旅行社会议接待方案及服务合同两篇.doc

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旅行社会议接待方案及服务合同两篇

旅行社会议接待方案及服务合同两篇

旅行社会议接待方案及服务合同两篇篇一XX旅行社会议接待方案一、会议接待流程会议的成功召开,关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。

一、会前工作1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

)二、会中工作1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认 VIP 用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

三、会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

会议的成功召开,关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。

旅行社接待合同模板

旅行社接待合同模板

旅行社接待合同模板合同编号:_______________________甲方:_______________________乙方:_______________________根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,为明确甲乙双方在旅行社接待服务中的权利和义务,保障双方的合法权益,经友好协商,达成如下协议:第一条服务内容1.1 甲方委托乙方提供的服务内容包括:① 乙方根据甲方的需求安排旅游行程、住宿、交通及相关配套服务。

② 乙方须根据甲方指定的时间、地点提供旅游接待服务,并保证服务质量。

③ 乙方需提供完善的旅游咨询和解答服务,确保甲方能够及时获取相关信息。

④ 如甲方有特殊需求,乙方应提供个性化定制服务,并提前告知相关费用。

1.2 乙方的责任和义务包括:① 乙方应根据甲方的要求提供完整的旅游计划书,并确保旅行安排无误。

② 乙方应合理安排食宿,保障甲方的基本需求。

③ 乙方负责提供专门的导游服务,并确保导游具备合法资格。

④ 乙方需确保旅行中的安全,及时处理突发事件并向甲方报告。

1.3 服务标准:① 乙方提供的服务应符合国家旅游行业标准,并符合甲方提出的具体要求。

② 乙方应确保旅游途中不出现重大安全隐患,并采取有效措施预防事故。

③ 乙方应根据甲方的预算和需求,合理安排旅行路线和住宿条件。

④ 若乙方未能按时提供约定服务,甲方有权要求退还相关费用并提出赔偿要求。

第二条合同金额及付款方式2.1 合同金额:① 本合同的总金额由甲方根据乙方提供的旅游计划和报价确定。

② 合同金额应包括旅行中所涉及的所有费用,如交通费、住宿费、餐饮费、导游费等。

③ 甲方应在合同签订后按照合同约定的时间支付相关款项。

④ 如甲方未按时付款,乙方有权暂停或取消相关服务。

2.2 付款方式:①甲方应在签订合同后支付30%的预付款。

② 剩余款项应在旅行开始前7天内支付完毕。

③ 乙方应提供相关支付凭证或发票,确保甲方付款记录清晰。

④ 若甲方延迟付款,乙方有权要求按合同金额的每日百分比收取滞纳金。

旅行社会议合同完整版

旅行社会议合同完整版

旅行社会议合同完整版合同方:旅行社: [旅行社名称]客户: [客户名称]第一章总则1.1 本合同系双方经友好协商,自愿订立,旨在明确双方在客户会议期间提供旅行和会议服务的事项。

1.2 本合同受 [适用法律或管辖区] 法律管辖并解释。

第二章旅行安排2.1 旅行社负责安排客户及随行人员从出发地至会议举办地的往返交通,包括:2.1.1 航班预订和客票签发2.1.2 机场接送2.2 旅行社保证提供的交通服务符合安全、可靠和舒适的标准。

2.3 客户负责提供准确的旅行信息,包括:2.3.1 出发和到达日期2.3.2 人员名单2.3.3 行李详情第三章会议安排3.1 旅行社负责安排会议所需的一切设施和服务,包括:3.1.1 会场租赁3.1.2 会议设备(如投影仪、音响系统)3.1.3 会议资料(如议程、讲义)3.2 旅行社保证提供的会议服务满足客户的要求,包括:3.2.1 会场的容量和舒适度3.2.2 设备的质量和可靠性3.2.3 材料的准确性和及时性第四章住宿安排4.1 旅行社负责预订客户及随行人员在会议期间的住宿,包括:4.1.1 酒店客房4.1.2 交通往返酒店4.2 旅行社保证提供的住宿符合客户的要求,包括:4.2.1 酒店的等级和位置4.2.2 客房的舒适度和设施4.2.3 交通服务的便利性和可靠性第五章财务条款5.1 客户应向旅行社支付以下费用:5.1.1 交通费用5.1.2 会议费用5.1.3 住宿费用5.2 费用应在 [支付方式和期限] 内支付。

