邮件合并功能的用法

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Word使用技巧使用邮件合并功能

Word使用技巧使用邮件合并功能

Word使用技巧使用邮件合并功能Word使用技巧:使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了常见的编写文章、制作表格等功能外,还具备许多实用的技巧,如邮件合并功能。

邮件合并功能可以帮助我们快速批量发送邮件,提高工作效率。

本文将为您详细介绍Word中使用邮件合并功能的步骤和注意事项。

一、准备工作在进行邮件合并之前,我们需要准备好以下内容:1. 邮件列表:将需要发送邮件的联系人信息整理为Excel表格,确保包含姓名、邮箱等必要信息。

2. Word文档:在Word中编写好邮件正文,使用合适的格式和样式。

3. 邮件附件(可选):如果需要在邮件中添加附件,将相关附件保存在本地,准备好待发送。

二、步骤指引下面是在Word中使用邮件合并功能的步骤指引:1. 打开Word文档,点击"邮件合并"选项卡。

2. 在"开始邮件合并"组中,选择"开始邮件合并向导"。

3. 弹出的向导面板中,选择"电子邮件",然后点击"下一步"。

4. 在下一步中,选择"使用现有列表",然后点击"浏览"选择之前准备好的Excel邮件列表。

5. 在下一步中,选择正确的联系人信息,确保姓名、邮箱等字段对应无误,点击"下一步"。

6. 在下一步中,点击"写邮件",在邮件正文中编写好需要发送的邮件内容。

7. 如果需要添加附件,可以点击"附件"按钮,在弹出的文件浏览器中选择相关附件。

8. 编写完毕后,再次点击"下一步",在下一步中点击"完成与合并"。

9. 弹出的面板中,选择"发送电子邮件",然后点击"合并"。

10. Word将自动完成邮件合并,并将邮件发送到每个联系人的邮箱。

如何创建和使用邮件合并功能

如何创建和使用邮件合并功能

如何创建和使用邮件合并功能邮件合并是一项在职场和商务场景中常用的功能,它可以让我们更高效地发送个性化邮件。

本文将介绍如何创建和使用邮件合并功能。

一、什么是邮件合并功能邮件合并功能是指通过邮件客户端工具,将一封邮件内容自动发送给多个收件人,并能够个性化地为每个收件人定制邮件内容的功能。

邮件合并可以节省时间和精力,并使邮件发送更加专业和高效。

二、创建邮件合并1. 选择合适的邮件客户端工具在开始创建邮件合并之前,我们需要选择一个合适的邮件客户端工具。

常见的邮件客户端工具包括Microsoft Outlook、Gmail等。

根据自己的需求和实际情况选择一个适合自己的工具。

2. 准备收件人列表在进行邮件合并之前,我们需要准备好收件人列表。

这个列表可以是一个Excel表格或者其他形式的列表,其中包含收件人的姓名、电子邮件地址以及其他需要个性化定制的信息。

3. 新建邮件模板在邮件客户端工具中打开新邮件,编写好邮件的正文内容。

在正文内容中需要标明将要个性化定制的信息,比如收件人的姓名等。

4. 插入合并字段在邮件客户端工具中,有专门的邮件合并功能。

我们可以在邮件模板中插入合并字段,用于个性化的定制邮件内容。

合并字段的格式通常为{{字段名称}},比如{{姓名}}代表收件人的姓名。

5. 导入收件人列表将准备好的收件人列表导入到邮件客户端工具中。

根据不同的工具,有不同的导入方式。

一般来说,可以将Excel表格导入到邮件客户端工具中。

6. 预览邮件内容在导入收件人列表之后,我们可以预览每封合并后的邮件内容。

确保每个收件人的信息都被正确地个性化了。

7. 发送邮件在确认邮件内容无误后,我们就可以点击发送按钮,将合并后的邮件发送给所有收件人。

三、使用邮件合并功能使用邮件合并功能可以帮助我们更高效地发送个性化邮件,提高工作效率。

以下是一些使用邮件合并功能的技巧:1. 定义合适的邮件模板在创建邮件模板时,我们可以根据不同的场景和目的进行定制。

邮件合并的使用技巧

邮件合并的使用技巧

邮件合并的使用技巧邮件合并是一种非常常见的功能,它可以帮助我们快速地将一份邮件发送给多个收件人,而且每个收件人都可以看到自己的邮件内容。

