购物中心商户档案管理制度.doc
商户档案管理制度
商户档案管理制度一、目的为了确保商户档案资料的有用性、完整性、和保密性。
二、适用范围公司商管部对商户档案的管理工作。
三、职责按照归档范围、要求，将商户档案资料的收集、整理、按时归档。
商管部人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
四、工作程序1、从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员按本管理规程收集、整理、归档。
2、以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编号，按户设档，一户一档一编号，所有整理的资料归入档案。
3、商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。
4、铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。
5、所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予查询。
公司各部门如需查阅商户档案，必须经过总经理批准或填写（<1>档案借阅申请单）后方可查阅。
6、商户档案由行政部统一保管。
五、档案归档要求1、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
填写（<2>档案借阅延期单）。
2、各部门向公司行政部移交档案时，要严格履行移交手续，填写（<3>档案移交表格）。
3、归档案卷的总要求是：遵循商户档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，按照楼层业态建档、归档便于日后保管和查询。
具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
归档的商户档案应包括如下文件：接铺位通知书、铺位验收确认书、租赁合同复印件、商户有效证件复印件、商户联系电话、（营业执照、税务登记证、组织机构代码、商标注册证、商品的质检报告、如有进口商品要出具报关单等复印件），如果是代理或托管还要出示相关授权书，商户/委托代理人签字的管理公约、装修工程申请表（附装修设计施工图纸）、装修工程切结书、商户提供的其他材料，及特殊情况领导审批确认书。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、通知与确认、商户提供的相关材料等形成的同一文件立在一起，不得分开。
购物中心档案管理制度
四、未经档案管理处许可，任何人不得私自将档案进行复制或拿走。
五、档案管理员要对所保管的档案了如指掌，按档案管理流程规范化、合理化的进行逐一归类，以高度的责任心和严谨的工作态度把档案管理做到更好。
标 题
档案管理制度ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
版本
第1版
版次
第0次修改
页码
共 1 页
编号
行政部—010
为了进一步使我公司的档案规范化、合理化，确保档案的安全和保密性，便于日常查阅参考，特对档案做出如下管理事宜及岗位描述。
一、公司所有的文件资料由专人进行整理与保管，其它员工须积极配合，不得截留，私自保存。
二、任何人不得私自翻阅存档文件，如需借阅的，须报本部门主管同意后，填写文件借阅清单，方可借阅。
购物中心商户档案管理制度
一、总则为规范购物中心商户档案管理工作，提高档案管理效率，确保商户档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 购物中心商户的基本信息，包括商户名称、法定代表人、注册地址、联系方式等；2. 购物中心商户的经营许可证、营业执照、税务登记证等；3. 购物中心商户的合同、租赁协议、财务报表等；4. 购物中心商户的投诉、纠纷处理等相关资料；5. 购物中心商户的促销活动、宣传资料等；6. 其他与购物中心商户相关的资料。
三、档案管理职责1. 购物中心商户管理部门负责商户档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 购物中心各部门应积极配合商户管理部门做好商户档案的管理工作；3. 商户应配合购物中心管理部门提供真实、完整的档案资料。
四、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改、销毁；2. 档案资料应分类存放，便于查阅；3. 档案资料应按照规定的期限进行归档；4. 档案资料应采取有效措施，确保其安全、完整；5. 档案资料借阅应履行审批手续，并注明借阅人、用途、归还日期等；6. 档案资料销毁应按照规定的程序进行，确保信息安全。
五、档案保管与维护1. 档案管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案柜、档案架等设施；2. 档案室应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变；3. 档案资料应定期进行整理、清理，确保档案资料的整洁、有序；4. 档案管理部门应定期对档案资料进行备份，防止档案资料丢失；5. 档案管理部门应定期对档案资料进行安全检查，确保档案资料的安全。
六、档案借阅与查询1. 档案借阅应履行审批手续，由商户管理部门负责办理；2. 借阅人应遵守档案借阅规定，爱护档案资料；3. 档案查询应通过商户管理部门进行，确保查询信息的准确、完整。
七、档案销毁1. 档案销毁应按照规定的程序进行，由商户管理部门负责办理；2. 档案销毁前，应进行审查，确认档案资料已无保存价值；3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
商户档案管理制度
第一章总则第一条为加强商户档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商户档案的管理工作，包括商户的基本信息、租赁合同、经营状况、财务数据等。
