技术文件发放记录
(完整版)技术文件及档案资料管理制度
HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1总则1.1为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。
1.2技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。
1.3技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。
1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。
2技术档案归案制度2.1归档要求2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。
2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。
2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。
2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。
2.2归档时间2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。
2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。
2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。
2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。
声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。
3技术档案收集工作制度3.1收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。
JF-AD-001 文件发放回收记录表
文件发放/回收记录
第7页共7页
序号
文件名称
文件
编号
控制
编号
持有部
门/人
■发放签收
□回收者
备注
1
纯化水质量标准
TS-QS-101-0.0
1
质检部
2
生产工艺规程
TS-PP-001~022
2
生产部
3
十万级净化车间控制规程
SMP-FA-101-0.0
3
生产部
4
岗位操作规程
SOP-PM-201~208
JF-QP-07
7
销售部
8
采购管理控制程序
JF-QP-08
8
采购部
9
供应商管理程序
JF-QP-09
采购部
10
产品生产管理程序
JF-QP-10
生产部
11
产品标识与追溯性控制程序
JF-QP-11
质检部
12
产品防护与交付管理程序
JF-QP-12
仓库
13
监视和测量设备控制程序
JF-QP-13
质检部
14
顾客沟通与反馈控制程序
广州健福医疗科技有限公司
文件发放/回收记录
第页共7页
序号
文件名称
文件
编号
控制
编号
持有部
门/人
■发放签收
□回收者
备注
1
预防措施控制程序
JF-QP-20
1
质检部
2
忠告性通知控制程序
JF-QP-21
2
总经理
3
不良事件监测报告控制程序
JF-QP-22
整理文件收发记录_文件资料发放下发登记表
整理人 尼克
文件收发记录
文件资料发放/下发登记表机构发放人员：
发放时间：
档案材料移交（接收）登记表今有向档案室移交留档材料，共计件，详细目录见清单。
移交单位（公章）：接收单位（公章）：
移交人：接收人：
移交（接收时间）：年月日▲注：本清单一式两份，与档案室各存一份。
附件3：
商丘中电环保发电有限公司岗位职责与任职资格（集团
公司系统内）
整理丨尼克
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【优质】记录文件表格
编号：D02-4.2受控文件清单编号：D03-4.2文件审批表编号：D04-4.2文件修改申请编号：D05-4.2编号：D06-4.2编号：D07-4.2技术标准登记表编号：D09-4.2质量记录清单编号：D10-4.2质量策划实施情况检查表编号：D11-5.4管理评审计划编号：D12-5.6管理评审通知单编号：D13-5.6管理评审报告编号：D14-5.6编号：D15-6.2编号：D16-6.2年度培训计划编号：D17-6.2职工花名册编号：D18-6.2设施管理卡编号：D19-6.3 序号：生产设施一览表编号：D20-6.3设施报废单编号：D21-6.3 序号：产品要求评审表编号：D22-7.2□初次审核□修订（原评审表号：）序号：定单确认表编号：D23-7.2 序号：供方评定记录表编号：D24-7.4 序号：合格供方名录编号：D25-7.4采购计划编号：D26-7.4 