行政部门手册

行政部工作手册一、行政部职责1 行政部职责行政部的主要工作职能是负责公司的文秘、行政及物业管理、对外宣传及内外关系协调和提供后勤服务保障等工作，其具体职责是：1.1 负责对外宣传，作好对上对外接待服务工作。

1.2 负责协调、安排、组织相关会务。

1.3 负责公司组织文件及有关资料的起草、核发、打印复印任务。

1.4 负责公司保密和经济信息搜集整理、报道及收发、印信管理工作。

1.5 负责档案管理工作，搞好各种资料的收集、整理和立卷归档。

1.6 负责行政和行政系统的交通安全、社会治安及消防工作。

1.7 负责办好设备，搞好水、电、暖、等的管理、维修保养工作，并确保所管设施的正常运转。

1.8 负责办公区范围内的卫生管理及保安工作。

1.9 负责公司办公用品的供应和办公区的资产管理工作。

1.10 完成领导交办的其他任务。

二、行政部岗位设置部门名称：行政部直接上级：分管副总经理部门岗位：经理、副经理、内勤文员、外勤文员、后勤保障文员。

行政部组织机构图如下：1 行政部经理1.1 职责：1.1.1 在公司的领导下，主持行政部职责范围内工作。

直接上级：公司副总经理。

1.1.2 协助公司领导草拟工作计划、总结、规划、决议、报告、组织起草以公司名义发出的行政公文。

1.1.3 协助公司领导组织、安排公司会议，做好记录，检查决议落实情况，及时汇总向公司领导汇报。

1.1.4 做好调查研究、归纳分析，对存在的问题提出解决办法，尽力当好参谋助手。

1.1.5 协助公司领导做好公司内部各部门的考核、监督及协调工作。

1.1.6 认真组织行政部员工日常政治和业务学习，不断提高本部人员的政治素养和业务素质。

1.1.7 及时处理各种公文、函电、报表等文字资料的管理工作。

1.1.8 参与招聘本部工作人员工作，负责本部人员岗位责任制的制定，并做好平时考核工作。

1.1.9 负责行政和行政系统的交通安全、生产安全、社会治安及消防工作。

1.1.10 负责来客来访的接待工作。

1.1.11 完成公司领导交办的各项工作。

1.2 基本素质和能力：1.2.1 学历：具有大学专科以上学历（或同等学力）。

1.2.2 职称或经历：具有三年以上行政管理工作经验。

1.2.3 具有较强的处理突发事件的能力和应变能力，能够主动协调、沟通。

1.2.4 具有较强的领导意识和正确的表达能力。

2 行政部副经理2.1 职责：2.1.1 在行政部经理的领导下，协助经理管理行政部职责范围内工作。

直接上级：行政部经理。

2.1.2 协助经理草拟工作计划、总结、规划、决议、报告、组织起草以公司名义发出的行政公文。

2.1.3 协助经理组织、安排集团会议，做好记录，检查决议落实情况，及时汇总向公司领导汇报。

2.1.4 协助经理做好调查研究、归纳分析，对存在的问题提出解决办法，尽力当好参谋助手。

2.1.5 协助经理做好公司内部各部门的考核、监督及协调工作。

2.1.6 协助经理组织行政部人员日常政治和业务学习，不断提高本部人员的政治素养和业务素质。

2.1.7 协助经理处理各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报、传阅、催办，并做好整理归档工作。