在实际工作中,邮件合并经常被用来发送邀请函、会议通知、营销邮件等。

本文将介绍邮件合并的使用技巧。

一、准备工作在进行邮件合并之前,我们需要先进行一些准备工作:1. 创建一个电子表格我们需要在电子表格中列出所有要发送邮件的收件人信息,包括姓名、邮箱地址等。

这个电子表格可以使用 Excel 或 Google Sheets 等软件创建。

2. 创建一个模板我们需要创建一个模板,在模板中编写好要发送的邮件内容,并留下一些空白区域,用于插入收件人信息等动态内容。

二、使用 Word 进行邮件合并1. 打开 Word 并选择“开始”选项卡下的“写作和翻译”选项。

2. 选择“信封和标签”,然后选择“信封”选项卡。

3. 在“信封”选项卡中,点击“选择收信人”,然后从电子表格中导入收件人信息。

4. 编辑好要发送的邮件内容,并在需要插入动态内容的位置插入相应的邮件合并字段。

5. 点击“完成和合并”按钮,选择“电子邮件”选项,然后按照提示进行设置。

6. 点击“完成和合并”按钮,选择“发送电子邮件”,然后按照提示进行设置。

三、使用 Gmail 进行邮件合并1. 安装 Gmail 的邮件合并扩展程序我们需要在 Chrome 浏览器中安装 Gmail 的邮件合并扩展程序。

这个扩展程序可以帮助我们将电子表格中的收件人信息导入到 Gmail 中,并自动发送邮件。

2. 创建一个草稿我们需要创建一个草稿,在草稿中编写好要发送的邮件内容,并留下一些空白区域,用于插入收件人信息等动态内容。

3. 导入收件人信息在草稿中点击“添加收件人”,然后从电子表格中导入收件人信息。

4. 插入动态内容在要插入动态内容的位置,使用花括号括起来的字段名代替实际内容。

例如,“尊敬的 {姓名}”。

5. 发送邮件点击“发送”按钮即可将邮件发送给所有收件人。

“邮件合并”具体操作步骤

“邮件合并”具体操作步骤

“邮件合并”具体操作步骤邮件合并是一种将相同内容的邮件发送给多个收件人的操作,通常用于群发邮件。

通过邮件合并,我们可以避免重复撰写、发送相同内容的邮件,提高工作效率。

下面是邮件合并的具体操作步骤:步骤1:准备邮件模板首先,我们需要准备一个用作邮件模板的文档。

这个文档可以是纯文本文件,也可以是包含格式和图片的HTML文件。

在模板中,我们可以使用特定的标记来代表要替换的内容,如收件人姓名、公司名等。

这些标记在后续的合并过程中会被实际的内容替换。

步骤2:创建收件人列表步骤3:打开邮件合并功能打开你选择的邮件客户端或者邮件服务提供商的邮件合并功能。

不同的邮件客户端和服务提供商的操作略有不同,但大部分都提供了邮件合并功能。

在本次教程中,我将使用Microsoft Outlook来进行演示。

步骤4:导入收件人列表在邮件合并功能中,导入收件人列表。

找到一个类似“导入收件人”、“添加收件人”等的选项,并选择你事先准备好的收件人列表文件。

确认导入成功后,可以预览导入的收件人列表,确保信息正确无误。

步骤6:设置合并字段在邮件模板中,我们可以设置一些合并字段,这些字段将在邮件合并过程中用于替换成实际的内容。

合并字段的具体格式和样式因邮件客户端和服务提供商而异,通常被包含在特定的标记中,如“<<字段名>>”、“[字段名]”等。

合并字段可以是收件人姓名、公司名、地址等。

步骤7:预览合并结果在邮件合并功能中,找到一个类似“预览合并结果”、“校对合并邮件”等的选项。

点击该选项,系统将为你生成一份预览邮件列表,其中显示了每个收件人将收到的具体邮件内容。

你可以在预览列表中确认合并的结果是否符合预期。

步骤8:选择发送方式在邮件合并功能中,找到一个类似“发送”、“合并发送”等的选项。

点击该选项,系统将弹出一个对话框,询问你具体的发送方式。

你可以选择直接发送邮件,也可以选择将邮件作为草稿保存,稍后再发送。

选择完毕后,点击确认按钮,开始实际的邮件合并和发送过程。

使用Word文档的邮件合并功能

使用Word文档的邮件合并功能

使用Word文档的邮件合并功能邮件合并是指在Word文档中通过调用邮件列表中的收件人信息,将相同内容的邮件发送给每个收件人。

这对于需要群发邮件的任务非常有用,例如发送相同内容的邀请函、新闻通讯或者营销邮件等。

