建筑工程公司档案管理手册(完整资料).doc
建筑工程档案管理制度范本
建筑工程档案管理制度范本第一节总则第一条为规范建筑工程档案管理工作，提高工作效率和质量，加强档案资料的保护和利用，制定本制度。
第二条建筑工程档案的管理，应遵循合法、规范、谨慎、便捷的原则，保证档案资料的真实、准确、完整、可靠。
第三条各相关部门要认真履行档案管理工作职责，做好建筑工程档案的收集、整理、保存、利用和管理，确保档案管理工作的规范化、制度化。
第四条建筑工程档案管理依据有关法律法规和国家标准进行，各单位应当制定档案管理制度和业务操作规程，建立和完善档案管理工作制度，确保档案管理工作的科学和规范。
第五条对于新建工程和改建工程，应当按照规定积极收集建设单位提供的档案资料，并对其进行整理、分类、存档。
第六条对于现有建筑工程档案资料，应当按照规定加强管理，确保档案的完整性和可用性，做到保密、安全、便捷。
第七条建筑工程档案管理应当遵循信息化管理的原则，运用先进的信息技术手段，提高档案管理效率和质量。
第二节基本要求第八条各相关部门要建立建筑工程档案管理工作机构，明确档案管理工作职责和权限，保证档案管理工作的开展。
第九条各单位要建立完善的档案编研制度，确保档案资料的完整性和准确性，做到标准化、规范化。
第十条每个建筑工程项目应当设立专门的档案室或档案柜，保障档案资料的安全和保存。
第十一条对于档案资料的借阅和调阅，应当按照规定程序进行，遵守保密规定，保护档案资料的安全。
第十二条各单位要加强对档案管理人员的培训和考核，提高其档案管理水平和专业素养，确保档案管理工作的质量和效果。
第十三条各单位要建立档案管理工作台账，定期进行档案管理工作的检查和评估，发现问题及时整改，提高档案管理工作的效率和质量。
第十四条各单位要建立健全档案备份和恢复规程，确保档案资料的安全和可用性，防止档案资料的遗失和损坏。
第十五条建筑工程档案管理工作要加强与相关单位的协作和交流，实行信息共享和互通，提高档案管理工作的效率和效果。
第三节档案管理工作流程第十六条对于新建工程和改建工程，建设单位应当按照规定的程序提交相关的档案资料，档案管理人员应当及时收集、整理和存档。
工程档案管理制度模版
工程档案管理制度模版一、总则1. 为规范我公司的工程档案管理工作，提高档案管理的科学性和效率性，根据相关法律法规及公司实际情况，制定本工程档案管理制度（以下简称“本制度”）。
2. 本制度适用于我公司的所有工程项目的档案管理工作，包括建设项目、工程施工、设备安装、工程维护等各个阶段的档案管理。
3. 工程档案包括项目规划、设计方案、招投标文件、图纸、施工方案、工程报告、验收报告、质量检测记录、合同、保修卡等各类与工程项目相关的书面材料。
二、档案管理责任1. 公司负责人负有最高档案管理责任，应该认识到档案管理对公司发展的重要性，并确保本制度的落实执行。
2. 工程部门负责项目档案的收集、整理、存储、保管和查询，指定专人负责具体的档案管理工作，并确保档案的完整性和合规性。
3. 每个工程项目应指定专人负责档案管理工作，负责收集、整理、归档和保管项目档案相关文件，并提供给需要的相关人员进行查阅。
三、档案管理流程1. 工程项目启动后，项目部门应收集项目相关文件，包括项目合同、技术文件、设计文件等，并按照规定的格式和要求进行整理和归档。
2. 档案管理员应对收集到的文件进行分类整理，确保文件的完整性和准确性，填写档案管理登记表，记录文件的基本信息，如文件名称、文件编号、存放位置等。
3. 每个文件都应按照文件管理登记表上的编号进行编号，并在文件上标注编号，确保文件的唯一性和可追溯性。
4. 文件的存放位置应统一设立档案库房或柜子，并进行分区分层，不同类别的文件应按照一定的顺序进行存放。
5. 档案管理人员应确保档案库房或柜子的环境适宜，防潮、防火、防尘、防虫等，定期对档案进行清点、整理和检查，确保档案的完整性和安全性。
6. 档案的查阅需有相关人员提出书面申请，并经过审批后方可查阅，查阅后应填写查阅登记表，并按照规定的时间归还档案。
7. 档案的借阅需经过审批，并签订借阅协议，借阅的文件应按期归还，并经过检查后方可销毁借阅记录。
工程档案管理与归档管理制度
工程档案管理与归档管理制度一、总则为规范工程档案管理与归档管理工作，提高档案管理工作效率，确保工程档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有与工程相关的档案管理工作。
三、档案管理1. 档案管理部门负责公司工程档案的整理、归档和检索工作。
2. 档案管理部门应当建立档案目录，包括档案的分类、编号、名称、位置等信息。
3. 档案管理部门应当建立档案借阅制度，员工或部门需要查阅档案时，需提出书面申请，经批准后方可查阅。
4. 档案管理部门应当建立档案销毁制度，对于已经归档并且不再需要保留的档案，应当根据规定程序进行销毁。
5. 档案管理部门应当定期对档案进行检查和维护，保证档案的完整性和可读性。
四、归档管理1. 所有工程档案应当按照公司规定的档案分类方法进行归档。
2. 档案管理员应当对归档的工程档案进行标识，并记录档案的位置和索引号。
3. 档案管理员应当定期对归档的工程档案进行盘点，确保档案的完整性和安全性。
4. 归档的工程档案应当根据保管期限进行分类，并按照规定的时间进行销毁或转移。
5. 档案管理员应当保证工程档案的机密性，严格控制档案的借阅和查阅权限。
五、档案管理系统1. 公司应当建立档案管理系统，包括硬件设备和软件应用。
2. 档案管理系统应当能够对档案进行分类、检索、借阅和销毁等功能。
3. 档案管理系统应当能够实现档案的数字化管理，提高档案管理效率。
4. 档案管理系统应当能够实现多级权限管理，确保档案的安全性。
六、监督制度1. 公司应当设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作进行监督和检查。
2. 监督机构应当在每年年底对公司的档案管理工作进行全面检查，并提出改进建议。
3. 档案管理部门负责接受监督机构的监督和指导，及时整改不足。
七、处罚制度1. 对于违反档案管理与归档管理制度的员工，将按公司规定的处罚制度进行处理。
2. 对于故意破坏或篡改公司工程档案的员工，将追究其法律责任。
八、附则1. 本制度自颁布之日起生效。
工程建设档案资料管理制度
