职场双语：在使用公司邮件时应吸取的五个教训
工作中邮件使用注意事项(2011.08.19)
工作中邮件使用的注意事项1.主题：1.1首先邮件主题明确，主题是正文的中心思想的提炼，一眼可辨识内容，也方便日后查找，让收件人知道你要他们知道的事情，以便他们决定该如何处置。
无用或引人误解的主题非常讨人厌。
2.邮件内容2.1称呼：明确邮件是发给谁的，如果只是发给少数几个人，请有对应的称呼，如果是发给大家，即很多个人，方可使用“DEAR ALL”,不要任何邮件均是“DEAR ALL”，对应的窗口要明确！2.2正文：根据邮件主旨将邮件内容展开说明，①告知收件人某件事情，须有四要素：时间、地点、人物、事情。
邮件内容需确实，不要随便将不确定的内容写在邮件中②告诉厂内相关单位某个异常，要遵循5E2H原则！③需要相关单位配合所做事项，需注明责任人及完成时间2.3附件: ①如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；②邮件发送前，务必检查一下邮件究竟有无将需要插入的附件插入！2.4文法、错别字在拼写的时候容易出现错别字、英文单词拼写错误，语句的文法错误，为避免以上错误，邮件书写完毕后仔细阅读一下，确认没有上述低级错误！2.5邮件心情：邮件中切勿出现情绪化的字样、更不要通体红色！不要使用邮件发过来发过去的吵架！有些事情邮件里面无法讲明白的，请及时召开会议解决！邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
2.6背景色：背景颜色跟字体最好不要是同一个色系，避免看起来较吃力！2.7字体等细节:当邮件中有些内容需要重点强调时可将此部分内容的字体颜色或者背景色改成醒目颜色！把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。
同理，下划线和也是一种办法。
2.8重要性程度：可以根据邮件的重要性程度，将邮件分为重要性高或者低，部分重要邮件可以适当添加提醒，及时提醒收件者及时处理！3.签名档记得在发邮件时加上自己的签名档，务必包含：部门、姓名、联系方式（若是第一次发给相关人员尤其是外单位的请务必加上单位及地址），另一方面，你不需要提供完整的个人历史，包括出生地、最喜欢的颜色和紧急联络人等信息也可免。
使用电子邮件的礼仪
使用电子邮件的礼仪使用电子邮件的礼仪使用电子邮件的礼仪1电脑是我们工作的重要工具，电脑礼仪也会体现一个人的素质和教养。
1.虽然是公司的电脑，但也要倍加爱护，平时要擦拭干净，不用时正常关机，不要丢下就走；外接插件时，要正常退出，避免导致数据丢失、电脑崩溃等故障。
2.还有的人公私不分，拿着个U盘，一会儿将个人电脑资料Ctrl 到公司电脑上，一会儿又将公司电脑资料Ctrl到个人电脑上，这种现象被公司发现，肯定坚决制止。
3.在公司里上网，要查找与工作相关的内容和资料，而不是自己凭兴趣查看自己的东西。
4.很多公司不允许员工在公司电脑上打游戏、网上聊天，但仍有人利用领导不在时私自偷玩，或用公司的内部网络“笑傲江湖”，从网站上下载图片，这些都是违反劳动纪律的。
5.电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。
电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。
1)标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的'标题，例如：“嘿！”或是“收着！”添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
尤其是回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自**公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。
2)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。
但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。
开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼!”这样的格式。
使用电子邮件的礼仪21、撰写与发送（1）在地址栏虚准确无误地键入对方的邮箱地址，并简短地写上邮件主题，以使对方对收到的信息先有所了解，在消息板块上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。
职场礼仪：E-mail的礼仪常识
职场礼仪：E-mail的礼仪常识第1篇：职场礼仪：E-mail的礼仪常识一、要小心写在E-mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E-mail也可以作为法律*据，是合法的。
所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。
如报价等。
发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。
因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送(对方可以阅读的格式)，然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式(或其它格式)的能不能阅读。
如果可以，你就可以发送压缩格式的了。
这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。
你可以在上面加上LOGO等。
第2篇：社交：E－mail礼仪一、要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E－mail也可以作为法律*据，是合法的。
所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。
如报价等。
发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。
因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。
如果可以，你就可以发送压缩格式的了。
这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。
你可以在上面加上LOGO等。
第3篇：职场礼仪：办公礼仪常识我的许多朋友从农村来到城市，开始是做工人的，因为他们自强不息，进修了大专，开始做了办公室职员，有的是接线员，有的是秘书，更多的做了推销员，经常出入office。
她们都认为懂得职场礼仪是多么重要。
职场必知的10个英文电邮礼仪
10 email etiquette rules every professional should knowThe average US employee spends about a quarter of the work week combing through the hundreds of emails we all send and receive every day.But despite the fact that we're glued to our reply buttons, career coach Barbara Pachter says plenty of professionals still don't know how to use email appropriately.In fact, because of the sheer volume of messages we're reading and writing each day, we may be more prone to making embarrassing errors — and those mistakes can have serious professional consequences.Pachter outlines the basics of modern email etiquette in her book "The Essentials Of Business Etiquette." We pulled out the most essential rules you need to know.1. Include a clear, direct subject line.Examples of a good subject line include "Meeting date changed," "Quick question about your presentation," or "Suggestions for the proposal." "People often decide whether to open an email based on the subject line," Pachter says. "Choose one that lets readers know you are addressing their concerns or business issues."2. Use a