第七章 采购管理与应付账款子系统
会计电算化07-08采购及应付管理系统-销售及应收管理系统
8）所属分类 码。
9）税率。
10）存货属 性。
仓库档案
存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行 管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。 在仓库档案界面单击“增加”按钮，系统弹出仓库档案卡片，如图所示 。
收发类别
收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的， 表示材料的出入库类型。设置收发类别时，“类别编码”和“类别名称”必须 输入，“收发标志”有“收”和“发”两种，只能选择，不能输入，如图所示 。
采购管理系统初始设置
3．期初在途存货 期初在途存货是将启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，货物没有入库 ，不能进行采购结算的发票输入进系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结 算。期初在途存货数据在“采购发票”功能中输入。采购系统期初记账前增加的 采购发票标题显示“期初采购专用发票”，如图所示，执行采购期初记账后增加 的采购入库单标题显示为“采购专用发票”，两者操作方法相同。
5）付款时先在采购管理系统填制付款单并进行核销处理，然后在核算管理系统
进行供应商往来制单，选择核销制单，生成付款结算凭证，借记应付账款科目
，贷记银行存款科目。
采购管理系统主要处理事项
采购入库单 填制
采购发票填 制及复核
采购结算
付款结算及 核销
转账处理
取消操作
库存管理系统的主要处理事项
审2．核库采存购盘入点库单 在在库库存存管管理理系系统统主主界界面面单单击击““采库购存入盘库点单”审图核标”，图单标击，工进具入条采上购的入“库增单加审”核界 面按，钮用或鼠使标用单快击捷工键具F条5，上系的统“自上动张新”增、一“张下空张白”的、盘“点首单张。”输、入“单末据张头”的按各钮， 查项找内需容审。核单的击采工购具入条库上单的，“或盘右库击”，按弹钮出，右对键整菜个单仓，库利的用存定货位进功行能盘，点将并光生标定 位在需要审核的采购入库单上。单击工具条上的“审核”按钮，系统自动将当 成盘点单，如图所示；单击“选择”按钮，可以选择本次盘点的存货。该 前操作员作为审核人，显示在单据表尾的审核人处，“审核”按钮变为“弃审 ”张按盘钮点。单如被果确要认批正量确审后核，采单购击入工库具单条，上可的以“单保击存“”批按审钮”或按使钮用，快选捷择键所F有6，要审 核则的可单保据存，该单单击据“。确认”按钮。
会计电算化07-08采购及应付管理系统-销售及应收管理系统
初次使用采购管理系统时，要将上期未处理完全的供应商往来单据都录入到本 系统，以便于以后的处理。
采购管理系统初始设置
5．期初记账 期初记账是将采购期初数据计入有关采购账中。期初记账后，期初数据不能增加 、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以 后月份的单据，在“月末结账”功能中计入有关采购账。选择“采购”菜单下的 “期初记账”项，系统弹出“期初记账”对话框，如图所示。
库存管理系统月末处理
在库存管理系统主界面单击“月末结账”图标，屏幕出现“结账处理”对 话框。单击“结账”按钮，系统开始进行合法性检查。如果检查通过，系 统立即进行结账操作，结账后结账月份的“已经结账”栏显示为“是”； 如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因，如图所示。
核算管理系统月末处理
12．月末结处账理 在仓月购回核库末集冲算”结成单系选账使等统项功用。单卡能，月击选用并末“择来且结月要进暂账末处行估后处理月处将理的末理不”仓结方能图库账式再标，工选进，系作择行进统，“当入自对月前月动本初会末显月回计处示账冲月理应簿”的功期做时工能末结，作。处账同，在理标时只“的志生能未会，成做期计如下下末月果月个处份与红会理。采字计 月的日常工作。
库存管理系统初始设置
2．库存存货期初余额录入 为保证其数据的连贯性,初次使用库存管理系统时,应先输入全部存货的期初余额 。如果库存系统和存货核算系统同时使用，在录入期初数据之前，应将库存的 结存数与存货核算的结存数核对一致后，统一录入。因为期初数据是库存管理 系统和核算管理系统共用的。 在“库存”菜单中选择“期初数据”下的“库存期初”项，进入期初数据功能 。在“仓库”下拉框中选择需要输入期初数据的仓库后，屏幕上显示出期初数 据录入界面，如图所示。
采购与应付款管理系统实验
