Outlook应用指南(1)——数据备份还原技巧
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究随着人们在工作和生活中使用电子邮件的数量不断增加，我们需要更有效的方法来管理电子邮件。
其中最常见的两种方法是邮件归档和存档，它们可以帮助我们更好地整理和储存邮件。
本文将探讨Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档是将旧邮件存储在不同的文件中，以减少主邮箱的负荷并更好地管理邮件。
在归档之前，应该确定有哪些邮件需要归档，如何归档以及在何时和何地归档。
1、确定哪些邮件需要归档。
通常来说，邮件归档适用于已读但不再需要经常查看的邮件。
对于对您当前工作有影响的邮件，请不要归档，以便您能够轻松访问。
题、按发送者等方式归档。
可以通过“文件”选项卡中的“自动归档”或“归档”按钮来执行归档操作。
3、何时和何地归档。
可以按照选择的方式手动归档邮件，也可以设置Outlook自动归档。
在设置自动归档时，可以选择归档的时间、频率和位置。
应该选择归档到本地计算机或网络服务器，而不是在云端进行归档。
二、Outlook邮件存档Outlook邮件存档是将重要的电子邮件长期存储在本地或云服务器上，以备将来参考。
存档的邮件可以预防数据丢失和数据泄露，保存公司历史数据并更好地管理邮件。
1、确定哪些邮件需要存档。
与邮件归档相似，Outlook邮件存档适用于对您当前工作不再有影响的历史邮件。
不要存档对您当前工作有影响的邮件，这样您可以轻松访问。
题、按发送者等方式存档。
可以通过“文件”选项卡中的“存档”按钮来存档邮件。
3、何时和何地存档。
可以直接在本地计算机上存档邮件，或者使用云存储等在线服务来存档邮件。
应该选择可靠的云服务，以确保邮件的安全存储。
三、归档和存档的常用方法和技巧1、设置自动归档和存档。
Outlook有自动归档和存档功能，可以在指定时间自动归档或存档，以节省时间和确保准确性。
2、归档和存档分类。
可以使用标签、文件夹等方式为邮件分类和分组，以便更好地管理归档和存档的邮件。
邮件备份,恢复方法
由于总行即将进行邮箱改造,为了使邮件不会丢失,特撰写此文档,以帮助各位自行备份邮件.※谨记,请在邮箱关闭状态下进行如下操作,否则备份会不完全.此处以我的邮箱为例:邮箱备份:使用OUTLOOK EXPRESS:1.在我的电脑→D盘里新建一个文件夹,名字命名为”备份邮件”.(图一)(如若D盘空间不足也可放到C盘或E盘等分区)图一2.打开OUTLOOK EXPRESS,依次指向工具→选项→维护选项卡→存储文件夹,打开后复制路径,点开始→运行,将复制的路径粘贴到对话框内,回车,打开后将所有文件复制到D 盘→备份邮件文件夹内.(图二,图三,图四,图五,图六)图二图三图四图五图六使用MICROSOFT OFFICE OUTLOOK:1. 在我的电脑→D盘里新建一个文件夹,名字命名为“备份邮件”.(图五)(如若D盘空间不足也可放到C盘或E盘等分区)图七2.打开MICROSOFT OFFICE OUTLOOK,依次指向到工具→选项→邮件设置选项卡→数据文件→打开文件夹.打开后将所有文件复制到D盘→备份邮件文件夹内. (图八,图九,图十,图十一)图八图九图十图十一邮件恢复:使用OUTLOOK EXPRESS:打开OUTLOOK EXPRESS,依次指向文件→导入→邮件→outlook express6点击下一步→选择从OE6存储目录中导入邮件,并勾选“仅导入在OE6中下载或创建的邮件….”,单击确定→单击浏览指向到建立备份邮件的位置并点击下一步→选择所有文件夹单击下一步→当进度条走完后点完成即可.(图十二,图十三,图十四)图十二图十三图十四使用MICROSOFT OFFICE OUTLOOK打开OFFICE OUTLOOK,并依次指向文件→导入和导出→从另一程序或文件导入→个人文件夹文件(.PST)→点浏览,找到备份邮件的位置→点选导入项目到相同文件夹→点完成即可.(图十五,图十六,图十七,图十八)图十五图十六图十七图十八。
Outlook邮件本地归档操作指引
Outlook邮件本地归档操作指引因个人邮箱容量有限，当邮件总量超过一定的比例后，邮件服务器会发出“邮箱将满”的警告，邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。
邮件总量指所有邮件含附件的总大小，包括收件箱、发件箱、已删除邮件，因此有几点必须注意：1、尽量不要发送大附件邮件（一般10M以上就属于大附件，）大附件邮件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过即时通讯工具（如MSN）的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。
