《归档文件整理规则规范化》培训
归档文件整理培训
归档文件整理培训随着社会的发展，文件档案管理变得越来越重要。
许多组织和企业意识到管理文件档案的必要性，因此越来越多的人开始接受归档文件整理培训。
本文将介绍归档文件整理培训的重要性，以及其中的细节和技巧。
一、为什么需要归档文件整理培训？文件归档是一项重要的任务，它有很多好处：1. 提高工作效率。
文档档案翻找、查找文件太慢会耗费大量时间，而一份好的归档系统可以帮助工作人员更快地找到文件。
2. 减少错误。
一个好的归档系统可以减少文档丢失的风险，并确保文件存档完整和正确。
3. 提高安全性。
归档文件进行正确的归档、分类和标记可以确保文件的机密性得到保护，防止泄密或损坏。
4. 为组织提供合规性。
规范的文件管理可以为组织提供证明他们自己遵循合规性方面的考虑，符合法规。
考虑到所有这些好处，归档文件整理培训就成为了一个必要的工作，以下是几个培训细节和技巧。
二、培训中需要注意的细节1. 自适应学习：归档文件整理培训可能需要涉及的标准程序、工具和技术，并且还可能包括相关规定和法规。
因此，不能要求所有人都有相同的归档文件整理经验。
当进行培训时，应该确保培训课程适合所有参加者的需求。
只有这样培训才可以走得更远。
2. 定期练习：成功地改进归档文件整理程序需要一定的时间。
所以，在实际工作中尽可能多练习、做实际案例是不错的方式。
要建立实践方案，培训者可以让参与者尝试不同的程序和技术，并在课堂上进行练习。
3. 测量绩效：培训中应该设置好符合课程主题的绩效评估方法。
定期测量学员的归档效能，以确保学员的表现与机构期望相符。
识别某些学员可能需要额外的支持并避免落下。
4. 关注课程更新：归档文件整理培训通常需要依赖技术和工具。
这些技术和工具经常更新和改进，所以课程应该定期更新，以保证培训中涵盖的所有内容是最新和最全面的。
三、培训中的技巧1. 基础知识：企业持续的归档工作都需要一套专业知识，并且更换的员工也需要了解。
因此，基础课程应包括档案管理的基本原则、归档方法、安全措施、标记和查询技术。
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则规范化》培训PPT课件
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
归档文件整理规范PPT课件
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
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“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
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2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
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（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
大学贯彻《归档文件整理规则》实施细则
XX大学贯彻《归档文件整理规则》实施细则为了贯彻实施档案行业标准——《归档文件整理归则》，逐步实现档案工作规范化、现代化管理，不断提高工作效率和水平，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《档案法》及其《实施办法》、《归档文件整理归则》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校档案工作的实际情况，特制定本《实施细则》。
1、范围本《实施细则》规定了学校归档文件整理的原则和具体方法。
本《实施细则》适用于学校所有门类档案。
2、定义本《实施细则》采用下列定义2.1归档文件学校在教学、科研、党政管理等各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
2.2件归档文件的整理单位。
学校各项工作中产生的文书档案一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件；其他各类业务档案以材料的性质、数量灵活划分件：可以以一个班级形成的材料为一件，也可以以每个学生形成的材料为一件；可以以一幢建筑物的所有材料为一件，也可以将一个建筑物的档案材料按图纸会审、竣工图纸及竣工验收材料等分别区分件，等等，依此类推。
3质量要求3.1归档文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值；必须真实地反映各部门职能活动的全过程；必须遵循其自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系；必须齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3.2归档的主要内容、重点详见XX大学各类档案工作规范3.3不归档的文件材料3.3.1上级机关普发的仅供参阅、不办的文件材料；上级机关发来的供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。
3.3.2重份文件3.3.3未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；3.3.4无查考利用价值的事务性、临时性文件；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；为参考目的从各方面收集的文件材料；3.3.5本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；3.3.6无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设意见的人民来信。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
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1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
历次稿（包括定稿）各为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
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• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
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------归档文件整理的工作方针
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《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
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第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
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第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 第二节 归档文件的修整 第三节 归档文件的文件装订
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
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第二章 归档文件的整理单位与装订这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。