秘书学 课件 03秘书工作机构的职能与工作要求

2.秘书人员的自我管理 2.秘书人员的自我管理
1）工作管理 ——明确的工作计划 ——明确的工作计划 ——区分轻重缓急 ——区分轻重缓急 ——高标准严要求 秘书无小事” 高标准严要求“ ——高标准严要求“秘书无小事” 2）行为管理 3）时间管理 4）办公环境管理
二
秘书工作机构的地位与性质
1.秘书ห้องสมุดไป่ตู้作机构的地位 1.秘书工作机构的地位 1）分类
①中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的 人员设施齐全、 工作机构（秘书工作机关） 工作机构（秘书工作机关） ——承首脑机关之命具有一定权力 ——承首脑机关之命具有一定权力 ——规范指导秘书工作 ——规范指导秘书工作
3.工作机构成员 3.工作机构成员
1）秘书班子成员的不同层次要求 高层—— 中层—— ——→ ——→ 高层——→中层——→基层 理论、组织管理、协调决策、 ○理论、组织管理、协调决策、文字表达 思想作风、专业知识、阅读表达、 ○思想作风、专业知识、阅读表达、活动能力 ○基础知识、文字技术、统计计算、办公器械 基础知识、文字技术、统计计算、 ○职业道德 2）秘书班子的群体优化 异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、 ①异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、性别 合理分工，密切合作， ②合理分工，密切合作，职才相适 ③部分调整以至重新组合
②纵向层次尽量少
“办公厅一般分设两层，最多不超过三层。” 办公厅一般分设两层，最多不超过三层。 ——为上下沟通方便，避免中间阻隔 ——为上下沟通方便， 为上下沟通方便
③横向幅度可适当加大
“为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” ——工作涉及面广 头绪多、 工作涉及面广、 ——工作涉及面广、头绪多、事务繁杂
1）机密性 中枢地位、机密文件、会议与事务、 中枢地位、机密文件、会议与事务、安全保卫 2）辅助性 3）综合性 工作繁杂， 工作繁杂，涉及各个方面 4）服务性 本质特征
三
秘书工作机构的职能与要求
1.职能 1.职能
1）助手 2）参谋 3）枢纽 4）协调 5）保密 6）公关
2.要求 2.要求
明确职责、权限、目标、 1）明确职责、权限、目标、任务 2）制定秘书工作的各项制度与标准 分清主次， 3）分清主次，有条不紊 4）科学地安排工作程序 准确细致， 5）准确细致，切实无误 迅速果断， 6）迅速果断，讲求实效 忠于职守， 7）忠于职守，安于职分 加强教育管理， 8）加强教育管理，不断提高素质能力
组织机构的两种模式示意图
左图： 左图：纵向层次少 横向幅度大 特点： 特点：灵活性大 上下沟通方便 例：秘书机构 右图：纵向层次多 横向幅度小 右图： 特点： 特点：控制严 上下沟通不便 例子： 例子：军队 保密机构 地下社会
二
秘书机构的名称与组织形式
1.秘书工作机构的广义与狭义 秘书工作机构的广义与狭义
4）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： ）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： 直属部门， 是直属部门，而非秘书机构 如：国务院台湾事务办公室 一度曾是高等分管职能部门 国务院工（工交）、 如：国务院工（工交）、 农（农林）、 农林）、 计划）、 计（计划）、 财税）、 财（财税）、 教科文卫） 教（教科文卫）字办公室 5）社会团体秘书工作机构：秘书处 秘书工作机构： ）社会团体秘书工作机构 采用分理制 有挂靠单位 6）临时性（会议等的）秘书工作机构：秘书处 ）临时性（会议等的）秘书工作机构： 采用分理制或综理制 下可设组
