受控文件编号细则
受控文件编号细则
XXXX有限公司管理文件1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。
质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~9995.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
HY － EM . － XXX顺序号（001~999）环境手册代号公司代号公司代号用大写字母HY 表示。
环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号顺序号质量手册代号公司代号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
文件编码原则和版本次管理办法
文件变更履历页1、目的：建立统一的文件编码和公司金蝶K3 系统各代号编码原则以及文件版本/次管理原则和方法，使各类文件的分类有一定的组织系统和规律。
2、适用范围：适用于本公司所有受控文件的编码,金蝶K3系统编码和版本/次管理。
3、定义无4、权责：各部门：负责按程序和本文件的要求对本部门拟定文件的编码。
文管：负责各部门文件编码原则的拟定和各部门文件编码的监督、确认。
5.作业内容：5.1一、二、三、四阶文件编码原则5.1.1体系类文件（如质量手册、程序文件、管理规定、制度、作业办法、工作说明、实施细则等）流水号(从001-999)文件别号体系代号普信达公司代号“PSD”备注：三阶文件在文件别号后，增加一个代码，区分SIP、SOP、作业办法、实施细则等，如：PSD-Q-03（A）-001 表示SIP。
5.1.2说明5.1.2.1管理体系代号:依据管理体系之不同，其代号亦不相同，目前本公司以“Q”代表质量管理体系，以“E”代表环境管理体系等。
5.1.2.2文件阶层代号：依据文件阶层赋予代号，一阶文件为“01”（手册Manual），二阶文件为“02”（程序Procedure），三阶文件为“03”（指导书Instruction），四阶文件为“04（表单）”。
5.1.3对于在表单印刷时即可编好管理流水号的（如：送货单号、采购申请单号、入库单号等），可依据表单印刷许可的特性确定编码方法。
5.1.3.1通常方法如下：X X X X X X X X流水号（从000001～999999）印刷时的年份号（如09）。
备注：金蝶K3系统中生成的表单以系统自动生成的流水码区分。
参照金蝶K3系统表单编号原则。
5.1.3.2申请印刷时要注意避免重号。
推荐头2位用印刷时的年份号开头，并且申请印刷时需根据已有表单的编号在申请单上注明新印表单的起始编号。
5.2文件版本/次的编码和管理5.2.1文件版本/次编码原则①版本:从A开始的整数②版次:从05.2.2版本/次的变更5.2.2.1文件内容修改，应在修订页内做相应的修改记录，并对封面进行版本/次的变更。
编号细则
编号细则（一）文件资料、记录编号规则1 目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2 范围适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
3 文件的编号与格式□□□ / ××××—××××编制年份（发文年）顺序号分类号企业代号4 质量体系文件编号格式说明4.1 质量体系文件编号规则4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：WNO——机动车检测有限公司4.1.2 文件分类号标识：QM——质量手册 QP——程序文件——检测作业指导书 QJ——质量记录QR．QL——管理制度 QS——设备操作规程QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程QT——其它4.1.3 顺序标识：此文件在系列文件中的顺序号。
4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号。
4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。
4.1.6 例如：质量管理体系质量手册编号：WNO/QM 01—2013表示该文件是：公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。
4.2 外来文件编号4.2.1 外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。
外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。
4.2.2 企业代号标识同4.1.1。
4.2.3 文件分类号标识：FG——法律法规BZ——国际国家标准JS——技术资料QT——顾客和供方等相关方文件4.2.3 顺序标识：按收集先后顺序编号4.2.4 年份号标识：按收集时间的年份编号。
行政性文件收发编号4.3行政性文件编号如下：号第XXXX [XXXX]发文顺序号发文年份公司代号公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。
工程公司文件编号管理制度
工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。
（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。
（3）文件编号统一管理，避免重复使用。
2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。
