3、采购审计修改前

佛山/清远市***陶瓷有限公司采购内部审计报告（初稿）尊敬的公司董事会：为了进一步加强管理，我们对佛山/清远市***陶瓷有限公司（以下简称“***”或“公司”）的采购部及其相关采购业务进行了专项审计。

我们的审计目标是通过对采购业务及采购部的了解，分析采购部的结构设置是否合理，分析采购业务流程的设计是否合理、是否有效执行，并相应提出改进建议。

我们按照《中国内部审计准则》、《内部审计实务指南》和《企业内部控制应用指引》以及公司《内部审计章程》的规定实施本项内部审计工作，并采用了我们认为必要的审计程序。

现将内部审计情况报告如下：一、基本情况（一）采购业务情况***的主要采购业务及具体负责部门见下表所示：由上表可以看到，公司主要的生产物料均由采购部负责采购，我们本次主要对采购部及其采购业务进行审计。

（二）采购部的设置情况我们从部门设置、职责权限、人员编制、工作程序和相关要求等几个方面对采购部的设置情况进行了分析：1、部门设置：根据人力资源部提供的资料，采购部内部组织关系图如下所示（2014年第二版）：2、职责权限：根据人力资源部提供的资料，采购部及其相关岗位的职责描述如下：公司目前尚未建立成文的权限指引等内部管理制度或相关文件。

3、人员编制：根据采购部内部组织关系图—定岗定编的设置，采购部的部门配置为7人。

我们通过对采购部相关人员的访谈了解到，截止到2014年10月，采购部实际的正式编制共4人，另有2名储备人员，1名新入职尚在试用期的员工。

正式编制的4人包括：采购副总监、采购经理：***；采购专员：***、***、***。

资源开发专员、采购成本控制专员、采购助理3个岗位尚未配置人员。

4、工作程序和相关要求：采购部对采购经理、采购专员岗位编制了职位说明书，无具体工作操作指引。

（三）采购业务流程的设计和执行情况我们查看了采购部制定的《采购控制程序》，并访谈了采购部及其他部门相关人员，对***的采购业务流程进行了详细了解，下面将以流程图的形式对各种不同类型的采购业务进行描述。

1、原料（坭、砂、石），燃料（块煤、粉煤）见附件1。

2、化工料：釉料、色料、辅助料等见附件2。

3、包装材料：木托、纸箱、收缩膜等见附件3。

4、五金零部件，部分办公用品见附件4。

5、花网见附件5。

6、机器设备见附件6。

7、常备物资：部分办公用品、劳保等见附件7。

采购部制定了《供应商评定程序》、《新供应商开发程序》、《供应商管理制度》等与供应商有关的内部控制制度，我们查看了具体内容，并向采购部相关人员进行了访谈核实，了解到供应商开发和管理的流程见附件8、附件9。

我们取得了2014年7-9月物流系统的《外购入库明细表》，对采购部相关人员、物料仓相关人员、材料会计进行了访谈，并查看了与采购流程相关的原始单据，所涉及的单据见下表所示：二、审计发现：通过对上述公司采购部门及采购业务基本情况的了解，我们发现以下问题：1、与生产物料有关的采购主要依据排产计划（《生产转产计划表》）进行，无年度采购计划；2、采购部负责的采购内容过多，除了主要生产物料，还包括办公用品、劳保用品、五金零备件等零散物资，采购人员的工作侧重于执行日常采购，对于资源开发业务未能大力开展。

陶瓷原材料对于公司日常生产具有战略意义，目前只有采购部经理及一名采购专员负责；3、采购专员***负责采购的物料包括五金零备件、包装材料、办公用品、劳保用品、设备及维修等，采购内容过于细碎、分散，尤其是五金零备件，种类多、数量多，实际工作中存在难以兼顾、采购不及时的情况；4、采购专员在执行市场调研、询价等程序时，均以口头形式进行，未见留下书面记录，无法进行后期对比和检查；5、目前，只有化工仓、化工坯用仓、五金仓、燃油仓等物料采购时须向采购部和物料仓提交经审核的《物料需求计划单》，其他仓库的物料采购无须填制，例如包装材料，物料仓收料时无法直接确认该部分物料是否计划内采购；6、设备、基建、技改类项目的审批流程，未根据金额大小加以区分，如采购价值2000元的空调和采购价值200万元的设备，其审批流程都是一样，对采购效率造成一定影响；7、未见有相关文件对采购专员的定期岗位轮换做出规定；8、采购部已制定了《采购控制程序》、《供应商评定程序》、《新供应商开发程序》、《供应商管理制度》等4个控制制度，未制订供应商送货流程管理、退货的管理办法以及自购物品的管理办法（7-9月总采购金额为72,046,699元，自购物品金额516,547元，占总采购额的0.7%）；9、根据《采购控制程序》4.9.1条，“化工料、色料、包装材料，依品管部《产品检验和试验控制程序》进行，需在三天内完成检验，过期将视作合格验收。

