对当前电子文件归档工作的思考
推动电子文件归档工作的新思考
作。
三 、双 轨 制 ” 档 的 必 要 性 与 适 时简 化 合 一 “ 归 由 于 印 章 和 签 署 是 文 件 生 效 的 主要 标 志 。 现 在 在 技 术 条 件 下 ， 一 些 具 有 凭 证 作 用 和 法 律 效 力 的 文 件 对
档案 。 归档 时使 用不 同 的编 目方 法和存贮装 具 。 其 档
点想法 ：
一
单位 人 界 限 ，更趋 向基 于某一 方 面 或月 面 职能 活动 的 内容 而建 立 系统 。计算 棚 信息 管 理部 门负责 规 划 、统筹 单 位信 息
理 工 作 ．是 开 发 集 中 统 一 型 信 息 系 统 头部 门 ， 为 电子 文档 信 息 的汇集 点 ， 成 叉 有 一 定 的 技 术 设 备 及 人 才 条 件 。 由 他 责 将 Ｅ 常 工 作 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 ｔ 子文 件归档 ， 疑是最 佳归 档途 径之一 。 无 算机 与信 息 中 心接 收 电子 文件 数 据 后 ． 行 集 中 处 理 ，经 汇 总 的 数 据 通 过 信 息 牛 又 输 送 给 各 业 务 管 理 部 门 共 享 。 随 着 匐 数 据 的 更 新 ，过 期 数 据 应 由 信 息 中 心 接 案 部 门 的统 一要 求 ， 行 鉴 定 ， 目整ｊ 进 编 通 过 网络传 输 ， 交 给 档案 部 门保 存 ， 移 或 接存 入光 盘 ， 期 归档。 定 无 论 利 用 何 种 途 径 归 档 ，必 须 由 电 亍
技 术 的 不 稳 定 性 ， 及 电 子 文 件 的 易 修 改 性 ． 有 必 以 也 要 将 重 要 的 电 子 文 件 制 成 硬 拷 贝 存 档 ， 以 确 保 数 据 的 安 全 。 目前 ， 电子 文 件 、 质 文 件 转 化 为 档 案 一 般 纸
关于电子文件和电子档案管理的认识与思考
关于解决对策的几点思考 三 、 面对大量的电子文件 ， 档案工作者 不 能 事 不 关 己 或 消 极 等 待 ， 必须
积极行动 ， 顺应时势发展 ， 加 强 分 析 研 究， 针对电子文件管理中的问题 采取 有效措施 ， 正确管理和利用 。 以 下 是 国 内 外 对 电 子 文 件 管 理 所 采 取的一些 主要措施的归纳和释读 。 档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理 。 各国的档案 管 １． 理工作一般都是与文 件 管 理 工 作 分 开 进 行 的 。 鉴 于 电 子 文 件 的 特 点 ， 一些国家已开始采取措 施 ， 使档案管理的要求向前延伸到文件管理工 ， 作中 。 例如 ， 加拿大等国 ， 按档案工 作 要 求 制 定 的 “ 文 件 保 管 期 限 表” 可以说就是考虑了档案 管 理 的 要 求 从 文 件 生 成 起 建 立 起 的 文 件 档 案 ， 并且编制了通用软件包 ， 实现了电子文件与纸质文件的统一管理 。 我国档案工作主管部 门 也 在 积 极 寻 求 对 策 ， 其设计中对策的主要 目的是把目前的公文办 理 和 档 案 保 管 的 分 段 管 理 状 况 ， 从对电子文件 连续管 理的角度统一起来 ， 并提出符合档案管理的原则要求 ， 包括从 电 子文件的 形成 、 运行到归档管理 ， 应 当 由 主 管 部 门 或 负 责 人 统 一 协 调， 指定专门机构或人员负责在电子 文 件 的 形 成 、 积累、 归档、 保管过 程 中， 应及时登记 设备环境 、 相关数据 等 ， 以 保 证 电 子 文 件 归 档 的 质 量； 生成 电子文件的专用软件必须一同归档 ； 对已归档的电子文件的管理， 应有 严格的制度和有 效的技术措施确保其信息的原始性 、 真实性和完整 性 ； 作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或拷贝件一同 归档 ； 为确保归 档 电 子 文 件 的 完 整 性 和 有 效 性 ， 应当从电子文件形成 起， 就进行妥善 的 管 理 ； 定期把符合归档条件的电子文件信息联机传 送， 在计算机网络上集中 ， 并按 档案管理要求的格式存储到可长期保 存 的脱机载体上 ； 具有保密要求的电子 文 件 ， 上同时必须符合国家或部门 的规定 ， 要有必要的安全保密措施 ；涉密电子文件严禁上开放网络 。 加快相关标准的 制 定 。 由 于 电 子 文 件 涉 及 的 技 术 环 境 较 复 杂 ， ２． 采用标准化的方法进行管理会 更 细 致 、 周 全， 易 于 操 作。 例 如， 挪威等 国的 “ 等 ，都是 在 ｌ ＮＯＡ Ｒ Ｋ 登记簿标准 ” Ｃ Ａ 的档案著录规则基础上针 对电子文件管理的要求制定的规范 。 我国也正在抓紧制定 “ 归档与档案管 理 要 Ｃ Ａ Ｄ 电子文件光盘存储 、 求” 和“ 电子文件 归 档 及 电 子 档 案 管 理 方 法 ” 两 项 标 准， 前者主要是对 Ｃ Ａ Ｄ 电 子文件的光盘存 储 和 保 管 进 行 规 范 。 后 者 则 是 对 公 文 类 电 子
我国电子文件管理现状调查与思考
四、总结
本次演示分析了我国电子文件管理的现状、存在的问题，并提出了相应的对策。 电子文件作为现代社会的重要信息载体，其管理水平直接关系到国家机关、企 事业单位和社会组织的正常运转和信息安全。因此，加强电子文件管理势在必 行。
在未来的发展中，各级单位应进一步重视电子文件管理工作，完善管理制度和 技术创新，提高电子文件的信息质量和安全保障措施，以适应数字化时代的挑 战。
三、我国电子文件管理的对策
针对上述问题，本次演示提出以下对策：首先，建立健全电子文件管理制度。 各级单位应制定完善的电子文件管理制度，明确电子文件的收集、分类、存储 和管理流程，并加强对相关人员的培训和考核。其次，加强技术创新和研发力 度件管理系统的升级和完 善，提高电子文件管理的科学性和有效性。最后，强化电子文件的安全保障措 施。各单位应建立完善的网络安全体系，加强对电子文件的加密保护和备份管 理，防止电子文件受到黑客攻击和病毒传播等威胁。
3、专业人才匮乏：电子文件管理需要具备计算机、档案学、管理学等多方面 知识背景的专业人才。然而，目前很多单位缺乏这类专业人才，导致电子文件 管理工作难以有效开展。
三、思考与建议
针对以上问题，本次演示提出以下思考与建议：
1、提高认识与措施：政府机构、企事业单位以及社会各界应进一步重视电子 文件管理工作，建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，加强协作与沟 通。
二、我国电子文件管理存在的问 题
尽管我国电子文件管理有了很大进步，但也存在一些问题。首先，电子文件管 理手段相对单一。很多单位仍沿用传统纸质档案管理的方式，对电子文件的收 集、分类、存储和管理缺乏科学有效的手段，导致电子文件利用效率不高。其 次，电子文件的安
全风险突出。网络环境的复杂性和技术漏洞使得电子文件面临着严重的安全威 胁，如黑客攻击、病毒传播等。最后，电子文件的信息质量亟待提高。由于缺 乏统一的规范和标准，各单位在电子文件的生成、存储和管理过程中存在诸多 不规范行为，导致电子文件信息质量不高。
对电子文件归档工作的若干思考
