电子文件管理讲稿修改版

绪 论

★课程的性质、目的和任务

性质：必修的重要专业课程。

目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。

★教学方式、课程考核方法

教学方式： 讲授、案例、讨论

考核方式：闭卷考试 总学时数：64 学分：4

成绩评定：

总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％

平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分

★教材及参考资料

建议教材：

《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2011.9 参考资料：

1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2001年版

2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2003年版

3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2004年版

4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版

5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版

一、档案技术工具的演进

档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。

档案物质载体工具： 甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等

档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码

档案信息传播工具：网络、书籍等

（一）无技术工具时代暨无档案时代

口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

（二）单一再现技术工具时代

单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：

其所采用的基本档案载体的单一性比较强。

记录手段也具有单一性。

在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。

文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：

随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。

人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。

人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。

1. 手抄时期的档案工作

(1)概况：

在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。

(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段 其特点：

第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。

第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。

第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。

第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。

第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。

(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：

首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。

其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。

2. 印刷时代的档案工作

(1) 概况：

印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：

促进了档案数量的增长。

促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。

促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。

促使人们建立专门的专业教育系统。

(2)印刷时代档案文献的地位：

首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。

纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。

其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。

总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。

（三）迭加技术工具时代

迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点：

1.信息记录与传播依赖于机器。

2. 在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。

3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。 迭加技术给档案和档案工作带来的变化：

1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。

2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。

3.文档一体化与数字档案资源全球化。

4.档案工作由边缘回到核心。

二、信息技术的发展对档案工作的影响

1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。

2、为档案工作提供了新的管理对象------电子文件

3、对档案学理论提出新的挑战

（1）一些基本概念失去了传统的内涵

（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识

（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立

（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。

三、创建电子文件管理学的必要性和可行性

（一）建立电子文件管理学的必要性

1、是档案学专业人才培养的时代要求

2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命

3、是档案学理论和学科建设的内在需要

（二）建立电子文件管理学的可行性

1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础

2、有我国电子文件管理实践的支持

3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法

四、电子文件管理学的研究对象和任务

（一）电子文件管理学的研究对象

电子文件和电子文件管理

（二）电子文件管理学研究的任务

在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。

五、电子文件管理学的学科性质

1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科

2、电子文件管理学是一门综合性学科

3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性

六、电子文件管理学的研究方法

1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则

2、继承与创新相结合的方法

3、吸收、借鉴科学研究的一般方法

4、引进移植的方法

思考与练习题：

1.名词：档案技术工具

2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响

3.分析档案载体演变的历史过程 第一章 电子文件概述

第一节 电子文件的形成

* 一、无纸时代的历史必然性

* 1、“无纸时代”的概念

* 2、“无纸时代”到来的必然性依据

* 3、 “无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个 判断标准

* 无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。

* 历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段：

* 第一阶段：原始材料的直接利用阶段。

* 第二阶段：原始材料的粗加工阶段。

* 第三阶段：纸质文件阶段。

* 第四阶段：电子文件阶段。

* 二、电子文件的发展历程

* 电子文件发展要经历四个阶段：

* 第一阶段：过程阶段。

* 第二阶段：辅助性电子文件阶段。

* 第三阶段：电子文件阶段。

* 第四阶段：无纸阶段。

* 三、电子文件生成途径

* 目前，电子文件的生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。

* （一）直接生成

* 是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。

* 1、办公自动化

* 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段：

第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。

第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；

第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。

* 一般OA系统的基本模块

* （1）工作流处理

* 利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。

* （2）收文管理

* 包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生