档 案 移 交 目 录 封 面
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
会计档案案卷格式
会计档案案卷格式DA/39--20081 范围本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。
本标准适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705-88 文书档案案卷格式财会字[1998]32号《会计档案管理办法》3 会计凭证封面格式3.1 会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
3.2 会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。
各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图A1（b）]。
3.3 封面项目的填写方法3.3.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。
不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。
3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。
3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。
3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。
3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。
3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
《各类档案移交管理办法》
《各类档案移交管理办法》为了进一步细化在公司档案统一管理中移交环节的工作，结合公司实际，在公司各类档案移交过程中，按照档案归属的职能和性质，将收集前的档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案、荣誉实物档案七类。
具体管理办法如下：文书档案管理一、文书档案归档范围。
公司行政事务、教育培训、职业卫生、劳动合同等活动中反映主要职能的历史面貌，有保存价值的文件材料，以及有密切关系的上下级文件材料。
二、办公室应由专人负责处理公司文件材料的收发工作，上级下发的各种文件应将原稿和正文统一存放，公司领导参加上级会议带回的文件材料也应及时收回归档，并于当年年底移交档案室，移交时按目录清点，交按双方在移交册上签字，各执一份。
三、归档文件材料必须齐全、完整，立卷时要按照公司档案分类方案中的规定组卷。
四、档案保管期限分为永久、30年、xx年三种，立卷时要按照档案统一规定的保管期限表划分文件材料的保管期限。
业务档案管理一、业务档案管理归档的基本范围：公司正常生产、销1售、采购等环节岗位管理活动中形成的所有台账和资料。
二、业务档案由各职能科室日常工作积累形成，按时要做好文件材料的收集、整理工作，于当年度年底前移交档案室。
三、业务档案的立卷工作要遵循档案室编制的档案分类规则，做到真实、完整、符合档案规范要求。
四、查阅过往业务档案的，需经登记签字后方可查阅。
五、一经组卷归档的文件材料，任何人不得更改其内容，更不能抽换档内材料。
财务档案管理一、财务档案是记录和反映我公司生产经营运行活动的重要史料和证据，是档案资料的重要组成部分，必须集中统一管理。
二、财务档案归档的范围。
财务工作中的凭证、账簿、报表及其它。
三、每年形成的财务档案，应由公司财务科按归档要求负责整卷，当年的财务档案，在年底终了后，可暂由财务科保存一年，期满后编制案卷目录一式三份，财务科留一份，其余两份连同财务档案一并交公司档案室保管。
四、财务案卷原则上不得外借，如有特殊情况，需经分管领导批准，但不得拆卷，应限期归还。
档案管理办法
档案管理办法一、目的企业档案管理工作是企业基础管理的重要组成部分，是维护企业经济效益，合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。
根据《档案法》等文件要求，为进一步加强本公司档案管理工作，更好地为提高经济效益、社会效益服务，特制定本制度。
各部门必须将公司档案管理工作列入各项专业管理程序，列入生产、经营、技术等活动的工作计划，列入部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
二、适用范围公司在技术开发、生产、经营等活动中形成的文书档案、科技档案、会计档案等的收集、整理、鉴定、保管统计、利用编研。
人事档案由公司人力资源部另行制定管理办法。
三、文件材料的形成与归档要求（一）归档范围：凡是能直接记录、反映本公司各项经营活动的、具有现实实用价值和长远利用价值的文件材料，均应该归档。
1、文书档案（1）文书档案的形成、立卷工作，由综合办公室负责统一扎口。
（2）在日常工作中，综合办公室必须按上级机关的要求，认真作好现行文书的处理工作。
（3）立卷工作按《公司各类档案管理范围及保管期限》（见附件）的要求进行，并写好立卷小结。
2、科技档案（1）产品、基本建设、设备仪器、科研档案的形成，由职能部门分管领导明确课题负责人，指定专人负责技术文件、资料、图纸的收集、整理、积累工作。
（2）在任务完成后（即鉴定、竣工验收）或任务告一段落时，应及时将所有技术文件、资料、图纸向档案室移交。
（3）档案室接收以后，应按《公司各类档案归档范围及保管期限》的要求，进行立卷归档。
3、会计档案（1）会计档案的形成、立卷工作由财务管理部负责。
（2）财务管理部应指定专人负责会计档案材料的收集、整理、积累、立卷工作。
（3）立卷工作按《公司各类档案归档范围及保管期限》的要求进行。
（4）超过期限的会计档案销毁时，由财务管理部负责，档案室监销，并做好相应的记录。
（5）销毁前，财务管理部必须作检查审核，将仍有保存价值的原始凭证抽出，另行立卷备查。
4、统计档案（1）统计档案的形成、立卷工作由财务管理部负责。
工程竣工档案移交目录
40 声 工程照片（正、侧、背面七寸彩色照片各一张）
像
41
档 录像、录像材料（钢筋隐蔽录像、大1/2录像 案 带）
42 缩微品
13
建设用地钉桩通知单（书）
43 电子工程档案
14 勘 地形测量和拔地测量成果报告 查
15 测 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 绘 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、