第三条商户档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理：商户档案由公司档案管理部门统一负责管理，确保档案的完整性和安全性。
2. 分类管理：根据商户档案的性质和内容，进行科学分类，便于查找和利用。
3. 保密管理：对商户档案实行保密管理，未经授权不得对外泄露。
4. 规范化、制度化：建立健全商户档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化和科学化。
第二章管理机构及职责第四条公司档案管理部门负责商户档案的管理工作，其主要职责如下：1. 制定商户档案管理制度及实施细则；2. 组织商户档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；3. 指导、监督各部门商户档案管理工作；4. 对商户档案进行鉴定、整理、归档和销毁；5. 定期对商户档案进行清理、检查，确保档案的完整性和安全性。
第五条各部门负责商户档案的日常管理工作，其主要职责如下：1. 按时向档案管理部门移交商户档案；2. 对商户档案进行分类、整理、归档；3. 严格遵守商户档案管理制度，确保档案的完整性和安全性；4. 协助档案管理部门开展商户档案管理工作。
第三章管理程序第六条商户档案的收集：1. 商户签订租赁合同或协议后，各部门应及时将商户档案资料收集齐全；2. 收集内容包括商户的基本信息、租赁合同、经营状况、财务数据等；3. 收集的档案资料应真实、完整、准确。
第七条商户档案的整理：1. 按照商户档案的性质和内容进行分类；2. 对档案资料进行编号、编目，建立档案目录；3. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查找和利用。
第八条商户档案的归档：1. 档案资料整理完毕后，应及时归档；2. 归档时，应按照档案目录进行编号、编目；3. 归档的档案资料应完整、无损坏。
第九条商户档案的保管：1. 档案管理部门负责商户档案的保管工作；2. 保管档案时应遵循防盗、防火、防潮、防虫等原则；3. 定期对商户档案进行清理、检查，确保档案的完整性和安全性。
商户档案管理制度
商户档案管理制度商户档案管理制度一、背景与意义商户档案是指商户的基本信息和经营数据的记录和归档，包括商户注册信息、经营信息、税务信息和风险管理信息等。
商户档案的建立和管理，可以帮助机构对商户的经营状况进行监管和评估，及时发现风险隐患，保障机构和商户的利益。
二、适用范围本制度适用于所有与商户交易的机构，包括银行、支付机构、贸易公司等。
三、档案管理原则（一）信息真实性原则档案应当真实、准确、完整，不得歪曲、隐瞒或篡改。
（二）安全性原则档案应当安全可控，遵守相关的保密、安全政策和标准，防止信息泄露和滥用。
（三）保管期原则档案应当按照国家规定和机构内部规定的保管期限进行保存和管理，不得随意销毁或外借。
（四）主动公开原则机构应当尊重商户的信息权利，主动向商户公开与商户有关的信息，并及时响应商户的查询请求。
四、档案管理要求（一）档案建立机构应当在商户与机构建立业务关系时，开展商户信息核实工作，建立商户档案。
商户档案应当记录商户的基本信息、经营信息、税务信息和风险管理信息等。
（二）资料更新机构应当定期或不定期进行商户信息核实和更新工作，保证商户信息的准确性和时效性。
（三）资料存储机构应当为商户档案建立相应的存储系统和流程，确保档案的安全和可控。
机构应当根据保管期原则，按照规定的时限进行档案的归档、存储和销毁。
（四）信息公开机构应当根据主动公开原则，主动向商户公开与商户有关的信息，并接受商户的查询请求，及时解答商户的问题。
（五）风险评估机构应当根据商户档案中的信息，对商户的风险进行评估和分类，采取相应的风险控制措施，防范风险。
五、档案管理流程（一）档案建立1、机构开展商户信息核实工作，获取商户相关信息。
2、机构将商户相关信息录入电子档案系统，并进行验证核查。
3、机构开立商户账户，记录相关信息。
4、机构将商户档案存入对应的独立存储系统中。
（二）资料更新1、机构定期或不定期对商户信息进行更新，保证商户信息的准确性和时效性。
商户档案管理制度范本
商户档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强商户档案管理，确保商户档案资料的真实性、完整性、准确性和安全性，制定本制度。
第二条商户档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，建立健全的档案管理制度，为公司开展各项工作提供有力的资料保障。
第三条商户档案由公司商管部负责管理，各级部门、员工应当严格执行档案管理制度，保证档案管理的规范化、制度化和科学化。
第四条公司应当为档案管理工作提供必要的经费、设备和人员，保证档案管理工作的顺利开展。
第五条商户档案管理应当遵守国家和地方有关档案管理法规、规章和标准，维护国家档案资源的完整性和连续性。
第二章商户档案管理机构第六条公司商管部设立商户档案管理机构，负责商户档案的管理和保管工作。
第七条商户档案管理机构的主要职责为：（一）制定商户档案管理制度和规章制度。
（二）组织全公司商管部门档案工作的计划、协调和指导。
（三）监督各部门档案管理工作的实施情况。
（四）制定档案管理计划和档案分类目录。
（五）负责商户档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
（六）制定档案管理工作的考核办法。
第三章商户档案管理流程第八条从商户签订铺位租赁或定金协议之日起，商管人员按本管理规程收集、整理、归档。
第九条商户档案编号按照商户签订协议日期的前后顺序排列，按户设档，一户一档一编号。
第十条商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。
第十一条铺位的商户发生变动，档案资料应即时调整。
第四章商户档案资料的保密管理第十二条所有商户档案资料实行保密管理，除司法机关执行公务查询外，任何第三方不予查询。
第十三条公司各部门如需查阅商户档案，必须经过总经理批准或填写《档案借阅申请表》后方可查阅。
