基础档案整理与录入PPT课件( 33页)
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档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
档案信息化建设实务操作
档案数字化的原则和方法
了解档案数字化的原则和方法，掌握数字化加工流程和技术标准， 实现档案的数字化管理。
档案数据库建设与管理
熟悉档案数据库建设的方法和步骤，建立和管理档案数据库，提高 档案信息管理水平。
档案信息网络安全与防范
加强档案信息网络安全管理，采取有效的安全防范措施，确保档案 信息的安全和保密。
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
02
CATALOGUE
档案收集与整理
档案收集的原则与方法
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档案， 确保档案的完整性。
时效性原则
及时收集新产生的档案，避免遗漏。
档案收集的原则与方法
真实性原则
确保收集的档案真实可靠，反映历史事实。
定期收集
按照一定周期（如年度、季度）进行档案收集。
档案法规的体系结构
加强对档案的管理和收集、整理工作， 有效地保护和利用档案，为社会主义 现代化建设服务。
由档案基本法、档案行政法规、档案 地方性法规、档案行政规章等构成。
档案法的主要内容
包括档案机构及其职责、档案的管理、 档案的利用和公布、法律责任等方面 的规定。
档案管理标准概述
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案整理培训课件
6
文书档案的整理
﹡定稿：用计算机打 印的定稿，无论定稿上 有无重要修改手迹、领 导批示，均应归档；计 算机及其网络环境中形 成的文件，无定稿的， 须多打一份作为定稿与 正文和发文稿纸为一件 归档。
﹡发文稿纸：栏目 填写齐全、经领导亲笔 签发的发文稿纸，与正 本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正
7
文书档案的整理
由于档案整理工作教材用图文结合的方式 尚属首次，加之时间有限，所以难免存在不足，敬 请批评指正，以便修正完善。
档案局（馆）
常州市
二
00九年一月
2
目录
档案整理跟我学
一、文书档案的整理······························4 二、科技档案的整理······························35 三、会计档案的整理······························55 四、实物档案的整理······························69 五、照片档案的整理······························73
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
归档文件应在分类方案的最低一级类目
内，按事由结合时间排列。同一因故事未及由时整中理
适用于的小单文位件，按文件形适较成用多于的先内大设单后机位构顺序归可档排排的在零同列散一；文年件度事材、料期， 由间，最按常用事的分由类办方案结有：时间的先后限所、有顺机文构件序（的随问最题后办），的或
文书档案的整理
﹡定稿：用计算机打 印的定稿，无论定稿上 有无重要修改手迹、领 导批示，均应归档；计 算机及其网络环境中形 成的文件，无定稿的， 须多打一份作为定稿与 正文和发文稿纸为一件 归档。
﹡发文稿纸：栏目 填写齐全、经领导亲笔 签发的发文稿纸，与正 本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正
7
文书档案的整理
由于档案整理工作教材用图文结合的方式 尚属首次，加之时间有限，所以难免存在不足，敬 请批评指正，以便修正完善。
档案局（馆）
常州市
二
00九年一月
2
目录
档案整理跟我学
一、文书档案的整理······························4 二、科技档案的整理······························35 三、会计档案的整理······························55 四、实物档案的整理······························69 五、照片档案的整理······························73
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
归档文件应在分类方案的最低一级类目
内，按事由结合时间排列。同一因故事未及由时整中理
适用于的小单文位件，按文件形适较成用多于的先内大设单后机位构顺序归可档排排的在零同列散一；文年件度事材、料期， 由间，最按常用事的分由类办方案结有：时间的先后限所、有顺机文构件序（的随问最题后办），的或
档案的整理与保管基本培训课件
对分类原则进行培训。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
2024档案培训ppt课件完整版
制定档案安全管理制度
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
基础档案设置操作注意事项PPT教学课件
2
基础档案设置操作注意事项
❖ 4.职员档案、客户档案和供应商档案在进行录入时 都有同一个问题需要注意：先对需要录入的职员、 客户和供应商的类别在操作界面的左边进行选择， 光标放在相应类别之后再进行数据信息的录入，否 则将无法顺利实现类别的选择操作
❖ 5.客户和供应商注意发展时间的录入，在相关信息 增加界面的“其他”菜单下，如不录入则自动默认 为系统时间
基础档案设置Biblioteka 2020/12/101
基础档案设置操作注意事项
❖ 1.系统启用的时间应该为20**年12月1号 ❖ 2.整个基础信息输入时注意按照实验资料的
要求完整的输入，不要遗漏某些信息 ❖ 3.如果输入信息时提示编码方式不规则则显
示前期的系统编码方案错误，应在基本信 息——编码方案当中进行修改
2020/12/10
2020/12/10
3
PPT教学课件
谢谢观看
Thank You For Watching
4
档案整理课件
稿，无论定稿上有无重要修改手迹、
档
领导批示，均应归档；计算机及其
案
网络环境中形成的文件，无定稿的，
的
须多打一份作为定稿与正文和发文
整
稿纸为一件归档。
理
﹡发文稿纸：栏目填写齐全、
经领导亲笔签发的发文稿纸，与正
本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正文与文件处 理单为一件； 不论有无领导批示 内容、有无处理结果的文件处理单， 均应与文件一起归档。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
整 理
的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大 纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回 形针、大头针等，防止时间长了生锈。
14
档案整理培训课件(PPT82页)
文
第四步 分类排列
书 档
案
对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制 的