序号：采购要求单编号：D27-7.4 序号：采购单编号：D28-7.4 序号：领料单物料标识卡编号：D30-7.5 序号：物资发放卡顾客财产问题反馈表编号：D32-7.5 序号：编号：D33-7.6 序号：编号：D34-7.6计量校准计划编号：D35-7.6顾客满意度查表编号：D36-8.2 序号：编号：D37-8.2编号：D38-8.2 序号：审核组组长：组员：日期：第页共页1、审核目的：2、审核依据：GB/T 19001-2000 idt ISO 9001：20003、审核覆盖产品：4、审核时间：年月日至年月日首次会议时间：月日时分末次会议时间：月日时分5、现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。
审核活动：按审核日程安排，被审核方有关人员在本岗位。
6、审核安排：内审检查表编号：D39-8.2 共页第页审核员：不合格报告编号：D40-8.2 序号：内部体系审核报告（可另附纸叙述）编号：D41-8.2 序号：内审首、末次会议签到表编号：D42-8.2 时间：地点：不合格项分布表编号：D43-8.2 序号：进货验证记录。
实验室常用记录表格
文件编号：GXZC-4000-00 记录表格编写：审核：批准：版本：受控状态：发放编号：发布日期：年月日实施日期：年月日1、文件和资料发放、回收记录表GXZC-4201-012、文件修改记录GXZC-4201-023、文件修改申请表GXZC-4201-034、文件修改通知单GXZC-4201-045、文件破损与丢失补发登记表GXZC-4201-056、文件和资料销毁登记表GXZC-4201-067、文件和资料借阅登记表GXZC-4201-078、备份文件记录GXZC-4201-089、文件和资料留用申请单GXZC-4201-0910、公正性声明措施执行情况检查表GXZC-4202-0111、外来人员参观审批表GXZC-4202-0212、查阅保密资料申请单GXZC-4202-0313、仪器设备（标准物质）申购单GXZC-4203-0114、仪器设备（标准物质）验收单GXZC-4203-0215、供应商评价表GXZC-4203-0316、合格供应商登记表GXZC-4203-0417、___年度服务和供应品采购计划GXZC-4203-0518、检测委托单GXZC-4204-0119、合同评审单GXZC-4204-0220、分包申请表GXZC-4205-0121、分包方能力调查表GXZC-4205-0222、合格分包方名单GXZC-4205-0323、申诉和投诉处理记录表GXZC-4206-0124、客户意见征求表GXZC-4206-0225、不符合工作控制处理表GXZC-4207-0126、内部管理体系审核检查表GXZC-4210-0127、不符合项报告GXZC-4210-0228、会议纪要GXZC-4211-0129、整改措施报告GXZC-4211-0230、会议签到表GXZC-4211-0331、检测人员上岗报批表GXZC-4212-0132、人员学习记录表GXZC-4212-0233、培训申请表GXZC-4212-0334、年度培训计划GXZC-4212-0435、个人技术档案表GXZC-4212-0536、年度人员培训记录表GXZC-4212-0637、公司办公及试验环境卫生情况检查表GXZC-4215-0138、仪器设备检定/校准报告GXZC-4217-0139、检测方法确认表GXZC-4218-0140、仪器设备（标准物质）期间核查记录表GXZC-4219-0141、更新标准实施审批表GXZC-4220-0142、新开展检测项目审批表GXZC-4220-0243、新开展检测项目验收表GXZC-4220-0344、仪器设备维修记录GXZC-4221-0145、计算机/自动化检测设备校核记录GXZC-4221-0246、计算机软件申购单GXZC-4221-0347、计算机软件验收单GXZC-4221-0448、仪器设备降级、停用、报废申请表GXZC-4222-0149、年度仪器设备周期检定/校准计划、实施记录表GXZC-4222-0250、仪器设备一览表GXZC-4222-0351、仪器设备周期检定/校准一览表GXZC-4222-0452、仪器设备档案资料借阅登记表GXZC-4222-0553、仪器设备租用/借出审批表GXZC-4222-0654、仪器设备租用/借出登记表GXZC-4222-0755、仪器设备（标准物质）送检通知书GXZC-4222-0856、年度仪器设备维护保养计划和实施记录GXZC-4222-0957、仪器设备（标准物质）使用记录GXZC-4222-1058、停用仪器设备启用申请单GXZC-4222-1159、检定/校准证书和测试报告确认表GXZC-4223-0160、允许偏离申请表GXZC-4224-0161、样品出入库登记表GXZC-4225-0162、日常质量监督抽查记录GXZC-4226-0163、检测报告更改申请表GXZC-4228-01文件和资料发放、回收记录表序号：编号：GXZC-4201-01文件修改记录序号：编号：GXZC-4201--02文件修改申请表序号：编号：GXZC-4201-03年月日文件修改通知单序号：编号：GXZC-4201-04文件破损与丢失补发登记表序号：编号：GXZC-4201-05文件和资料销毁登记表序号：编号：GXZC-4201-06文件和资料借阅登记表序号：备份文件记录序号:文件和资料留用申请单序号:公正性和行为准则执行情况审查表序号：外来人员参观审批表序号：查阅保密资料申请单序号：序号：序号：供应商评价表序号：合格供应商登记表序号:批准人: 