第三章电子文件的类型与格式(全)
衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知
衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知文章属性•【制定机关】衡阳市人民政府•【公布日期】2008.05.04•【字号】衡政办函[2008]63号•【施行日期】2008.05.04•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】通信业正文衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知（衡政办函[2008]63号）各县市区人民政府，市直机关各单位：《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二OO八年五月四日衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定第一章总则第一条为了加强和规范全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《湖南省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令）等有关法律法规和要求，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织及各类经济组织（以下简称各单位）。
第三条本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
电子档案是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第四条市、县市区档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位电子文件的归档与管理工作实行监督、指导和行政执法。
第五条市、县市区国家综合档案馆要全面建成与电子政务相配套的电子文件中心，其所需经费必须列入同级财政预算，以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。
第六条电子文件形成单位应建立电子文件归档制度，保障必要投入，改善相应设施条件，指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的形成、运转、收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第三章电子文件的类型与格式(全)
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
4
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
用户名 注释 开发日期 工作时间
43
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
12
IBM最高速1TB磁带机
13
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
14
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。
电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。
第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。
档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。
盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。
采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
《Mapinfo培训教材》
Mapinfo使用指导书MapInfo Professional培训大纲第一章MapInfo Professional 软件的概述1、桌面地图化简述同过去相比,今天有大量的可用信息,数据大量产生于电子表格、销售记录和营销文件,纸和磁盘中存储了大量的客户、商店、职员、设备和资源的信息.据估计,所有数据库的85%包含有一些类型的地理信息,诸如街道地址、城市、州、邮政编码,甚至带有地区码和交换的电话号码;桌面地图化可以帮助你整理所有这些信息,使用数据中的地理成分,在地图上显示结果.这使你可以简单而迅速地在大量信息中查看其模式和关系,而不必不断地访问数据库.MapInfo Professional是MapInfo 的领衔产品,是一个全面的桌面地图化工具,可以按专题渲染的区域、按饼图或直方图、按分区等等来显示数据,可以进行诸如重新分区、合并、分离对象和设置缓冲区等地理操作,也可以从MapInfo中查询数据和直接访问远程数据.2、MapInfo文档公司拥有的MapInfo文档包括《MapInfo用户指南》、《MapInfo参考手册》、联机帮助、状态条.(1)《MapInfo用户指南》解释MapInfo Professional的安装过程和许多新特性,同时也描述基本的和高级的地图化概念.(2)《MapInfo参考手册》对所有MapInfo菜单命令、工具和功能的指南.按英文字母顺序组织,提供了完成对话框的每一步指令和可进行的各种操作;(3)联机帮助:使用帮助目录屏幕以从书中选择主题;使用索引搜索一个指定的单词以缩小搜索范围;按下F1键可得到任何菜单命令或对话框的进一步信息,有关该项的帮助窗口显示;单击帮助窗口中带下划线的绿色文本以引出与任务或关键词和词组相关的信息. 使用Alt-tab 在MapInfo桌面和帮助屏幕之间切换.(4) MapInfo 的状态条位于屏幕的下边缘,在地图化会话期间为你提供帮助信息,选择选项>显示/隐藏状态条以控制状态条的显示.第二章 MapInfo Professional的安装和启动一、安装MapInfo for windows:1、将MapInfo CD 放入CD驱动器2、运行资源管理器，双击光盘驱动器盘符3、双击setup4、输入合适的注册信息（姓名、公司、系列号），单击继续。
电子档案管理办法(征求意见稿)
附件1电子档案管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条【目的和依据】为规范电子档案管理工作，保存国家历史记录，推进社会信息化进程，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本办法。
第二条【适用范围、定义】各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理工作，适用本办法。
本办法所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、归档的，对国家和社会具有保存价值的各种信息记录。
第三条【工作原则】电子档案管理工作应当遵循统一领导、全程管理、安全可控的原则。
第四条【管理要求和效力】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当确保电子档案符合以下要求：（一）来源可靠。
由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理业务事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、归档、移交等系统安全可控；（二）程序规范。
形成、办理、归档、移交、接收、保存、利用、鉴定、销毁等全过程管理应当符合国家相关法律法规、标准规范规定，并且准确记录、可追溯；（三）要素合规。
内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合相关标准规范要求。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
机关、团体、企业事业单位和其他组织不得拒绝电子档案的合法合规使用，法律、行政法规另有规定的除外。
第五条【基础保障】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当配备档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，满足电子档案管理的实际需求。
第六条【安全保密】电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、保密管理、密码管理、个人信息保护等相关法律法规要求。
第二章机构及其职责第七条【档案主管部门职责】国家档案主管部门统筹规划、组织协调、监督指导全国电子档案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标准规范体系，培养专门人才，推动电子档案安全保管和有效利用。
第三章电子文件的类型与格式
五、按来源途径划分
1. 原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
2. 数字化的电子文件 —— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件
电子文件管理
18
电子文件管理
‹#›
电子文件管理
20
电子文件管理
21
电子文件管理
22
六、按信息表达方式划分
（一）图像文件 （二）图形文件 （三）文本文件 （四）音频文件 （五）视频文件 （六）数据文件 （七）程序文件
《电子文件管理》
张照余
电子文件管理
1
第二章 电子文件种类与格式
电子文件管理
2
电子文件的分类
按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 按照信息表达方式划分（图、文、声、像…）
图像被分解为非常微小的像素，用不同的“0、1组合” 来表示不同颜色的像素。
相当于广场壁画中的马赛克
电子文件管理
36
补充概念1：图像分辨率?
