浅谈强化企业物资采购监督管理工作

浅谈强化企业物资采购监督管理工作
作者：赵东彪
来源：《中小企业管理与科技·上旬刊》2013年第07期
摘要：物资采购作为企业生产经营价值链主链条的首要环节，对降低企业生产运营成本和维护安全稳定生产具有重要影响。

物资采购牵涉面广、权利与责任高度交织，企业必须立足于制度建设和体制、机制建设，综合运用各种措施才能取得成效。

笔者认为：强化企业采购监督管理工作重点要从以下两个方面入手。

一是物资采购监督管理应重点关注采购计划制定、采购供应商选择、采购方案和方式确定、采购价格确定、合同管理、到货物资验收、物流控制、货款结算与采购资金支付等关键环节；二是物资采购监督管理的着力点应在制度建设、采购机制建设、物资采购效能监察、从业人员的廉洁教育等方面不断强化。

关键词：物资采购监管思考
近年来，随着社会主义市场经济体制的建立完善和买方市场的常态化，加强和规范国有企业物资采购监督管理已成为一个日益突出的问题。

在传统制造业中，采购成本一般占产品总成本的50%～70%，部分行业或企业更是高达90%以上。

统计表明，采购环节每节约1%，企业利润将增加5%～10%。

物资采购行为不是简单的持币购物，而是起源于物资需求的产生、结束于物资需求满足的一种策略型技术经济行为，最终目标就是保证企业生产建设物资安全、及时、经济供应，实现企业的整体效益最大化。

采购环节管理的好坏，已成为企业降低成本，提升运营效益的关键因素。

1 物资采购监督管理应关注关键环节
对物资采购监督管理要重点关注以下关键环节：
1.1 制定采购计划。

通过制定需求计划，强化对需求计划的监督管理，从根本上消除积压物资的需要。

在监督采购计划时应重点关注所采购物资是否必须以及怎样实施采购、采购的数量多少等。

1.2 采购供应商的选择。

供应商是企业重要的外部资源，供应商管理控制是企业安全供应、及时供应、经济供应的关键环节。

供应商的选择标准和入围考察过程可能存在人为的因素，是物资采购监督管理的环节之一。

1.3 确定采购方案和方式。

在买方市场下，绝大多数物资品种丰富、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异大，使物资采购部门有较大的选择余地，这个空间可能成为牟取私利的空间。

1.4 确定采购价格。

市场经济环境下，物资的采购价格受限于市场环境、产品差异、买方的采购策略、卖方的销售策略等诸多因素，因此什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点。

1.5 合同的管理。

合同管理是物资采购过程中关键风险控制点之一，强化合同控制，能够有效地防范法律风险和经营风险。

采购合同执行过程中，根据合同约定的交货期及生产经营、工程建设进度要求，确保合同按期履行，防控采购风险，是物资采购监督管理的必要环节。

1.6 到货物资的验收。

实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况，这需要验收人员牢固树立质量意识和责任意识，严格把关。

在企业物资采购过程中，验收人员要审查好供应商资质，把好制造过程和物流运输等每一个关口，确保所采购物资的质量。

1.7 物流的控制。

物流控制是对采购物资的运输、储备、配送等活动进行的计划、组织和协调。

其目标是降低物流成本，提高供应效率，为企业的生产经营和工程建设提供顺畅、快捷、低成本的物流服务。

将采购物资安全、及时、经济地送达指定地点也是物资采购监督管理的一项重要内容。

1.8 支付结算货款与采购资金。

采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程，货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点。

2 物资采购监督管理的着力点
2.1 加强采购制度建设。

建立和完善“按制度办事、用制度管权、靠制度管人”的体制机制，使员工养成按制度办事的习惯，进一步解决“不能腐败”的问题。

内控制度建设是企业管理的基石，是强化企业管理、建立现代企业制度的需要，涉及到企业每个人、每个岗位，内控工作要求每一业务流程确定责任部门，关键控制点确定责任人，其目的是规范经营管理行为，体现企业的管理理念和经验，保证财务信息真实可靠，保证资产安全完整和整体目标实现。