2.1.8 协助经理做好来客来访的接待工作。

2.1.9 完成领导交办的各项工作。

2.2 基本素质和能力：2.2.1 学历：具有大学专科以上学历（或同等学力）。

2.2.2 职称或经历：具有三年以上行政管理工作经验。

2.2.3 具有较强的处理突发事件的能力和应变能力，能够主动协调、沟通。

3 行政内勒文员3.1 职责：3.1.1 负责公文起草、发放、登记等文秘工作。

直接上级：行政部经理。

3.1.2 负责文书档案管理工作。

3.1.3 负责办公区环境的管理工作。

3.1.4 按规定检查员工的仪容仪表。

3.1.5 负责公司办公用品、办公设备的管理工作。

3.1.6 负责记录本部门员工的考勤工作。

3.1.7 负责收集公司职工意见并整理、分发。

3.1.8 负责根据上级指示进行会务、会议、招待、展览等联系、招待工作。

3.1.9 负责行政各类表格的发放、编码、统计、回收工作。

3.1.10协助部门领导完成部门工作目标。

3.1.11完成领导安排的临时性工作。

3.2 基本素质和能力：3.2.1 学历：具有大学专科以上学历（或同等学力）。

3.2.2 职称或经历：具有一年以上工业企业行政办公室工作经验。

3.2.3 具有较强的协调能力和沟通能力，具有较强的文字表达能力。

3.2.4 具有较强的责任心和敬业精神。

4 行政外勒文员4.1 职责：4.1.1 负责员工宿舍的寻找、管理工作。

直接上级：行政部经理。

4.1.2 负责员工宿舍的寝室安排、例行检查等工作。

4.1.3 协助解决员工在宿舍中遇到的问题。

4.1.4 负责建立宿舍公共设施、辅助设施设备的档案。

4.1.5 负责公司办公区的安全、防火、卫生工作。

4.1.6 完成上级安排的临时性工作。

4.2 基本素质和能力：4.2.1 廉洁奉公，有责任心，有上进心。

4.2.2 有集体观念，有协作精神。

4.2.3 具有较强的协调能力和沟通能力。

5 后勤保障文员5.1 职责：5.1.1 伙食卫生与环境的管理。

直接上级：行政部经理。

5.1.2 负责饭前准备及饭后清洁各项工作。

5.1.3 员工伙食的调剂与改善。

5.1.4 负责公司行政区的值班工作（含夜间值班）、安全工作。

5.1.5 负责公司外来人员检查、管理工作。

5.1.6 负责公司报刊、信件的收发工作。

5.1.7 完成上级安排的临时性工作。

5.2 基本素质和能力：5.2.1 心态良好，精力充沛，身体健康，有责任心。

5.2.2 仪容、仪表干净整洁，挂牌服务。

5.2.3 热情服务、诚信谦让，以礼待人，使用文明礼貌用语。

三、行政部工作流程1 宿舍管理工作流程1.1 租房指南公司为员工提供免费的住宿条件，为了更好为员工服务，做好租房工作，行政部制定以下租房指南。

员工宿舍的租赁问题完满解决大致包括九个步骤。

1.房屋申请。

2.核实具体情况。

3.到房产中介找到合适的房源。

4.请店长或督导一起看房。

5.同房东谈判。

6.签订合同。

7.房屋验收。

8.付款。

9.宿舍的交接。

基本流程如下图所示：根据上图所示租房流程，现将各流程操作过程中需要注意事项详细解析：1.1.1 门店宿舍续租或换租时，必须由门店向办公室提出书面申请，说明宿舍的到期时间，人员结构，计划入住人员数，宿舍长姓名及联系方式，同时提前一个月告知原房东。

新店开业由办公室人员与营运部联系，确定人员数量和结构。

1.1.2 行政部针对相关部门的书面申请，及时、认真的核实信息，并根据实际情况，制定工作计划。

1.1.3 寻找宿舍，一定要选择正规的、信誉度高的中介公司。

较好的中介公司有：顺驰置业、21世纪不动产、世纪宏图、1+2联合不动产等，同时也可以找宿舍长或店长帮忙在附近找。

选择宿舍要注意：1.1.3.1 根据情况，公司会选择三室一厅或两室一厅的房子，一套房子要满足8-12名左右的员工住宿。

1.1.3.2 尽量选择楼层比较低的房子，便于员工上下班，同时也不会影响周围的居民。

1.1.3.3 离店面的距离越近越好，方便员工上下班。

1.1.3.4 宿舍内必需要有热水器和空调，其他设施可有可无。

1.1.3.5 房子的租金控制在元/月以下，特殊情况除外。

1.1.4 找到合适的房源后，要确认房子的具体情况，看房过程中要注意以下几个事项：1.1.4.1 新店宿舍的确定必须要有营运部片区督导参与，老店宿舍的确定要有店长或宿舍长参与，房屋必须符合他们的要求。