书、 电子 信 件 、 电子 报表 、 电子 图 纸 等。 与 纸质 文件 相 比 较 ， 电子 文件 能将 被 概 念 分类 整 理 所 取代 ， 因为 实体 分 类 的结 果 只 能体 现 一 种属 这种 单 线排 列 的 方式 是手 工 操 作 管理 档 案 的 需要 。 在 当今 但 归档 是 一 次 更 为艰 苦 细致 且 难度 较 大 的 工作 ，主 要 原 因是 大 多 数 电 性联 系 ， 电子 文 件 的环 境 中 ， 文件 的形 式特 征 和 内 容特 征 均 发 生 了变 化 ， 电子 子 文件 形成 者 或 囿 于传 统 观 念 ，误 认 为 电子 文 件 不 是文 件 而 忽视 其 文 件 可 以通 过 计 算 机 系统 进行 迅速 、 效 、 角度 的整 序 ， 再 需 要 有 多 不 归档 ， 或怕 增 加 工作 量 而 不愿 承 担 此项 工 作 由于 电子 文 件对 计 算 或 机 系统 的依 赖 性 ， 其 必 须借 助计 算机 编 目归 档 ， 对不 熟 悉 操作 技 对 它进 行 象 纸质 文件 那 样 的 分类 整理 。不 同 的 用户 可 以根 据 不 同的 使 这 利用 办 公 自动 化 系统 对 电子 文件 进 行 自由组 合 分 类。 术的立卷人来说 ， 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟 ， 容易产生畏 需 要 ， ２４ 由于 电 子 文 件 的保 存 价 值 同 时取 决 于 其 自身 价 值 和 可读 ． 难 情绪 。 因此 ， 从 本单 位办 公 自动 化 与信 息 管理 工作 的大 局 出发 ， 应 其鉴定的方法、 内容、 标准均将 发生变化 ， 原有的档案价值理论分 促 使 电子 文 件 归档 纳 入办 公 自动 化和 信 息 管理 的工 作程 序 ，建 立 归 性 ， 要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。 根据传 档 制度 ， 意 电子 文件 归 档工 作 与 传统 档 案 工 作 的 区别 与 联 系 ， 提 析范围也将扩大 ， 注 并 统 的档 案 价 值 鉴定 理 论 ，文 件应 根 据 其凭 证 价 值和 参 考 价值 确 定 保 出 今后 积 极推 动 电子 文件 归档工 作 的对 策措 施 。 管 期 限 ，而 电子 文件 一 方面 由于 制 作 方便 ，将产 生 比以 往 更 多 的文 １ 电子 文件 归 档 方式 的选择 至 关 重 要 另 信 因此 实践 证 明 ， 用磁 盘 ， 机 采集 数 据 的 介质 移 交 方式 容 易 造 成数 件 ， 一 方 面 由于 用 户 的 需要 ， 息 和 数 据 不 断地 修 改和 补 充 ， 利 脱 很难划定 固定的保管期限 ，况且 目前 电子文件的凭证价值尚无法律 据 丢失 。如遇 质 量较 差 的磁 盘 ， 影 响文 件 的可 读性 。为 防止 数 据丢 会 因此 ， 鉴 定管 理 方 法 亦 无定 论 。 外 ， 其 此 由于 电子 文 件 信 息载 体 失 ， 作 多份 备份 盘存 档 ， 需制 这不 仅加 大 了工 作量 ， 也增 加 了存 贮 磁盘 保 证 。 的特殊 性 ， 其保 管 方 法 、 求 以 及检 索 和 对外 利 用 等 方面 也 与 纸质 文 要 的 数量 ， 而 安全 的方 式是 采 用网 络移 交 归档 ， 用 光盘 存贮 。 简便 并利
对电子文件归档与管理的几点思考
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２ ．结构的复杂 ｌ 生影响电子文件的真实 之初就要进行相关控制 ， 元数 据 、 如 背景信 径—一元数 据的管理 。 周
性、 完整ｌ 生和系统性 。电子文件的物理 结构 息的齐全完整等 。③档案工作者要参 与电 如果有 了保 证 电子 文件