2、养成定期清除过期非重要邮件的好习惯，这里要说明的是，邮件第一次删除，会进入“已删除邮件”文件夹中，此时邮件并没有真正删除，还是在继续占用邮箱总量，因此需要到“已删除邮件”中再此删除才会释放邮箱空间。
除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外，一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook 中的邮件归档功能，来将指定日期前的旧邮件从邮件服务器上归档到本地硬盘，可以手动归档和也可以自动归档，具体操作方法将在下面详细介绍。
注意：1、进行归档后，指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存，通过WEB方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件，要在工作机器外的其他地方访问归档邮件，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过Outlook来读取（具体操作后面将做讲解）。
因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦。
2、以下操作以Outlook 2007 版本演示截图，其他版本Outlook操作界面不尽相同，但操作过程基本类似。
一、手动归档1、打开Outlook2、点击“文件”菜单中的“存档”3、弹出“存档”对话框4、选中需要存档的邮箱。
假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下的“发件箱”文件夹就OK。
如下图：5、选择需要归档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档6、勾选：包含标记为“此项目不自动归档”的项目7、选择归档文件的地址、文件名这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:\邮件归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst(自定义)。
Outlook邮件归档和导入导出
Outlook邮件归档和导入导出Outlook是一款广泛使用的电子邮件客户端，它提供了许多高效的工具和功能来管理电子邮件。
在长期使用Outlook的过程中，我们常常会面临需要归档和导入导出邮件的需求。
本文将向您介绍Outlook邮件归档和导入导出的方法，帮助您更好地管理和保护您的电子邮件。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档功能允许用户将邮件存储在本地计算机上，从而释放Outlook邮箱的空间并提高电子邮件系统的性能。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件归档：1. 打开Outlook程序并进入“文件”菜单。
2. 选择“选项”并在弹出的对话框中点击“高级”选项。
3. 在“自动归档”部分，点击“自动归档设置”。
在自动归档设置中，您可以选择设置归档频率和归档位置。
您可以选择按日期、文件夹或其他条件来归档邮件。
选择归档位置时，您可以将归档文件保存在本地或网络驱动器上。
请注意，归档过程可能需要一些时间，具体取决于您的Outlook邮箱的大小和归档设置。
一旦完成归档，您将在Outlook中看到一个新的归档文件夹，其中包含归档的邮件。
二、Outlook邮件导入导出有时候，我们可能需要将Outlook邮件导出为其他格式，例如.pst 或.csv文件，或者将其他格式的邮件导入到Outlook中。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件导入和导出：1. 导出邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“导出到文件”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
-选择要导出的邮箱或文件夹，并选择导出的位置和文件名。
-点击“完成”开始导出过程。
2. 导入邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“从其他文件或程序导入”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
Outlook邮件备份和还原的方法与技巧深度剖析
Outlook邮件备份和还原的方法与技巧深度剖析Outlook邮件备份和还原的方法与技巧深度剖析随着互联网的普及，电子邮件已成为人们日常生活和工作中必不可少的沟通工具。
在此背景下，如何保护好我们的邮件数据，成为了一个亟待解决的问题。
Outlook是微软出品的一款常用邮件客户端，如果您是Outlook邮件的用户，那么邮件的备份和还原就是您应该了解并熟练掌握的关键技能，对于失误或突发情况，备份可以帮助您恢复数据；对于更换设备等场景，还原可以让您的新设备立即同步您的历史邮件。
