企业邮件使用规范
电子邮件使用规范通知
电子邮件使用规范通知尊敬的各位员工：为了更好地规范和提高公司内部电子邮件的使用效率，特制定以下电子邮件使用规范通知，希望各位员工认真遵守并执行。
一、电子邮件发送原则明确主题：在发送邮件时，请确保主题明确简洁，能够准确反映邮件内容，避免使用模糊不清的主题。
礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“您好”、“谢谢”，展现出良好的职业素养。
简洁明了：邮件内容要言之有物，简洁明了，避免冗长废话，让收件人能够快速理解重点。
保密性：涉及公司机密信息的邮件，应当加密发送，并严格控制收件人范围。
二、电子邮件接收原则及时回复：对于重要邮件，应尽快回复确认，避免耽误工作进度。
妥善处理：对于不需要回复的邮件，也请及时阅读并妥善处理，保持邮箱整洁。
注意查收：定期查看收件箱和垃圾箱，确保不会错过重要信息或文件。
三、电子邮件附件处理合理命名：附件命名要清晰有序，避免使用无意义的文件名或过长的命名方式。
适当压缩：对于较大的附件文件，建议先压缩后发送，以节省传输时间和网络流量。
谨慎下载：接收附件时，请注意安全性，避免下载未知来源或可疑文件，以防电脑感染病毒。
四、电子邮件文明用语避免大写：在邮件中避免使用大写字母表达情绪或强调，以免给人带来不必要的紧张感。
注意标点：正确使用标点符号和段落分隔符号，使邮件内容结构清晰易读。
文明用语：不使用粗口、侮辱性词语或歧视性言论，在沟通中保持礼貌和尊重。
五、电子邮件管理技巧建立文件夹：根据不同主题或项目建立分类文件夹，便于整理和查找历史邮件记录。
定期清理：定期清理已处理或过时的邮件，保持邮箱清爽整洁，提高工作效率。
学会筛选：学会使用过滤器和标签功能，将重要邮件优先展示在收件箱中。
以上即为公司电子邮件使用规范通知，请各位员工严格遵守相关规定，并在日常工作中做到高效、规范地处理电子邮件。
祝工作顺利！此致敬礼！。
企业邮箱使用规定
企业邮箱使用规定
目的
本规定旨在规范公司员工使用企业邮箱的行为，提高信息安全
保障水平，保护企业利益。
使用范围
本规定适用于公司所有员工使用企业邮箱的行为。
使用规定
账号使用
1. 企业邮箱账号仅限本人使用，不得转借、转让、租赁、出售等。
2. 邮箱密码应定期更新，并避免使用生日、身份证号、手机号
等个人信息作为密码，以免信息泄漏。
3. 使用节假日、出差等离开时，应将企业邮箱设置自动回复，
同时请上级和重要联系人知悉。
邮件发送
1. 邮件主题应明确简洁，不得使用与正文无关的词汇作为主题。
2. 遵循“不发送无关信息、不发送虚假信息、不含攻击性言论”原则。
3. 保证电子邮件内容真实、准确、完整，杜绝伪造、篡改等行为。
收发管理
1. 积极处理收到的邮件，对于重要邮件应及时回复或转发至相关人员。
2. 接收到垃圾邮件，请及时将其加入黑名单，避免后续影响。
附则
1. 违反本规定者，将被收回企业邮箱账号，并纳入个人信用档案中。
2. 违反国家法律法规的邮件行为，将被移交有关部门处理。
生效和修改
1. 本规定自发布之日起生效，并适用于所有员工。
2. 如需修改本规定，应征得公司相关部门意见后，经公司总经理批准后方可修改生效。
公司电子邮件使用管理规定
公司电子邮件使用管理规定一、前言随着信息技术的快速发展，电子邮件已成为现代企业最常用的沟通工具之一、为了规范电子邮件的使用，提高邮件的效率和安全性，制定本规定。
二、邮件发送规定1.邮件主题在发送邮件时，应尽量简洁明了地填写邮件主题，以便接收方快速了解邮件内容。
不得使用夸张、歧视等不恰当的词语或表达方式。
2.收件人在选择收件人时，应根据邮件内容的紧急程度和主题的相关性进行合理选择。
避免将无关人员加入收件人列表，以免产生不必要的干扰和混淆。
3.抄送和密送抄送和密送应遵循以下原则：-抄送：将邮件抄送给人，目的是让其了解邮件内容，不需要其做出任何回复或行动。
-密送：将邮件密送给人，目的是为了保护收件人的隐私，不希望其他人知晓其存在。
4.邮件附件在发送附件时，应遵循以下规定：-附件命名规范，避免使用含有特殊字符和过长的文件名。
-邮件附件大小限制，附件大小不得超过公司设定的规定。
-对于较大的附件，应选择压缩文件后发送，以减小邮件大小。
三、邮件接收规定1.邮件阅读所有员工应认真阅读并及时处理收到的邮件。
如有需要，应及时回复或转发，并确保邮件的内容和附件完整。
2.正确认识垃圾邮件垃圾邮件是指那些未经许可、无关紧要或欺诈性质的邮件。