professional email address.If you work for a company, you should use your company email address. But if you use a personal email account — whether you are self-employed or just like using it occasionally for work-related correspondences — you should be careful when choosing that address, Pachter says.You should always have an email address that conveys your name so that the recipient knows exactly who is sending the email. Never use email addresses (perhaps remnants of your grade-school days) that are not appropriate for use in the workplace, such as "babygirl@..." or "beerlover@..." — no matter how much you love a cold brew.3. Think twice before hitting 'reply all.'No one wants to read emails from 20 people that have nothing to do with them. Ignoring the emails can be difficult, with many people getting notifications of new messages on their smartphones or distracting pop-up messages on their computer screens. Refrain from hitting "reply all" unless you really think everyone on the list needs to receive the email, Pachter says.4. Use professional salutations.Don't use laid-back, colloquial expressions like, "Hey you guys," "Yo," or "Hi folks.""The relaxed nature of our writings should not affect the salutation in an email," she says. "Hey is a very informal salutation and generally it should not be used in the workplace. And Yo is not okay either. Use Hi or Hello instead."She also advises against shortening anyone's name. Say "Hi Michael," unless you're certain he prefers to be called "Mike."5. Reply to your emails — even if the email wasn't intended for you.It's difficult to reply to every email message ever sent to you, but you should try to, Pachter says. This includes when the email was accidentally sent to you, especially if the sender is expecting a reply. A reply isn't necessary but serves as good email etiquette, especially if this person works in the same company or industry as you.Here's an example reply: "I know you're very busy, but I don't think you meant to send this email to me. And I wanted to let you know so you can send it to the correct person."6. Proofread every message.Your mistakes won't go unnoticed by the recipients of your email. "And, depending upon the recipient, you may be judged for making them," Pachter says.Don't rely on spell-checkers. Read and re-read your email a few times, preferably aloud, before sending it off."One supervisor intended to write 'Sorry for the inconvenience,'" Pachter says. "But he relied on his spell-check and ended up writing 'Sorry for the incontinence.'"7. Add the email address last."You don't want to send an email accidentally before you have finished writing and proofing the message," Pachter says. "Even when you are replying to a message, it's a good precaution to delete the recipient's address and insert it only when you are sure the message is ready to be sent."8. Double-check that you've selected the correct recipient.Pachter says to pay careful attention when typing a name from your address book on the email's "To" line. "It's easy to select the wrong name, which can be embarrassing to you and to the person who receives the email by mistake."9. Keep your fonts classic.Purple Comic Sans has a time and a place (maybe?), but for businesscorrespondence, keep your fonts, colors, and sizes classic.The cardinal rule: Your emails should be easy for other people to read."Generally, it is best to use 10- or 12- point type and an easy-to-read font such as Arial, Calibri, or Times New Roman," Pachter advises. As for color, black is the safest choice.10. Nothing is confidential — so write accordingly.Always remember what former CIA chief General David Petraeus apparently forgot, warns Pachter: Every electronic message leaves a trail."A basic guideline is to assume that others will see what you write," she says, "so don't write anything you wouldn't want everyone to see." A more liberal interpretation: Don't write anything that would be ruinous to you or hurtful to others. After all, email is dangerously easy to forward, and it's better to be safe than sorry.vt. 校对，校勘vi. 做校对工作∙recipient[ri'sipiənt]videon. 容器，接受者；容纳者adj. 容易接受的，感受性强的∙inconvenience[,inkən'vi:njəns]videon. 不便；麻烦vt. 麻烦；打扰勤劳的蜜蜂有糖吃∙accidentally[,æksi'dentli]videoadv. 意外地；偶然地∙embarrassing[im'bærəsiŋ]videoadj. 使人尴尬的；令人为难的。
