题和意见。
在外部沟通中，需要确保信息的准确性和一致性，并积极回应消费者的反馈和意见。
第五步：评估和调整进行内外部沟通后，企业需要对沟通效果进行评估。
评估可以通过收集反馈和意见、进行调研和测量等方式进行。
根据评估结果，企业可以调整沟通策略和程序，以进一步提高沟通效果和达到沟通目标。
总结起来，内外部沟通策略的程序包括明确沟通目的和目标、确定沟通渠道和媒介、制定沟通计划和时间表、执行沟通活动以及评估和调整。
通过遵循这个程序，企业可以更好地进行内外部沟通，提高沟通效果，并支持企业的成功发展。
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文件编码BL-II-PA-03质量体系文件
版本号A0
生效日期2013.04.25
文件名称内部沟通程序本页码第1页共1页
1目的
建立在不同职能部门和不同层次人员之间进行沟通的渠道，以加强信息交流，提高质量管理体系运作的有效性。
2适用范围
公司内各种信息的沟通。
3职责
3.1管理者代表负责协调各部门与质量管理相关的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2各部门负责人负责平时部门间的沟通。
4程序
4.1为特定目的需要进行沟通时，发起人应主动向沟通对象提出，并明确进行沟通的方式。
若沟通只是以固定方式作单向传递，可直接向信息接受者反馈。
4.2为了提高沟通的效率，进行沟通前应对各种资料或信息加以整理。
4.3沟通的控制
4.3.1沟通的方式可分为：
1.纵向（上下级之间）沟通，包括书面报告、总结、面谈、座谈、员工提案、意见箱投稿等；
2.横向（部门之间）沟通，包括：公司/部门周会、品质分析会、各种协调会议、书面满意度调查、工作联系单、工作投诉单、电话、文件传阅等；
4.3.2沟通过程应做好必要的记录。
4.3.3横向沟通过程无法正常进行时，可提请管理者代表进行协调，以达到沟
通的目的。
4.3.4沟通的结果若以书面形式存在，应确保文件中各条款均已达成共识。
4.3.5沟通后须采取进一步措施时，应明确实施措施的责任部门。
4.3.6沟通过程中如发现有歪曲事实或其它非正常的现象，由行政人事部组织
调查，并提出处理意见，经管理者代表批准后执行。
4.4沟通检查
4.4.1应定期检查各种沟通方式的有效性及充分性，必要时进行补充和调整。
4.4.2沟通评估由行政人事部组织，各部门负责人均应参与。
4.4.3与会人员准备好各种资料，如：目前沟通过程中存在的问题及改善建议、
提出新的沟通途径等。
4.4.4通过检查可能会导致沟通方式的增加或减少，这种变动应进行记录，并
在下一次检查中进行再检查。
4.4.5沟通应具有持续性，并在每次执行后应总结，对于不足的地方予以改善。