对外交往制度教学提纲

对外交往制度
目录
●总则
●接待的范围、对象、分工、原则
●接待的规格和礼仪
●接待的内容和程序
●招待和宴请的审批和标准
●公关费用的监督
●附则
第一章总则
第一条对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部门，为了使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭
节约”的精神，结合公司实际，特制订本制度。

第二条本制度适用于公司各部门和全体员工。

第二章接待的范围、对象、分工和原则
第三条本制度所指接待范围，主要是公司及所属各部门经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈、陪同及送礼等方面的安排和工作。

第四条接待的对象分为政府部门、同行业、与我司合作企业等
第五条对外接待的部门分工如下
1.凡与我司有关业务部门联系工作的客人，或各部门邀请的客人。

2.上级政府部门、同行业、兄弟单位、业务单位等直接与我司联系工作的
客人或公司邀请的客人，由公司对外职能部门和董事长办公室负责接待，
费用由公司负担。

3.遇到重大接待工作和活动，可由对外职能部门和董事长办公室协调若干
部门共同做好接待工作，有关部门应积极主动配合。

第六条各部门在接待客人时，要指定专人具体负责接待安排工作。

负责接待安排工作的人员，应视其客人具体职务，向部门或董事长办公室汇报，原则上采取
对等接待，确实需要时再请高层领导出面接待，尽量减少高层领导参加不必
要的接待活动。

第七条接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。

1.平等原则。

对来宾无论职务高低，都要以礼相待、落落大方、不卑不亢。

一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

2.对口原则。

各部门对口接待。

综合性接待时各部门应给予配合。

3.节约原则。

招待来宾规格明确，不铺张浪费，掌握好宴请频率，主方人
数不多于宾客人数。

4.周到原则。

接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人
感到热情、周到、
5.保密原则。

不定期向来宾介绍公司情况，注意保守公司具体情况、公司
机密。

重要会议要有会议纪要。

巧妙回避不宜回答的问题。

第三章接待的规格和礼仪
第八条接待规格分级
1.贵宾接待：市区县领导，业务单位的副总以上领导，董事长的重要客人
的接待，由公司高层领导参加，陪同人员为对口部门负责人及高层领导
指派，招待地点安排在公司签约的高档酒店；
2.高级接待：市县相关职能部门主要负责人，业务单位的部门负责人任及
普通客户的接待，由对口部门领导指派专人陪同，招待地点在公司指定
的普通酒店；
3.普通接待：其他如行业协会、协力单位等普通客人，接待标准为普通接
待（工作餐）。

第九条工厂参观介绍，由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室的烟、茶、水果招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请应填写
《公关接待申请表》等相关表格，交由董事长办公室审核同意后，由接待人
员全力做好配合工作。

1.团体或个人来访参观，须请示董事长办公室批准；
2.参加介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术
优势；
3.非经董事长办公室批准，不准入室参观和拍照生产场所；
4.参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先，陪同人员在后；
5.参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必
要可礼貌示意。

第十条在与客人见面时，应为主动、热情、礼貌。

见到客人后应主动起迎，提前与前台沟通安排好沟通地点。

第十一条在与客人见面后，应根据宾客来意和身份，安排专人进行交谈。

比较忙一时难以抽身应付时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间，切忌让客人久
候而无人问津。

第十二条在接待客人中进行引见时，首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

通常的引见顺序为：
1.把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
2.按职务高低，依次介绍一行来客；
3.职务相同，先介绍年纪大的；
第十三条领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

第十四条陪同客人行路时，请客人走在自己右侧。

自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

乘坐车、上下电梯，礼让在先，主动开关门。

第十五条陪同客人坐车时，应遵循以下坐车礼仪：
1.若是领导开车。

应让客人或最重要客人（有多个客人时）坐在副座（领
导旁边），其他客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座；
2.如司机开车有领导在时，应让客人坐在右后座，领导坐在左后座，陪同
人员坐在副座；
3.如司机开车没有领导在时，陪同一个客人时，应让客人坐在右后座，陪
同人员坐在左后座；陪同两个客人时，陪同人员坐在副驾驶位子上；陪
同三个客人时，陪同人员坐在后座中间。