采购与应付款管理实验一、[实验目的]（1）掌握采购管理与应付管理管理系统初始设置的基本内容（2）掌握日常采购业务的处理流程（3）掌握应付款项的形成过程及货款结算的处理方法二、[实验内容］1、初始化2、主要业务处理（1）采购管理的实验内容包括：采购订单管理、采购入库业务、采购退货业务、现结业务、采购账表查询（2）应付款管理的实验内容包括：形成应付、付款结算、票据管理、转账处理、制单3、期末结账三、[实验资料]1、采购管理的初始化资料期初数据（1）2006年月12月7日，材料采购一部收到北京通人康制药厂提供的原材料葡萄糖700升，暂估单价为11升,材料已验收入库，但12月31日仍未收到发票。
该笔业务的业务员是王海洋。
（2）2006年月12月10日，采购一部收到上海制药有限公司辅助生产材料活性炭一批，数量2500公斤,暂估单价为9元/公斤，材料已验收入原料库，但12月31日仍未收到发票.该笔业务的业务员是靳希。
（3)2006年12月28日，内贸一科收到天津五洲集团制药厂于12月20日开出的增值税专用发票一张,商品为成品康必得，数量5000板，原币单价2元，税率17%，由于运输问题，商品到12月31日还未到达。
该笔业务的业务员是石静。
货款尚未支付.（4)2006年12月30日,采购三部收到上海百乐包装厂于12月29日开出的普通发票一张，商品为玻璃瓶,数量为20000个,单价0。
1元，商品到2006年12月31日还未到达。
该笔业务的业务员是杨明亮，货款未支付。
2、应付账款管理的初始化资料（1）控制参数。
在选项设置中［常规]参数控制单据审核日期依据选单据日期，［凭证]参数控制中受控科目制单方式选择明细到单据，其他的默认（2)初始设置注：表中的“控制科目”适用于所有客户（(4）期初数据会计科目:2202应付账款。
采购专用发票：3、本月发生的业务（1）1月2日，采购一部的业务员孙涛强向北京通人康制药厂订货一批,货物为葡萄糖，数量为1000升,不含税的单价为10。
采购子系统和应付子系统之间的联系论文
会计信息系统论文采购子系统和应付子系统之间的联系摘要:会计信息系统的实质就是将会计数据转化为会计信息的系统。
目的就是减少了手工记账的弊端，提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平，减轻会计人员的工作强度，提高工作效率。
信息技术环境下信息系统庞大而且复杂，与企业其他管理子系统有密切关系，会计信息系统从其他管理子系统和系统外部获取信息，也将处理结果传送给有关系统。
会计信息系统在发展过程中，从以会计部门部集成的会计信息系统到以企业部整体集成的会计信息系统转换，会计信息系统作为企业信息系统的一个有机组成部分，实现了与业务系统进行的无缝集成。
关键字：采购应付信息系统一、会计信息系统的组成由3大系统组成，即财务系统、购销存系统、管理分析系统。
每个系统又进一步分解为若干子系统。
（一）财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收子系统、应付子系统、成本子系统、报表子系统、资金管理子系统等。
1. 总账子系统总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账，银行对账，账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
近年来，随着用户对会计信息系统的需求不断提高和软件开发公司对总账子系统的不断完善，目前许多商品化总账子系统还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理及现金银行管理等功能。
2. 工资子系统工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转账凭证传递给账务处理等功能。
工资子系统实现对企业人力资源的部分管理。
3. 固定资产子系统固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目容变化的原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等；费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统，可灵活地查询、统计和打印各种账表。
采购与应付款管理系统初始设置
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4.订单\到货单\发票单价录入方式
在“手工录入”、“取自供应商存货价格表价格”、 “最新价格”三种方式中选择一种，可随时修 改。
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5.修改税额时是否改变税率
税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工 计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾 差。