本文将围绕着Outlook邮件的备份和还原方法及技巧进行分析和剖析，以帮助广大Outlook邮件用户更好的保护邮件数据，确保不会因为突发事件而失去重要信息。
一、Outlook邮件备份方法1.使用Outlook自带的功能备份从Outlook 2003到Outlook 2013中，都带有可靠的备份功能。
通过这些功能，可以备份其所有数据，包括邮件、联系人、日历和任务等内容。
备份Outlook数据的方法如下：步骤一：打开Outlook。
进入菜单栏“文件（File）”选项，然后选择“打开（Open）”，接着选择“导出（Export）”。
步骤二：点击“导出（Export）”后，会弹出一个窗口，选择“创建文件（Create a file）”，然后选择“下一步（Next）”。
步骤三：选择备份的文件类型，Outlook 2013版本之前，可以选择“Outlook数据文件（.pst）”，Outlook 2013及以后版本，可以选择“Outlook数据文件（.pst）或者Outlook数据文件（.ost）”。
步骤四：如果您选择了“Outlook数据文件（.pst）”，下一步可以选择包含子文件夹或者只包含选定的文件夹，这取决于您的需求。
步骤五：选择后，可以为导出文件起一个名字，并指定存储位置。
步骤六：如果您想指定密码保护，并为导出文件添加密码，可以勾选“设置密码（Set password）”。
Outlook备份还原联系人和日历
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Outlookห้องสมุดไป่ตู้出联系人和日历
6.弹出文件夹确认窗口，默认不需要修改内容，直接按确定，完成导出动作。
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Outlook导入联系人和日历
3.选择“个人文件夹文件（.pst）”文件类型，下一步继续
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Outlook导入联系人和日历
4.点击“浏览”并选择之前导出的.pst格式文件，下一步继续 注：导入前原联系人和日历中有内容，请选择“允许创建重复项目”，然后下一步继续。
Outlook导出联系人和日历
1.启动Outlook，通过“文件”》“导入和导出”菜单打开导出向导。
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Outlook导出联系人和日历
2.选择“导出到一个文件”选项，下一步继续。
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Outlook导入联系人和日历
5.弹出导入个人文件夹窗口，确认要导入的项目为“联系人”和“日历”，按“完成”按钮，完成导入操作
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Outlook Express数据和通信簿的备份与还原操作手册 电脑实用技巧
1.Outlook Express备份与还原Outlook的备份：1.首先打开outlook express会看到平时收发的邮件及联系人，见图4图42.备份邮件内容，打开工具→选项，见图5标示操作图53.打开的选项卡→维护→存储文件夹（存储文件夹就是本人邮件内容的存储路径:C:\Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Identities\{0DF998C8-9300-42B7-960B-14623F52D64A}\Microsoft ），见图6操作图64.将以上路径拷贝到我的电脑地址栏中，按Enter键后，即可找到outlookexpress文件夹，将此文件夹拷贝到备份的非系统区或U盘中即可，见图7图75.备份联系人打开outlook express后文件→导出→通讯簿，见图8图86．选择后，出现如图9，按图标示操作图97.选择导出→浏览→保存后，见图10 标示操作图108．点击保存后，出现如下图11图119.点下一步，出现如下图12 按标注操作图1210．点击完成，出现如图13，至此通讯簿备份完成图1311.邮箱账户备份点击工具→账户，如图14标注图14 12.点击账户后，出现如下图15，按标注操作图1513.点击导出，选择账户的保存路径后，点击保存，至此账户备份完成。