工作邮件使用的五大守则
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------工作邮件使用的五大守则工作邮件使用的五大守则,关键词是守则,邮件,工作, 最近，沪上某大公司内出了则大八卦———据说，有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件，控诉公司的种种不是。
这件事震动了公司高管，他们召开紧急会议，不惜花费巨额资金更新网络系统，监控邮件。
电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。
守则一：不要随便“回复所有人”阿康外企职员千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。
那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。
那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。
直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。
这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。
那个项1 / 10目谈完，老板对我刮目相看。
我心里有鬼。
冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE……”，看起来极其相似。
我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。
之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。
这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复”……守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖大卫物流管理在我还是新人时，吃过一次这样的亏。
浅谈职场邮件礼仪_职场礼仪_
浅谈职场邮件礼仪随着互联网的兴起，电子邮件也因其方便、快捷而迅猛发展。
但职场中的商务往来收发邮件有什么讲究，说得清做得好的并不多。
下面由小编给大家带来的浅谈职场邮件礼仪，希望各位客官喜欢!职场邮件礼仪1、关于邮件拟订、发送原则原则：尊重他人时间。
——在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。
职场邮件礼仪2、关于邮箱名字如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。
如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工件还是投递，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。
因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。
职场邮件礼仪3、关于主题发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。
当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。
主题如此重要，建议：——1、不要空，也不要空洞。
比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用;——2、要简洁，不要很长一段话才能表示，更不要直接把正文写在主题栏里;——3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;——4、一封邮件一个主题，不要大杂烩;——5、千万不要出现错别字;——6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。
职场邮件礼仪4、关于称呼和问候邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。
建议：——1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。
如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。
通告公司收发邮件注意事项
通告公司收发邮件注意事项在现代商务环境中，电子邮件已经成为公司内部和外部沟通的主要方式之一。
正确地处理邮件往来不仅可以提高工作效率，还能展现出公司的专业形象。
因此，以下是一些公司在收发邮件过程中需要注意的事项。
1. 遵守公司邮件政策在发送和接收邮件时，员工应该遵守公司的邮件政策。
这包括对邮件内容的规范、对附件的大小和类型的限制、对私人邮件和工作邮件的区分等。
员工应该了解并严格遵守这些规定，以确保公司信息安全和高效沟通。
2. 使用清晰简洁的主题在编写邮件时，应该使用清晰简洁的主题。
主题应该准确反映邮件内容，让收件人一目了然地知道邮件的主题和重要性。
避免使用模糊或不相关的主题，以免造成误解或延误。
3. 注意邮件格式在撰写邮件内容时，应该注意邮件格式的规范性。
包括正确使用称谓、礼貌用语、段落分明、标点符号准确等。
良好的格式不仅可以提升邮件的专业度，还能让读者更容易理解和回复。
4. 确认收件人和抄送人在发送重要邮件时，务必确认收件人和抄送人的准确性。
避免因为疏忽导致发送给错误的人员或遗漏重要的抄送对象。
在选择抄送对象时，也要慎重考虑对方是否需要知晓邮件内容。
5. 谨慎处理附件如果需要在邮件中添加附件，应该确保附件内容与邮件主题相关，并且附件格式正确。
同时，要注意附件大小不要过大影响发送和接收速度。
在发送前最好先预览一下附件内容，确保完整性和准确性。
6. 及时回复和跟进收到重要邮件后，应该及时回复确认，并在需要时跟进进展情况。
即使暂时无法给出答复，也应该回复对方并说明情况。
及时回复可以展现出公司高效沟通和负责任的形象。
7. 注意保密性和敏感性处理涉及公司机密或敏感信息的邮件时，务必注意保密性。
避免在公共场合或非授权人员面前讨论这类内容，并严格按照公司规定处理相关信息。
保护好公司和客户的利益是每个员工的责任。
通过遵守以上注意事项，公司可以更好地管理和利用电子邮件这一重要工具，提高工作效率、加强内外部沟通，并展现出良好的企业形象。
职场礼仪之关于邮件的礼仪
职场礼仪之关于邮件的礼仪
传真应当包括你的联系信息、日期和页数。
未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。
在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。
请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是不应有不严肃的内容的。
1.要小心写在E—mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E—mail也可以作为法律证据，是合法的，所以发E—mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。
发邮件时一定要慎重。
2.邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。
3.不要在邮件末端列出对方的地址。
因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。
4.发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。
感谢您的阅读，祝您生活愉快。
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Almost everyone in the world has heard about the incident where Sony Pictures Entertainment became the victim of a cyber attack and sensitive information was leaked to the public, including internal company emails. While this situation
highlighted the issue of cyber-security, it also provides a good warning for all employees on the use of email in business.
