邮件合并功能操作指南

1.1.1.邮件”选项卡上的组合命令

在功能区的“邮件”选项卡上，您可以使用以下四个组执行邮件合并。

1.开始邮件合并您可以从此处开始选择文档类型，然后选择、创建或编辑收件人列

表。

2.编写和插入域您可以在此处插入域，并在必要时将域映射到收件人列表。

3.预览结果在完成合并之前，查看单个合并文档。

4.完成完成合并，然后将单个文档组合到一个综合文档，或者将他们打印出来，或

通过电子方式发送。

首先使用“开始邮件合并”命令，然后依次执行功能区右侧的命令，在“完成”组完成邮件合并。

1.2.批量制作座位铭牌

利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的座位铭牌卡。

第一步，进入“邮件合并选项卡”，在“开始邮件合并”中选择文档类型为“普通Word 文档”；

第二步，“在选择收件人”按钮中，点击“使用现有列表”，打开案例中的“邮件合并-客户信息表.xls”文件，选择联系人表单，然后确定。

第三步，选中需要打印客户名称的位置，点击“插入合并域”在下拉菜单中选择需要的数据列。

第四步，预览结果，生成全新批量文档。

点击预览结果及旁边的翻页按钮，可逐页预览生成的批量文档。

点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。在弹出窗口中默认选中全部，然后确定，即生成一个全新的包含所有铭牌内容的文档，只要按一下打印按钮，所有客人的铭牌卡就可以一次性打印出来了。

1.3.批量信函的制作

利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头，出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的称呼。

1.首先制作出邀请函的主体内容，如图所示：

2.创建主文档：在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，选择“信函”。

3.获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定“客户信息表”所在的位置。

4.插入合并域：将鼠标置于文字之后，选择邮件合并工具栏上的“插入合并域”，在

列出的下拉菜单中，选择插入的项目。

5.如果合并成Word文档，可以选择工具栏上“完成并合并”→“编辑单个文档”

生成空白Word文档。

6.如果直接打印，可以选择工具栏上“完成并合并”→“打印文档”。

7.如需发送Email，则选择“完成并合并”→“发送电子邮件”，在弹出如图所示

的对话框中，选择“收件人”所在的列，填写“主题行”的内容，点击确定即可自动打开outlook或者outlook express发送邮件。

提示：如果使用的不是outlook或者outlook express，则不能调用此项功能。

1.4.邮件标签的合并

利用邮件合并的功能可以制作如图所示的邮件地址标签：

1.

新建一个空白文档。

2.创建主文档：在：邮件“选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，选择“标签”。在标签型号选择列表中，选择与实际的标签相同的型号。选择完毕，在空白文档中，会出现于标签大小相同的单元格间隔。

3.

获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定“客户信息表”所在位置。

4.插入合并域：将鼠标焦点置于第一个单元格中，选择“插入合并域”→“邮政编码”、“地址”、“公司名称”、“联系人姓名”、键入“京信通信系统（广州）有限公司”

5.点击工具栏上“更新标签”，将插入域自动复制到所有的单元格中。

6.点击邮件合并工具栏上“完成并合并”→“编辑单个文档”。

1.5.邮件合并工资条

利用邮件合并的功能可以制作如图所示的工资条：

1.创建主文档：打开“工资条”的Word文档，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”选择“目录”。

2.获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定“工资条”所在的位置。

3.插入合并域：选择“插入合并域”依次将项目插入。

4.点击邮件合并工具栏上“完成并合并”→“编辑单个文档”。