5.3 旅行社有权收取合理的取消费用,具体费用金额和条款详见合同附件。

第六章责任和赔偿6.1 旅行社应采取合理措施确保客户的旅行和会议安排顺利进行,但对于不可抗力或客户自身疏忽造成的损失或损害,旅行社不承担责任。

6.2 客户应对其自身行为和因其随行人员的行为造成的损失或损害负责。

6.3 任何一方违反本合同的责任限于实际发生的直接损失,不包括间接或后果性损失。

旅行社会议接待合同(大全五篇)

旅行社会议接待合同(大全五篇)

旅行社会议接待合同(大全五篇)第一篇:旅行社会议接待合同会议接待服务合同编号:甲方:乙方:地址:地址:联系人:联系人:电话:电话:传真:传真:鉴于,甲方与XX产品,为做好该产品的后期宣传及营销管理工作,甲方拟定于【】年【】月(具体时间以乙方确定为准),计划在【XX 国际饭店】举办XX经营分析及业务拓展会。

为此,甲拟委托乙方为该会议提供接待服务,并达成以下合同: 1 服务内容1、负责提供甲方人员本次参观学习活动全程的交通,主要包括往返的机票、大巴、游船等交通服务。

2、负责提供甲方人员在会议期间的住宿。

3、负责安排甲方人员在会议期间的用餐(含早、中、晚餐)。

4、会议期间甲方人员的户外拓展、培训等其他综合服务。

5、负责安排甲方人员在会议期间的会场服务及其它综合服务费。

结算条款2.1 服务总费用原则上不超[]万元整,以最终双方确认金额为准。

会议结束之日起5个工作日内,乙方应根据会议实际情况制作会议费用确认单并提交给甲方审核,甲方于收到会议费用确认单之日起5个工作日内,对会议费用金额进行核对确认;甲方应于双方确认金额后的3个工作日内,将服务费划付至乙方以下账户:帐户: 帐号: 开户行: 2.2 乙方应于收到前述款项之日起三日内向甲方足额开具专属发票,款项内容为:会务费、会议费等。

其他条款3.1 甲乙双方必须对本合同的内容、商业计划及有关对方的商业机密严格保密,未经对方书面同意,不得向地法院裁决。

3.4 本合同未尽事宜,由双方另行商议后以书面形式确认,并作为本合同不可分割的一部分。

3.5 本合同一式两份,甲乙双方各持一份,自双方签章之日起生效,传真件视同原件,与原件同样具有法律效力。

甲方:(盖章)签章:日期:年月日乙方:(盖章)签名:日期:年月日第二篇:旅行社会议接待流程旅行社会议接待流程一:会议资料准备1:会议资料:由主办单位提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。

2:会议资料(主办单位提供)3:领导发言稿(主办单位提供)4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

旅行社商业接待计划书范文

旅行社商业接待计划书范文

旅行社商业接待计划书范文尊敬的各位领导、客户:大家好!首先感谢各位对我们旅行社的关注和支持。

为了进一步拓展我们的业务市场,提升服务质量,我公司计划开展商业接待活动,特向各位领导和客户介绍我们的商业接待计划。

一、活动目的通过此次商业接待活动,我们旅行社旨在加强与各界领导和客户的沟通与合作,展示我们专业的旅行服务和产品,提升公司的品牌形象和知名度。

二、活动时间及地点活动时间:2022年7月10日至7月15日活动地点:某市三、活动内容1. 欢迎晚宴时间:2022年7月10日晚上18:00地点:某高级酒店内容:欢迎领导和客户的到来,表达我们对各位的感谢之情,并介绍本次商业接待活动的安排和目标。

2. 企业参观考察时间:2022年7月11日上午9:00-11:30地点:某知名企业内容:参观某知名企业,了解其企业文化、经营理念和发展情况,与企业负责人进行交流,探讨合作机会。

3. 业务交流会议时间:2022年7月12日上午9:00-12:00地点:某会议中心内容:与各界领导和客户进行业务交流,介绍我们的旅行服务和产品,听取各位对旅行行业的建议和需求,共同探讨合作发展之道。

