采购管理之贵在行动

（五）进行价值分析
生产所需物资的品质确定，虽然是技术人员的 事，但是，采购人员仍必须要充分了解所购物资的 特性、品质与用途，并依物资产品本身的需要以及 市场供应情形，提出使用新的产品原料或代用品的 建议。其次，要研究采购价格管理方法、提出减低 成本的方案。另外就是参与对所购物资进行的价值
分析.所谓价值,是由物资的品质、价格与效用所构 成，即： 进行物资价值分析，一方面是通过合适的采购 步骤，获得满足生产需要、适当品质的物资，另一 方面 ，就是要尽量降低物资采购的成本。
3：招标采购 采购方通过报纸、电视等媒体刊登的招标广 告，将物资采购的所有要素以公告的方式详细列 明，以吸引更多供应商参加投标竞争，采购商从 中选择标者的招标方式。 4：邀标采购 由采购方选择足够数量的供应商，向其发出投 标邀请书，邀请他们参加招标竞争。采购方最后从 中选择一家供应商中标。 5：询价采购 是指采购方向有关的供应商发出询价单让其报价， 然后再报价的基础上进行综合比较，确定中标供应 商的一种采购方式。
采 购 管 理
主讲：陈德君
目
一、采购管理工作原则 二、物资采购的基本要素 三、物资采购工作任务 四、物资采购管理工作内容 五、物资采购工作方式 六、物资采购的流程 七、供应商选择工作流程 八、采购计划的制定工作内容 九、采购信息管理工作内容
录
第一节
采购管理工作要点
一、采购管理工作原则
物资采购的基本原则，就是5R理论：合适的 合适的 价格（ Price）、 ）、合适的品质 价格（ Right Price）、合适的品质 （ Right Quality）、 ）、合适的时间 Time）、 ）、合 Quality）、合适的时间 ( Right Time）、合 适的数量（ Quandty）、 ）、合适的地点 适的数量（ Right Quandty）、合适的地点 Place）。 ）。最需要采购部门注意的就是 （ Right Place）。 合适的品质。不是最优最好，而是最合适最好， 它需跟随产品定位进行测定。
（五）选择综合型供应商
当要选择合并采购时，选择单一物资的供应商与 选择一个综合型的供应商，各有其优缺点。对于单一 物资的供应商，他们虽然具有足够大的成本优势，但 其提供给买方的不一定是最优惠的价格（特别是对新 的采购商），而且也不会单独为某一客户储备足够的 库存，并且交货的速度往往更慢。 相对而言，有时选择综合型的中小型供应商，可 能更能满足买方的全方位的需求，买方庞大的采购批 量往往能够获得特别的折扣，他们还可以要求供应商 储备一定的库存量，从而将本企业库存削减到最小。
三、物资采购工作任务 物资采购有以下几个方面的任务： （一）保证物资的正常供应
采购部门的首要任务就是保证所需物资的正 常供应。如果不能正常供应物资，生产经营活动 将无处谈起。因为企业基本任务就是生产产品， 而物资不能正常供应，产品品质得不到保证，产 品就无法销售出去。
（二）尽量缩短采购流程
采购的首要任务完成后，还要不断优化改进采 购流程，使采购的时间和环节降到最低，以降低直 接采购成本或间接采购成本。
（三）树立正确的采购观念
物资的采购从生产计划排单，接受采购任 务，制定采购计划，到选择供应商以及价格谈 判、签约以及跟踪催单等，实际上是一个系统 工程，采购回来的物资的数量与品质，与产品 的生产设计、产品的品质、产品的销售是一个 相互制约的关系，各部门的协调配合、观念的 一致，对企业整体运作至关重要。
品质合格的物资，要具有以下特性： 品质合格的物资，要具有以下特性：
1、 合适性： 即适当的品质，要根据产品生产的实 际需要，考虑其经济与实用两方面的成本和价值。
2、 可用性：指合理的时间内,可随时以合理的价 格获得充分的数量。 3、 经济性：是指采购费用继续维持在最低水平， 以期达到最佳经济效益。
（六）确定采购数量
采购数量的确定，关系到存货管理策略。零库 存理论，如经济批量问题、物资的管理问题。至于 采购物资的时机,则应该考虑物资的品质、价格、需 要量、采购折让、季节折让、运输折让及流动资金 等因素综合决定。
（七）选择采购方法
进行物资采购的方法有很多 ,如公开采购、比价 采购、议价采购、订货采购、拍卖采购等,这完全视 企业与生产物资的采购政策及市场供需情况而定。
（三）进行市场调查
进行市场调查的目的，是为了掌握有利的供应 来源，研究拟定采购计划，为寻求新材料、代用品 来源。基于这个目标，必须有计划有目的，用系统、 科学的方法，去调查有关供应商的全部信息与资料， 作为供应商评价、制定价格和谈判策略的基础。
（四）对供应商进行评估
对供应商的选择，是确保物资供应商品质和服 务最重要的措施之一。找到合适的供应商，才能在 最适合的价格下，得到适当品质的数量级优质的服 务。在选择供应商时，还要考虑采购的方式。
如果采购的物资出现品质方面的问题 将会对生产活动带来极大的危害：
1、致使生产计划延误 由于耽误了交货时间，会降低生产企业的 信誉度，失去更多的客户。 2、返工率会增加 不良物资的采购，会使生产线上的产品质 量受到极大的影响误工、窝工、待修现象增多， 影响了生产效率。