在本文中,我将向您介绍如何使用Word文档的邮件合并功能,以及如何自定义邮件模板和邮件列表。

步骤一:准备邮件模板1. 打开Word文档,编写您要发送的邮件的内容。

可以使用表格、图片、插入链接等格式来装饰邮件内容。

2. 使用邮件合并时,您可以在邮件模板中插入可变的信息,如收件人姓名、地址、公司名称等。

您只需将光标放置在合适的位置,然后在"插入"菜单中选择"邮件合并字段"选项,例如插入收件人的名字。

3. 设计好邮件模板后,保存并关闭文档。

步骤二:准备邮件列表1. 在Excel中创建邮件列表,每个收件人的信息占用一行。

在第一行设置好列标题,例如"姓名"、"地址"、"公司名称"等。

2. 填写好每个收件人的具体信息,并确保列标题与邮件模板中插入的合并字段名称相对应。

步骤三:合并邮件1. 打开Word文档,点击"邮件ings"选项卡中的"开始邮件合并"按钮,选择"开始邮件合并向电子邮件发送"选项。

2. 在弹出的"选择接收者"窗口中,选择"使用现有的列表",找到并选择您之前准备的Excel邮件列表。

Word将自动识别列表中的列标题。

3. 确认选择正确的收件人列表后,点击"确定"按钮。

4. 在邮件合并任务窗口的"撰写单个邮件"栏中,可以查看每个收件人的邮件内容,您可以通过点击"下一个记录"或"上一个记录"进行预览。

5. 如果需要对个别邮件进行修改,可以点击"撰写单个邮件"栏中的"编辑收件人清单",然后手动修改相应记录中的信息。

Word邮件合并的操作步骤和技巧

Word邮件合并的操作步骤和技巧

Word邮件合并的操作步骤和技巧在现代社会,电子邮件已经成为人们工作和生活中不可或缺的一部分。

而对于频繁发送邮件的用户来说,Word邮件合并功能将会是一个非常实用的工具。

本文将介绍Word邮件合并的操作步骤和技巧,帮助读者更好地掌握这一功能。

一、Word邮件合并的定义与用途Word邮件合并,指的是将一个邮件模板与一个或多个用于个性化的数据源(如Excel表格)合并在一起,生成多个个性化的邮件。

这项功能非常适合用于大量发送个性化的邮件,如邀请函、通知信、简历等。

二、准备工作在进行Word邮件合并之前,我们需要准备以下几个要素:1. 邮件模板:即待合并的邮件的格式和内容。

可以是一个全新的Word文档,也可以是一个以前保存过的文件。

2. 数据源:数据源通常为一个Excel表格,其中包含了我们想要合并到邮件中的个性化信息,比如收件人的姓名、地址、公司名称等。

三、操作步骤下面将介绍具体的Word邮件合并操作步骤:1. 打开Word文档并创建邮件模板。

2. 在邮件模板中需要插入个性化信息的位置,使用"插入字段"功能。

点击"邮件合并"选项卡,选择"插入字段"按钮。

3. 在弹出的对话框中,选择您需要插入的字段,比如"姓名"、"地址"等。

4. 调整邮件模板格式和样式,确保邮件外观美观,并根据需要添加其它的文字、图片等。

5. 载入数据源。

点击"邮件合并"选项卡,选择"选择收信人"按钮。

6. 在弹出的对话框中,选择您的数据源文件,如Excel表格,并指定要合并的数据源工作表。

7. 预览个性化邮件。

点击"预览结果"按钮,可以查看每个收件人的邮件内容。

通过上下箭头可以切换预览的邮件。

8. 进行合并操作。

点击"完成合并"按钮,选择"合并到新文档"或"发送电子邮件",根据需要选择合适的选项。

Word邮件合并功能的使用

Word邮件合并功能的使用

Word邮件合并功能的使用Word是一款功能强大的文档处理软件,除了常见的文字编辑、排版功能外,它还提供了一些高级特性,如邮件合并功能。

邮件合并功能可以帮助用户批量地发送个性化的邮件,提高工作效率。

下面将介绍如何使用Word的邮件合并功能。

第一步:准备数据源在使用邮件合并功能之前,我们需要准备好一个数据源,这个数据源必须包含要合并的收件人的信息,如姓名、地址、邮箱等。

可以使用Excel或者其他表格工具来创建一个数据表,确保每一列的标题与相应的信息一一对应。

第二步:创建主文档打开Word,创建一个新的空白文档作为主文档。

在主文档中,我们将设置邮件的样式和格式,并插入邮件中需要个性化的字段。

首先,选择“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”组。