抓住影响物资供应的关键环节，使物资供应活动始终在科学规范的制度作用下进行，通过规章制度明确各权力层次、权力主体的职责和权限，规范化地行使权力，防止发生滥用权力。

2.2 加强采购机制建设。

一是专业化分工流程化操作运行机制。

企业采购部门强化专业化的管理功能，建立物资采购业务流程中环节间分工明确、协调高效、监督制衡和自我纠错的运行机制。

二是建立竞争机制。

①充分引入竞争。

一是采用招标、竞价、询比价等竞争性的采购方式，选择三家以上同档次供应商参与竞争。

二是防止设计指定、技术指定、使用指定等各种形式的指定采购。

三是积极实施战略采购、框架协议采购。

四是对于某些专有或专利产品，通过寻找替代产品，或与其他供应商联合开发新产品，打破独家垄断局面。

五是通过与供应商合作开发，大力推进国产化，形成国内与国外供应商竞争态势。

六是扶优汰劣，培育战略供应商和主力供应商。

②有效防范恶意竞争。

在物资采购中，有时存在着供应商超出自身能力，在质量、价格、交货期等方面提供虚假信息，骗取企业与之签订采购合同的恶意竞争现象。

恶意竞争会给企业造成巨大供应风险，必须严加防范和监督管理。

三是建立公开机制。

公开机制是指
将物资采购过程和采购结果，采用适当的方式向特定的群体公开，实现决策民主、操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯，形成自我约束、规范行为、有效监督的良好氛围。

①公开采购过程。

一是伴随网络信息技术和物资采购e化的高速发展，对电子商务网上采购交易进行实时监督。

二是公开供应商准入和考核情况。

三是公开供应商选择和采购价格确定过程。

邀请相关部门和使用单位参加框架协议等重要物资采购活动。

②公开采购结果。

一是公开需求计划提报与审核的信息，公开长周期关键设备合理制造周期、积压物资状况及产生原因。

二是公开供应商、价格、质量、交货、货款支付等物资采购关键信息。

三是公开独家采购、指定采购、质量问题以及供应商重大不良表现等异常现象。

③推行多种公开方式。

一是在企业建立重点业务公开信息系统，及时公开物资采购关键信息。

二是邀请企业审计、监察等相关部门和使用单位共同参与重要物资采购过程。

三是定期向企业领导以及相关部门和使用单位提供重要物资采购进度和结果，征求意见和建议，反馈落实情况。

四是利用企业生产经营活动分析会、专题汇报会等会议，通报、查询、公示采购过程和结果。

四是完善评价机制。

企业采购部门要以实现安全及时经济保供为目标，建立健全绩效管理及考核评价体系，对突出反映部门绩效的效率、业绩和内部管理以及反映员工个人绩效的态度、能力、业绩等方面的重点指标，进行任务分解和责任落实，调动企业采购部门每一名员工的责任意识和主动工作的积极性，实现企业效益最大化。

2.3 加强物资采购效能监察。

效能监察是企业纪检监察部门针对影响企业效能的有关业务事项或活动过程，监督检查相关经营管理者履行职责行为的正确性，提高企业效能的综合性管理监控工作。

企业效能监察是企业强化管理的内在需要，是提升企业管理水平、提高经济效益、促进源头治理的有效手段。

效能监察体现了惩防体系中教育、制度、监督的内在要求，是管理的再管理，监督的再监督。

效能监察是从源头上预防腐败、治理腐败的重要手段。

效能监察工作人员要敢于负责，大胆管理，不怕得罪人，把纪检监察放在问题易发生的部门和环节，真正把效能监察与企业日常管理结合起来，使物资采购的重要经济活动始终处于受控状态。

2.4 加强从业人员的廉洁教育。

人是采购行为的主体，物资采购过程是否规范，采购物资质量是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的管理。

围绕物资采购中心工作，培育员工廉洁从业的道德操守和实践行为，营造反腐倡廉的文化氛围和良好风尚，促进企业健康、持续、和谐发展。

物资供应人员要自觉遵守法律法规和企业的规章制度，维护企业的信誉。

各级管理人员和重要岗位人员要加强自我约束和控制，自觉抵御各种腐朽落后思想的侵蚀。

要注重用廉洁文化感化、引导和规范员工的从业行为，促使员工树立并落实廉洁从业的理念和准则，进而解决“不愿腐败”的问题。

总之，开展物资采购监督管理必须精心组织，协调配合，最大限度地发挥整体性、全面性和有效性的监督合力。

参考文献：
[1]郜志萍.浅谈加强煤化企业物资采购成本控制的重要性[J].市场研究，2013（04）.
[2]贾英杰.对物资管理中如何有效控制成本措施的综合论述[J].价值工程，2010（27）.
[3]韩德峰.浅析物资采购管理与监督[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（04）.。