第4讲 列表、表格和邮件合并
第4讲 列表、表格和邮件合并
计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(2) 编辑表格 合并和拆分 编辑表格:
表格的合并与拆分 拆分：选择“表格” 拆分表格 命令， 拆分表格” 拆分：选择“表格”/“拆分表格”命令，可
以将表格分成上下两个表格。 以将表格分成上下两个表格。
合并：删除两表之间的空行。 合并：删除两表之间的空行。 单元格的合并与拆分 拆分：选择“表格” 拆分单元格 命令。 拆分单元格” 拆分：选择“表格”/“拆分单元格”命令。 合并：选择“表格” 合并单元格 命令。 合并单元格” 合并：选择“表格”/“合并单元格”命令。
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(5) 表格的排序与计算 表格的排序 排序与计算
表格排序：选择“表格” 排序 排序” 表格排序：选择“表格”/“排序”命令
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(2) 编辑表格 调整行高和列宽 编辑表格:
1. 拖动标尺上列或行的分隔符。 拖动标尺上列或行的分隔符。 2. 拖动表格中各单元格之间的边框线。 拖动表格中各单元格之间的边框线。 3. 选择“表格”/“表格属性”命令。 选择“表格” 表格属性 命令。 表格属性” 4. 单击“表格和边框”工具栏中的“平均 单击“表格和边框”工具栏中的“ 分布各行”按钮或“平均分布各列” 分布各行”按钮或“平均分布各列”按 钮。 说明：拖动选定单元格的边框线， 说明：拖动选定单元格的边框线，则仅 改变选定单元格的宽度。 改变选定单元格的宽度。 大学计算机信息科技教程(第二版) 2010-12-30 13
如何创建和使用邮件合并功能
如何创建和使用邮件合并功能邮件合并是一项在职场和商务场景中常用的功能，它可以让我们更高效地发送个性化邮件。
本文将介绍如何创建和使用邮件合并功能。
一、什么是邮件合并功能邮件合并功能是指通过邮件客户端工具，将一封邮件内容自动发送给多个收件人，并能够个性化地为每个收件人定制邮件内容的功能。
邮件合并可以节省时间和精力，并使邮件发送更加专业和高效。
二、创建邮件合并1. 选择合适的邮件客户端工具在开始创建邮件合并之前，我们需要选择一个合适的邮件客户端工具。
常见的邮件客户端工具包括Microsoft Outlook、Gmail等。
根据自己的需求和实际情况选择一个适合自己的工具。
2. 准备收件人列表在进行邮件合并之前，我们需要准备好收件人列表。
这个列表可以是一个Excel表格或者其他形式的列表，其中包含收件人的姓名、电子邮件地址以及其他需要个性化定制的信息。
3. 新建邮件模板在邮件客户端工具中打开新邮件，编写好邮件的正文内容。
在正文内容中需要标明将要个性化定制的信息，比如收件人的姓名等。
4. 插入合并字段在邮件客户端工具中，有专门的邮件合并功能。
我们可以在邮件模板中插入合并字段，用于个性化的定制邮件内容。
合并字段的格式通常为{{字段名称}}，比如{{姓名}}代表收件人的姓名。
5. 导入收件人列表将准备好的收件人列表导入到邮件客户端工具中。
根据不同的工具，有不同的导入方式。
一般来说，可以将Excel表格导入到邮件客户端工具中。
6. 预览邮件内容在导入收件人列表之后，我们可以预览每封合并后的邮件内容。
确保每个收件人的信息都被正确地个性化了。
7. 发送邮件在确认邮件内容无误后，我们就可以点击发送按钮，将合并后的邮件发送给所有收件人。
三、使用邮件合并功能使用邮件合并功能可以帮助我们更高效地发送个性化邮件，提高工作效率。
以下是一些使用邮件合并功能的技巧：1. 定义合适的邮件模板在创建邮件模板时，我们可以根据不同的场景和目的进行定制。
office邮件合并的基本操作步骤
office邮件合并的基本操作步骤在日常工作中，我们经常需要给多个收件人发送相同内容的邮件，这时候就可以使用office邮件合并功能，将邮件一次性发送给多个收件人。
下面将介绍office邮件合并的基本操作步骤。
步骤一：准备邮件的内容和收件人列表在开始合并之前，先准备好需要发送的邮件内容和收件人列表。
可以使用office的邮件模板功能，将邮件内容制作成模板，方便后续的合并操作。
同时，准备好收件人列表，可以将收件人的姓名和邮箱地址整理成Excel表格或者Outlook联系人。
步骤二：打开邮件合并功能在office的工具栏中，点击“邮件合并”选项。
在弹出的菜单中，选择“从现有文档开始”或者“从电子表格开始”，根据你准备的邮件内容是文档还是电子表格进行选择。
步骤三：选择合并的文档或电子表格在弹出的“选择文档类型”窗口中，选择要合并的文档类型。
如果你准备的是邮件内容文档，选择“使用当前文档”，如果准备的是收件人列表电子表格，选择“使用电子表格”。
步骤四：编辑邮件内容在弹出的“编辑邮件”窗口中，可以对邮件的内容进行编辑。