订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由 整 结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事 理
由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
档案管理培训完整版ppt课件
档案管理培训完整版 ppt课件
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
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核算和业务管理的职工信息
其下增加职员
便于进行业务数据的统计、分析
先对客户分类，然后确定 编码方案
便于进行客户管理和业务数据的录入、 统计、分析
先建立客户分类档案
便于进行业务数据的统计、分析
先对供应商分类，然后确 定码方案
便于进行供应商管理和业务数据的录 入、统计、分析
先建立供应商分类档案
地区分 类
外币核算
该科目是否核算外币。如果是外币，则需要选择外 币种类。一个科目只能核算一种外币。
数量核算
用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单 位。计量单位可以是任何汉字或字符，例如千克、 件、吨等
1．会计科目
汇总打印
在同一张凭证中，当某科目或有同一上级科目的末级科目 需要有多笔同方向的分录时，如果希望将这些笔分录按科 目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置为“汇总打印”， 汇总的科目设置成该科目的本身或其上级科目。
2．客户档案
客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信 息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动， 就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计 算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系 统，以便有效地管理客户、服务客户。
3.2.2 往来单位
3．供应商分类
当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标 准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对 供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。
3.2.4 收付结算
1．结算方式 设置结算方式的目的，一是为了提高银行对账的效率，二是 根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。计算机信息 系统中需要设置的结算方式与财务结算方式基本一致，如现 金结算、支票结算等。如果某种结算方式需要进行票据管理， 只需选中“是否票据管理”标志即可。
2．付款条件 付款条件也叫现金折扣，用来设置企业在经营过程中与往来 单位协议规定的收、付款折扣优惠方法。这种折扣条件通常 可表示为5/10，2/20，n/30，意思是客户在10天内偿还货款， 可得到5%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣； 在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿 还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款 利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。
2．凭证类别
3．外币种类
外币设置时需要定义以下项目： （1）币符及币名：即定义外币的表示符号及其中文名称。 （2）汇率小数位：定义外币的汇率小数位数。 （3）折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种。直接汇率
即“外币×汇率=本位币”，间接汇率即“外币÷汇率=本 位币”。 （4）外币最大误差：在记账时，如果外币×（或÷）汇率本位币>外币最大误差，则系统给予提示，系统默认最大 折算误差为0.000 01，即不相等时就提示。 （5）固定汇率与浮动汇率：对于使用固定汇率（即使用月 初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证 前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外 币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率 （即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制凭证的 当天，应预先在此录入该天的记账汇率。
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。 日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时 确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、 明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账 款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应 付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核 算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算， 用于按项目归集收入或费用。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
1．会计科目
日记账 手工核算下，只对现金和银行科目记日 记账。而在计算机环境下，突破了记账 速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要 设置对任意科目记日记账。
银行账
对银行科目需要设置银行账。
1．会计科目
1．会计科目
（2）增加会计科目
科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目进 行编码定义。对科目进行编码便于反映上下 级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别 和处理；将会计科目编码作为数据处理的关 键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工 作量，提高输入速度；促进会计核算的规范 化和标准化。设置会计科目编码时应注意： 一级会计科目编码要符合会计制度的统一要 求，明细科目编码要满足建账时设定的编码 规则。
1．会计科目 2．凭证类别 3．外币种类 4．项目目录
1．会计科目
（1）设置会计科目的原则
会计科目的设置必须满足会计报表编制的要 求，凡是报表所用数据需从系统提取的，必 须设立相应科目。
会计科目要保持相对稳定。
设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总 账系统中，只有末级会计科目才允许有发生 额，才能接收各个子系统转入的数据，因此， 要将各个子系统中的核算科目设置为末级科 目。
