Office办公软件案例教程 第1篇-行政篇

1.5 案例5 利用Microsoft Outlook 管理邮件
1.案例分析
Microsoft Outlook是Office软件中自带 的一款邮件管理软件，公司员工经常利用 它来收发电子邮件、管理联系人信息、记 日记、安排日程、分配任务等，本案例利 用Microsoft Outlook收发、阅读邮件，管 理通讯簿，添加收件人，群发邮件，定制 会议并发给收件人。效果如图：
（7）以“科源有限公司2007年工作 计划”为名保存文件。 （8）打印“科源有限公司2007年将学会利用Word 创建和编辑文档、文档的保存，以及对文 档中字符的字体、颜色、大小以及字型的 设置。
段落的缩进设置以及利用项目符号和 编号对段落进行相关的美化和修饰，学会 对页面的页眉和页脚等进行相应的设置， 以及打印机的安装、打印文档等行政部门 工作中常用的操作。
1.1 案例1 制作年度工作计划
1.案例分析
计划是对一定时期的工作或某项活动 在事前作出筹划和安排的书面材料。
计划应包括如下内容：
（1）标题；（2）正文：基本情况、 任务、目的、要求、措施和方法步骤； （3）制订单位、日期；（4）也可以 加“附件”。
本案例要求制作一个年度工作计划， 将标题设为宋体、四号字、加粗，正文设 为宋体五号字，段落首行缩进两个字符， 段落标题加粗；页面设置纸张为A4，页边 距分别为上2.5cm、下2.4cm、左右均为 2cm；并将该文档打印出来。效果如图：
第1 篇 行 政 篇
1.1
案例1 制作年度工作计划
1.2
案例2 制作发文单
1.3
案例3 制作公司简报
1.4
案例4 制作客户信函
案例5利用Microsoft Outollk管理邮件
1.5
学习目标
1．利用Word 2003对文档进行 “创建”、“保存”和“编辑”。 2．学会对Word 2003文档的“页 面”进行“设置”、“格式化”。
3.案例小结
本案例通过使用Outlook来收发邮箱中 的邮件、回复邮件、新建和管理联系人信 息、定制会议并发送至多人、日历管理， 备份文件等，了解了Outlook的常用操作， 对其中的邮件管理、联系人管理、会议、 约会、任务、日记等功能`有了进一步的运 用，这样可以在计算机上有序地管理日常 工作。
2.解决方案
（1）启动Word 2003，新建一份 “空白文档”。 （2）页面设置。将纸张方向设为 “纵向”，将纸张选为A4。
（3）录入样式文1.2所示的文字内容。 （4）选中年度工作计划题目“科源 有限公司2007年工作计划”，设置为 “宋体”、“加粗”，“四号”、 “居中”。
（5）设置正文格式为“首行缩进”2 字符，正文字体设为宋体、五号字。 （6）设置正文中的标题行“字形” 设为“加粗”。
（2）录入样式文1.5文字内容。 （3）制作简报封面。
① 制作简报标题 ② 绘制“本期要目”一行的下方和报 尾的上方分别绘制一条加粗的实线。 ③设置封面其他文字的字体和段落。
（4）制作简报正文。 （5）采用插入分页符的方法将科源 公司工作简报中的封面和正文分别放 在两页纸上。 （6）以“科源公司简报”为名将简 报保存。
（3）将A1-A3单元格选中，单击常 用工具栏上的合并单元格命令，将其 合并为1个单元格，仿照样表将其余 需要合并的单元格用相同的方法合并 为一个单元格。
（4）在各单元格中录入与样表相同 的文字内容，然后选中文字内容，在 “字体”对话框中或“格式”工具栏 上将表格内的文字内容设置为宋体、 小四号。
（3）发送邮件。
① 对收到的邮件进行回复。 ② 使用 按钮，发送已经写 好的邮件。
（4）添加联系人。
①在Outlook窗口中，切换到“联系人” 快捷方式。 ②双击窗口中心处添加联系人，在弹 出的“联系人”对话框中填入相应信息。
③ 可单击“类别”按钮，在弹出的 “类别”对话框中设置联系人的类别，还 可以单击“细节”按钮，切换到“细节选 项卡”，为联系人设置一些细节信息。
邮件合并的处理过程为：
（1）创建主文档，输入固定不变的 内容；
（2）创建或打开数据源，存放变动 的信息内容，数据源一般来自于 Excel、Access等数据库；
（3）在主文档所需的位置插入合并 域；（4）执行合并操作，将数据源 中的变动数据和主文档的固定文本进 行合并，生成一个合并文档或打印输 出。
3.案例小结
本案例通过“公司发文单”、“文件 传阅单”以及“发文登记表”等的制作， 使读者学会创建表格，表格中单元格的合 并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表 格内文本的对齐设置，并能对表格和表格 中的内容进行相应的设置。
1.3 案例3 制作公司简报
1.案例分析
简报是由组织（企业）内部编发的用 来反映情况、沟通信息、交流经验、促进 了解的书面报道。简报有一定的发送范围， 起着“报告”的作用。
（2）制作邮件的数据源数据库（客 户个人信息）。
① 启动Excel；。 ② 在Sheet1工作表中录入“客户个人 信息”数据。 ③ 保存“客户个人信息”作为邮件的 数据源。