3、检验成本将增加 物资品质不良，物资的甄选、分类耗费更多的 时间和精力，使得检验费用增加，产品成本居高不 下。 4、管理费用会剧增 客户投诉、产品返工、生产效率低下，这些问 题使得管理人员疲于应付，突增更大的管理成本。
（一）合适的价格
合适的价格是指采购所需的物资,在满足数量、 质量、时机的前提下，支付最合理的价格。适当 的价格在于付出的采购成本能确保产品立足于有 利的竞争地位，并在维持物料买卖双方共赢的前 提下，使供应源源不断。
（二）合适的品质
采购的基本要求就是采购人员要以最便宜的 价格购买到生产所需要的最佳品质的物料，另一 方面，采购人员要不断地要求供应商去完善其品 质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。
（四）数量优势
数量优势在采购价格谈判中，经常被运用。也 就是说物资采购的批量是买方在谈判中的最大优势， 从某种意义上讲，它具有采购物资的最终价格。为 了维持价格的竞争优势始终有利于已方同时也为分 散采购风险，通常某一类物资要维持2—3个供应商。 对于某些比较零散的物资，如果采取分别采购，则 会削减自己的批量优势。这种情况下可以将同类商 品，甚至不同类的商品进行合并采购，从而提升谈 判的力量。
（五）合适的地点
采购地点的选择要以实现采购成本最低 为基本出发点，不同地区的采购成本是不同 的，在同等条件下，成本最低的地方就是最 合适的采购地点。
二、物资采购的基本要素 （一）就近采购
在物资采购的交货期限当中，有很多的时间消 耗在运输上。因此，物资的运输时间和成本，在物 资采购中的作用不容忽视。有些物资还是低值易损 常年品，长途运输无疑将增加采购成本、运输和报 价成本，有时这些费用甚至超过了所采购物资本身 的价值。因此，选择就近采购，来尽量缩短交货周 期、减少运输成本成为生产制造企业的共识。
（三）力争降低物流成本
采购部门完成了以上阶段的任务后，就需要通 过物流系统将采购到的物资运回。物流成本是原材 料成本之外的第二大成本，它主要包括：物流过程 中所耗费的各种资源的货币表现，如包装、装卸、
运输、储存、流通信息等各个环节所支出的人力、 物力、财力总和。随着生产能力的增加，物流体系 的成本最主要的来源就是采购部门，因此，研究降 低物流成本同样是采购部门的基本任务。
（二）建立良好的采购关系
买卖双方的良好合作关系，是通过长期的诚信、 互利的合作才形成的，其中货款的及时支付是一个 最重要的标准。良好的信誉能极大地提升采购方在 谈判中的有利地位，采购员在向供应商要求更长时 间的货款支付时也不会左右为难。另外，良好的买 卖双方关系，还可以使买方在市场物资短缺，价格 上扬时仍能以相对合理的价格及时得到供货，在供 应充裕时又可以获得相当优惠的价格。
（十）进行绩效评估
对于整个采购作业进行评估，并确定采购工作 的效率，找出存在的问题与解决之道，这也是采购 部门的基本管理职责之一。采购绩效优异的，一般 都具备以下几个共性：
1：有统一的采购策略 2：由标准的测评机制 3：科学的组织架构 4：优秀的采购团队。
五、物资采购工作方式
物资采购形势依采购的组织、地区、方式的不 同，有不同的划分形式。
3：调拨采购 对各部门存有大量未用或停用的物资、原 料、设备与家具,经过审计部门的评估，然后 根据需要，由物资部门以此库存作为供应。
4：直接采购 直接采购是指用料单位直接向国内外市场 采购。
（四）按采购性质分类
1：正常性采购 按计划进行不带投机性质的采购行为 2：投机性采购 物资价格低廉时批量购人或作为企业长期 备料，或者在高价时转手卖出的采购行为。
（一）按照采购组织进行分类
1：上门采购 上门采购适合于采购量不多、交货次数有限 的小型生产制造企业。也可以采用采购员、检验 员和调拨员集于一身的采购形式，便于就地开单、 就地检验、就地直发车站、码头。 2： 驻点采购 对于那些采购量大、品种多、交货次数频繁 的大中型生产制造企业，可配备专职的采购、调 拨和检验人员，驻厂开展物资采购业务，就地开 单、就地检验、就地发货。还可以在供应商厂内 设立专用存料采购。
（四）采购档案与文件的管理
采购部门的另一大任务是要负责管理、控制 好与采购相关的文件。如程序性文件、作业指导 书、供应商调研报告、供应商考核以及认可报告、 图纸及样品、合同、发票等。
四、物资采购管理工作内容
现代化的物资采购管理理论，把采购管理、 供应管理及运储管理作为企业生产过程的三大 管理，其与销售管理占同等地位。物资采购管 理的基本职能包括以下几个方面：
（二）按照采购地区进行分类
1：国内采购 2：国外采购 3：企业内部采购 一些大型企业集团，下属各分厂经济上独立核 算，且分厂间的产品互为原材料，会有企业内 部的采购行为。
（三）按照采购方式进行分类
1：委托采购 将所需要的物资，全部或部分委托外部门专 门的采购机构办理，受委托机关即代委托者签订 采办合约，收取代办费。这种方式，受委托人处 于代办的地位，除有过失外，不负风险责任。 2：集中采购 各用料部门，按照它的预算，填送请购单， 交由专设机构统筹办理