4. 文化体验活动时间:2022年7月13日下午14:00-17:00地点:某旅游景区内容:参观某旅游景区,了解当地的历史文化和风土人情,体验传统手工艺和民俗活动,增进对当地旅游资源的了解。

5. 晚宴交流会时间:2022年7月14日晚上18:30地点:某高级酒店内容:在轻松愉快的氛围中,与各位领导和客户共进晚餐,进一步加深交流,分享旅行业的最新动态和市场趋势。

四、预期效果通过此次商业接待活动,我们希望能够加强与各界领导和客户的合作关系,树立我们旅行社的专业形象和信誉度,提升市场竞争力和品牌知名度。

同时,通过听取各界的意见和建议,不断改进和创新我们的旅行服务和产品,满足客户的多样化需求。

最后,衷心希望各位领导和客户能够踊跃参与本次商业接待活动,并期待与您共同开创旅行业的美好未来!谢谢大家!。

旅行社的接待合作协议模板

旅行社的接待合作协议模板

甲方(旅行社):____________________乙方(接待方):____________________根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上,就甲方委托乙方接待游客的相关事宜达成如下协议:一、接待范围1. 乙方负责接待甲方组织的游客,包括但不限于住宿、餐饮、交通、导游、景点门票等。

2. 接待范围包括但不限于以下地区:____________________。

二、接待标准1. 乙方按照甲方提供的相关资料,确保游客在接待期间享受到优质的接待服务。

2. 乙方负责安排游客住宿,住宿标准不低于甲方提供的标准,如乙方无法提供相应标准的住宿,需提前告知甲方,并协商解决。

3. 乙方负责安排游客餐饮,餐饮标准不低于甲方提供的标准,如乙方无法提供相应标准的餐饮,需提前告知甲方,并协商解决。

4. 乙方负责安排游客交通,确保游客在旅行期间交通便捷、安全。

5. 乙方负责安排导游服务,导游需具备相关资质,熟悉接待地区的风土人情、景点介绍等。

三、接待费用1. 甲方支付给乙方的接待费用包括但不限于住宿费、餐饮费、交通费、导游费、景点门票费等。

2. 接待费用按照实际发生费用结算,如甲方有特殊要求,需在协议中明确。

3. 接待费用支付方式:____________________。

四、协议期限1. 本协议有效期为____年,自____年____月____日起至____年____月____日止。

2. 协议期满前,甲乙双方可协商续签。

五、违约责任1. 甲方违约责任:(1)甲方未按时支付接待费用的,应向乙方支付_____%的违约金。

(2)甲方提供的游客资料不符合实际情况,导致乙方无法正常接待的,甲方应承担相应责任。

2. 乙方违约责任:(1)乙方未按照协议约定提供接待服务的,应向甲方支付_____%的违约金。

(2)乙方提供的接待服务不符合协议约定的,应承担相应责任。

六、争议解决1. 本协议在履行过程中如发生争议,甲乙双方应友好协商解决;协商不成的,任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

旅游会务接待合同范本三篇

旅游会务接待合同范本三篇

旅游会务接待合同范本三篇篇一甲方(委托方):法定代表人:地址:联系方式:乙方(接待方):法定代表人:地址:联系方式:一、服务内容会议场地安排及布置。

住宿安排,包括但不限于酒店预订、房型选择等。

餐饮服务,包括会议期间的茶歇、正餐等。

交通安排,如接送机、旅游巴士租赁等。

旅游活动的策划与组织。

会议设备租赁及技术支持。

2. 具体服务内容及要求以甲方确认的行程安排和服务需求为准。

二、服务时间服务时间自[起始日期]至[结束日期],共计[X]天。

三、服务费用及支付方式1. 本次旅游会务接待服务费用总额为人民币[具体金额]元(大写:[大写金额])。

2. 甲方应在本合同签订后的[X]个工作日内,向乙方支付服务费用总额的[X]%作为预付款,即人民币[具体金额]元(大写:[大写金额]);在服务结束后的[X]个工作日内,支付剩余款项。