２ 步建立—套电子文件全过程管理的 逐
一
，
元数 据是文 件形成 、 利用 、 管过 程 保
中，忠实于文件的真实反 而且，元数 ｆ 映。
很复杂的 。在电子文件保管和长期保存时 ， 制度 。 要用统一的法规 标往觇范电子文件归 不能被改动和删除。形成的元数据系统与 如何保持其物理结构与逻辑结构 的复杂关 档管理工作。电子文件归档与管理必须依照 文件 同时 保存 ， 作 为活动 和事 务处理 的 系， 保证各部分内容的同步更新 、 防止 非法 相关法规 和技 术标 准 ， 纳入科学化 、 法制化 凭证 。其 二， 文件是 由内容 、 结构和背景 更改覆盖 ， 是保证 电子 文件完整性和 系绕 ｌ 的轨道。电子文件 形成到电子档案的开发 三 要素组 成， 三 者一起 被获 取和保 存才 生 Ｉ 而必须注意的关键问题之一。
、
电子 文件 归档 与管 理 存 在 的 问题
１ 络是电子文件 生存的基础 ， 网 同时也 电子文件归档工作 的新思 路和新举措 。① 对计 算机和 网络 资源的 ｎ
是 出现问题的根源 。网络是 电子文件 产生 各级领导要高度重视 。从电子 政务工程建 恶意使 用行为 进行识别 和应用的主要环境 ，网络的安全 ｌ 是电 设的 立项 、 生能 论证 、 研制到 实际运 行 ， 档案部 和响应处理过程。 可以帮 子 文件信息 安全性 和可靠性 的重要保 障 。 门要提前介入每个阶 段 ，保证电子公文归 助系 统应 对网 击， 络攻 扩 省
高校电子文件归档工作的思考
磁盘会影响文件的可读性，为防止数据丢失需制作 件，由他们负责将 日常工作中形成的具有保存价值 多份 备份 盘存 档 ， 不仅 加 大 了工作 量 ， 增加 了存 的电子 文件 归档 ， 这 也 是最 佳 归档途 径 之一 。 贮磁盘的数量。简便而安全 的方式是采用网络移交 随着每年数据 的更新 ，过期数据应 由信息 中心 归档 ， 并利 用光 盘存 贮 。 网络 移交 的途 径有 两 条 ： 按档 案 部 门 的统 一要 求进 行 鉴定 、 目整 理 ， 过 网 编 通 １借助计算机信 息管理 网， ． 开通 电子文件 归档 络 传 输 ， 交给 档 案 部 门保 存 ， 移 或直 接 存 入 光 盘 ， 定
统 的开 发 也从 以往 的 “ 散各 异 ” 转 向 “ 中统 和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理 自动化的 分 集
＜ 机 兵｜ 枷童 ’ ０ ６年ｊ ４ ＿ Ｉ ２ｏ Ｉ 期 ‘
维普资讯
信息化建设
基本 知识和 技 能 ， 负起 电子 文件 归档 工作 的重 任 。 全校档案工作主要议题之一，把它作为一项重要工 担 电子 文件 来源 广 泛 ，形 成者 不仅 有业 务 管 理 部 作抓 紧抓好 。 在 对 电子 文 件 的 来源 进 行 广 泛 调研 的 基础 上 ， 门的承办人 ， 还有数据录入员、 信息管理与计算机技 注重职能因素 ” 的原则， 应选择 电子文件信息 术人 员等 。 头绪 如此 之 多 的电子文 件收 集 归档 ， 将 必 本着 “ 含 金 量 教 招 须靠 制度 约束 ， 使之 变成 归档 人 员的 自觉行 动 。 要将 综合 性 强 、 “ ” 高 的研 究 生 处 、 务 处 、 生就 业 处和 学 生 处 做 为 开 展 电子文 件 归档 的试 点 单位 。 电子文件归档工作纳入本单位的立 卷归档制度 ， 并 列入 信 息管 理工 作程 序 ， 在布 置 、 查 、 检 总结 、 核信 与纸质文件相比，电子文件 归档所涉及 的问题更加 考 受 仅 息管理工作 的同时， 布置、 检查、 总结、 考核 电子文件 广 泛 ， 制 约 因素 多 ， 靠档 案 部 门独 家 很 难 完 成 ， 应采取 电子文件形成部门、 档案部 门、 计算机与信息 归档 工作 。 