1.1.4.2 房屋要保证安全可用。

要检查宿舍防盗门，看窗户是否完好，阳台是否牢靠。

另外还要对小区进行巡视，保证员工有一个舒适和安全的环境。

1.1.4.3 房屋的周边环境要好，看房子是否通风，采光是否较好，房子卫生间的设备和情况一定要完好。

1.1.4.4 检查房屋的使用面积与介绍的情况是否一致，观察房间的大小和结构，考虑员工入住的状况。

1.1.4.5 尽量避免选择周围有较多老人和孩子的房屋。

1.1.4.6 选择理智和爽快的房东。

1.1.5 和房东谈判的时候要注意以下几点：1.1.5.1 主动表明我们是必拿客的员工。

1.1.5.2 向房东说明租房的用途是作为员工宿舍，委婉地表达出公司可能有十人左右的员工入住，不要欺骗房东。

1.1.5.3 说明公司会经常派人到宿舍进行监督、检查，指导员工做好宿舍的管理工作。

公司制定了一套完善的管理办法来约束员工，保证员工自觉好维护房屋。

1.1.5.4 向房东了解水电费、煤气费、物业管理费、清洁费和其它要产生费用的有关事项。

1.1.5.5 与房东一起协商房屋租金方面的问题，尽量降低租金，保证房屋押金在1000元到1500元之间。

1.1.5.6 谈判的过程中要发挥主观能动性，促使事情完满完成。

1.1.6 签订合同要注意的事项：1.1.6.1 合同签订前，通过中介公司要求房东提供出租房的房产证原件和复印件，还有本人的身份证原件和复印件，如果是妻子或丈夫代签合同就要拿出户口本。

公司人员要仔细核对所有证件的真实性，并保存房东的房产证和身份证复印件。

1.1.6.2 一般情况下房屋租赁合同书由中介公司提供，要仔细阅读合同书的每一条款，了解合同双方的权利和义务，对于不清楚、有不同意见和疑问的条款，要提出讨论。

1.1.6.3 经双方协商，如有附加条款，应在合同中另行注明，合同上要填写房东的联系方式。

1.1.7 验收房子过程中要注意的事项：1.1.7.1 根据合同附件清单上的物品进行清查。

重点检查热水器是否良好，空调是否制冷制热。

1.1.7.2 检查房子内哪些地方已经损坏，地板是否有破损，裂缝，墙壁是否涂鸦、有裂缝。

1.1.7.3 检查房屋的安全情况，门窗是否损坏，钥匙是否匹配，共有几套。

1.1.7.4 检查下水道是否通畅，各种设备是否正常工作。

1.1.7.5 在合同的附件上表明房子内的家具数目和水表、电表、煤气表的止码。

1.1.8 付款过程中要注意事项：1.1.8.1 房屋租赁合同签订后，要向房东付房租。

公司人员要强调，房东必须开具房屋租金收条，且在收条上注明房租的具体时间段，双方要约定以后的付款方式。

1.1.8.2 向房东缴纳押金，收取押金收条。

1.1.8.3 房租中介费一般为一个月房租的百分之五十，要向中介公司索要正规发票。

1.1.9 房屋交接过程中要注意的事项：1.1.9.1 要向员工说明房屋的具体情况和一些注意的事项。

1.1.9.2 要求员工遵守宿舍有关的管理规定。

1.1.9.3 告知宿舍长居住期间产生的各种费用，以及如何缴纳和在那里缴纳（比如说水电煤气费用，物业管理费，卫生费等）。

1.1.9.4 将清单上的已经检查过的各种电器，屋内设施向宿舍长指明，并告知使用方法。