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如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年” 功能后，上年度采购数据自动结转本年。 期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初 记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消 期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都 是启用月份及以后月份的单据，在“月末结账” 功能中记入有关采购账。
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操作要点：
在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/收发类 别”，进入收发类别设置界面；单击功能键中 的〖增加〗按钮，屏幕上出现一空白行，在 “类别编码”、“类别名称”栏目中输入适当 内容，并选择收发标志“收”或者“发”，点 击〖保存〗按钮F6键，增加的收发类别就会在 屏幕左边的窗口中显示出来，如图7-4所示。 系统规定收发类别最多可分三级,最大位数5位。必 须逐级定义，即定义下级编码之前必须先定义 上级编码。
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采购管理系统的参数设置界面有三个页签：“业务 及权限控制”页签、“公共及参照设置”页签、 “采购预警和报警”页签。如图7-3所示。
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采购及应付账款管理制度
采购及应付账款管理制度一、引言本文档旨在建立和规范公司的采购及应付账款管理制度，确保采购与应付账款管理的合规性、高效性和准确性。
该制度适用于公司所有涉及采购和应付账款的业务活动。
二、采购管理2.1 采购流程1.采购需求确认：部门经理或相关负责人提交采购需求，并经过上级负责人批准后，方可进行下一步操作。
2.供应商选择：根据采购需求，采购部门负责人选择合适的供应商，并与其进行沟通和洽谈。
3.采购合同签订：采购部门负责人与供应商就采购合同的具体条款进行协商，并在双方达成一致后进行签订。
4.采购执行：按照采购合同的约定，及时向供应商下单，并跟踪采购进度。
5.质量验收：在收到货物后，进行质量验收，确保货物符合采购合同规定的质量要求。
6.采购结算：根据采购合同的条款，及时完成采购结算，并与供应商进行确认。
2.2 采购控制1.采购预算：各部门在开始进行采购活动前，需制定采购预算，并经相关部门负责人批准。
2.供应商评估：定期评估供应商的综合实力和服务质量，建立供应商档案，并根据评估结果确定供应商的合作方式。
3.采购合同管理：采购部门负责人负责管理采购合同的存档和归档，确保合同的有效性和完整性。
4.采购统计分析：定期对采购数据进行统计分析，以便及时发现异常情况，并采取相应的纠正措施。
2.3 采购付款1.付款申请：供应商提供完货或服务后，采购部门负责人确认并提交付款申请。
2.付款审核：财务部门进行付款申请的审核，核对采购合同、发票等相关资料，并确保付款的准确性和合规性。
3.付款执行：财务部门按照付款申请的要求，及时进行付款，并记录相关付款信息。
4.供应商对账：财务部门定期与供应商对账，核对采购金额和付款金额是否一致，及时解决对账差异。
三、应付账款管理3.1 应付账款的确认和登记1.供应商开票：供应商收到我司采购货物或服务后，及时开具发票，并按照约定方式发送给我司。
2.应付账款确认：采购部门根据供应商的发票，核实对应应付账款，并确认应付账款的准确性。
第七章采购管理与应付账款管理
1、单货同行的采购业务
采购入库单录入 （采购/库存管 理）
结 算
采购发票录入 （采购管理）
采购入库单审核 （采购/库存管
理）
采购入库单记账 制单 （存货核算）
发票制单
借：物资采购
（存货核算系统） 应交税金
贷：应付账款
凭证
借：原材料 贷 ：物资采购
凭证 审核、记账
（总账系统）
录入付款单 （应付款系统）
（一）参数设置
1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和 系统参数两大类。 （1）核算参数设置 系统需要设置的核算参数包括以下内容： ①启用年度和启用期间 ②核算方式 ③库存更新控制
（2）系统参数设置
系统参数是定义业务操作的基本信息、操 作原则和方法。
（二）录入基础资料
