全面合同管理实施方案

全面合同管理初步方案

（讨论稿）

合同作为经济活动的重要表现形式，是公司控制性管理的重要依据。为完善合同管理，防范合同管理中存在的风险，公司应实行统一授权、归口管理、各负其责的合同管理体制，XXX作为合同管理的归口部门，指导、审核合同的签订，对合同履行进行监督检查。并制定管理方案如下。

一、修改并完善合同管理制度

根据全面合同管理工作的开展，应先对现在的合同管理规定进行修改，形成较为完善的合同管理制度。合同管理制度的内容包括：合同归口管理制度、合同资信评价制度、合同谈判、签订、会签、审查、法人授权制度、推行合同示范文本、建立兼职合同管理员制度、合同履行与纠纷的处理、合同履行情况的反馈和定期检查、合同管理进行考核奖惩等内容。

二、制订并推行合同示范文本

XXX根据多年合同管理中发现的漏洞，结合公司的实际情况，在对各业务部门充分调研的基础上，制订符合各单位业务情况的销售合同（长丝、短丝）、采购合同（酸、碱、煤、二硫化碳、短绒等）、承揽合同（加工、定做、测试、检验、复制、修理）、运输合同、建筑安装工程合同等合同示范文本。各业务部门在签订合同时应参照使用，如须对合同条款进行修改，应及时通知XXX。

三、实行兼职合同管理员制度

各合同业务部门挑选一名业务素质较高的管理人员担任兼职合同管理员，由XXX对其进行业务指导和培训。主要职责：

（1）对本部门签订的合同进行初步审核；

（2）指导合同承办人员签订合同，负责合同档案管理；

（3）及时报告合同对方的名称、法定代表人、委托代理人、企业的合并和分立、合同主体、标的等变更情况及合同项下债权债务的转让情况。

四、建立资信审核、备案、评价制度

合同签订前，遇有与客户第一次发生业务、老客户的资料超过一年、遇有重大合作项目等情况时，应进行资信审查，确定合同对方是否符合签约条件，是否具备履行合同的能力。要求合同对方提供：

1、最近一期经年检的营业执照；

2、涉及专营许可和特殊资质要求的，提供相应的证明文件；

3、在过去三年内，该单位与公司未发生诉讼纠纷、在产品质量、质保服务、合同付款方面无不良记录。

合同履行中，针对合同履行的情况，建立客户资信档案，并进行评级。三年内与公司发生诉讼纠纷、在产品质量、质保服务、合同付款方面存在违约行为等纪录出现三次、或者在三年内存在产品以次充好、旧产品返新等纪录时，公司不再与其发生业务。

五、加强合同价款结算的管理

存在以下情况时，不得办理结算手续：

1、应签订书面合同而没有签订的；

2、未履行审查手续的合同，一律不得签订，不得办理结算手续；

3、合同结算付款前，应当由经办单位和合同管理部门签署意见，未经合同管理部门签署意见或合同管理部门不同意付款的合同。

六、加强合同对方委托手续的管理

1、在签订合同签订时，在合同中必须写明对方经办人姓名。合同履行过程中，对方合同委托代理人应有授权委托书，更换经办人后必须有新的授权委托。公司合同承办人员应将授权委托书及首次付款的收款收据的复印件归入客户档案。在付款时，应根据授权委托书及留存的收款收据复印件和欠款情况付款。

2、提货后未支付货款的单位，应给公司出具收货单据，单据上应标明公司的名称、货物的数量及单价等，并在单据上签章。并须出具所在单位的授权委托书，注明授权内容和期限，无委托手续的不得办理业务；

3、原则上要求对方带款提货，需要公司送货的，送货时必须先付款再卸货。

七、规范合同签订流程

合同对方通过资信审查的，合同承办人员根据公司合同规范文本拟定合同，由兼职合同管理员对其进行初步审核，并由XXX复核，复核通过的，由部门负责人、公司分管领导审批，并经物价或审计审核后确认，超过5万元（含5万）的合同，由总经理审批。

八、实行和同变更备案制度

发生下列情况之一，应及时向XXX备案，并将有关协议、说明、证明等存入合同档案：

（1）委托代理人变更应重新办理授权委托书；

（2）合同主体、型号、数量、质量、价款、付款方式、履行期限、地点和方式及合同其他条款等发生变更时，应签订补充协议；

（3）合同对方发生合并和分立时，应由合同对方就债权债务的承担提供相关证明，并加盖公章；

（4）合同项下债权债务转让时，合同对方必须提供债权债务转让协议；

（5）合同对方的名称、法定代表人变更，应出具证明，并加盖公章。

九、对销售客户建立赊销风险控制

根据业务单位以往的合作情况及该单位的资信纪录情况，建立客户，并根据赊销计划控制对客户的赊销额度，每年度对赊销欠款及时进行清理。

十、强化责任追究制度

对在合同签订、履行过程中，有下列情况之一的，由公司进行查处，并由企划部门进行考核，情节严重的，追究责任单位负责人和直接责任人的责任：

1、不按规定签订、履行合同；

2、应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

3、提供虚假材料的；

4、不履行合同审批程序、超越授权、未经授权以公司名义签订合同

的；

5、与对方或第三人恶意串通，损害公司利益的；

6、泄露公司合同意向等内容的；

7、违反合同审查程序对外付款；

十一、建立法人授权委托制度

由公司根据公司业务部门业务人员的其岗位分工和业务情况，统一实行法人授权委托制度。由公司给合同业务人员签发授权委托书，授权的范围为业务人员的业务范围，授权期限不超过一年。增加业务人员或业务人员岗位发生变动时，所在单位及时向公司报告，公司在收回原先的委托书后签发新的授权委托书。

十二、建立合同履行情况定期报告制度

1、合同签订后，有关经办单位应当全面履行合同的约定，接受XXX对履约及合同管理情况的监督检查；

2、合同未能按照约定履行时，经办单位应及时将不能履约的情况通知XXX，遇有重大问题立即向本单位领导汇报，通知XXX。并采取必要措施避免公司的损失，防范合同风险；

3、合同变更、合同权利义务的转让、终止的有关通知和协议，各单位必须采用书面形式进行，并通知XXX；

4、各单位建立合同动态统计分析制度，定期分析合同的签订和履行情况，各单位每季度的月底将合同的签订、履约情况报XXX；

5、合同对方存在违约、诉讼倾向，提出异议，发生合同争议或诉讼纠纷时，各单位应及时与对方单位妥善沟通，减少公司的损失，并将有关情况报XXX。

十三、建立重大合同签订制度

对外投资、担保、资产转让、购买、技术引进、技术转让、合资合作等合同属于重大合同，应建立重大合同项目事前论证制度，按下列程序进行：