3. 乙方应在收到款项后的[X]个工作日内,为甲方开具正规发票。

4. 支付方式为:[具体支付方式,如银行转账、支票等]四、双方的权利和义务1. 甲方权利和义务有权对乙方的服务进行监督和提出意见。

按照本合同的约定按时支付服务费用。

向乙方提供准确、完整的服务需求和相关信息。

遵守乙方提供服务过程中的相关规定和要求。

2. 乙方权利和义务有权根据甲方的服务需求和实际情况,合理安排服务内容和流程。

按照本合同的约定,为甲方提供优质、高效的旅游会务接待服务。

对甲方提供的信息严格保密,不得泄露给第三方。

如因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致无法按照约定提供服务,应及时通知甲方,并采取合理的补救措施。

五、违约责任1. 若甲方未按照本合同约定支付服务费用,每逾期一天,应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。

2. 若乙方未按照本合同约定提供服务,应承担相应的违约责任,如重新提供服务、减免服务费用或赔偿甲方因此遭受的损失。

3. 双方应严格履行本合同约定的义务,如因一方违约给对方造成损失的,违约方应承担赔偿责任。

旅行社接待合同范本

旅行社接待合同范本

旅行社接待合同范本甲方(接待方):_______乙方(客户方):_______根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上,就甲方为乙方提供旅行社接待服务事宜,达成如下协议:第一条合同主体1.1 本合同的甲方是指具有合法经营资格的旅行社,乙方是指需要甲方提供接待服务的客户。

第二条接待服务内容(1)行程规划与安排;(2)交通服务,包括但不限于飞机、火车、汽车等;(3)住宿服务;(4)餐饮服务;(5)导游服务;(6)门票预订服务;(7)其他相关服务。

第三条服务费用3.1 乙方应向甲方支付的服务费用为人民币_______元(大写:_________________________元整)。

3.2 乙方支付服务费用的方式和时间为:(1)签订本合同后_______日内,支付合同总金额的_______%作为定金;(2)剩余款项在出发前_______日内一次性付清。

第四条合同变更与解除4.1 双方同意,合同的变更或解除应书面形式进行,并经双方签字盖章确认。

4.2 如因不可抗力导致合同无法履行,双方互不承担违约责任。

第五条违约责任5.1 甲方违约责任:(1)甲方未能按照约定提供服务,应退还乙方已支付的全部费用,并支付违约金,违约金为合同总金额的_______%;(2)甲方提供的服务与约定不符,应赔偿乙方因此造成的损失。

5.2 乙方违约责任:(1)乙方未按约定时间支付服务费用,甲方有权解除合同,定金不予退还;(2)乙方在旅行过程中违反法律法规或甲方合理规定,造成甲方损失的,应予以赔偿。

第六条争议解决6.1 本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。

6.2 双方在履行本合同过程中发生的任何争议,应通过友好协商解决;协商不成的,任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。

第七条其他条款7.1 本合同自双方签字盖章之日起生效。

7.2 本合同一式两份,甲乙双方各执一份,具有同等法律效力。

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旅行社会议接待方案及服务合同两篇篇一XX旅行社会议接待方案一、会议接待流程会议的成功召开,关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。

一、会前工作1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

)二、会中工作1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

三、会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

会议的成功召开,关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。

一、会前工作1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

)二、会中工作1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

三、会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。

(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

)二、会中工作1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

三、会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

二、会议接待礼仪根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。

一、会议的筹备工作。

1、根据会议规模,确定接待规格。

找北旅行社接待规格分二种标准、豪华。

2、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

3、选择会场。

选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。

最好是达到一下标准第一大小要适中。

第二地点要合理。

第三附属设施要齐全。

第四要有停车场。

4、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法①圆桌型。

如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。

另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。

这种形式适于20人左右的会议。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。

如果使用长形方桌。

这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。

这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

5、准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

二、会议前的接待礼仪。

一是会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。

设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。

如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些,以便保存。

如需要发放资料,应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

3、接待。

与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

三、会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

一是倒茶服务人员注意观察每一位与会者,动作轻盈、快捷、规范。

杯盖的内口不能接触桌面,手指不能按在杯口上,不能发生杯盖碰撞的声音。

一般是左手拿背盖,右手将热开水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌子右上面。

如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。

二是其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。

这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。

如,会议进行第一项全体起立、奏国歌。

这是音响应立即播放出国歌。

又如,大会宣布颁发荣誉证书,组织人员应迅速安排受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。

为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。

如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。

三要做好会后服务的准备。

会议进行之中,就应为会后服务做好准备。

如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。

另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

四、会后服务会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

1、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

2、送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

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