（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。
3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。
（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。
第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。
（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。
2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。
（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。
第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。
（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。
2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。
（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。
第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。
（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。
2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。
（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。
第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。
（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。
2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。
（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编号管理制度
修改：0
4.1.2.2 编号样式
例: 办公室制订的《文件编号管理制度》, 编: Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件, 则文件编号中直接省略部门名称代码。
4.2 文件内容格式
4.2.1 所有制度文件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件编号管理制度》的文件内容格式进行排版与起草。
如主标题为: 黑体二号；正文为宋体四号；其中正文中的小标题需加粗。
5.附则
本制度执行之日前所有文件仍使用原编号, 本制度的解释权和修改权归公司办公室所有, 经常务副总审核, 总经理批准后实施。
三级文件编写规定
受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。
2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。
4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
管理文件、操作规程、执行标准
川东钻探公司装备部资料台帐明细清理一、川东钻探公司设备管理受控文件：
注：逐年补充、更新
二、川东钻探公司设备技术操作规程：
注：逐年补充、更新
三、装备部执行的技术标准：
注：逐年补充、更新
四、装备部建立的设备管理台帐明细
注：每本台帐拟写简要管理办法，除汇编外贴在台帐上。
五、归档资料
六、装备部定期报表明细：
七、装备部定期收基层单位报表明细：
八、收基层单位年度工作总结：
1、钻井一公司
2、钻井二公司（含钻二综合厂）
3、对外钻井公司
4、设备租赁公司
5、公用汽车公司
6、渝达汽车修理厂
7、建安公司
8、物资公司
9、顶驱公司
10、机械厂、检测中心
11、钻具利华公司、井控公司。
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ＸXＸX有限公司
管理文件
规定公司受控文件得文件编号、版本编号得方法。
2、适用范围
适用于本公司受控文件得编号。
3、 受控文件种类
3.1 体系文件:手册、程序文件、管理文件(包括管理活动规定、管理作业指导书)、质量记录表样
3、2 技术文件:产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验与试验文件、设备操作与维护规范等文件;
3、4 外来文件:法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4、 文件格式
4、1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页１、 4、2 技术文件得格式按相关技术性管理文件规定执行。
5、 编号方法 5.1 手册
５．1．１ 质量手册由公司代号、质量手册代号与顺序号三部分组成。
具体如下: HY - QM — ＸXX
● 公司代号用大写字母H Ｙ表示,即
XXXX 有限公司。
● 质量手册代号用大写字母Q 与M 表示,即Quality(质量)与Man ｕa ｌ(手册)两词得第一个字母、
● 顺序号用三位阿拉伯数字表示:001～9９９
５.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号与顺序号三部分组成。