三、 两套制 ” “ 归档的必要性 与适时简化合一的 管 理部 门三 结 合 的方法 。 电子 文件 形 成部 门熟 悉各 可能性 项 管理 业务 ，了解 电子文 件 的 自然 形 成规 律 和 历史 由于 印章和 签 署 是文件 生 效 的主要 标 志 ，在 现 联系， 是承担归档工作 的主要责任者， 在鉴定 电子文 应 档案 部 门掌握 归档 的原 有 技术 条件 下 ，对 一些 具 有凭 证作 用和 法 律 效力 的 件 价值 时 ， 该最 有发 言 权 ； 文 件 ， 须 以纸介 质形 式保 存 。 于 电子 文件 载体 和 则 、 法 ， 必 鉴 方 了解 全局 情 况 ， 以发挥 把 关和 统 筹作 用 ； 可 信 息 技术 的不 稳定 性 ， 以及 电子文件 的易修 改 性 ， 有 计算机与信息管理部 门既是 电子文件 的形成单位 ， 必要将 重 要 的 电子 文件 制 成硬 拷 贝存档 ， 以确 保 数 又 是 设计和 维 护信 息 管理 网络 、管理 电子信 息 的专 据 的安全 。 目前 ， 电子 文件 、 质 文件转 化 为档 案 一 业 技术 部 门 ， 电子 文件 归档 制度 化 、 纸 在 标准 化 的 工作
关于电子文件归档的一点思考
要求 进行初步处理 ， 再确定 重要性 、 密级和保管期 限。 加上档案管 理信息后进入数据库 ， 组卷 、 归档完成。 查阅利用可通过各个网络 终端在其权 限内进行 。如基建档案 中图纸 、设计 院产 品采 用的 Ｃ Ａ Ｄ设计 ， 是由计算机绘制打印 ， 由规范 的纸张输出的 ， 可 以直接 提供 移交 电子件 ， 也可以刻 录成 软盘 、 光盘 ， 按 案卷号 、 图号 、 序号
文章编号 ： １ ０ ０ ０ － ８ １ ３ ６ （ ２ ０ １电子 文 件和传 统 纸质 文件 的 区别
电子文件有别于传统 的纸质文件 的一个重要特 征 ，是它 的 制作 和阅读都 需要借助 现代化 的办公设备 （ 如计 算机 ） ， 并且需 要通 过网络技术进行传输和利用 。由于运用互 联网来共享 电子 文档 ， 时 间和空 间的距离 将不再对传递速度产生影响 ， 从而方便 快捷 ， 节省大量人力物力。在归档要求 、 保存条件等方面 ， 电子文 档与传统 的纸质文件也有所不 同，它对保存场 地的面积要求不 高， 但是对环境的温 、 湿度和防磁等有较高要求 。 当然 ，与传统的纸质文档相 比，电子文档 的优 势是 很明显 的。电子文 档充分发挥和利用 了微机的潜能 ， 现代化设备 的物尽 其用 ， 使文件的利用率和工作效率都大 幅度提高 。 档案信息实现 电子化传 输利用 ， 为无纸 化办公提供了可能 。虽然 目前 “ 信息高 速公路 ” 在我 国尚在起 步阶段 ， 但从事档案 管理 的各 企事业单位 要注 意动 向 ， 提前拿 出对 策 ， 使档案工作适应客 观形 势的变化和 要求 ， 为将来 顺利实现“ 信息高速公路” 打下基础 。 对档案信息实 现 电子化 ， 可谓是一次投入 ， 多次产出。信息成果 可多次拷 贝 ， 拷 贝成果可 同时送达各部 门， 拓 宽了工作 范围 ， 档 案部 门工作的积 极性 和地 位随之提高 。当然 ， 要完 全实现大范围 的档案 电子化 ， 需要建立健 全单位 内部信息 网络 ，购买或者开发相应 的档案制 作和 管理软件 ， 搭建 网络信息平 台 ， 提供系统 支持等 ， 需要 一笔 专 门的经费 。 档案部 门 自身是无法解决的 ， 需要上级部 门的大力 支持 ， 没有 整个 单位 和各 部 门的支 持与配合 ， 这些想法 只能“ 待 字闺 中” 。
对企业电子文件归档工作的思考