可以插入合适的称呼、段落和附件等。
如果准备好了邮件模板，可以选择插入模板，然后对模板进行个性化的编辑。
步骤五：添加收件人列表在“编辑邮件”窗口中，点击“选择收件人”按钮，选择之前准备好的收件人列表。
可以选择Excel表格或者Outlook联系人。
选择完成后，收件人列表将自动导入到邮件中。
步骤六：设置邮件选项在“编辑邮件”窗口中，点击“邮件选项”按钮，可以设置邮件的选项。
可以选择是否要在邮件中包含每个收件人的姓名和邮箱地址，以及设置邮件的主题和重要性等。
步骤七：预览合并结果在“编辑邮件”窗口中，点击“预览结果”按钮，可以预览合并后的邮件。
可以通过上下箭头切换不同收件人的邮件内容，确保每封邮件都是正确的。
步骤八：完成邮件合并在“编辑邮件”窗口中，点击“完成合并”按钮，选择“发送电子邮件”，即可完成邮件合并操作。
课件：第4讲邮件合并
文档
例2 成绩通知和信封制作
• 成绩通知：
– 规则使用
• 信封制作：
– 邮件-中文信封-信封样式、批量信封-选择 地址簿文件
例3、准考证的制作（图片域）
1. 图片存放位置与在数据源的书写应一致。
绝对路径：E:\\职工信息\\photo\\001.jpg 相对路径：\\photo\\001.jpg 2、操作方法：Ctrl+F9 输入 includepicture，再插入图片域。
邮件合并
邮件合并的引入 • 同时给多个人发送邮件，如答复邮件、邀
请邮件、祝福邮件，这些文件的大部分内 容基本相同，只是其中一些数据不同。为 提高工作效率，减少重复工作，使用Word 提供的“邮件合并”功能。 • 制作邮件、请柬、工资条、成绩单等
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邮件合并
邮件合并的原理
邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信 函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据， 如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数 据源中的每条记录合并，形成合并文档 。
主文档文 件
尊尊敬敬的的王马张东力莉升民：先先生生//女女士士：： 人教清民育华出出版版社社推推荐荐您您的的著著作作《《F计Cla算语sh机言动网编画程络制》》作参参》加加参全全加国国全精精国品品精教教品材材教材 评评选选，，请请于于近近日日回回复复具具体体的的申申报报材材料料。。
教教育育部部教教材材编编写写司司 22001011年年77月月
通信地址 北京大学
上海869信箱 昆明研发中心
数据源文 件邮政编码 联源自电话100003 12345678
Excel和Word邮件合并高级应用！
Excel和Word邮件合并高级应用！一、邮件合并文档类型（一）信函（二）电子邮件（三）信封（四）目录二、邮件合并所需的方式（一）WORD邮年合并域三、案例（一）案例1.带相片的邮件合并（二）案例2：合并多条记录四、视频总结（一）何时使用“邮件合并”序言在什么样的情况下用邮件合并邮件合并这个词最初提出来的时候，批量处理邮件文档，具体在邮件文档中，固定内容中合并发送一组相关的信息资料，这些信息资料可以来源于Excel、Access等其它数据源，批量生成需要的邮件文档，这样大大提高了工作效率。
显然，邮件合并功能，不仅仅处理邮件，可以批量做邀请函、工资条、成绩单。
在什么情况下会用到呢？条件1：需要处理的文档数据量相对比较大的条件2：文档当中内容部份是固定不变的，而另外一部份是可变的。
可变部份可以从数据源或Excel表中，合并过来。
一、邮件合并文档类型（一）信函：将信函发送给一组人。
您可以单独设置每个人收到的信函的格式。
（二）电子邮件：将电子邮件发送给一组人。
您可以单独设置每个人收到的电子邮件的格式。
（三）信封：打印成组邮件的带地址信封。
（四）标签选择“标签”后会跳出选择框，选择需要的版式，例如：分为1/4的版面，会将一个word页面分为四个解上的域，在左上角插入需要的字段，然后“更新标签”四个角上的信息都变成一样，然后再选择编辑单个文档中的“全部”即可将所有信息按照1/4的版面显示。
（五）目录：步骤同“信函”只选择完“全部”后，会将所有信息显示在一页上，而不是一条记录一页二、邮件合并所需的方式（一）Word邮件合并域邮件合并的过程中，使用到的一些快捷键。
Ctrl F9：添加域ALT F9：切换域以代码形式显示和显示结果，整个文档一起切换SHIFT F9：切换域，点中某个域，就切换选中的域F9：更新域的内容则选中域之后Ctrl Shift f9：域切换成文本插入--文档部件—域—类别—邮件合并，常用的是绿色框里面的8种。
邮件合并操作步骤[教材]
