档案交接登记簿
档案管理基础(第9章 档案的登记和统计)
第一节
档案登记工作
一、档案登记的定义 所谓档案登记，就是对档案管理活动中所有重要的事实、 行为和数据进行随时记录的工作。 档案登记分为：档案状况登记和档案工作登记两个方面。
二、档案状况登记 1.案卷目录与卷内文件目录 2.总登记簿 是档案室用于登记档案收进、移出变化情况与档案实存 数量的登记簿。它以全宗内的案卷目录为单位进行登记。 多个全宗独立进行登记。
二、档案统计工作的基本要求 1.恰当地选择统计对象 2.合理地设置统计指标 三、档案统计工作的步骤 1.统计设计 统计工作的前期准备阶段，目的是对统计工作的目标、 具体任务、进程、方法等进行统筹规划。 2.统计调查 分为综合性调查和专门调查两种类型。 3.统计整理Βιβλιοθήκη 4.统计分析总登记簿：
案 卷 目 录 号 案卷目录 名称（组 织机构名 称） 所 案卷收入 属 年 度 收 目 实 入 录 收 时 中 数 间 案 量 卷 数 量 案卷移出/销毁 目录中现有数量 备 注
移 出 日 期
移 往 地 点
移 出 原 因 和 文 据
移 出 数 量
卷
米
档案收进登记簿
顺 收 移 文据 序 到 交 （名 号 日 机 称、 期 关 日期、 号数） 全宗 （或一 部分名 称） 所 数量 档案状 全宗 备注 属 况简要 号 说明 年 卷 米 度
全宗名册
全宗号 初次入馆日期 全宗名称 移出说明 备注
三、档案工作登记 主要有以下几种表格： 档案工作日志；人员进出库房登记表；档案出入库登记 簿；档案清点、检查登记簿；档案利用登记簿；利用者登 记卡；档案借出登记簿；档案复制、摘抄登记簿；档案利 用效果登记簿
第二节
档案统计工作
一、档案统计工作的对象和体系 档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业 的所有方面，凡是档案事业领域内可量化的现象，都可以 纳入档案统计工作的范畴。 我国档案统计工作体系： （1）由国家档案局组织实施并受国家统计局指导、监督 的全国档案事业基本情况统计；该项统计已经纳入国民经 济和社会发展的统计体系之中。 （2）由国家专业主管机关组织实施的专业系统档案统计 工作； （3）由地方档案行政管理机关组织实施的地方档案统计 工作。 （4）各档案馆（室）对自身工作进行的内部统计。
会计档案的交接制度
第一条单位之间交接会计档案，交接双方应办理会计档案交接手续，移交会计档案的单位，应编制《会计档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照《会计档案移交清册》所列内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人应当在《会计档案移交清册》上签名或盖章。
第二条由于会计人员工作岗位或单位变动等原因引起的会计档案交接工作，会计人员应及时做好以下工作。
1已受理的经济业务应填制会计凭证；尚未登记的账目,应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖印章；对应该移交的各项资料，编制移交清册；对未了事项写出书面说明；实行计算机管理的单位，应在移交清册中列明会计软件、密码及数据磁盘等实物。
2 .接替工作人员应在监交人的监交下按移交清册逐项核对点收。
计算机管理的数据应在实际操作状态中进行交接,交接完毕后，应在移交清册上注明单位名称、交接双方姓名、交接日期、监交人姓名及需说明的问题和意见。
3 .移交清册应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。
接替人员应继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
第三条单位因撤销、解散、合并等原因而终止的，其会计档案按规定移交财务部门；因单位分立，未结清的会计事项所涉及的原始凭证，由其业务相关方保存。
登记簿的使用
书写要求
p账务调整规则
p 如果账页记载错误己无法更正时，不得撕毁账页，应经会 计主管同意，另换新账页重新记载。在错误账页上划交叉 红线注销，由经办员和会计主管盖章证明。
p 发现账簿记载错误，除另有规定外，应经会计主管同意后， 采用红线划销，将正确数字或文字写在划线正上方，并由 经办员在红线旁盖章证明。如果错划红线，在红线两端用 红色笔划“×”销去，并由经办员在旁盖章证明。
使用说明
p 假币收缴代保管登记簿 基本规定：记载柜面收缴的假币明细情况。 专人保管：会计主管指定专人保管。 结转情况：连续使用，用完更换。 保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 现金库存簿 基本规定：记载网点简易库房存放过夜辅币库存情况。 专人保管：简易库房管库员保管。 结转情况：按年结转。 保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 异地往来查复登记簿 基本规定：记载办理跨行结算业务时受理的其他银行业务 查询及查复处理情况。通过系统进行的查询查复业务无须 登记。 专人保管：会计主管指定专人保管。 结转情况：连续使用，用完更换。 保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 小额支付系统个人通存通兑超时业务登记簿 基本规定：记载小额支付系统通存通兑业务发生超时的业 务情况及后续处理情况。 专人保管：会计主管指定专人保管。 结转情况：连续使用。 保管期限：保存期限15年。
使用说明
p 自助机具工作日志 基本规定：记载自助机具现金管理、差错处理、吞没卡处 理以及日常运行、维修等情况。 专人保管：会计主管指定专人保管。 结转情况：按年更换。 保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 开销户登记簿 基本规定：记载存款单位的账户开立、撤销等情况。 专人保管：会计主管指定专人保管。 结转情况：连续使用，用完更换。 保管期限：保存期限永久。
档案移交归档制度档案管理制度
档案管理制度一、总则1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。
2、档案的范围（1）公司内部经营形成的各种资料。
（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。
二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。
2、档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。
⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。
（2）财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。
2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按实质内容进行分类。
（1）按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。
主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。
包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
档案专用各种登记簿
全宗号：
移 出 部 门 名称：
接收部门名称：
档案所属年度：年月
案 卷目=L口 求号
案卷目录题名 或组织机构名称
所属 年度
移交 （接收） 日期
移交 （接收） 原因
案卷数量
备 注
小 计
其中
永久
长 期
短 期
借阅档案登记簿
单位名称：
借阅档案登记表
序号
日期
借阅 部门
案卷或 文件题名
利用
目的
年 度
期 限
•VA口
卷号
件号
借阅 人签 字
归还 日期
备 注
档案利用效果登记簿
单位名称：
档案利用效果登记表
日期
年 月曰
单位
姓 名
案卷 或文件 题名
用的 利目
利 用 效 果
档案移交(接收)登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
1
归档
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期பைடு நூலகம்
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交(接收)登记簿.doc
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
1
归档
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备注小计其中来自永长短
移交人（签字）：接收人（签字）：
归档文件移交表格(附电子版)
归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。
填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。
为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。
施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。
二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。
分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。
保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。
2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。
3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。
4、装修工程为2年。
5、仪表控制系统1年。
三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。
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序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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序 号 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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序 号 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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序 号 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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序 号 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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序 号 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 档案名称 借用日期 用途 借阅人 档案管理员 部门经理 归还日期 归还人 档案管理员 部门经理
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