几乎每个人都听说过索尼影视娱乐公司（Sony Pictures Entertainment）遭遇黑客攻击的事件，该公司大量敏感信息遭泄露，其中包括公司内部邮件。
虽然这次事件突显了
有关网络安全的问题，但也对在业务往来中使用邮件的所有员工敲响了警钟。
Here are five lessons every employee should understand when it comes to using company email:
每一位员工在使用公司邮件时都应该吸取以下五个教训：
Lesson #1: Assume no expectation of privacy. Emails you send using your employer’s email system ar e generally considered to be company property. So be aware that your employer could potentially read every email you send.
教训一：对隐私不抱期望。
你使用雇主邮箱系统发出的邮件通常会被视为公司财产。
所以要注意，你的雇主可能会阅读你发出的每一封邮件。
Lesson #2: Don’t assume your employer’s email system is secure. Employ ees at Sony Pictures thought that no one except the intended recipient would ever see their emails. Unfortunately, that was an incorrect assumption and the insensitive and inappropriate content of some of the leaked emails wreaked all kinds of havoc. To be on the safe side, assume your work emails are not secure and that the system could be hacked.
教训二：不要以为你雇主的邮箱系统是安全的。
索尼影视的员工曾认为，除了收件人，没有人会看到他们的邮件。
不幸的是，那是一个不正确的假设，泄露的部分邮件内容
既不得体也不适宜，造成了严重的破坏。
为了安全起见，假设你的工作邮件并不安全，该系统可能会遭到黑客攻击。
Lesson #3: Be a role model of professionalism in every email. Think before you send anything via email and consider the repercussions that could occur if the email you’re about to send gets published for anyone in the world to read. Strive to make every email you write a representation of your high level of professionalism, character and integrity.
教训三：在每封邮件中都要表现出职业水准。
通过电子邮件发送信息之前，要三思，
并考虑如果你即将发出的这封邮件会被别人公布出来，它可能会带来的影响。
努力使
自己写的每一封邮件都能体现出你很高的职业水准、品行和操守。
Lesson #4: Avoid email for sensitive communications. Decide if the topic for discussion sho uld be live or via email, especially if it’s of a sensitive nature. It’s okay to send an email follow-up after a meeting to ensure attendees are aware of the required action items, but don’t use email to gossip, badmouth others or share your personal opinions –especially if they’re negative.
教训四：避免用邮件交流敏感话题。
确定讨论的议题应该是现场进行还是通过邮件，
尤其是如果它属于敏感话题的话。
会议结束后，发邮件跟进，以确保参会者清楚所要
采取的行动，这是没问题的，但不要使用邮件去八卦、诋毁他人或者分享你个人的观点——尤其如果它们是负面的话。
Don’t use company email to send non-company “stuff” such as goofy cat videos or pictures of your latest beach vacation. And this should go without saying, but I’m going to say it anyway: NEVER write anything in an email that could legally compromise you or your employer, such as comments about someone’s race, religion, gender, sexual orientation or anything that falls into the category of “protected classes” under state laws.
不要使用公司邮件发送非公司的“资料”，比如猫咪卖萌的视频，或者你最近在沙滩
度假的照片。
有一点不言自明，但是我还是要在这里说一下：绝不要在邮件中写任何
可能在法律上连累你或者你雇主的内容，比如有关别人种族、宗教、性别、性取向或
者根据国家法律，属于“受保护类别”中任何事物的评论。
Lesson #5: Consider a conversation instead of email. Over 108.7 billion business emails were sent and received every day during 2014, according to research by The Radicati Group, Inc. That’s an average of 121 daily emails for business users. You might think a live discussion will take longer than sending an email, but for many topics, a quick telephone call or walking over to chat with a coworker will take less time and also help you avoid multiple back-and-forth emails.
教训五：不妨展开对话，而不是使用电子邮件。
根据Radicati集团公司（Radicati Group, Inc）发布的研究显示，2014年，人们每日为工作而发送的邮件为1,087亿封。
企业用户平均每天要发送121封邮件。
你可能会认为，现场讨论要比发送邮件花费更
长的时间，但是对于很多议题而言，一个快速的电话或者走过去和同事聊一聊都可以
节省时间，还有助于你避免多次来回发邮件。
Bottom Line: Email is a tool used by almost every business and employee in the world. It can be a wonderful communication device, but use it responsibly and respectfully so you won’t inadvertently damage your career.
总而言之，邮件是世界上几乎每家企业和每位员工都使用的工具。
它可以是一种非常
不错的沟通设备，但在使用时，要有负责任的态度，并注意自己的言论，这样，你才
不会因自己的粗心大意毁掉职业生涯。
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