![邮件合并操作步骤[教材]](https://img.taocdn.com/s3/m/d7f5d66130b765ce0508763231126edb6f1a76ad.png)
(一) 制作大量信函现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。
在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。
1. 启动Word2007，打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。
2. 点击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“邮件合并分步向导”，如下图所示，可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。
3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择：“信函”。
4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。
由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。
5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。
从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。
但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。
由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。
6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。
由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮图 57. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。
这里保持默认状态，单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口。
Office中的邮件合并教程
Office中的邮件合并教程邮件合并是一种在办公场景中常用的功能，它可以帮助我们有效地发送个性化的邮件，提高工作效率。
本文将介绍如何在Office软件中进行邮件合并操作，让你轻松掌握这一技能。
邮件合并是一种将相同格式的邮件发送给多个收件人的功能。
它通常应用于批量发送邀请函、销售推广邮件等场景。
使用Office软件，我们可以轻松地进行邮件合并操作，无需复制粘贴多次发送，省时省力。
在Office软件中，有两种常见的进行邮件合并的工具：Microsoft Word和Microsoft Outlook。
下面将分别介绍这两种工具的使用方法。
一、使用Microsoft Word进行邮件合并1. 准备数据源：首先，我们需要准备好要合并的收件人信息。
可以将这些收件人信息保存在Excel表格或者Outlook联系人中。
2. 打开Word并创建邮件：在Word中，新建一个空白文档，点击顶部菜单栏的“邮件合并”选项。
3. 选择收件人：在弹出的邮件合并窗口中，点击“选择收件人”按钮，并选择适合的数据源（Excel表格或Outlook联系人）。
4. 编辑邮件内容：在邮件合并窗口中，可以编辑邮件的正文内容，并插入收件人的个性化字段，如姓名、地址等。
5. 预览合并结果：点击“预览结果”按钮，可以查看合并后的邮件效果和内容，确保没有错误。
6. 完成邮件合并：确认合并无误后，点击“完成与合并”按钮，并选择发送方式，可以直接发送邮件或将合并结果保存到新的Word文档中后再发送。
二、使用Microsoft Outlook进行邮件合并1. 准备数据源：同样，我们需要准备好要合并的收件人信息，并将其保存在Excel表格或者Outlook联系人中。
2. 打开Outlook并创建邮件：在Outlook中，新建一个邮件，点击邮件编辑界面中的“邮件合并”选项。
3. 选择收件人：在弹出的邮件合并窗口中，点击“选择收件人”按钮，并选择适合的数据源（Excel表格或Outlook联系人）。
WPSOffice中的邮件合并和邮件模板使用方法
WPSOffice中的邮件合并和邮件模板使用方法在WPSOffice中，我们可以使用邮件合并和邮件模板来提高我们的邮件工作效率。
邮件合并允许我们在发送邮件时使用已存在的联系人列表中的数据来个性化发送邮件。
邮件模板则允许我们事先制作好邮件的格式和内容，以便于日后的邮件工作。
一、邮件合并的使用方法1. 打开WPSOffice软件，在菜单栏找到“邮件合并”选项。
2. 点击“邮件合并”后，会弹出对话框，选择“从现有电子表格中选取收件人”。