供应链管理涉及到的基础资料主要包括会 计科目、核算项目、凭证字、币别、计量 单位、仓库和仓位、客户、部门、职员、 物料、供应商、结算方式等。其中会计科 目、核算项目、凭证字、币别、部门、职 员、结算方式等资料的录入参见总账子系 统，仓库和仓位资料的录入参见仓存管理 子系统，客户资料的录入参见销售管理子 系统。
（三）输入期初数据
为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后 业务处理的平滑连接，实现初始设置与正常 业务的融合，需要将启用期前未完成的业务 处理或存在的结余逐笔反映到信息系统中。
在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖采购管理〗 →〖初始数据录入〗功能中，录入启用期前 库存物料结余数量和成本。
在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖采购管理〗 →〖录入启用期前的暂估入库单〗功能中， 录入启用期前的暂估入库单。
键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。 3、通知仓管人员准备收货。
采购与应付子系统
二、采购类型设置 三、结算方式 四、付款条件 五、期初余额
第四节 采购管理与采购入库处理 -----重点
采购管理模块进一步划分为：采购价 格管理、请购单处理、采购订单处 理。 一、采购价格管理 （一）提供采购价格管理屏幕 （二）增加供应商采购价格信息 （三）修改采购价格信息
二、处理请购单 （一）录入请购单 （二）自动获取请购单 （三）审核请购单 三、采购订单管理 （一）主要项目说明
பைடு நூலகம்
5. 输出账表和存货分析。从存货档案文件、存 货结存文件、入库单文件、出库单文件等文 件提取数据，进行加工生成并输出各种账表， 如存货总账、明细账、超储短缺一览表等。 此外，通过该模块完成ABC成本分析、库存 资金占用分析等存货分析。 6. 期末处理。月末按不同的计价方式计算本月 出库存货成本；进行结账，生成下月结存文 件，并将本月结存数据作为下月期初数转移 到下月结存文件；盘盈盘亏处理；自动转账， 系统从存货结存文件、入库单文件、出库单 文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成 入库、出库机制凭证传入账务处理系统，生 成费用分配表传入成本子系统。
第六节 账表输出和统计分析
• 采购与应付子系统的账表输出和 统计分析模块的功能包括查询采购、 入库、付款等业务的各种账表，并 从打印机、屏幕输出。 • 与此同时，还支持用户对采购与应 付等业务进行统计分析。
一、采购与付款子系统账表输出方法 （一）设计报表格式 （二）输入查询条件 （三）查看明细表 （四）查看对应的原始单价。 （五）输出和保存报表
3.审核。通过审核模块对临时入库单、临 时出库单文件中的单据进行审核，审核无 误后签字。 4.记账和计算。用临时入库单、临时出库单 文件更新存货结存文件、入库单文件、出 库单文件。记账时可以根据存货档案文件 中设置的每种存货核算方式（计划成本、 实际成本）、每种存货的成本计价方式 （先进先出、后进先出、加权平均、移动 加权平均、个别计价法）以及相应的会计 处理原则更新存货文件。
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会计准则--在途物资核算
• 1401 “材料采购”科目：采用计划成本 的企业采用。(会计制度--物资采购）
• 1402“在途物资”科目：采用实际成本 的企业采用。
• 未入库：借记“在途物资”，贷记“应 付账款”、“银行存款”科目
• 验收入库：借记“原材料”，贷记“在 途物资”
第二节 采购与应付账款子系统 功能结构 p223图7-3
• 实现了采购与应付款管理的一体化管理。
• 实现采购与应付款业务信息向会计系统 自动转换、实时传递。
采购的物料逐渐趋于零库存
4. ERP阶段
MRP Ⅱ ERP
ERP中采购与应付集成与协同
业务子系统
客户订单
销售管理
生产制造
库存管理 采购申请
入库单
存货核算 采购管理
应收系统
凭证
发票
凭证
总账系统
应付系统
××× 规格
××××× 供应商序号
二、采购与应付账款子系统数据库文件设计
本系统中主要的数据文件有：请购 单文件、供应商档案文件、材料市价文 件、采购订单文件、发票文件、付款结 算凭单文件、采购执行文件。
供应商档案录入界面
第四节 采购与应付账款子系 统初始设置-p230图7-4~8
• 一、供应商档案设置 • 二、采购类型设置 • 三、结算方式设置 • 四、付款条件设置 • 五、期初余额设置
• 电子数据交换(EDI)在世界各地的发展 与应用普遍成熟。
(一)手工采购与应付系统业务流程 p219图7-1
• 方法：主要依靠单据传递与审核