员工应学会辨别垃圾邮件，并将其标记为垃圾邮件。
同时，员工应避免点击垃圾邮件中的链接，以免带来安全风险。
3.个人邮件管理四、邮件安全管理1.邮件密码安全员工应保护好自己的邮件密码，不得将密码透露给他人，也不得使用他人的账号发送邮件。
2.邮件内容保密涉及到企业机密、商业机密、个人隐私等敏感信息的邮件，员工应加密发送，确保邮件内容的安全性和保密性。
3.邮件病毒防范员工应安装并及时更新反病毒软件，以确保电子邮件不受病毒、木马等恶意软件的侵害。
五、邮件管理要求1.存档与备份公司应建立完善的邮件存档和备份机制，以保证邮件的可追溯性和可恢复性。
2.邮件服务监控公司应建立邮件服务监控机制，监测邮件服务的稳定性和安全性，及时发现和解决问题。
电子邮件使用及保密管理制度
电子邮件使用及保密管理制度为规范公司电子邮件的使用和保密管理，保护公司信息安全和员工的个人隐私，订立以下规章制度：一、适用范围本制度适用于全体公司员工及相关部门，在公司工作时间和工作地方内使用公司电子邮件系统的行为。
二、一般原则1.员工在使用公司电子邮件系统时，应遵从法律法规和公司相关政策，严禁发送和接收任何非法、淫秽、种族鄙视、攻击性、诈骗、垃圾邮件等违规内容。
2.员工应正确使用公司电子邮件系统，务必保持高效沟通，避开挥霍时间和资源。
三、账号与密码管理1.员工每人只能拥有一个公司电子邮件账号，且不得随便更改账号名。
2.员工应妥当保管账号和密码，不得将其转借或泄露给他人。
3.员工应定期更改密码，密码应至少包含字母、数字和特殊字符，并具有肯定的多而杂度。
四、电子邮件使用规范1.员工在发送邮件时，应明确邮件主题，清楚地表达邮件内容，并注意邮件格式的规范性。
2.在收件人处填写正确的邮件住址，不得发送垃圾邮件、群发邮件等违规行为。
3.在发送紧要邮件前，应确认邮件内容的准确性和完整性，避开发送错误或欠妥邮件。
五、保密与隐私1.员工在处理涉及商业机密和个人隐私的邮件时，应严守保密原则，确保邮件内容不被非授权人员取得。
2.员工不得将公司内部的商业机密通过电子邮件发送给无关人员，不得将个人隐私信息泄露给他人。
3.在使用邮箱时，员工应确保不同的邮件类型分别使用不同的文件夹进行存储，避开混淆和信息泄露的风险。
六、电子邮件监督与审核1.公司有权对员工的电子邮件进行监督与审核，以确保员工遵守相关制度和规定。
2.监督与审核的范围仅限于工作需要，用于保障公司信息安全和员工行为合规性，不得用于非法、滥用或侵害员工隐私的目的。
七、违规行为惩罚1.对于违反本制度的员工，公司将依照公司相关规定进行纪律处分，并保存追究法律责任的权利。
2.严重违反公司电子邮件使用及保密管理制度的员工可能面对解雇等严重后果。
八、制度宣传和培训1.公司将定期组织员工培训，加强对公司电子邮件使用及保密管理制度的宣传和理解。
关于规范公司邮件使用的通知
关于规范公司邮件使用的通知尊敬的同事们:公司作为一个专业的商务运营平台,对于员工日常工作中的邮件使用行为,有必要制定相应的规范,以提高工作效率,维护公司良好形象。
现就公司邮件使用有关事项通知如下:邮件内容规范邮件标题应简洁明确,能够准确反映邮件内容。
如涉及重要事项,可在邮件标题前加”[紧急]“等标志。
邮件内容应切题,语言简练通俗,避免冗余或无用信息。
如有需要附加文件,请注明附件内容并确保文件可正常打开。
邮件中请勿出现夸张描述、负面评论或涉及公司机密等敏感信息。
必要时可采取隐藏收件人、加密文件等措施。
回复邮件时,请保留必要的前文内容,以便接收方快速了解上下文关系。
如需要转发他人邮件,务必征得对方同意。
邮件收发规范公司邮箱仅限用于工作用途,不得用于个人事务。
若因私人原因需要使用,请使用个人邮箱。
收发邮件时,请务必核实收件人信息,避免出现错发情况。
同时请注意邮件发送时间,不宜过于频繁,以免打扰他人工作。
对于需要及时处理的紧急邮件,收件人应尽快回复;对于一般性邮件,收件人应在2个工作日内予以回复。
如暂时无法处理,请简单说明情况。
公司邮箱仅限公司内部员工使用,不得擅自转发至外部人员。
如确有必要,需经上级领导批准。
邮件使用纪律员工应维护公司邮箱系统安全,不得擅自泄露他人邮箱账号密码,不得擅自登录他人邮箱。
员工应注意邮件使用习惯,不得利用公司邮箱从事与工作无关的活动,如发送垃圾广告、连锁信等。
对于违反以上规定的行为,公司将视情节轻重进行批评教育或纪律处分。
情节严重的,公司有权追究相关法律责任。