3. 选择一个Excel文件，或者生成一个新的Excel文件作为收件人列表。
4. 在Excel文件中创建联系人列表，包括收件人姓名、电子邮件地址和其他相关信息。
5. 确认收件人信息无误后，我们可以开始编写邮件正文。
在正文中需要添加收件人的信息，在“写作工具栏”中可以找到专门用来添加收件人信息的按钮。
6. 发送邮件前，可以使用预览功能来查看邮件发送效果。
二、邮件模板的使用方法1. 打开WPSOffice软件，在菜单栏找到“邮件模板”选项。
2. 选择自己需要的邮件模板，在弹出的模板界面上编写邮件正文。
3. 编写完毕后，我们可以选择预览这封邮件和保存它为模板。
4. 当我们需要使用这个模板时，只需要将邮件内容填写好，再选择对应的模板就可以了。
三、常见问题及解决方法1. 邮件合并或邮件模板制作的Excel文件中，收件人信息不正确怎么办？答：我们需要在Excel文件中确保收件人信息无误，包括姓名、电子邮件地址等信息。
可以使用Excel自带的数据验证功能来减少输入错误。
2. 发送邮件时，许多邮件客户端会将邮件内容转化为纯文本格式，我制作的邮件模板怎样才能在其他客户端显示正常？答：我们需要确保所选用的邮件模板的格式和内容在其他邮件客户端中可以正常显示。
在制作邮件模板时，可以选择一些常用的字体和格式，以在各种邮件客户端中都能够正常显示。
总结：使用WPSOffice的邮件合并和邮件模板功能，可以大大提高我们邮件工作的效率，让邮件的格式和内容变得更加精美和个性化。
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(3) 邮件合并过程—数据源
创建数据源文件
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邮件合并向导
选择“工具”/“信函与邮件” /“邮件合并”命
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(3) 格式化表格: 表格对齐和环绕
选择“表格”/“表格属性”命令
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(3) 格式化表格: 边框和底纹
选择“格式”/“边框和底纹”命令
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(3) 格式化表格: 自动套用格式
选择“表格”/“表格自动套用格式”命
令
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(4) 表格转换为文本
选择“表格”/“转换”/“表格转换成文本”命 令
(1)创建表格: “表格和边框”工具栏
选择“表格”/“绘制表格”命令
单击“常用”工具栏的“表格和边框”
按钮
合并/拆分 单元格
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单元格 对齐方法
平均分布各 行/列
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(2) 编辑表格: 插入/删除行列
插入
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(2) 编辑表格: 合并和拆分
表格的合并与拆分 拆分：选择“表格”/“拆分表格”命令，可
以将表格分成上下两个表格。
合并：删除两表之间的空行。 单元格的合并与拆分 拆分：选择“表格”/“拆分单元格”命令。 合并：选择“表格”/“合并单元格”命令。
选择“格式”/“制表位”命令
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2. 插入与编辑表格
(1) 创建表格：使用“常用”工具栏
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(1) 创建表格: 使用“表格”菜单
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(5) 表格的排序与计算
选择“表格”/“公式”命令 (求平均)
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3. 邮件合并
(1) 什么是邮件合并
把一个主文档和一个数据源文件合并，产生 多个子文档。如：撰写信函、邮件标签等。
增加 缩进量
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3. 用制表符建立多栏列表
使用标尺
左对 齐 竖线 对齐 右对 齐
制表符 按钮
居中 对齐
小数点 对齐
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“制表位”对话框