在此组中,我们需要选择合适的邮件类型,如电子邮件、信函、标签等。

然后,点击“选择收件人”按钮,从我们准备好的数据源中选择合适的表格。

确认选择后,我们可以在主文档中插入收件人信息的变量字段,如尊敬的<姓名>。

第三步:编辑邮件模板完成主文档的设置后,我们还需要编辑邮件模板,添加正文内容和其他个性化信息。

在主文档中,我们可以直接输入正文内容,也可以插入其他字段,如地址、日期等。

如果需要添加图片、表格等元素,可以使用Word的常规编辑功能进行操作。

此外,为了确保每封邮件的个性化,我们还可以在邮件模板中插入条件语句,根据不同条件显示不同的内容。

第四步:预览和合并编辑好邮件模板后,我们可以进行预览,并根据需要进行微调。

在“邮件合并”选项卡中的“预览结果”组,点击“预览结果”按钮,将显示合并后的邮件。

我们可以通过点击“上一封”和“下一封”按钮,逐个查看每封邮件的内容。

如果发现有错误或需要修改,可以点击“编辑收件人列表”按钮,对数据源进行修改。

在修改后,点击“更新全部”按钮,即可更新所有邮件内容。

最后,如果预览结果符合要求,我们可以点击“完成合并”按钮,选择合适的方式进行合并操作。

邮件合并及应用操作方法

邮件合并及应用操作方法

邮件合并及应用操作方法
邮件合并是一种将不同的邮件内容合并成一封邮件发送给多个收件人的功能。

在某些情况下,我们需要向多个人发送相同或类似的邮件内容,这时可以使用邮件合并功能来简化操作。

以下是邮件合并的操作方法:
1. 打开邮件编辑页面:登录邮箱账号,点击“写邮件”或“新建邮件”按钮,进入邮件撰写页面。

2. 添加收件人:在“收件人”栏中输入或选择需要发送的收件人的邮箱地址,并以逗号或分号分隔多个收件人。

3. 添加主题和正文:在“主题”栏中填写邮件主题,在正文区域撰写邮件内容。

可以使用插入占位符的方式添加个性化内容,如收件人的姓名等。

4. 准备数据源:将收件人的资料准备好,可以使用Excel或文本文件来保存,确保每个收件人的信息都对应一行。

5. 导入数据源:在邮件编辑页面的工具栏中找到“邮件合并”或“数据导入”按钮,点击后选择需要导入的数据源文件。

6. 设定合并字段:选择合适的字段标记作为邮件模板中需要个性化内容的位置。

例如,如果你在邮件模板中使用{姓名}表示收件人姓名,那么在字段设定时要选
择对应的列。

7. 预览和编辑:在合并字段设定完成后,系统会自动将合并字段添加到邮件模板中。

可以点击“预览”或“编辑”按钮来查看和调整最终的邮件效果。

8. 发送邮件:确认邮件内容和收件人信息无误后,点击“发送”或“提交”按钮,系统会将合并后的邮件发送给所有收件人。

使用邮件合并功能可以提高工作效率,减少重复操作,并且可以个性化定制邮件内容,提升用户体验。

需要注意的是,在使用邮件合并功能时要确保收件人的邮箱地址准确无误,以免邮件发送错误或进入垃圾邮件箱。

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此教案是,马成功2009年12-29日制作, 在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京
合并后设置
缺点:
➢不适合挑选不连续的记录
此教案是,马成功2009年12-29日制作, 在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京
文档类型选择目录
采用表格布局
数据源使用excel 此教案是,马成功2009年12-29日制作,
合并结果为合并为在本新人未文经档允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途
否则本人有权诉诸于法律。
2009-12-29日于北京
邮件合并证书
文档类型选择信函
采用文本框布局
数据源使用excel 此教案是,马成功2009年12-29日制作,
此教案是,马成功2009年12-29日要制作的,文件。
在本人未经允许的情况下,请勿随意
邮传件播合本否教并则案本功,人能更有不权能诉轻诸易于用法于律商。业用途
2009-12-29日于北京






