(二)计算机采购与应付子系统处理流 程
• P220图7-2、7-3
• 请购 • 到货
计算机采购与应付子系统处理流 程
• 处理请购单。 • 编制采购订单。 • 入库处理。 • 发票处理。 • 采购结算。 • 付款处理。 • 账表输出。
采购与应付
账表输出 采购退货处理 应付款管理 采购结算 采购收货入库 采购订单管理 采购申请管理 采购初始设置
第三节 采购与应付账款子系统 数据结构设计
一、采购与应付账款子系统数据编码
• 材料的代码设计 通常采用群码方案 ×× ×× ×× 大类 中类 小类
• 供应商代码设计 通常也是采用群码方式。 ×× ×× ××× 大区号 省号 市县号
随着 INTERNET和EDI 的广泛使用，无纸 采购系统成为可能；无纸付款系统成为可 能。
四、采购及应付账款子系统的任务
1．对采购订单进行财务审核 2．处理采购发票，完成采购成本的核算 3．产生付款结算凭单，完成付款业务 4．对在途材料进行分析，对那些已付款而
久未到货的供应商发出催货函进行查询 5．对应付账款账龄进行分析 6．对订单执行情况进行分析
第七章 采购及应付款核算与 管理子系统
第一节 采购与应付款子系统概述
• 采购与付款子系统构成方式
1. 两个独立子系统；合成为一个子系统； 2. 一体化系统中的两个子系统； 3. ERP环境下的方式。
改革传统物料采购
• 西方制造业：70-80年代 • 物料需求计划MRP—P28 • 按物料需求确定，而非按存货采
三、采购与应付款子系统的数 据处理流程
ERP的扁平化管理与传统采购的区别 • ERP：物料需求MRP与MRPⅡ • 传统采购：计划、审批、监督
EDI--电子数据交换
• 是一种在企业（公司）之间传输订单、 发票等作业文件的电子化手段。
• EDI通过网络将海关、公司、税务、银 行等各个行业的信息,用一种国际公认 的标准格式，实现数据交换与处理， 并完成以贸易为中心的全部过程。
财务子系统
一、采购与应付款系统的主要 目标
• 及时完成订货管理。 • 采购日常业务处理。 • 应付账款的核算与管理：
• 及时还款，降低信用成本。 • 供应商管理。 • 完成采购分析、采购统计。 • 建立各子系统之间的数据传递通道。
二、采购与应付款子系统的特 点
• 与其他子系统联系广泛 • 数据存储量大 • 数据变化频繁 • 管理要求高
购计划
从ERP的发展的四个阶段看采 购与应付款管理的改进
1.MRP阶段--物料需求计划 • 何时采购、采购什么、采购多少
2.闭环MRP阶段 • 解决对MRP不能对采购计划执行 和生产计划执行进行跟踪的问题。
3. MRPⅡ--制造资源计划
• MRP Ⅱ：解决闭环MRP没有将财务与业 务同步的问题。
第五节 采购与入库管理
一、采购价格管理 提供采购价格管理屏幕 增加供应商采购价格信息
• 手工输入 • 网上获取
二、处理请购单
处理请购单模块的功能包括： • 录入请购单 • 自动获取请购单 • 审核请购单
三、选择供应商
• 在没有评价体系之前，供应商的选择常常 受到人的主观意识影响，选择供应商通常 要求具有较高的专业知识和实践经验。
(三)计算机与手工条件下采购与应付
子系统的区别
1．计算机条件下实现数据的高度共享和及时 传递
2．计算机条件下保证数据一致性和工作高效 性。
3．计算机条件下加强了统计分析能力。
采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计 表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款 账龄分析表等等。
(三)计算机与手工条件下采购与应付 子系统的区别 4．计算机条件下使得无纸采购、付款业务 成为可能。
• 计算机方式采购结算
• 电子结算+发票送达
三、应付款处理
(一)准备付款通知书
(二)付款
1．自动付款。有些先进的应付处理模块根据 付款准备通知书文件，通过网银转账，并 生成付款凭证。
• 当然，选择供应商，并不能以价格作为唯 一的选择依据，因此，很多企业采用了先 进的供应商模型，通过系统的自动排名， 为企业提供合理的供应商选择依据。
选择供应商的基本原理
• 自动生成供应商购订单管理
五、采购入库处理
(一)采购入库的类型
• 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量 填制的单据。
• 按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；
(二)采购入库单录入方式 直接录入或根据订单生成
第六节 采购发票、采购结算与应 付款处理
• 一、采购发票编制 • 录入电子发票并存储到数据库中
二、采购结算
• 采购结算也叫采购报账，在手工业务中， 采购业务员拿着经主管领导审批过的采 购发票和仓库确认的入库单到财务部门， 由财务人员确认采购成本。