编制人: 日期:______年度服务和供应品采购计划序号:批准: 审核: 编制:日期: 年月日检测委托单序号：合同评审单序号:分包申请表序号:分包方能力调查表序号；合格分包方名单序号:申诉和投诉处理记录表序号：客户意见征求表序号:不符合工作控制处理表序号：内部管理体系审核检查表序号：不符合项报告序号：会议纪要序号：整改措施报告序号：XZC-4211-02会议签到表序号：检测人员上岗报批表序号：人员学习记录表序号：序号：序号：制表：审核：批准：个人技术档案表序号：年度人员培训记录表序号：公司办公及试验环境卫生情况检查表序号：仪器设备检定/校准报告序号：编号：GXZC-4217-01检定单位：（章）检定员：审核：检测方法确认表序号：仪器设备（标准物质）期间核查记录表序号：负责人：设备管理员：更新标准实施审批表序号：序号：序号：仪器设备维修记录序号：编号：GXZC-4221-01计算机/自动化检测设备校核记录序号：编号：GXZC-4221-02校核人: 审核人:序号：序号：。
TS主要工作任务一览表
工任务
2 顾客及其特殊要求清单
部门
供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 制造部 综合部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 综合部 综合部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 综合部 综合部 综合部 综合部 综合部 综合部 制造部 制造部 制造部 制造部
TS16949主要工作任务核对表
序号
3 产品清单 4 合同评审 5 订单评审 6 顾客投诉登记 7 顾客投诉纠正与预防措施 8 新产品市场调查报告 9 整理生产计划 10 整理入库\发货记录 11 现有设计图纸、工艺文件进行登记 12 技术文件发放记录 14 编制全套APQP资料 16 全公司受控文件清单 17 全公司记录清单 18 制订检验作业指导书 19 全公司量具台账及送检计划 20 整理来料检验记录 21 整理过程检验记录 22 整理成品检验记录 23 整理返工及报废的记录 24 测量系统分析 25 2011年度培训计划 26 培训记录 27 文件发放登记\作废文件回收 28 员工满意度调查及措施 29 员工能力评估 30 岗位互换计划及人才应急计划 31 车间平面布置图 32 设备台账 33 设备维护保养计划 34 设备维护保养记录
35 设备验收 36 设备档案 37 设备维修记录 38 设备故障停机台时登记 39 工装、模具台账 40 工装、模具保养计划、记录 41 工装模具更换计划、更换记录 42 常用设备备件安全库存量
制造部 制造部 制造部 制造部 制造部 制造部 制造部 制造部
43 设备故障分析 制造部 现场所有物料、成品、半成品、合格品、不合格品都 44 要有标识、要有可追溯的记录 制造部 45 重要工艺参数的监控记录 46 供应商分级分类监控的办法 47 采购计划整理 48 采购订单整理 49 仓库平面布置图 50 供应商评审 51 合格供方名单 52 供方质量体系开发计划 53 原材料材质报告\性能报告的收集 54 供方供货业绩监控 55 供方纠正预防措施的关闭 56 关键控制点的控制图\计算过程能力 57 质量目标达成情况统计 58 测量系统分析 59 质量成本统计 60 内审 61 产品审核 62 过程审核 63 管理评审 64 持续改进 65 产品工艺流程图 66 过程乌龟图 制造部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 供销部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 技术质管部 各部门
技术文件资料发放规定
关于技术类文件及资料运行的若干暂行规定1．目的：为了使公司内部各类技术类文件及资料得到严格、有效控制，确保技术文件及资料的唯一性、准确性，规范、理顺技术类文件及资料发放、更改、回收的流程，特制定本暂行规定。
2．适用范围：适用于各部门、各车间技术文件及资料的使用单位。