希望全体员工能够严格遵守公司邮件使用规范,共同维护良好的工作秩序,为公司发展贡献力量。
!公司管理层2023年3月1日。
邮件使用规范
邮件使用规范
公司邮箱作为各部门的主要沟通手段，由于事务增多，往来邮件增加，为了避免资源浪费，提高办事效率，更好的发挥邮件的快捷沟通及存档查阅功能，特制定邮件使用规范。
一、邮件使用过程中避免出现以下几个问题：
1.收件人、抄送人不分，事件分不清责任人。
2.主题不明，一件事情分多个邮件发送，或多件事情在一个邮件中带过，
导致往来邮件频繁主次不分。
3.紧急事件过多依赖邮件，而忽视当面或电话沟通。
二、邮件编写规范
1.主接收人和抄送人
1)邮件必须有主接收人，主接收人一定是责任人，是发件人希望处理邮件
的人员。
如果同时需要几个主接收人，必须在邮件中明确每个主接收人
需要完成哪些事件。
2)抄送人是需要对该事件关注的人，一般情况下，发件人并不希望抄送人
答复邮件。
2.邮件主题
1)为区分邮件事由及是否需要回复，在邮件主题前添加：【通知】【发布】
【分享】【报告】以上不需要回复；【工作安排】【问询】【申请】以上必须回复。
2)主题必须简洁明确，一事一题。
3.邮件的处理
1)能直接当面沟通和电话沟通的，尽量当面沟通和电话沟通，紧急事件发
送邮件后也需要电话沟通一次。
2)一个邮件针对一个事情，出现三次以上的回信，发信人应牵头组织会议，
立即解决问题。
3)应内控的要求，部门间所有需要审批的文件都必须以纸质形式传递，有
相关负责人签名。
需要以邮件发送时必须有签字的PDF文件作为附件。
4.签名档
部门/姓名
公司
地址：
邮编：
手机：
传真：
网址：
XX公司
X年X月X日。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范随着信息技术的迅速发展，电子邮件已经成为商业沟通中不可或缺的一部分。
一个组织或公司的邮件传达及处理方式，直接影响到工作效率、沟通效果以及员工形象。
因此，制定公司电子邮件使用规范非常必要。
首先，邮件标题应该简洁明了。
邮件标题决定了读者是否愿意打开邮件进行阅读，因此，应该用简洁明了的语言准确概括邮件内容，避免使用模糊、含糊或过于晦涩的词汇。
其次，邮件正文应该清晰明了。
在写邮件的时候，要注意使用简洁的语言表达自己的意思，避免使用过于复杂的词汇或长句。
尽量降低邮件的阅读难度，使读者在最短的时间内能够理解邮件内容。
同时，要注意邮件的排版，使用段落将不同主题的内容进行分割，使得邮件更易于阅读和理解。
第三，谨慎使用抄送和密送功能。
在发送邮件时，应该慎重考虑是否需要抄送或密送其他人。
抄送给不相关的人员会增加其收件箱的负担，降低工作效率。
只有当相关人员需要知道邮件内容时，才需要将他们抄送或密送给他们。
第四，邮件语言要正式、准确。
因为电子邮件是正式的商业沟通工具，所以在写邮件时要避免使用口语化的词汇和缩略语。
邮件中要注意使用正确的语法和拼写，确保邮件的准确性和可信度。
第五，邮件回复及时。
在现代商业环境中，及时的回复对于维护良好的工作关系非常重要。
当收到邮件后，应该尽快回复，即使只是简短的确认收到邮件的回复也是必要的。
如果需要更长时间来回复邮件，可以先回复一个简短的提示，说明需要更多时间来处理邮件，并告知对方预计完成回复的时间。
第六，邮件保密性要得到保证。
企业内部的一些邮件可能含有敏感信息，为了保护公司的利益，员工需要严守保密规定，不得将这些邮件外泄给未经授权的人。
最后，禁止在公司邮件中散布垃圾邮件或恶意链接。
公司邮件系统是为了促进工作效率和信息交流而存在的，不应该被用来传播非法或有害的信息。
员工不能利用公司邮件系统发送广告、推销邮件或垃圾邮件，也不能发送包含恶意链接或病毒的邮件。
综上所述，公司电子邮件使用规范对于提高工作效率、改善沟通效果以及维护公司形象都起到非常重要的作用。
公司正确的邮件格式范文
公司正确的邮件格式范文摘要：1.邮件标题规范2.邮件正文：在日常工作中，邮件作为一种重要的沟通工具，规范的书写格式和礼仪显得尤为重要。
以下是一份公司正确的邮件格式范文，供大家参考。
1.邮件标题规范邮件标题应简洁明了，能够体现邮件的主要内容。
可以使用“主题+正文”的形式，例如：“关于召开年度总结会议的通知”。
避免使用过于简单或模糊的标题，如“开会”、“重要”等。
2.邮件正文结构邮件正文应包含开头、正文内容和结尾三个部分。
开头：简要说明邮件的目的和背景，如“您好，根据公司年度计划，现将召开年度总结会议的事宜通知如下”。