工程建设档案资料管理制度第一章总则第一条为规范工程建设档案资料管理，确保工程建设过程中的资料记录完整、准确、安全、有效，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有涉及工程建设档案管理的单位和个人，包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。
第三条工程建设档案资料应当按照规定分类存放、整理，并制定相应的管理措施，保证其完整性、真实性和可追溯性。
第四条工程建设档案资料管理应当遵循法律法规和政策的要求，实施全过程的管理，确保工程质量、安全和环保等方面的要求。
第五条工程建设档案资料管理工作由建设单位负责组织实施，各参与单位负有配合的责任。
第六条工程建设档案资料管理应当符合信息化、智能化的发展趋势，借助现代化技术手段提高管理效率和水平。
第七条按照本制度规定的要求，对工程建设档案资料进行管理的单位和个人应当严格履行管理职责，不得违反制度规定。
第八条工程建设档案资料管理实行分级管理、责任到人、监督检查的原则，对工程建设档案资料管理工作进行定期评估，确保管理制度的有效性和实施情况。
第二章工程建设档案资料的分类和管理第九条工程建设档案资料主要包括设计文件、施工合同、施工图纸、验收报告、竣工图册、质量资料、安全资料等。
第十条工程建设档案资料应当根据不同的内容和形式进行分类管理，制定相应的管理制度和流程图，并在文件、图纸等上标明管理编号。
第十一条工程建设档案资料应当按照时间顺序、专业分类进行归档，建立档案目录和索引，方便查阅和利用。
第十二条工程建设档案资料应当制定保密等级制度，对保密等级较高的资料进行专门管理和保护，确保信息安全。
第十三条工程建设档案资料应当定期进行检查、整理、清理，清理不需要保存的资料，保持档案资料的整洁、完整。
第十四条工程建设档案资料应当建立电子化管理系统，实现电子文档的存储、检索、备份和传输，提高管理效率和便利性。
第十五条工程建设档案资料的管理应当建立相关的档案管理制度和流程图，明确各岗位的职责，确保档案管理工作的规范化、标准化。
工程总承包档案管理制度
工程总承包档案管理制度第一章总则第一条为规范工程总承包项目档案管理,加强信息化建设,提高工程项目管理水平,根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,制定本管理制度。
第二条工程总承包项目档案管理,是指对工程总承包项目过程中所产生的各类档案资料进行科学分类、整理、保管、利用和转移的管理活动。
第二章档案管理组织架构第三条工程总承包项目档案管理工作分设立档案管理部门,由专人负责具体管理,并实行分级管理制度。
第四条工程总承包项目档案管理部门隶属于公司总经理办公室,直接向公司领导负责,职责包括档案管理计划的制定、档案管理规章制度的制定、档案管理流程的指导和监督等。
第五条工程总承包项目档案管理员应当具备相关专业知识和丰富的实践经验,熟悉档案管理工作流程,并定期接受相关培训,提高专业水平。
第六条公司应当建立健全档案管理工作考核机制,对档案管理员的工作绩效进行评价,并作为考核激励的重要依据。
第三章档案管理工作流程第七条工程总承包项目档案管理工作分具体档案管理和信息化档案管理两个方面,具体档案管理包括档案资料的采集、整理、保管、利用和转移等具体操作流程,信息化档案管理包括档案电子化、比对、验证和备份等工作过程。
第八条工程总承包项目档案管理的具体流程如下：（一）档案资料的采集：对项目开工前、施工过程中以及竣工验收后所产生的各类档案资料进行分类、鉴定和登记,确保资料的完整和准确性；（二）档案资料的整理：对采集的档案资料进行分类整理,制定文件编号和归档方案,并建立档案目录和检索系统；（三）档案资料的保管：建立规范的档案库房并配备专业设备,对档案资料进行安全保管,并定期进行巡查和检查,确保档案的完整性和安全性；（四）档案资料的利用：依据档案管理规定,向需要的相关人员提供档案服务,解决工程项目中所产生的争议和问题,并优化工程管理流程；（五）档案资料的转移：对已经完成的工程项目档案资料进行整理、检索,并根据相关法规、规定将档案资料归档或者移交档案馆。
建设单位工程项目档案管理操作手册
建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：3.项目批复文件（涉及新建站、改扩建站、收购站）
其中包括上报辽宁公司的请示、项目批复及政府部门的相关批复文件
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：4.项目下达的投资计划书（涉及新建站、改扩建站、 收购站、技改站）
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：1.前期资料（涉及新建站、改扩建站、收购站） 其中包括、日销量测算表、项目审查表、项目初审表、项目主体证照、 法律意见书、谈判纪要等。
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一、项目管理文件：2.可行性研究报告（涉及新建站、改扩建站、收购站）
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
五.项目电子文件：原始地形地貌、建设过程中工程形成的、隐蔽工程 资料、施工缺陷处理，工程质量、安全事故施工过程资料等形成的照片和 音频资料文件等等（辽阳公司以施工站为单位按照每一天的施工情况形成 电子施工日志） 。
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．建设单位项目文件收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
项
编
目
制
管
理 文
件
的
二、项目电子文件与光盘的编制要求
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
项
编
目
制
管
理 文
件
的
二、项目电子文件与光盘的编制要求
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建设项目档案管理指南—建设单位篇
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编