”从公司利益的角度看，该条款的规定明显不合理【经与物料仓主管核实，实际未按该条款执行】；10、公司已制定供应商管理制度，对供应商进行评分管理，并汇总了合格供应商名单，但我们抽查7-9月外购业务时，部分供应商不在公司合格供应商名单内；11、根据《供应商管理制度》9.0条，“在合格供应商中，应确保同类型材料不得少于2家或以上供应商。

”我们获取了2014年11月合格供应商名单，发现2014年7-9月的部分材料采购存在独家供应的情况，如：哑光釉259.4万元占化工物料采购额16%，均由佛山市南海区****料有限公司（石易金）供应；印刷釉及印油199万元占化工物料采购额12.35%，均由***釉料(昆山)有限公司供应（2014年7-9月化工物料采购入库1,610.9万元，占总体采购额22.4%）；12、根据《供应商管理制度》10.0条，“因不可抗力因素影响，导致生产所需原材料紧缺时，为满足正常生产需要，采购可提出紧急采购申请，从合格供应商外紧急采购合格的产品。

”除此以外，未明确规定紧急采购申请的具体流程及审批权限；13、根据《新供应商开发程序》（2014年8月1日生效），资源开发是公司新供应商开发的重要部门，但目前并未设置该部门，采购部的资源开发专员岗位空缺，由采购专员同时执行资源开发的职能；14、根据内部关系图，采购部设置有资源开发专员、采购成本控制专员、采购助理等岗位，但目前尚未配置人员；15、《物料需求采购单》在进入采购部之前，要求各级审核签名已经完成，但我们在核实7-9月的采购资料时，发现部分《物料需求采购单》的审核不完整，如仓库复核人、部门负责人等审核空缺；16、五金零备件的采购存在不规范操作，如：未按流程填制《物料需求采购单》即安排供应商送货；无单紧急采购的物料未事先通知仓库；所需物料仓库仍有库存却未及时减少申购数量；17、包装材料（纸箱）的采购因为随生产订单的变动而变动，超量采购情况明显，导致大量纸箱闲置，既浪费资金，又占用库存；18、与采购有关的档案由各采购专员自行管理，未由专人进行分类汇总并统一保管；19、《物料需求采购单》的流转效率较低，涉及多个部门重复操作，其流转过程见附件10。

三、审计结论：根据审计，我们认为：公司已经建立了与采购相关的内部控制制度，并基本能按照有关规定执行，采购业务能保障公司正常生产经营的需要，但在采购计划、资源开发、信息流转、信息技术等方面，仍需要加强建设和完善。

四、审计建议：我们综合了解同行业的几家企业，考虑到***的经营特点，对公司目前的采购部及采购业务流程提出以下建议：1、根据公司的年度生产安排情况，制定年度采购计划；2、根据2014年11月份成本工作会议的资料，主要原材料占成本的比重有所下降，见下图：从上图可以看出，原料（坭、砂、石）占成本的比重很高，因为资源的稀缺性，采购部的主要职能应集中在优质资源的开发上，保证原料的供应，降低成本。

办公用品、劳保用品等常备物资建议由行政办负责，绿化和饭堂等后勤物资建议由厂部办公室负责；3、资源开发、采购成本控制对于公司采购业务有重要影响，建议尽快配置相关岗位人员；4、执行市场调研、询价等程序时，建议以书面形式进行，以便后期对比和检查；5、对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换；6、采购需求计划统一由仓库主管审核，依据每月用量、采购周期、库存数来冲减计划需求数，减少库存；7、不同车间对同一零备件的称呼不同，是造成重复采购的原因之一，导致五金仓大量闲置库存物品。

建议五金零备件的采购和使用通过固定资产管理系统管理，由熟悉设备的人员专门负责跟进申购、采购入库、出库、使用情况等；8、进一步完善与采购有关的制度，如供应商送货管理办法、退货管理办法、自购物品管理办法、紧急采购的申请和审批等建议制定相关规定，并按照规定执行；9、建立完善的分级授权审批制度；10、加强供应商的开发和管理，确保非资源类的物料由公司认可的合格供应商提供；11、建议采购部加强与国际贸易部、生产管理部、仓储部等部门的沟通和交流，共同商议包装材料（纸箱）的采购计划确定时间，并及时向供应商反馈变化情况，以减少无效采购；12、建立采购管理系统，通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用，可减少人工操作过程中可能存在的低级错误，并可极大地提高效率；13、采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证核算采购成本，以信息技术管理减少材料会计的工作量和可能出现的差错；14、建议制定采购档案管理办法，对采购资料的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁做出规定，并指定专人统一管理。

报告附件：附件1：原料、燃料采购流程图附件2：化工料采购流程图附件3：包装材料采购流程图附件4：五金零部件、部分办公用品采购流程图附件5：花网采购流程图附件6：机器设备采购流程图附件7：部分办公用品、劳保采购流程图附件8：供应商开发流程图附件9：供应商管理流程图附件10：《物料需求采购单》流转图2014年12月23日第11页共11页。