正文内容：详细阐述会议的时间、地点、参会人员、议程等相关信息。
尽量使用简洁明了的语句，条理清晰，便于读者理解。
结尾：表达期待对方回复或执行的愿望，如“请您务必准时参加，如有疑问，请随时与我联系。
谢谢！”3.邮件签名规范邮件签名应包含姓名、职位、联系方式等信息。
可以根据公司规定和自身需求，添加企业标识、个人简介等。
签名应保持简洁，不宜过长。
4.特殊场景下的邮件撰写注意事项（1）发送给多人时，避免使用“To”或“Cc”标签，以免泄露收件人隐私。
可使用“Bcc”标签，但需注意邮件内容的适当性。
（2）涉及敏感或保密内容时，请使用加密邮件或专线传输，确保信息安全。
（3）回复邮件时，注意梳理原文内容，简洁明了地回应问题，避免篇幅过长。
5.邮件礼仪与应用技巧（1）注意语言礼貌，使用敬语，避免使用口语化表达。
（2）尽量使用简洁明了的语句，避免过于复杂的句子和长篇大论。
（3）在邮件中传递负面信息时，注意语气和措辞，尽量避免对当事人造成伤害。
（4）收到邮件后，及时回复，表明收到并了解邮件内容。
如有疑问，可随时与对方沟通。
总之，掌握邮件写作规范和礼仪，有助于提升工作效率，展现个人职业素养。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
内容回顾
❖ 配置OUTLOOK邮箱 ❖ 邮件标题的要点 ❖ 称呼和问候 ❖ 邮件正文简明扼要 ❖ 注意语气 ❖ 一次表达完整意思 ❖ 注意格式 ❖ 使用多个适当的签名档 ❖ 回复技巧 ❖ 发送，抄送和密送的区别
❖ 分类文件夹管理 ❖ 邮件标记 ❖ 日历功能的使用 ❖ 任务功能的使用
邮件标题
❖ 其他注意要点
▪ 标题要真实反应文章的内容和重要性 ▪ 一封信一个主题 ▪ 注意字符和错别字 ▪ 回复邮件不要“答复 RE”一大串
邮件正文
❖ 称呼和问候
▪ 邮件的开头要称呼收件人 ▪ XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX ▪ 收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam ▪ 开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用
英文邮件常用缩短语
▪URG ▪HOT ▪RSP ▪MTG ▪FWD ▪HLP ▪FYI ▪ACT
- Stop everything, read me first - Need immediate attention - Need you to respond, either way - New/modified meetings - Forward to your respective group(s) - Need information, assistance with a problem - Just for your information - Needs action
▪ 第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作
▪ 第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的 现
有邮件立即运行此规则”，确定完成
常用OUTLOOK技巧
❖ 让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器
▪ 后续标志和待办事项列表 ▪ 日历功能 ▪ 任务功能、提醒功能 ▪ 会议功能 ▪ 标记分类 ▪ 定时删除
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击 “新建”按钮；
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击 “新建”按钮；
▪ 第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名 的名称，点击“确定”；
选中
▪ 第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”
框中设置
，确定退出
否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮 件
OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第九步：点击“测试账户设置” 若测试结果如下图所示，则表示设置已成功
❖ 针对性回复
❖ 回复不要少于10个字 ❖ 不要就同一问题多次回复讨论 ❖ 区分“答复”和“全部答复”
❖ 仅供参考，无需回复 ❖ 收到请回复
❖ 注意使用“！”
❖ 请于……之前答复
❖ 请尽快处理
收件人管理
❖ 收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应 ❖ 抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式， 完成后点击“保存”
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式， 完成后点击“保存”
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新 邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签 名，点击“确定”设置完成。
回复技巧
❖ 及时回复Email，Eagle倡导24小时回复
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第一步：点击“工具”----“选项”；
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签 名”按钮，进入“签名和信纸”界面；
“你”的时候注意语气 Hi John/ Hi all ▪ 称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”
邮件正文
❖ 结尾问候语 ▪ 正文内容结束后，先谢谢别人 ▪ 通用：Best Regards!/祝您顺利！ ▪ 对外：祝一切顺利/Have a nice day!
是不是想达到图片中的 效果，发送过来的邮件 自动进入分类文件夹？
常用OUTLOOK技巧
❖ 创建规则，把邮件分类 ▪ 第一步：创建分类文件夹
1 2
▪ 第二步：右键邮件，点击“创建规则”
常用OUTLOOK技巧
❖ 创建规则，把邮件分类
邮件使用规范
一、写 二、收 三、管理
邮件标题
❖ 一定不要空白标题，这是最失礼的
❖ 标题要简短
邮件标题
（不要让OUTLOOK用···才能显示完你的标题）
如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM: end of message)
OUTLOOK 设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第一步：点击“工具”—“账户设置”
OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新 建”
▪ 第三步：选中 下一步
▪ 第四步：选中
，点击 ，点击下一步
▪Thank you !
直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见 ❖ 密件抄送：收件人和抄送人无法看到
思考
❖ 站在收件人的角度：
❖ 附录：
常用OUTLOOK技巧
常用OUTLOOK技巧
❖创建规则，把邮件分类 ▪ 邮件太多？ ▪ 找邮件太麻烦？ ▪ 都是垃圾邮件？
邮件正文
❖ 使用便于阅读的字号和字体 ▪ 中文用宋体或新宋体
▪ 英文Eagle统一用Corbel
▪ 字号用五号或11号字
邮件正文
❖ 其他注意事项 ▪ 一次把内容表达清楚，条理清晰
▪ 合理使用符号及图片
▪ 合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字 体等，尽量少用）
OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第五步：选中 ▪ 点击下一步 ▪ 第六步：按下图进行配置
配置完成后点击“其他配置到OUTLOOK中
▪ 第七步：进入“Internet电子邮件设置”界 面，选中“发送服务器”选项卡，
企业邮件使用技巧及规范 Effective Email Guidelines
Made by HR Department
培训大纲
❖ OUTLOOK设置
❖ 回复技巧
❖ 邮件标题
❖ 邮件控制
❖ 邮件正文
❖ 收件人管理
❖ 邮件签名
❖ 常用OUTLOOK技巧