Word高级查找替换技巧

Word高级查找替换技巧
1、用Word的查找替换功能快速给文档分页
同事有一篇文章首尾相接，让我帮忙按篇分页。

我发现文章编排有一个共同规律：都是以“第+中文简体数字+篇”开头，形式如图1。

文档中共有100多篇文章，如果手工分页，那是相当麻烦的。

既然有规律，Word的“查找替换”就有用武之地了!下面便是用查找替换对各篇文章进行分页的具体步骤：
1.执行“编辑”→“替换”，打开“查找和替换”对话框，在里面进行设置，如图2。

说明：在“查找内容”框中输入“(^13)(第[一二三四五六七八九十]{1,}篇)”，其中“()”用于分组，此处查找内容被分为两组;与^p一样，“^13”也代表段落标记，但在图2中“使用通配符”复选项被选中时，^p在“查找内容”框中不能使用，只能用“^13”。

当首篇文章位于文档开头时，在此添加一个“^13”便可避免在首篇文章前添加分栏符(如果第一篇文章前还有前言，则另当别论);“[一二三四五六七八九十]”表示方括号中的任一字符;“{1,}”表示至少出现1个前一字符，此例中也可以使用“{1,5}，表示至少1个最多5个前一符”。

在“替换为”框中输入“\1^12\2”，其中“1”表示“查找内容”框中的第一项分组内容;“^12”代表分栏符;“2”表示“查找内容”框中的第二项分组内容。

因为上面的“()”、“[]”、“{}”是通配符，所以在对话框中必须勾选“使用通配符”复选项。

2.单击“全部替换”按钮，效果如图3。

接下来，如果还想对每篇的文档的标题进行美化，可以继续进行如下替换，见图4。

其中“替换为”框置空，单击“格式”按钮，分别设置段落为“居中对齐”，样式为“标题 2”，单击“全部替换”按钮，结果如图5。

从本例可以看出Word强大的查找替换功能，只要文档对于某项任务有规可循，通过查找替换，就能化繁为简，把我们从原始的手工操作里解放出来，大大提高工作效率。

2、Word的查找和替换功能非常强大，在文档的编辑中，熟练使用这一功能可以解决好多问题。

下面，我们通过四个实例来介绍这一功能的应用。

任务一、批量设置字体格式
任务要求：一篇很长的Word文档，其中多个地方含有“博客”一词，现在要求把该词全部设置为带下划线的红色粗体字。

操作方法：把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色、带下划线的“博客”。

第一步：打开文档，先在一个地方选中“博客”一词，然后按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框。

第二步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，“博客”一词已自动输入“查找内容”文本框中，在这一步，我们在“替换为”方框框中也输入“博客”。

第三步：这一步我们要为“替换为”方框框中输入的文本内容设置格式。

把光标定位在“替换为”文本框中，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字形”选择“加粗”，“字体颜色”选择“红色”，“下划线线型”选择“细下划线”，最后单击“确定”回到“查找和替换”对话框。

第四步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，上一步设置的查找和替换选项会显示在“查找内容”和“替换为”文本框的下方，如果在“替换为”文本框的下方显示“加粗”、“下划线”、“红色”(如图1)，说明上面的设置正确，最后单击“全部替换”按钮。

有朋友问，为什么不用格式刷呢?格式刷在设置个别少数文字或段落的格式上很有用，但如果需要设置的文字或段
落较多，或者文档很长，那么使用格式刷一个一个的改，估计文档还没有改完，格式刷的毛已全部掉光了。

任务二、使用通配符查找
任务要求：文档中含有多个书名，要求将书名(即包含在书名号“《》”之间的文本)统一设置为黑体、红色。

操作方法：使用通配符查找书名，然后将找到的文本用上文介绍的方法全部替换为黑体、红色的文字(如图2)。

第一步：按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框，单击“高级”打开隐藏的查找和替换选项，选择“使用通配符”，然后在“查找”文本框中输入“《*》”。

第二步：将光标定位在“替换为”文本框中，不要输入任何内容，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字体”
选择“黑体”，“字体颜色”选择“红色”，最后单击“确定”关闭“字体”对话框。

第三步：在“替换”选项卡上检查上面设置的查找和替换选项，确定无误后单击“全部替换”。

提示：常用通配符
1、任意字符串——*
例如，“s*d”可查找“sad”和“started”。

2、任意单个字符——?
例如，“s?t”可查找“sat”和“set”。

3、词的开头——<
例如，“<(inter)”查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。

4、词的结尾——>
例如，“(in)>”查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。

5、指定字符之一——[ ]
例如，“w[io]n”查找“win”和“won”。

6、指定范围内的任意单个字符——[-]
例如，“[r-t]ight”(必须用升序表示范围)可查找“right”和“sight”。

7、指定范围外的任意单个字符——[!x-z]
例如，“t[!a-m]ck”查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。

8、n个重复的前一字符或表达式——{n}
例如，“fe{2}d”查找“feed”，但不查找“fed”。

9、至少n个前一字符或表达式——{n,}
例如，“fe{1,}d”查找“fed”和“feed”。

10、n到m个前一字符或表达式——{n,m}
例如，“10{1,3}”查找“10”、“100”和“1000”。

11、1个以上的前一字符或表达式——@
例如，“lo@t”查找“lot”和“loot”。

任务三、快速选定特定的文本
任务要求：一篇很长的Word文档，在多个地方含有词组“搜索引擎”，现在要求突出显示全文中的所有这一词组。

操作方法：在“查找和替换”对话框上选择“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框。

第一步：按Ctrl+F键打开“查找和替换”对话框。

第二步：在“查找”选项卡，“查找内容”文本框中输入“搜索引擎”，然后选择“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框(如下图)。

第三步：在查找范围下拉列表框中选择查找范围(当前选定的范围或主文档)，最后单击“查找全部”就可选定并高亮查找范围内的全部“搜索引擎”词组。

任务四、批量转换大小写
任务要求：在输入这篇稿件时，为了避免来回地在大小写和中文输入法之间切换，我把文档中所有的“Word”一词全部输入成“WORD”，现在要求把它们全部改回为“Word”。

操作方法：把“WORD””全部替换为“Word”(对于单个单词大小写的转换，可以使用Shift+F键或使用“更改大小写”对话框直接进行切换)。

第一步：按Ctrl+F键打开Word的“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡，“查找内容”文本框中输入“WORD”。

第二步：单击“高级”打开查找和替换选项，选择“区分大小写”复选框，然后在“替换为”文本框中输入“Word”，最后单击“全部替换”。