图1614.完成后可以到刚才备份的路径下可以看到账户备份的文件，如下图17标注所示图17Outlook Express 数据的还原1.账户的还原，打开Outlook Express,选择工具→账户，见图18，如图示，暂时什么数据都没有（邮件和联系人等）图182.点击账户后，出现如下图19，点击导入，选择备份的账户名，点击打开图193．选择打开后，你的账户就导入到程序中了，见图20，点击关闭对话框图204.接下来还原邮件内容了，在程序中选择工具→选项，见图21图215.点击选项后，出现如下图22，点击存储文件夹，会出现存储位置的对话框，这个路径就是存储邮件的路径（C:\Documents and Settings\username\Local Settings\ApplicationData\Identities\{0DF998C8-9300-42B7-960B-14623F52D64A}\Microsoft）在备份步骤中提到过图226.复制上面的存储位置的路径，粘贴到我的电脑地址栏中，敲Enter键后，将原备份的邮件的文件夹粘贴到现位置，见图23（在复制、粘贴过程中需要关闭outlook express程序）图237.在你复制→粘贴过程中，会出现如下图24，选择全部图248.复制完成后，你可以检测一下文件的大下，见图25图259.打开outlook express程序，邮件都在收件箱里，这样就成功还原了邮件，见图26图2610．下面来还原邮箱地址簿，在打开的outlook express程序中，选择文件→导入→其他通讯簿，见图27图2711.点击其他通讯簿，出现导入工具对话框，选择当时备份的地址簿的路径，选择那个备份的文件，选择打开，见图28图2812.选择打开，出现如图29所示图2913.点击下一步，见图30图3014.点击完成才，出现导入完成的提示框，点击确定就完成了。
19. 如何恢复Outlook中误删除的邮件？
19. 如何恢复Outlook中误删除的邮件？19、如何恢复 Outlook 中误删除的邮件？在日常工作和生活中，我们经常使用 Outlook 来处理邮件。
但有时可能会因为一时疏忽或误操作，不小心删除了重要的邮件。
这无疑会给我们带来不小的麻烦。
那么，当这种情况发生时，我们应该如何恢复 Outlook 中误删除的邮件呢？别着急，下面就为您详细介绍几种可行的方法。
首先，我们来看看 Outlook 自带的“已删除邮件”文件夹。
当您删除邮件后，它们通常会先被移动到“已删除邮件”文件夹中。
您可以打开该文件夹，查找您误删除的邮件。
如果找到了，只需右键单击该邮件，然后选择“移动”＞“收件箱”或其他您希望存放的文件夹即可。
但如果您在“已删除邮件”文件夹中没有找到所需的邮件，或者已经清空了“已删除邮件”文件夹，也不要慌张。
Outlook 还提供了“恢复已删除项目”的功能。
要使用这个功能，您需要按照以下步骤操作：首先，在 Outlook 的菜单栏中，点击“文件夹”选项卡。
然后，在“清理”组中，选择“恢复已删除项目”。
这将打开一个新的窗口，显示最近一段时间内删除的邮件。
您可以在列表中找到您想要恢复的邮件，选中它们，然后点击“恢复所选项目”按钮。
需要注意的是，这个功能所能恢复的邮件有一定的时间限制，具体取决于您的 Outlook 配置和服务器设置。
如果通过上述方法仍然无法找回您的邮件，那么还有一种可能——从服务器端恢复。
但这需要您的邮件服务器支持并且您具有相应的权限。
您可以联系您的邮件管理员，询问是否可以从服务器端恢复已删除的邮件。
另外，如果您之前对 Outlook 数据进行过备份，那么通过恢复备份也是一个不错的选择。
您可以使用备份软件或手动备份的文件来还原Outlook 数据，从而找回误删除的邮件。
还有一种情况，如果您使用的是 Exchange 邮箱，并且您的组织启用了“保留策略”，那么即使您已经删除了邮件，它们可能仍然会在服务器上保留一段时间。
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Outlook中存储了日常工作所需的重要数据，因此，Outlook数据的及时备份也就显得尤为重要。
一般情况下，Outlook中的数据都是通过PST文件进行存储
和备份的。
PST文件（Personal Folder File个人文件夹）在实质上是一组Outlook信息的集合，如：收件箱、发件箱、草稿、日历、任务、地址簿，但不包含邮件账户及规则。
Outlook为每个用户都建立独立的PST文件。
如果你使用的是Windows XP，那么，你会在“X:¥Documents and Settings¥用户名¥Local
Settings¥Application Data¥Microsoft¥Outlook”目录下面找到名为“Outlook.pst”的文件，这就是属于你的PST文件，默认状态下，这个文件中存储了Outlook中与你的账户相关的所有信息。
1. 备份Outlook数据文件
执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令，在弹出的“导入和导出向导”对话框中，选择“导出到一个文件”一项，单击【下一步】按钮。
接下来，在“创建文件的类型”中选择“个人文件夹文件(.pst)”一项，单击【下
一步】按钮。
在“选定导出的文件夹” 中，我们可以选择需要备份的内容，比如收件箱、联系人、日历等。