目
公司建设工程档案管理制度
公司建设工程档案管理制度第一章总则第一条为规范公司建设工程档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国建设工程档案管理条例》等法律法规及有关规定，结合公司实际制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有建设工程档案管理工作，包括档案的组织、建设、管理、利用等环节。
第三条公司建设工程档案管理应当坚持公开、公正、透明的原则，维护国家和社会的公共利益。
第四条公司建设工程档案管理工作应当尊重历史、重视文化传承，传承和弘扬中华民族的优秀传统文化。
第五条公司建设工程档案管理应当依法保护国家秘密、商业秘密和个人隐私，确保档案资料的安全。
第六条公司建设工程档案管理工作应当与城市规划、建设、文化等相关部门加强协调合作，促进城市建设和文化建设的有机结合。
第七条公司建设工程档案管理工作应当加强信息化建设，提高档案管理工作的效能和效益。
第八条公司建设工程档案管理工作应当建立健全考核机制，及时纠正工作中存在的问题，不断提高档案管理水平。
第二章档案建设第九条公司建设工程档案应当按照国家有关规定设立，建立完整的档案目录、档案馆及档案管理系统。
第十条公司建设工程档案的设立应当充分利用现代科技手段，确保档案的质量、准确性和完整性。
第十一条公司建设工程档案应当建立规范的登记流程和登记制度，确保档案资料的准确性和及时性。
第十二条公司建设工程档案应当根据档案的重要性和保密级别进行分类和归档，建立档案的索引和检索系统。
第十三条公司建设工程档案应当定期进行整理、清理和更新，确保档案资料的及时性和完整性。
第十四条公司建设工程档案应当建立规范的借阅制度和审批流程，确保档案资料的安全和保密。
第三章档案管理第十五条公司建设工程档案管理应当建立专门档案管理部门或委托专业机构进行管理。
第十六条公司建设工程档案管理应当建立规范的管理制度和工作流程，确保档案管理工作的有序进行。
第十七条公司建设工程档案管理应当建立规范的检查和监督机制，确保档案管理工作的质量和效果。
建筑装饰工程档案管理制度
建筑装饰工程档案管理制度一、总则为规范和加强建筑装饰工程项目档案的管理工作，保证档案的完整性、真实性和安全性，制定本制度。
二、管理目的建立健全建筑装饰工程项目档案管理制度，确保档案的完整性和安全性，提高档案利用率，为项目管理提供准确、全面的信息。
三、适用范围本制度适用于公司所有建筑装饰工程项目的档案管理工作，包括项目方案设计、施工资料、竣工验收、质量检验等相关档案。
四、档案保管责任1.公司设立专门的档案保管部门，负责全公司建筑装饰工程项目档案的保管和管理工作，并制定相应的档案管理规定和制度。
2.各项目部门配备专门的档案管理员，负责项目档案的整理、归档和保管工作，并做好档案的安全防护工作。
3.项目经理为项目档案的主要责任人，承担档案的安全保管和使用管理工作。
五、档案管理流程1.接收档案：项目经理在项目开始前，确定项目档案管理责任人员，并进行档案接收工作，确保档案完整。
2.整理档案：项目经理组织相关人员对档案中的文件原始资料进行整理、分类、登记，并建立详细的档案目录。
3.归档档案：档案管理员按照档案目录，将整理好的档案分类归档，建立详细的档案索引。
4.存档安全：档案管理员负责将档案存放在防火、防水、防潮的安全地方，定期检验档案的完整性和安全性。
5.档案利用：项目经理可以根据需要随时查阅档案，但需填写借阅登记表，并由档案管理员进行确认。
六、档案管理制度1.档案管理规定：对档案的整理、归档、保管和利用等工作制定详细规范。
2.档案管理流程：编制档案管理详细流程，明确各个流程的操作人员和具体工作要求。
3.档案管理档案：将档案管理制度、流程、规定等相关文档作为档案进行管理，并定期更新。
4.档案管理培训：对项目经理、档案管理员等相关人员进行档案管理相关培训，提高他们的档案管理意识和技能。
七、档案管理监督1.公司领导对档案管理工作进行定期检查和监督，确保档案管理工作符合规定。
2.项目经理要加强对档案管理工作的监督，确保档案管理工作得到有效执行。
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【最新整理，下载后即可编辑】档案管理制度1.目的为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
2.档案管理范围2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。
具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责3.1 公司档案工作实行二级管理。
其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。
3.2 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、整理、积累、存档进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
3.2.2 行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
3.3.1 坚持平时整理。
根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。
3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.5 档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。
档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。
需要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。
4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。
4.5 归档文件的密级，按照的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。