第五章档案归档要求第十四条各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交相应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十五条各部门向公司行政部移交档案时，要按照规定的程序和要求进行，确保档案的完整性和准确性。
商户档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强商户档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有商户档案的管理工作。
第三条档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、规范性的原则。
第四条档案管理部门应定期对商户档案进行审查、整理和归档，确保档案质量。
第二章档案内容第五条商户档案包括以下内容：1. 商户基本信息：包括商户名称、法定代表人、注册地址、联系电话、经营范围等；2. 商户资质证明：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等；3. 商户合同与协议：包括租赁合同、合作协议、采购合同等；4. 商户财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等；5. 商户业务记录：包括销售记录、库存记录、往来款项记录等；6. 商户重大事件记录：包括开业庆典、活动策划、突发事件处理等；7. 商户荣誉与奖励：包括获得的奖项、荣誉称号等；8. 商户变更记录：包括商户名称、经营范围、法定代表人等变更信息。
第三章档案管理职责第六条档案管理部门负责商户档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第七条各部门应指定专人负责商户档案的日常管理工作。
第八条档案管理部门应建立健全商户档案管理制度，明确档案管理的流程、要求和责任。
第九条档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，严格执行档案管理制度。
第四章档案管理流程第十条档案收集：各部门在商户经营过程中产生的档案资料应及时收集并报送档案管理部门。
第十一条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编目、立卷，确保档案的完整性。
第十二条档案归档：档案管理部门根据档案的保存期限和重要性，将档案归档至档案库房。
第十三条档案保管：档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全。
第十四条档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务，确保档案的充分利用。
第五章档案安全与保密第十五条档案管理部门应采取有效措施，确保档案资料的安全。
第十六条档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露商户档案中的敏感信息。
商家档案管理制度
第一章总则第一条为规范商家档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本商家所有档案的管理工作，包括但不限于文件、资料、图纸、照片、录音、录像等。
第三条本制度遵循依法、科学、规范、公开的原则，加强档案管理的工作机制，建立健全的档案管理制度，切实保护商家档案，为商家开展各项工作提供有力的资料保障。
第二章档案管理机构及职责第四条商家设立档案管理部门，负责商家档案的管理和保管工作。
第五条档案管理部门的主要职责如下：（一）制定和实施商家档案管理制度，组织实施档案管理各项工作。
（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（三）负责档案检索系统的建立和维护，确保档案信息的准确性和完整性。
（四）负责档案库房的安全管理，确保档案的防盗、防火、防潮、防虫、防尘等工作。
（五）负责档案利用工作的指导和监督，提高档案利用效率。
第三章档案管理流程第六条档案收集（一）档案收集范围：包括商家在日常经营管理、技术研发、生产制造、市场营销、人力资源、财务会计等各方面形成的文件和资料。
（二）档案收集方式：采取主动收集和被动收集相结合的方式，确保档案的齐全完整。
第七条档案整理（一）档案分类：按照档案内容、形式、时间等因素进行分类，确保档案的有序性。
（二）档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，便于检索和保管。
（三）档案装订：按照档案类别和保存期限要求进行装订，确保档案的整洁。
第八条档案归档（一）档案归档时间：按照档案保存期限要求进行归档。
（二）档案归档要求：确保档案的完整、准确、真实。
第九条档案保管（一）档案库房管理：确保档案库房的安全、整洁、干燥、防潮、防虫、防尘。
（二）档案查阅：实行严格的查阅审批制度，确保档案的保密性。
第四章档案利用第十条档案利用原则（一）档案利用应当遵循真实性、准确性、完整性、保密性原则。
（二）档案利用应当为商家经营管理工作提供有力支持。
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购物中心商户档案处理准则
购物中心商户档案处理准则
一、意图：标准商户档案材料的编号、分类、收拾、保管及借阅作业。
二、责任：
1、营运部司理担任批阅档案对内的借阅请求及清单、档案处理
的实施工作。
2、营运部指定人员担任档案的日常处理作业。
三、适用范围：包括但不限于项目客户来往信函、装饰处理文件，租借合同、物管合同、转租撤场等相关材料与文件。
四、作业关键：
1、一切商户档案进行编号，一个客户立一个档案袋，分楼层或
业态进行存档；
2、一切商户的档案袋应建立目录，并在目录上记载具体的入册
内容与时刻；
3、任何人借阅商户档案，要处理借阅手续，并经过营运部司理
签字方可借阅；
4、担任档案处理的人员在借阅商户档案时，应向借阅者当面清
点好档案袋中的具体的材料，并完结两边交代签字手续；
5、商户档案的借阅，当天须偿还，如超越一天时刻，须经营运
部司理批阅同意；。