在邮件合并当中的主要的步骤:
➢选择主文档类型
➢链接数据源
➢文本文件等
在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途
否则本人有权诉诸于法律。
2009-12-29日于北京
链接的方式大同小异
数据源文件制作的要规范
都有相同的特征:二维表格的特征
如何制作邮件合并
大致可以分为以下三个步骤
➢制作数据源 ➢制作主文档 ➢利用邮件合并功能合并需要的信息
否则本➢人创有建权名诉称诸、于地法律址。和其它信息的目 2009录-12-29日于北京
普通word文档
➢ 删除与主文档的数据源,恢复为 常规文档
总结
文档类型你选择哪一个比较合适?
➢想省纸的话可以选择
✓标签
✓目录
➢想保持原貌的话
✓信函
此教案是,马成功2009年12-29日制作,
➢想模拟信封的样传式在播本时本人教未案经,允更许不的能情轻况易下用,于请商勿业随用意途
默认的合并方式
➢在新文档中显示合并结果 ➢多条记录放置在一个文档内 ➢每一条记录单独的显示一页或多页
✓根据主文档页数此而教案定是,马成功2009年12-29日制作,
在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途
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合并到打印机
在数据源链接到主文档之前,把数据源中 不想要合并进去的数据去掉
➢去掉某条或某些条记录 ➢去挑某列或某些列
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合并中设置---数据源已经链接完毕
何谓主文档?
主文档其实就是一个普通的word文档 它是实现邮件合并的前提,没有主文档就
无法合并
➢只有word才提供邮件合并的功能 ➢文档可以包含页此眉教案页是脚,马、成批功2注009、年1脚2-2注9日、制作水,印、
表格、图形、图像在本等人信未经息允许的情况下,请勿随意 ➢文档的页数可以传有播一本否教页则案本或,人更有多不权能页诉轻诸易于用法于律商。业用途 ➢文档的纸张大小和纸张20方09-1向2-2可9日以于北一京样也可以不
邮件合并的主要功能
其功能是:
➢ 批量处理 ➢ 批量制作 ➢ 批量输出
此教案是,马成功2009年12-29日制作, 在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京
邮件合并的主要使用领域
理论上说凡是需要进行内容几乎相同,且 需要批量制作处理的文档一般都可以尝试
将合并结果直接发送到打印机
➢不会产生新文档
➢应充分检查邮件合并结果的正确性,以免浪费 纸张
➢慎用此项
此教案是,马成功2009年12-29日制作,
在本人未经允许的情况下,请勿随意
➢打印机要配置妥传当播才本教能案打,更印不能出轻来易用于商业用途
否则本人有权诉诸于法律。
2009-12-29日于北京
合并到邮件
举例:邮件合并的几个使用例子
邮件合并工资条 邮件合并证书 邮件合并批量套打不干胶标签 邮件合并客户祝福(群发邮件)
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邮件合并工资条
采用邮件合并的功能
具体表现在:
➢员工档案管理 此教案是,马成功2009年12-29日制作,
➢工资条 ➢请帖
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➢邀请函
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➢…………
如何使用邮件合并
要想使用邮件合并需要掌握以下知识:
此教案是,马成功2009年12-29日制作,
随着时间的发展和工作在的本多人未样经性允,许的该情功况能下,开请始勿用随意在其它领