第十六条接待客人时，穿着不宜过于随便，应按规定着装，衣着整洁得体；主动照顾来宾中的老人或女士，尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

因故
未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

第十七条宴请时的礼仪
1.要注意宴请的人员（包括职务、性格等），提前预约好酒店，并以电话或
短信（时间、地点、房间号）告知高层领导、被宴请人员和被指派的陪
同人员；
2.入席时，陪同人员应安排好高层领导及宴请人员的座位，两人的位置最
好坐在面对门的位置，主要陪同人员坐在宴请客人的右侧，方便谈话和
服务，其他陪同人员依次坐在高层领导的左边；
3.在宴请时，要遵循让高层领导“少言多听，少喝多看”的原则，时刻让
高层领导保持清醒的头脑，陪同人员要多言多听多看，但尽量规避一些
关于公司机密的事情；
4.如有需要住宿时，要出示陪同人员的身份证去办理住房手续，并把客人
送入客房后，寒暄几句便可离开；
第四章接待内容和程序
第十八条在接待客人前，应弄清楚来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

第十九条根据客人情况，做好接待安排，包括接待部门、人员、招待规格、方式、安排、费用预算等，公司重要客人应报请董事长办公室批准。

第二十条根据来宾身份、人数、性别，预定酒店或饭店，安排好时间和地点等。

必要时按照抵达时间，派人派车迎接。

第二十一条公司重要客人来访时，按接待规格和礼仪，由接待人员安排会见地点、时间和陪同人员。

第二十二条根据客人来访的目的，组织有关部门和人员向客人介绍情况，参观现场，或开展有关的业务活动；如上级来公司检查工作，可安排汇报、座谈会
等。

第五章招待和宴请的审批和标准
第二十三条根据来宾身份。

活动目的等因素，确定招待或宴请的方式。

1.公司宴请或住宿的接待费用实行申请定额审批的原则，接待部门应填写
《公关接待申请表》说明接待对象，接待费用和就餐、住宿的人数，经
部门负责人签字后交由董事长办公室批准；
2.在宴请过程中，本着勤俭节约的原则。

3.宴请结束后，按照公司财务部的报销制度来进行。

第二十四条公关接待费用的审批权限
1.公关接待费用金额500元（含）以下的由各部门部长批准；公关接待费
用金额500—1000元（含）以下的由董事长办公室批准；公关接待费用
金额1000元以上的由董事长批准；
2.宴请或住宿结束后，接待负责人需凭酒店开具的发票，账单和《公关接
待申请表》到财务部报销，缺一不可；
3.如遇紧急情况需先安排宾客，宴请时可直接电话请示董事长办公室，宴
请完毕后按以上审批程序补办《公关接待申请表》，否则一律不得办理费
用报销手续。

第六章公关费用的监督
第二十五条公关接待费用的使用遵循勤俭节约、效能优先的原则，能免则免，能省则省，所有员工一律不准使用公款大吃大喝；
第二十六条公关接待费用的使用严禁超支，超支部分不能报批的由接待负责人自行承担；
第二十七条公关接待费用的使用只限于招待来宾的用餐、住宿、娱乐、会务、购买礼品，不得挪用作他用；
第二十八条公关接待的规格由董事长办公室进行核定，应根据宾客的身份和人数
严格按标准确定招待规格，控制好费用额度；
第二十九条公关接待费用由财务部在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额，财务部按照报销程序认真把关，严格接待费用定额管理；
第三十条各部门在公关接待中不许弄虚作假、瞒报、多报，按照相关限额使用招待费用，如发现在申请或报销过程中有造假行为，情节轻微者，公司给予责任
人严重警告，同时给予相应处罚；情节严重的，公司给予责任人开除处罚，
同时给予相应的罚款。

第七章附则
第三十一条本制度由董事长办公室负责解释、修改和补充；
第三十二条董事长办公室批准后自公布之日起执行。

附件：《公关接待申请表》。