4.6 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向行政人事部主任报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
4.7 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。
借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
4.8 公司档案资料不许外部人员借阅。
特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
4.9 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法5.1 档案档号的编制：5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。
5.1.2 档号编制方法：档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。
5.2 档案保存期限5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
5.2.2 工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
5.3 档案的归档5.3.1 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。
5.3.2 归档要求：公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。
档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。
未经许可不得私自涂改。
归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，行政人事部保存复印件。
5.4 工程竣工档案管理：5.4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交行政人事部，办理档案移交手续。
5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交行政人事部，归档存放。
5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。
在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。
借阅完毕后按原样及时送回档案室。
5.4.4 年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。
5.4.5 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。
5.4.6 档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。
按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明6.1 文件档案的管理：6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门主管审批。
6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以A4 纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm 尺寸标准。
6.2 电子文档的管理：6.2.1 收集、积累要求：（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。
在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
（3）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
（4）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
（5）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
（7）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
（8）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
（9）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.2 收集、积累方法：（1）及时按照要求制作电子文件备份。
（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求：（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。
必要时，复制第三套，异地保存。
对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
（2）本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
6.3 声像档案的管理：6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。
6.3.2 文字说明的编写要求：（1）基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者) 等。
（2）应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（3）照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。
对存放的照片要定期检查。
6.3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。