另外 一些 流程 的 内容 则有所 增加 ， 比 存贮 到办 公信 息数 据 中 ， 由档案 人员 、 技术 人员所 共 容简 化 的同 时 ，
享 。其特 点是 ： 电子文 件不 再是直 观 的纸质 文件 ， 它 如 鉴 定 。为 了同 时 保 证 电子 文 件 的有 用 性 和 可 用 需要 借 助现 代 办 公设 备才 能 阅读 利 用 ； 电子文 件 可 性 ， 使保 存 的 电子文 件 具 有 实现 其 价值 的 可能 。鉴 某 以 直接 由计 算 机 等 现 代 办 公 设 备 迅 速地 处 理和 传 定工 作 需要 完 成 这样 几 项 判 断工 作 ： 信 息集 合 是
企 业 中每 天 都有 大 量 电子 文件 产 生 ， 业档 案人 员 子 环 境 中发 生 了变 化 ， 企 归档 时间 明显 提 前 。归档 是 要 适应 信 息技 术 和档 案 事业 的发展 要 求 ， 取积 极 鉴 定 工作 的一 项执 行 活动 ， 档 的提 前 必然 要求 鉴 采 归 Ｌ Ｉ 著录 工作 也会发 生相应 变化 。 － 措施 ， 抓好 电子 文件 归档 管理工 作 。同时 ， 要立足 于 定工 作 的提 前 。￣ ＃ ，
和技 能 ， 负起 电子 文件 归档工 作 的重 任 。 担
三 、 业 电子文件 管理流 程 的变化 企 １ 电子文 件管 理流 程在 时 问上 的变化 。纸质 文 ．
一是 文件 形 成后 第 二 电子档 案是 能被计 算机 系统 识别 、 处理 ， 按照 一 件 的 归档 时 间一 般 分 为两 类 ，
定格 式存储在 磁 带 、 盘或 者光盘 等介质 上 ， 磁 并可 以 年上 半年 归档 ， ＿ 适用 于行 政 管理文件 ； 丰要 二是项 目 主 通 过 网络 传 递 的数 字代 码 序 列 。在现 代 化 的今 天 ， 结束 后 归档 ， 要适 用 于科 技 文 件 。这 种情 况 在 电
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对当前电子文件归档工作的思考
摘要：本文根据笔者开展电子文件归档的实际工作经验，提出电子文件应当重点明确归档范围和归档流程，同时还指出要提升档案工作者能力素质、形成工作合力、确保安全保密等注意事项。
关键字：电子文件归档档案管理
随着无纸化、网络化办公系统（OA系统）的广泛使用，特别是近年来国家档案局大力推进数字档案室的建设，使电子文件归档工作的重要性更加凸显。
为了确保电子文档工作的有序开展，国家档案局2010年颁布了《电子文件管理暂行办法》指导电子文件管理及归档工作的开展。
笔者结合自身从事电子文件归档工作的实际经验，对电子文件归档工作主要做到“三明确”，较好地完成了电子文件归档工作。
一、归档范围的明确
归档范围坚持“以我为主”的原则。
传统的归档方式主要考虑文件之间的关联关系，在这种情况下可以忽略文件的生成者，将电子文件组合起来便于检索和利用。
但在电子文件情况下，这样归档容易使同一网络中或服务器上，同一个电子文件大量重复存在，无法很好的保证电子文件的原始性，因此要尽可能地减少来文电子文件的归档。
对于来文的归档，可以采取承办单归档的方式进行，即承办单位在办理过程中形成了与该电子文件密切相关的承办信息，这些信息依附在来文电子文件上，需要把来文电子文件的著录信息(除正文外的基本信息)与承办信息一同归档。
建立起适用于电子文件的归档范围和保管期限表。
由于文件生成方式的不同，电子文件在归档过程中必须“封装”所有的背景信息，包括软、硬件信息、网络平台信息及开发者信息等等。
因此要建立电子文件专用的归档范围和保管期限表，将背景信息类、软硬件信息、元数据内容等作为必备内容归入归档范围，标明保管期限，原则上这些信息与电子文件的保管期限相同。