②中级组织与中型企事业单位秘书工作机构： 中级组织与中型企事业单位秘书工作机构： 也配备一定人员设备、工作也是既分工又合作， 也配备一定人员设备、工作也是既分工又合作， 但从属性更明显的工作机构（秘书工作部门） 但从属性更明显的工作机构（秘书工作部门） ——在领导的直接指挥下工作 ——在领导的直接指挥下工作 ——收集信息 传达指令、 收集信息、 ——收集信息、传达指令、辅助管理并从事一 般文书、 般文书、事务工作
1）机构与部门职责 ——原有部门如何适应新秘书工作 ——原有部门如何适应新秘书工作 2）岗位责任制 ——尽可能有明确的数量质量要求 ——尽可能有明确的数量质量要求 3）工作程序与工作方法 工作程序： 工作程序：工作中的每一个环节以及它 们之间的先后排列次序、 们之间的先后排列次序、操作步骤
4）信息系统
③基层组织与小型企事业单位：不设独立办 基层组织与小型企事业单位： 公室，只配置秘书（秘书岗位） 公室，只配置秘书（秘书岗位）
2）地位
①处于最贴近首脑机关或领导部门的中枢位置 ②虽与直属机关、下级部门平级但作用最重要 虽与直属机关、
斯大林
邓小平
毛主席与汪东兴
2.秘书工作机构的四种性质 2.秘书工作机构的四种性质
1）广义：秘书长或办公厅（室）主任领导下的的 广义：秘书长或办公厅（ 办公厅或办公室 机关单位或首长名称 + 秘书机构名称 负责政策研究、日常行政、机关事务 负责政策研究、日常行政、 2）狭义：以“秘书”命名的局处科室股等部门 秘书” ）狭义： 只负责文书会务联络接待等工作 3）组织形式：分理制或综理制 ）组织形式：分理制或
第三章 秘书工作机构 的职能与工作要求
一
秘书工作机构的设置
1.秘书工作机构的设置原则 1.秘书工作机构的设置原则 含义： 1）含义：行政组织内的综合办事机构与参赞 性机构 设置： 2）设置：党政机关与企事业单位普遍设置 原则： 3）原则：①精简 ②纵向层次尽量少 ③横向幅度可适当加大
①精简
——为提高工作效率， ——为提高工作效率，避免人浮于事 为提高工作效率
四
秘书部门与人员的管理
1.内容与要求 1.内容与要求
要从实际出发，合理地调整、设置机构， “要从实际出发，合理地调整、设置机构，确定 分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责； 分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责；要 建立严格的岗位责任制，使每个人都任务明确， 建立严格的岗位责任制，使每个人都任务明确，责 任清楚；要形成规范化、制度化、 任清楚；要形成规范化、制度化、科学化的工作程 序与工作方法，保证每个环节与每项工作都有章可 序与工作方法， 要完善信息系统， 循；要完善信息系统，真正形成一个点面结合的信 息网络与畅通的信息环流渠道； 息网络与畅通的信息环流渠道；要改善工作的技术 手段，逐步实现办公现代化。 手段，逐步实现办公现代化。” ——王兆国1985年 月在全国秘书长、 王兆国1985 ——王兆国1985年1月在全国秘书长、 办公厅任会议上的讲话
任何事物都是大小不一的系统 信息系统：由若干个运动着的子系统构成并 信息系统： 相互连接、相互作用，形成信息回流、 相互连接、相互作用，形成信息回流、回路的工 作系统 办公自动化（ ）：研究如何有效地将计 5）办公自动化（OA）：研究如何有效地将计 算机技术、通信技术、 算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用 于数据信息与非数据信息的办公活动 三方面： 三方面：①人 ②信息 ——机工程 机工程： ③人——机工程：科学的工作程序 与先进的办公设备
2.秘书工作机构的具体名称 秘书工作机构的具体名称
1）中央秘书工作机构：办公厅 ） 央秘书工作机构： 部级机构 采用分理制 下设局 2）省部级秘书工作机构：办公厅 秘书工作机构： ）省部级秘书工作机构 厅局级机构 采用分理制 下设处 3）省辖市、厅局、区县、乡镇、企事业单位秘书 ）省辖市、厅局、区县、乡镇、企事业单位秘书 工作机构： 工作机构：办公室 地市厅局级机构 地市厅局级机构 可采用分理制 下设科 县级机构 可采用分理制 下设股 乡镇机构 不再分设 企事业秘书机构 可采用分理制 企事业秘书机构