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第4讲 列表、表格和邮件合并
1. 建立列表
建立项目符号和编号、多级列表，用制表符建立多 栏列表
2. 插入与编辑表格
创建表格、编辑表格、格式化表格、表格转换为文 本、表格的排序与计算
3. 邮件合并
创建主文档、列表、主文档中插入域名、合并文档
上机实验
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(5) 表格的排序与计算
表格排序：选择“表格”/“排序”命令
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(5) 表格的排序与计算
选择“表格”/“公式”命令 (求和)
选择“表格”/“插入”/“表格”命令
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(1) 创建表格: 文本转换表格
选择“表格”/“转换”/“文字转换成表格”命
令
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令
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邮件合并向导—选取数据源
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
邮件合并向导—编辑主文档
插入 域名 合并到 新文档
已插 域名
2019/1/15
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2019/1/15 大学计算机信息科技教程(第二版) 14
计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(2) 编辑表格: 斜线表头
选择“表格”/“绘制斜线表头”命令
2019/1/15
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(3) 格式化表格: 单元格内容对齐
2019/1/15
选择“表格”/“插入”子菜单中的 相应的命令，在选定行或列位置插入。 删除 选择“表格”/“删除”子菜单中的 命令，可以将选定行、列或者单元格连 同内容一起删除。
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(2) 编辑表格: 调整行高和列宽
1. 拖动标尺上列或行的分隔符。 2. 拖动表格中各单元格之间的边框线。 3. 选择“表格”/“表格属性”命令。 4. 单击“表格和边框”工具栏中的“平均 分布各行”按钮或“平均分布各列”按 钮。 说明：拖动选定单元格的边框线，则仅 改变选定单元格的宽度。 大学计算机信息科技教程(第二版) 2019/1/15 13
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邮件合并—产生新合并文档
2019/1/15
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上机实验
实验指导“实验4”：
4. 项目符号和编号及制表位设置
实验指导“实验5”：
4. 表格的建立和编辑
邮件合并：
本讲PPT中的邮件合并的例子。 说明：主文档和数据源文件可从“网络课堂”中 下载，合并后的文件取名为“成绩通知单”。
说明：
实验结果必须保存到虚拟磁盘OA中
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图片项目符号
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计 算 机 高号示例
项目符号
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(2) 多级符号
设置多级符号; 单击“格式”工具栏的“增加缩进量”按 钮 ，将第二层项目设置成第二级编号。
计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
1. 建立列表
(1) 项目符号和编号
设置项目 符号大小
选择“格式”/“项目符号和编号”命令
选择各种 项目符号
选择项目 符号图片
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2019/1/15
项目符号和图片
项目符号
(2) 邮件合并的组成部分
主文档：合并结果中都相同的文本内容(不变部 分)以及数据源的域名(可变部分) 数据源：在合并结果中将变化的一系列记录信息 (如：姓名、性别、地址等)
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
(3) 邮件合并过程—主文档