如果想要将收件箱中所有的邮件都备份，记得要选择下面的“包括子文件夹”项。
如果想要将当前Outlook中所有的信息全都备份在一个pst文件里，可以直接选择文件夹树形结构的最顶端——“个人文件夹”一项。
最后，指定好个人文件夹的保存位置，单击【完成】按钮，即可开始进行备份。
2. Outlook数据的还原
一旦Outlook数据有损失，或者需要对Outlook数据进行迁移，我们都可以将曾经备份好的Outlook数据文件还原回来。
还原过程与备份是相逆的操作，其方法与备份是基本相同的。
我们同样要执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令，在对话框中则要选择“从另一个程序或文件导入”这一项，单击【下一步】按钮。
选择导入文件的类型是“个人文件夹文件(.pst)”。
指定需要导入的pst文件的位置。
程序将对此pst文件进行解析，将其中包含的文件夹内容罗列出来，我们可以选择需要进行还原的文件夹，最后单击【完成】按钮，即可将数据还原到原来的位置。
3. Outlook数据的自动存档
需要大家注意的是，Outlook要求单个pst文件的最大容量是2GB，超过这个限制，你的Outlook数据将不能正常读取。
所以，随着Outlook邮箱的不断增大，为了更便于管理，我们可以将那些重要但又不常使用的旧的邮件和其他信息转移到另一个位置进行存储，或者干脆删除这些已经到期不再有效的内容，这些过程都可以通过Outlook中的“自动存档”功能来完成。
默认情况下，“自动存档”功能将按默认的时间间隔（14天）自动运行，它会从文件夹中清除旧的和到期的项目。
旧项目是指那些达到指定存档时间的项目（默认早于6个月的项目是旧项目），到期项目指那些过了某个固定日期内容就不再有效的邮件和会议项目，例如几个月前开过的会议。
“自动存档”可将旧项目删除或存档到一个指定的存档文件中。
Outlook默认的存档文件的位置是：“X:\Documents and Settings\用户名\Local Settings\Application
Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst”。
实际上，Outlook中有两套“自动存档”设置：全局设置和单个文件夹设置。
全局设置决定“自动存档”在默认情况下如何处理Outlook文件夹中的各个项目；单个文件夹设置会覆盖默认设置，可对不同文件夹进行不同的“自动存档”操作。
当然，Outlook默认的“全局设置”是可以更改的：执行【工具】菜单下的【选项】命令，打开【其他】标签，点击对话框中的【自动存档】按钮。
在“自动存档”对话框中，我们可以调整Outlook自动存档的时间间隔，并能更改旧
项目的存档规则和存档位置。
如果需要的话，你也可以进行单个文件夹的存档设置，为指定的单个文件夹使用单独的存档文件，创建单独的存档规则。
方法是右击相应的项目，在快捷菜单中选择【属性】命令，打开【自动存档】标签，即可进行详细的设置。
除了“自动存档”功能以外，Outlook还支持手动存档：执行【文件】菜单下的【存档】命令，即可将相应的文件夹立即进行存档，存档前不仅可以指定存档文件的位置，还可以设置存档规则。
4. 邮件分拣规则的导入与导出
之前我们介绍过如何创建电子邮件的路由规则，让Outlook自动分拣收件箱中的新邮件。
Outlook为我们提供了邮件规则的导入导出工具，当我们迁移Outlook邮箱时，利用这个工具就不必再重新设定邮件规则了，免去了很多麻烦！
导入或导出Outlook邮件规则的方法很简单：执行【工具】菜单下的【规则和通知】命令，在对话框中单击【选项】按钮。
码，只有正确输入密码，才能打开并读取邮件和联系人等数据信息。
《Outlook应用指南》系列写到这里就算告一段落了，希望我的这几篇文章能够有助于提高大家的日常办公效率。
接下来即可进行规则的导出或导入。
Outlook会创建“规则向导”规则类型的文件（.rwz）来存储当前Outlook中的所有邮件规则。
5. 为Outlook数据上锁加密
很多用户使用的是共有计算机，往往不希望其他人随意查看自己的邮件。
最好的办法就是给你的个人文件夹上锁加密！
执行【文件】菜单下的【数据文件管理】命令。
在弹出的“Outlook数据文件”对话框中，选择需要进行加密的文件夹（如下图中的
“个人文件夹”），然后单击【设置】按钮。
接下来，在“个人文件夹”对话框中可以单击【更改密码】按钮，分别输入旧密码（默认为空）、新密码和验证密码，即可为你的pst文件加密。
另外，为了避免pst文件过大，你还可以单击【开始压缩】按钮，缩减当前pst文件的大小。
设置完毕！今后当我们每次启动Outlook时，程序都会要求用户输入个人文件夹的密
码，只有正确输入密码，才能打开并读取邮件和联系人等数据信息。
《Outlook应用指南》系列写到这里就算告一段落了，希望我的这几篇文章能够有助于提高大家的日常办公效率。