3．职责3．1 技术部门负责技术文件及资料的编制、审核、更改、控制和管理工作；3．2 档案室负责技术文件及资料的发放、回收、销毁、更改登记工作；3．3 质检部负责技术文件及资料的审核、加工工艺的编制工作；3．4 生产部负责技术文件及资料的审核、再发放、再回收工作，确保技术文件及资料的准确、完整、有效运行。
4 规定4．1 技术文件及资料的发放：4．1．1 经技术部门审核后的技术文件及资料，由技术部门加盖红色的“受控”章，加盖确认日期的“年月日”、加盖红色的“生产”或“试制”或“检验用图”或“外协”章，交档案室保管员保管；4．1．2 生产部门需要技术文件及资料时，由生产部门计划员到档案室领取，由档案室保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，生产用的文件及资料上必须盖有：红色的“生产”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．3 生产计划员领取的技术文件及资料必须经生产副总或生产调度及质检部负责人二部门重新进行审核、确认，经确认签字无误后，生产计划员方可将文件及资料发放到生产车间使用；4．1．4 生产部门在发放技术文件及资料时，必须做到由各生产车间主管领取、签字、登记，严格执行谁领取谁收回的原则；4．1．5 检验部门需技术文件及资料时，需检验部门负责人到档案室领取，领取的文件及资料也须经生产副总或生产调度及质检部负责人审核、签字，经确认无误后方可使用，档案保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，检验用的文件及资料上必须盖有：红色“检验”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．6采购部门需技术文件及资料时，由采购部门负责人到档案室领取，发放到外购、外协供方单位的技术文件及资料必须经生产部、质检部二部门的负责人签字确认，由采购部门填写《外协、外购单位技术文件及资料发放登记表》，方可将技术文件及资料交于供方单位，不生产时并及时追回交档案室保管员，外协用的文件及资料上必须盖有：“外协”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．7 对于各技术文件及资料，相关部门在使用过程中不得在文件及资料上进行涂改、撕毁，不准私自外借，必须确保文件及资料的清晰、完整；4．1．8 相关在使用技术文件及资料时，丢失或遗失了，应及时报部门主管，部门主管在接到报告后，应及时查明原因，追究责任，必要时报总经理或报送司法部门处置；4．1．9 对于丢失或遗失的技术文件及资料相关部门需重新领取的，必须经副总经理以上领导审批后方可领取；4．1．10对于相关部门需要的“临时性”或“一次性”的技术文件及资料，相关部门需以《信息联络处理单》形式提交技术部门，得到认同后，由技术部门按上述流程发放，并在文件及资料上加盖“临时”或“一次性”章，以便区分。
技术文件管理规程
技术文件管理规程1、目的为了对公司的技术文件进行有效管理，确保技术文件在受控状态下运行，不因技术文件而造成制造质量事故的发生。
2、适用范围适用于本公司的所有技术文件的管理3、职责3.1技术部为技术文件的归口管理部门,负责技术文件的编号、编制、更改、档案管理等工作。
3.2各部门配合技术部执行技术文件的规定。
4、控制办法4.1技术文件的编号4.1.1 产品图样编号按JB/T5054.4-2000《产品图样及设计文件编号原则》或按用户来图执行；4.1.2 企业标准的编号为Q/LW ×××(文件编号)-××××(年号)4.1.3 工艺文件编号根据我公司实际情况,并结合国家标准规定,工艺文件编号方法如下:××××－××××(工艺文件特征号包括工艺文件类型代号和工艺方法代号两部分,每一部分均由两位数字组成)。
登记顺序号在每一文件特征号内由年份的后2位数字和序号组成。
工艺文件类型代号按JB/T9166-1998标准中表1规定；工艺方法代号按JB/T9166-1998标准中表2规定；工艺文件编号时需要登记,登记表推荐在附录A 中；经多处修改后重新描晒的工艺文件在其原编号后加A 、B 、C 等,以示区别。
4.1.4工艺装备编号方法× × ×- ×××说明:工装类的划分及代号按JB/T9164-1998标准中表1；工装组的划分及代号见 登记顺序号文件特征号顺序号 分组代号 组代号 类代号JB/T9164-1998标准中表 2 (类代号以数字表示为例) ；工装分组的划分及代号见JB/T9164-1998标准中表3～9(类代号以数字表示为例)；工装做较大修改时,可在顺序号后加字母A、B、C等加以区别。
4.1.5更改通知单编号×××—××类代号:产品—P 工艺—Y序号工装—Z 模型—M年号临时脱离文件—L 其他—Q类代号4.2技术文件的编制和审批4.2.1图纸的编制审批4.2.1.1白图、草图或底图均应签字，手续不健全的图纸及技术文件，标准化人员拒绝进行审查，制图人员拒绝制图。