图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI）
显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。
电子文件管理
37
图像文件：像素组合
电子文件管理
8
惠普DL380G5 服务器上的热插拔磁驱
电子文件管理
9
Sata磁盘阵列 jhc磁盘阵列
电子文件管理
10
2. 磁带文件
—— 以磁带为存储介质
电子文件管理
电子文件归档与管理
内容
电子文件概述 电子文件鉴定
电子文件的利用 电子文件的保护
电子文件的归档
电子文件的整理与编目
运用文件档案管理系统进 行电子文件归档
电子文件管理设备
第一章
电子文件概述
一、电子文件的概念
电子文件(Electronic Records)是指在数字 设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。（也称数字式文件）
(二)按文件的功能分类。 主文件 支持性文件 辅助性文件
工具性文件
(三)按文件的生成方式分类。
原始文件 转换文件
(四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性
3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电 子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。
4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收 集非通用格式的压缩算法和相关软件。 5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性 标识、参数和非通用格式的相关软件。 6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包 含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保 证参数准确、数据完整。
4、归档电子文件的检测工作分两次进 行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由 电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归 档电子文件移交检验表》；第二次是在归档 时的检查验收，主要内容除了检测技术状况 外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子 文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果 填入《电子档案接收检验登记表》。
2016 电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)
电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。
文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。
3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。
二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。
⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。
图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。
⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。
⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
⑺命令文件：计算机程序。
2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。
⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。
3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
IBM最高速1TB磁带机
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
光盘驱动器
光盘存储系统：具有不同技术和产品型号
光盘库
四、按存在目的划分
1. 利用文件
——为利用而制作、流传的文件
2. 保存文件
——脱离流转过程，作为母板保存的文件
3. 备份文件
——作为保存文件的复本而备存的文件
五、按来源途径划分
图像文件：像素组合
010 100 101 110 011 011 100 100 100 101 111 100 101 100 111
像素 编号
1
二进制 代码 000
2
001
3
010
4
011
5
100
6
101
7
110
8
111
概念2：图像色彩位数?
分解为
图像
像素
黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示 灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
图像文件的一般结构文件头: 产生或编辑该图像文件的 件的信息; 图像本身的参数。
文件体: 图像数据; 色彩变换查找表 (或调色板数据）
文件尾：用户信息（可选项，一些文 件格式不包括该部分）
《电子文件管理》
第二章 电子文件种类与格式
电子文件的分类
按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 按照信息表达方式划分（图、文、声、像…）
（一）图像文件
图像文件： —— 以图像为表达方式的电子文件
图像文件：像素组合
图像被分解为非常微小的像素，用不同的“0、1组合” 来表示不同颜色的像素。
相当于广场壁画中的马赛克
补充概念1：图像分辨率?
图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI）
显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。
二、按信息存储载体划分
1. 磁盘文件 —— 以磁盘为存储介质
软盘
硬盘
磁盘驱动器
软驱
硬驱示意图
硬驱
磁盘存储系统：具有不同技术和产品型号
惠普DL380G5 服务器上的热插拔磁驱
Sata磁盘阵列 jhc磁盘阵列
2. 磁带文件
—— 以磁带为存储介质
磁带存储系统：具有不同技术和产品型号 HP 磁带机
1. 原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
2. 数字化的电子文件 —— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件
{"DhtmlHistory_pageLoaded":true
922x714 | 74k | jpg 保存此图 查看原图 复制此图地址
六、按信息表达方式划分
（一）图像文件 （二）图形文件 （三）文本文件 （四）音频文件 （五）视频文件 （六）数据文件 （七）程序文件
2.TIFF标签图像文件 (Tag Image )
应用： 专业领域的高质量图像格式 用于在不同平台之间进行图像数据交换 来源： Aldus和Microsoft公司研发的通用图像格式 缺点： 文件较大，不适于在网络上发布
彩色像素：每个像素用24个或更多个“0”、“1”表示
可表示2的24次 方种颜色
图像深度（色彩位数）：表示每个像素所用的0、1的个数（比特数）
概念3：图像压缩/图像文件格式?
记录像素数据时，一般选择适当的压缩算法对数据进行压缩
不同编码压缩方法
不同图像文件格式
图像处理软件
编码压缩方法
图像文件格式
通过电脑外围设备捕获 的图像
内含像素信息、压缩加密信 息等
图像处理软件
photoshop 微软的画图板等
1111111111
图像文件的一般结构
图像文件的主要内容是 图像数据。
为了图像处理软件能够 识别这些数据，图像文件中 还必须包含必要的控制数据， 以解释图像数据的格式和特 征。这样，图像处理软件才 能对该图像数据进行识别、 解码、编辑、显示等处理。
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
101111011111111010111
PNG： 流式网络图形文件格式Portable Network Graphics（.png）
1. BMP位图文件
应用： Windows平台上的基本图像格式 优点： 图像深度可以调节：1bit到24bit
微软公司开发，使用非常广， Windows环境中运行的图像软件都支 持BMP图像格式
用于保存原始图像
缺点：
通常不加压缩，文件巨大，难以在
互联网上发布
图像信息按从左到右、从下到上的顺序
逐像素保存，不采用任何压缩
1.BMP位图文件
BMP文件由4个部分组成：
文件头(bitmap-) 信息头(bitmap-information header) 彩色表(color table) 图象数据阵列字节 （bitmap-bits）
011110101011 ·········· ···········
常见的图像文件格式
BMP： 位图文件格式Bit map （.bmp）
TIFF： 标签图像文件格式 Tag Image （.tif）
GIF： 图形文件交换格式Graphics Interchange Format（.gif）
JPEG： 联合图像专家组格式 Joint Photographic Experts Group（.jpg）