传播本教案,更不能轻易用于商业用途
域,往往并没有和邮件邮编否则等本产人生有权联诉系诸,于法但律邮。件合并的名 称由来已久所以该名称一直沿20用09-到12-现29在日于。北京
➢邮件合并使用的前提条件
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➢邮件合并制作的步骤 2009-12-29日于北京
邮件合并使用的前提条件
条件:
➢条件一、必须有主文档
➢条件二、必须有数据源
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一样
文档类型的选择:
信函
➢ 创建并打印套用信函
电子邮件
➢ 创建并分发合并的电子邮件
传真
➢ 创建和分发合并的传真
信封
➢ 创建或打印大宗邮件的信封
此在教本案人是未,标经➢马签允成创许功建的2并0情0打9况年印下12大,-2请宗9日勿的制随邮作意件,的标签 传播本教案目,录更不能轻易用于商业用途
总结
不同点:
➢ 以不同的方式处理我们合并的结果
✓ 产生新文档、直接发邮件、直接打印出来、直接传真过去
相同点:
➢ 在出来结果的时候,都会提示合并数量的设置
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➢插入数据字段
➢预览结果(不是打印预览)
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➢合并
在本人未经允许的情况下,请勿随意
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制作邮件合并方法有三种:
➢通过邮件合并工具栏 ➢通过邮件合并向导 ➢通过邮件合并的域
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如果手工逐一解决这些问题会很繁杂,虽然 没多大的难点,关键是量大。微软为了解决
邮件合并产生的由来
邮件合并名字的由来是:起初单位经常要向外发送公函, 工作人员需要反复的抄写邮政编码、收信人信息,比如: 地址、街道啊、电话等等。
邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的,它批 量的处理,大大的提高了工作效率。
在日常生活和工作当中,经常要处理一些相 同或相似的工作,比如:
➢在学校里要给大量的学生邮寄家长通知 书 ➢在公司里要给大量的客户寄送邀请函 ➢在过生日的时候要给大量的同事发送请 帖 ➢在结婚时要大此在教量本案人是的未,制经马允成作许功的2喜0情09况帖年下12,-2请9日勿制随作意, 这些生活或工作中传播碰本否到教则案本的,人更事有不权能情诉轻诸有易于用法相于律商。似业用的途特点: 发送或制作的量很大2009-12-29日于北京 内容相同或相似
此教案是,马成功2009年12-29日制作, 在本人未经允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京
形象比喻
Word提供的 邮件合并功
能类似于合
数 据 源
主 文 档
成中心,它 把数据源提 供的数据和 主文档逐一
合并出来并
生成我们想
不会产生新文档 会把每条记录相应的分别以电子邮件的形
式”发送”到指定的邮箱中 前提:
➢数据源中必须有此邮在教本案箱人是数未,经马据允成许功的20情09况年下12,-2请9日勿制随作意, ➢电脑必须安装有传相播应本否教的则案本软,人更有件不权能诉轻诸易于用法于律商。业用途
2009-12-29日于北京
合并结果为合并为在本新人未文经档允许的情况下,请勿随意 传播本教案,更不能轻易用于商业用途
否则本人有权诉诸于法律。
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