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其 它核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算 外，还提供以下几种专项核算功能：部门核算、个 人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项 目核算。
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。 日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时 确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、 明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账 款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应 付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核 算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算， 用于按项目归集收入或费用。
1．会计科目
科目名称
科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者 不能同时为空。科目汉字名称是证、账、表上显示 和打印的标志，必须意义明确、用语规范、尽量避 免重名。
科目类型
科目类型是按会计科目性质对会计科目进行划分。 按照会计制度规定, 科目类型分为五大类，即资产、 负债、所有者权益、成本、损益五类。由于一级科 目编码的首位数字与科目类型有直接的对应关系， 即科目大类代码“1=资产类”、“2=负债负债”、 “3=共同类”、“4=所有者权益类”、“5=成本 类”、“6=损益类”，因此，系统可以根据科目编 码自动识别科目类型。
4．供应商档案
供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也 包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基 本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存 放。
供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。
5．地区分类
如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该 建立地区分类体系。
3.2.3 财务
行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证； （5）自定义凭证类别。 凭证分类不影响记账的结果，一般而言，
可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务 量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证” 一种类别。
2．凭证类别
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供 五种限制类型： （1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目 至少有一个发生额。 （2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目 至少有一个发生额。 （3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科 目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。 （4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科 目还是贷方限制科目均无发生额。 （5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的 科目。
1．会计科目
账页格式
账页格式规定了查询和打印时该科目的会计账页形 式。账页格式一般分为金额式、外币金额式、数量 金额式、数量外币式几类。一般情况下，有外币核 算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可 设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可 设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可 设为金额式。
2．职员档案
职员档案的作用是设置企业的各个职能部门 中需要对其核算和业务管理的职工信息，以 便按职员进行记录、查询和统计。
3.2.2 往来单位
1．客户分类
当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准 对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户 进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客 户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类， 还可以按客户所属行业分类。
1．会计科目
（4）指定会计科目
指定会计科目是指定出纳的专管科目， 一般指现金科目和银行存款科目。指定 科目后，才能执行出纳签字，从而实现 现金、银行管理的保密性，才能查看现 金、银行存款日记账。
1．会计科目
2．凭证类别
系统提供五种常用分类方式供用户选择： （1）记账凭证； （2）收款凭证、付款凭证、转账凭证； （3）现金凭证、银行凭证、转账凭证； （4）现金收款凭证、现金付款凭证、银
先设置好收发类别为发的 收发类别
先设置存货、仓库档案
3.2 基础档案录入
3.2.1 机构设置 3.2.2 往来单位 3.2.3 财务 3.2.4 收付结算
3.2.1 机构设置
1．部门档案
这里的部门是指与企业财务核算或业务管理 相关的职能单位，不一定与企业设置的现有 部门一一对应。设置部门档案的目的在于按 部门进行数据汇总和分析。
封存
被封存的科目在制单时不可以使用。
科目性质
增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷 方的科目，科目性质为贷方。用户只能在一级科目设置科 目性质，下级科目的科目性质与其一级科目相同，已有数 据的科目不能再修改科目性质。
1．会计科目
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其 它核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算 外，还提供以下几种专项核算功能：部门核算、个 人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项 目核算。
3.1 基础档案整理
案分类 案目录
档案用途
前提条件
仓库档 案
设置企业存放存货的仓库信息