保管期限可以适当放宽。
随着信息技术的发展，特别是大数据技术的不断成熟，海量信息的存储和检索利用技术的突破，是电子文件归档后的保管和利用都有了全新的前景，特别是电子文件对物理存储空间较纸质文件节省的多，。
因此在电子文件归档的过程中可以适当放宽保管期限。
在保管期限的划分上，文书档案已经开始推行标示年份的方法，电子文件可以同样参照进行，但原则上不在系统内设立自动删除功能，防止对到期档案的误删除。
二、归档流程的明确
建立电子文件网络归档专用系统。
电子文件伴随着计算机和信息技术发展而不断改变存在形态，从最初电子化存贮的文件，到目前基于网络系统的电子文件，其内涵和外延都发生了根本性的改变。
当前，电子文件的归档必须利用计算机网络系统中具有自动标识、自动归档、划分保管期限、自动鉴定、数据恢复等功能专用子系统来完成。
在系统建设过程中，档案部门要及时提出需求，使系统的开发满足文件和档案工作的实际，确保具有保存价值的所有电子文件，经过文件产生者立卷归档后，通过专用系统传递给档案部门，实行统一管理。
按照规定的时限完成归档工作。
根据国家档案局的有关要求，电子文件归档工作在每年6月底前完成，主要是将上一年度形成的有价值的电子文件，经鉴定、整理后交给本单位档案部门，按照确定的保管期限进行保存，并根据工作需要提供利用，保存期限到期后移交档案馆。
相对于电子文件网上归档工作来说，收发文部门还应将电子文件进行备份，同样移交单位档案部门作为电子档案进行管理保存。
严格做好归档文件的备份工作。
电子文件的归档工作应当以数据备份工作的完成为结束标志。
经过专用系统进行逻辑归档的文件，经过网络传输到档案工作部门，在确认归档无误后，档案工作部门要对所有归档的电子文件进行备份，备份载体按照其保存寿命等因素，可以按照只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘等顺序进行选择，根据国家规定不允许采用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
脱机保存除了完成本地保存外，还要根据要求及时完成异地备份，确保电子文件的绝对安全。
三、归档注意事项的明确
首先，档案工作者应当具有与电子文件管理相匹配的能力素质。
电子文件归档是整个电子文件管理的一个重要的环节，是档案事业当前和今后长期面对的新挑战。
档案工作者要在掌握传统纸质文件归档的基
础上，加强对电子文件管理基础知识的学习，不断提高档案信息化、数字化知识和计算机及信息应用技术，为电子文件归档和管理工作顺利开展奠定基础。
其次，文件形成部门、档案部门、信息技术部门共同协作完成电子文件的归档工作。
从工作分工来看，文件形成着熟悉文件产生的整个过程，了解电子文件的背景信息，能够较为全面和准确的判定电子文件的价值；档案部门熟悉电子文件管理的国家标准和制度规定，能够从档案管理的角度提出意见建议，是归档工作的管理者；网络部门是电子文件归档的护航者，其设计的相关管理系统是确保电子文件归档的基础。
再次，做好电子文件归档中的保密工作。
在目前的办公系统内，一般会对产生的电子文件进行技术加密，确保文件的安全。
在归档的时候，必须对相关文件进行解密处理，注明相关的检索信息，进行脱机保存。
对于标定了密级的电子文件，归档时应将同一密级和保管期限的文件集中备份，按照规定集中同一管理，确保不发生失泄密事件。
参考文献：
[1]郑凤久. 如何推动电子文件的归档工作[J]. 城建档案,2014,02:48-49
[2]吴春明. “跨学科、跨领域、跨机构”科研项目电子文件归档探析[J]. 北京档案,2014,06:16-19.
[3]方凌志. 机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学,2014.。