（3）建立主文档与数据源的连接。
①打开制作好的主文档“客户回访 函”。 ②打开“邮件合并”工具栏。
③ 单击“邮件合并”工具栏上的“打 开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对 话框，找到保存的“客户个人信息”数据 文件，选中该文件，然后单击“打开”按 钮，弹出“选择表格”对话框。 ④ 在对话框中选中Sheet1工作表。
（5）将合并后的A1、A2、A3单元格 的内容设为靠上两边对齐方式，其余 单元格中内容的对齐方式参照课本中 的样表1.1进行。
（6）选中整个表格，单击“格式” 菜单中的“边框和底纹”命令，打开 “边框和底纹”对话框。
（7）分别将表格的内外框线设置为 0.75和1.5磅。 （8）单击“文件”菜单中的“保存” 命令，以“科源公司发文单”为名保 存此表格，保存时将此表格保存为 “文档模板”。
2.解决方案
（1）初始设置。
① 启动Microsoft Outlook 2003，进入 Outlook配置向导，并进入电子邮件账户设 置的第一步。
② 进行服务器类型选择，这里选择 POP3。 ③ 进行Internet电子邮件设置 （POP3）。
（2）收取邮件。
① 利用“工具/电子邮件账户”选项， 在弹出的“电子邮件账户”窗口中选择 “查看或更改现有电子邮件账户”选项。 ② 单击工具栏上的 按钮，收 取邮件。
简报应包括如下内容：
（1）报头：简报名称、期数、编写 单位、日期；（2）正文：标题、前 言、主要内容、结尾；（3）报尾： 抄报抄送单位、发送范围、印数等； （4）简报后可附附件。效果如图：
2.解决方案
（1）利用Word 2003创建新文档 （2）进行“页面设置”。将纸张设 为A4纸，页边距分别设置为上2.1cm、 下2.0cm、左2.2cm、右2.1cm。
3．掌握对Word 2003文档中的 “图形”、“图片”及“图示”进 行相应的处理。 4．在Word 2003文档中进行表格 的“创建”、“编辑”和“格式 化”。
5．对Word 2003文档中的“中长 文档”、“主控文档”进行相应的 处理。 6．对Word 2003文档中的“邮件” 进行“合并”及相关文档的处理。 7．利用Outlook 2003进行邮件管 理
1.2 案例2 制作发文单
1.案例分析
发文和收文是机关或企事业单位行政 部门工作中非常重要的一个环节，发文单 用于机关、企事业单位拟发文件作记载用， 该案例主要涉及到的知识点是表格的创建、 表格格式的设置以及表格内容的录入和内 容格式设置。效果如图：
2.解决方案
（1）录入“科源有限公司发文单” 表头文字，将字体设置为黑体、小二 号、居中。 （2）建立一个3列16行的表格。
（6）打印个人信函。
① 单击邮件合并工具栏上的“合并到 打印机”按钮。 ② 单击“全部”单选框，然后单击 “确定”按钮。弹出 “打印”对话框，设 置打印选项，单击“确定”按钮，打印已 生成的客户回访函。
3.案例小结
实际工作中常常遇到处理大量报表、 信件一类的文档，其主要内容、格式都相 同，只是具体的数据有变化，为减少重复 工作，可使用“邮件合并”功能。
3.案例小结
本案例通过运用Word制作公司简报、 企业成立公告、电子贺卡、请柬以及公司 小报，介绍了Word文档的图文混排的制作 方法，包括艺术字、文本框、图片、自绘 图形等图形的制作、编辑和修饰以及对图 形进行组合等操作。同时，也介绍了文档 的分栏、图片与文字的环绕设置等。
1.4 案例4 制作客户信函
此外，还可以按以下操作步骤实现 “邮件合并”文档的创建。即：建立邮件 合并主文档→制作邮件的数据源数据库→ 建立主文档与数据源的连接→在主文档中 插入域→邮件合并。
（1）制作主文档（客户回访信函）。
① 启动Word 2003，新建一份空白文 档。 ② 录入“客户回访函”内容。 ③ 对“客户回访函”的字体和段落进 行适当的格式化处理。 ④ 保存“客户回访函”作为邮件的主 文档。
1.案例分析
现代商务活动中，遇到如邀请函、会 议通知、聘书、客户回访函等日常办公事 务处理时，往往需用计算机完成信函的信 纸、内容、信封、批量打印等工作。本节 将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷 地完成以上事务。效果如图：
2.解决方案
制作邮件合并文档可利用“邮件合并” 向导，即单击“工具”菜单中“信函和邮 件”命令下的“邮件合并”命令，按向导 的提示过程创建邮件合并文档。
（5）创建会议，并群发。
① 使用“新建/会议要求”菜单，新 建一个会议。 ② 单击 按钮，选择邀请 参加该会议的联系人。
③ 设置会议的主题、地点、开始时间 和结束时间的日期和时间等。 ④ 单击 按钮，将此会议 邀请发送到所选的收件人邮箱中。
（6）其他管理。
Outlook 2003 为电子邮件、日程、任 务、便笺、联系人以及其他信息的组织和 管理提供了一个集成化的解决方案。 Outlook 2003 为管理通信、组织工作以及 与他人更好的协作提供了诸多创新功能。