59 控 （隐蔽、中间验收）工程报验审核表 制
60 文 （安全和功能检验、设备运转调试）工程报验审核
件
61
不合格项处理记录
结构类型：
62
工程质量事故处理有关资料
63
有关工程奖罚的文件资料
64
检测部门质量信息反馈处理记录
65
项 管
工 程
工程临时/最终延时申请表
66
理 文
合 同
工程临时/最终延时审批表
51
文 件
监理会议纪要中有关质量问题部分
52
监理月报中的有关质量问题部分
53
工程竣工总结
54 控 工 工程开工/复工报审表 制程 文进
55 件 度 工程暂停令
27
28
工 程
29
工 程
30
单 位
二、工程竣工验收文件
56
施工测量放线报验表
工
57 程 材料/构配件/设备报验表
质 58 量 （分部、单位工程）工程报验审核表
征
10 地 拆迁安置意见、协议、方案等
拆
11 迁 建设用地规划许可证及其附件
文
12 件 国有土地使用证
31 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
32
单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要 工程抽查记录
广州市建设工程档案编制指南
广州市建设工程档案编制指南(试行)广州市城市建设档案馆二00四年八月广州市建设工程文件的整理及档案移交规定第一章总则第一条为加强广州市建设工程档案的收集、整理工作，统一建设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据《建设工程质量管理条例》(国务院279号令)、《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300－2001)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328－2001)和《城市建设档案著录规范》(GB/T50323－2001)、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）和关于统一适用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的通知（粤建管字[2003]120号），特制定本规定。
第二条本规定所称的所有工程，是指本城市规划区内的公用设施、交通运输工程、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、人防、军事工程、水利、防灾及地下管线等建设工程。
第三条本规定适用与本城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建筑工程第二章建设工程文件的整理第四条建设工程文件的归档范围（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（二）广州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A第五条建设工程文件师归档的质量要求（一）归档的工程文件应为原件。
（二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（四）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mm×210mm)，图纸应采用国家标准图幅。
移交档案目录(全)
体育系2015-2016学年教师教学质量评价材料 音乐系2015-2016学年教师教学质量评价材料 美术系2015-2016学年教师教学质量评价材料 电气工程系2015-2016学年教师教学质量评价材料 飞行学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 乘务学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 机场学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 人文学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 马克思主义学院2015-2016学年教师教学质量评价材料
密急
无 无 无 无 无 无 无 无 无 无 无 无 无
备 注
2015-2016学年教师教学质量评价材料 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 外语系2015-2016学年教师教学质量评价材料 外语系（大学英语教学部）2015-2016学年教师教学质 量评价材料 教师教育学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 经济管理系2015-2016学年教师教学质量评价材料 数学系2015-2016学年教师教学质量评价材料 航空工程学院2015-2016学年教师教学质量评价材料 机电工程系2015-2016学年教师教学质量评价材料 化学工程系2015-2016学年教师教学质量评价材料 信息工程系2015-2016学年教师教学质量评价材料 生命科学系2015-2016学年教师教学质量评价材料 建筑工程系2015-2016学年教师教学质量评价材料 资源环境系2015-2016学年教师教学质量评价材料
档 案 移 交 目 录
单位：教务处 序号 案 卷 名 称 页数 48
2 2 3 2 2 3 2 3 3 3 2 2
第 份数 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
页 保管期限
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档案移交目录封面
(重庆北机务折返段检修库扩建工程）
移交案卷总数卷盒移交目录共张
(蓝图张)
移交单位(盖章)接收单位(盖章)
移交人盖章或签字接收人盖章或签字
年月日年月日
科技档案案卷目录
盒号
卷号
名称
种类
数量
案卷所属年代
保管期限
机密程度
柜号
备注
蓝图
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ底图
册
张
1
2
3
4
5
6
移交单位：移交人：接收单位：接收人：
年月日
附件二——1
档案（文件）移交清册
项目：
共计：卷册件张
本册共计：页
移交单位：移交人：接收单位：接收人：
交接日期：年月日
附件二——2
档案（文件）移交目录
第页共页
顺序号
形成单位
年代
标题或文件内容
移交单位编号
移交
接收单位
备考
单位
数量