ＸXX
顺序号(00１~999) 环境手册代号 公司代号
●
● M 表示,即E ｎvironm ｅnt(环境)与Manual(手册)两司得第一个字母。
●
顺序号用三位阿拉伯数字表示:０01~999
5．１.3版本与状态编号
未更改得文件版本编号为Ａ版,各页修改状态为A/0:
a. 若文件只就是某页或某条款第1次修改,而不需整份文件换版时,此页修改状态为A/１。
如质量手册A 版第５页进行了修改,则第5页得修改状态为Ａ／1。
ｂ。
若文件进行大幅度修改,修改次数达五次后文件换版,文件版本编号为B 版,各页修改状态为B ／0,依此类推。
顺序号 质量手册代号 公司代号
5、２ 程序文件
５．２．1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
ＨY ＱＰ XX — Ａ/0
● 公司代号同5.１。
１。
● 程序文件代号用大写字母Q 与Ｐ表示,即Q ｕality(质量)与Procedur ｅ(程序)
两词得第一个字母。
● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。
● 版本号同5。
1.３、
５．2。
２ 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成、 HY — EP - XX
● 公司代号同５.1．2;
● 环境程序文件代号用大写字母E 与Ｐ表示,即E ｎｖironmen ｔ(环境) 与
Proced ｕre(程序)两词得第一个字母。
● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示:01~９9。
5。
２。
３ 版本编号同5、１、3、 ５。
3 技术文件
5.3。
１图样得编号按照企业标准执行。
５。
3。
2工艺文件得编号(包括工艺、检验作业指导书;设备、检测仪器与工装模具使用维护保养规程;工艺流程图、产品包装图;材料标准、工艺定额等)。
X ——— X -－— X ＸX Ｘ
产品工艺代号:伞骨―SG,注塑―ZS,中棒―ＺB,纤维―XW,自开收-ZKS ● 工艺文件类别代号
版本号(首次制订为A/0,修改第一次为A/1详见5.1.3) 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号
顺序号(000-999) 工序代号
工艺文件类别代号 产品工艺代号
环境程序文件顺序号 环境程序文件代号 公司代号
5．3XX -－— ＸX — XXX
CL 代表材料标准
● 公司代号同5。
1.2 ● 材料标准版本号同5.1.３
5、4 管理文件
管理文件就是对程序文件支持得第三层文件:
5.４。
1质量体系管理文件编号由公司代号、管理文件代号、对应得二级文件顺序号、顺序号组成、
ＨY — M XX — ＸＸ
● 公司代号同５.1．1 ● 管理文件代号用大写字母M 表示,即Ｍａｎagement(管理)得第一个字母。
● 对应二级文件得顺序号
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:０1～9９
顺序号(用阿拉伯数字) 对应二级文件得顺序号 管理文件代号 公司代号
顺序号(000-999) 公司代号
● 版本及状态编号同5.1。
3 5。
4。
2 环境体系管理文件
ＬT — EM — ＸX
● 公司代号同５.1。
２;
● 环境程序文件代号用大写字母E 与M 表示,即Ｅnvir ｏｎｍent(环境) 与Ma
ｎa ｇｅm ｅｎt(管理)两词得第一个字母。
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:０1～99 ● 版本及状态编号同５。
1。
3 5.5记录表样
5．5．１质量体系记录表样由公司代号、表格代号、对应二、三级文件得顺序号、顺序号四部分组成、
HY — Ｆ — ＸX —－ ＸX
● 公司代号同5.1．１ ● 表格代号用大写字母F 表示,即表格(Fo ｒｍ)得第一个字母。
● 对应二、三级文件得顺序号
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示:01～99。
５。
5.2环境体系记录表样由公司代号、环境代号、表格代号、对应二、三级文件顺序号、顺序号五部分组成。
L Ｔ — Ｅ Ｆ -XX -— ＸXX
● 公司代号同5.１。
2
● 环境代号用大写字母Ｅ,即En ｖironment(环境)得第一个字母
顺序号(用阿拉伯数字) 对应二、三级文件得顺序号 表格代号 公司代号
顺序号(用阿拉伯数字) 环境管理文件代号
公司代号
顺序号(用阿拉伯数字) 对应二、三级文件得顺序号 表格代号 环境代号 公司代号
●表格代号用大写字母F表示,即表格(Form)得第一个字母。
●对应二、三级文件得顺序号、
●顺序号用二位阿拉伯数字表示:０1~99。
５.5.3记录表格得版本号
记录表格更改即换版,第一次换版用小写英文字母a表示,直接写在表格编号后,以此类推。
５。
５.4记录表样得使用序号
记录表样除表号外,另有使用序号,即流水号,其编号由使用部门编号,编号可自定,可使用“年+月＋顺序号”方式编号,“年”、“月"分别用两位阿拉伯数字表示当年、当月,顺序号可用三位阿拉伯数字表示,表示当年当月使用顺序。
如:用1５0４00１表示该表2014年4月第1次使用,用量较小得表可省略“年"或“月"。
6。
编号得管理
６。
1手册、程序文件、管理文件由质量部门负责统一编号、登记、
6、2 技术文件、工艺文件(包括工艺、检验作业指导书;设备、检测仪器与工装模具使用维护保养规程;工艺流程图、产品包装图;材料标准、工艺定额等)、各类操作指引文件由职能部门负责编号,质量部统一纳入《质量记录总表》。