Visio文档的三种保护措施

Visio文档的三种保护措施
【IT专家网独家撰稿】在日常工作中，可能需要对Visio文档采取适当的保护措施，以防止无意中更改了其中的内容。

如现在有一个Visio文档需要在网络上共享。

用户可能允许其他用户队文档中的文本信息进行更改，但是不允许对删除某个特定的形状。

此时该采取什么样的安全措施呢？看过笔者下面的文章，或许大家就会有比较清楚的答案。

一、对文档中形状的更改限制。

在Excel表格中，用户可以根据需要对某些单元格采取保护措施。

如笔者以前利用Excle做个一个简单的会计凭证系统。

对于一些公式字段可以采取保护措施，防止用户更改。

即用户只需要在允许更改的字段中输入相关的数据，则公式字段会自动根据相关的内容计算出最后的值。

这种措施对于提高数据的安全有很好的帮助。

其实在Visio应用软件中，也存在类似的功能。

用户可以根据需要对Visio文档中的某些对象进行保护。

如只允许用户更改文件中的文本内容，但是不能够删除形状等等安全措施。

要实现这个保护功能，只要需要用到Visio系统中的保护功能。

如现在用户可以选择一个具体的形状，然后点击右键，选择“格式”、“保护”选项，系统就会弹出如下对话框。

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如上图所示，其中包括很多选项。

用户可以根据需要选择需要保护的选项。

如选中阻止删除的话，用户可以对其他内容进行更改，如调整大小、更改形状中的文字等等，但是却无法删除形状。

再如，如果再选择高度、宽度、纵横比、X位置、Y位置等参数的话，用户就将无法调整形状的大小与位置，而只能够更更改形状的内容。

如果需要进行全部保护的话，那么就可以选中所有的元素。

在采取这种保护措施时，笔者要提醒一点。

就是在Visio中有一个墨笔工具。

如果用户选择墨迹形状进行编辑的时候，即使在这个保护对话框中选择来不同形状的属性，用户仍然可以向墨迹形状添加墨迹必华或者删除已有的墨迹比划等等。

也就是说，墨迹比划往往不受这里的限制。

如果用户确实需要禁止其他用户对这个墨迹形状的更改，比较好的办法是锁定形状使得其他用户无法选取具体的形状。

具体的内容在后面还会详细谈到。

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在这将近20个保护元素中，笔者经常用到的是阻止删除这个元素。

其可以保证文档中已有的形状不被删除。

让我们将某个形状设置为“阻止删除”，然后再执行删除操作，此时系统会提示如下错误信息：由于形状保护和图层属性设置，无法完全执行此命令。

不过此时仍然可以选中特定的形状。

包括更改形状中的文字、调整形状的大小、移动形状的位置等等。

另外，如果需要在某个特定的形状中排除主题颜色或者主题效果的话，可以考虑采用“阻止应用主题颜色”和“阻止应用主题效果”这几个选项。

虽然这里选项比较多，不过笔者认为难度并不是很大。

只要用户尝试着使用几次，就能够深刻体会到其保护地合理性。

二、用户无法选择形状。

有时候我们可能需要采取更加进一步的保护措施。

如需要让用户无法复制文档中的形状。

如现在使用Visio软件制作一个产品的演示文件。

此时这个文件可能会给用户。

不过由于各种的考虑，规定用户只能够看这个文件，而不能够对文件中的内容(包括文本与形状)
进行复制。

如果要做到这一点，该怎么操作呢？
要实现这个需求的话，其实要采取两个步骤。

一个步骤是在“保护”对话框中进行的，另一个步骤是在“绘图资源管理器窗口”中实现的。

具体的说，用户可以按如下的方式来进行操作。

一是选择所需要保护的形状，然后选择“格式”、“保护”，系统会打开如上图所示的“保护”对话框。

在这个对话框中，有一个“阻止选取”的元素。

当用户选中这个元素之后，用户将无法选择这个形状。

选中这个复选框之后，一路按确定即可。

【IT专家网独家撰稿】二是需要在“绘图资源管理器窗口”中进行设置。

在“视图”菜单上，用户可以单击“绘图资源管理器窗口”来打开这个窗口。

然后右键绘图的名称，然后单击“保护文档”。

在“保护”下，选择“形状”，然后单击确定即可。

可见Visio中对于相关内容的保护，跟Excel表格的保护是如出一辙。

只是具体的操作有点不同而已。

即可以对整个文件进行保护，也可以对文件中某个具体的形状采取某种限制。

具体该采用哪一种方式，主要还是要看各个用户自身的需要。

不过需要注意的是，两者保护的侧重点是不同的。

对于Excel表格的保护，更多的是保护表格中的数据。

而对于Visio文件的保护，则更倾向于保护其形状。

在设计Visio文件的保护措施时，需要注意到这点细微的差异。

另外在考虑用户不能够选择形状时，还需要特别提醒一点。

即这个保护措施与“锁定图层”之间的关系。

在实际工作中，用户可以锁定图层功能来保护某个图层上的形状。

如果需要锁定图层的话，用户可以单击要锁定图层所在行的单元格，然后选择“锁定”列中的复选框即可。

这个图层锁定虽然与上面讲的这个保护措施有点类似，不过两者还是有本质上的不同。

当某个图层被锁定的时候，用户就不能够选取、移动或者编辑这个图层上面的形状，也不能够将其他地方的形状添加到锁定的图层上。

此时相当于这个被用户所选择的图层是只读的。

不过这也不是绝对的。

如用户可以通过设置“图层属性”对话框中“颜色”信息，来更改所选择图层上的形状的颜色。

即用户可能无法通过选择形状来更改颜色，但是可以通过图层属型来进行维护。

不过此时对于文件中的所有形状都是适用的。

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三、对于个人信息的保护。

很多用户在文件共享时没有注意到一个隐私的问题。

即Visio(包括其它Office文件)
可能会泄露用户的某些个人信息。

如文件的作者、所属的公司、模具文件等等内容。

这些私人信息在某些人眼中可能没有多少用处。

但是真的到了一些别有用心的人那里，就是一些比较有价值的信息了。

为此笔者建议，在将某个Visio文件放在网络上共享或者发邮件给其他人的时候(一般不包括内部的员工)，需要在文件中将个人信息删除掉。

在Visio中，这个操作还是比较简单的。

用户只需要在“文件”菜单上选择“删除隐藏信息”，然后选择“个人信息”选项卡，再选择“从稳定那个中删除这些项”复选框即可。

有时候一些敏感的个人信息可能是外部的数据源。

在Visio中，可以连接外部的数据源，包括Excel表格、数据库、Project等等。

现在的问题是，将带有外部数据源的Visio文件在网络上共享的时候，是否需要将外部数据源中的数据也共享呢？这就需要考虑外部数据源中的数据是否是保密的。

如果是保密的胡啊，则需要删除这些信息。

删除的方式也很简单。

在上面打开的对话框中，选择删除存储在该文档中的外部源数据的复选框。

注意这个选项有时候比较重要。

如现在某个Visio文件从Oracle数据库中获取数据。

如果在Visio文件中包含这个信息，那么攻击者就可以从中了解到企业所采用的数据库。

这也是对方在发起攻击之前必须要了解的一项内容。

故为了安全起见，在共享之前(特别是将文件给了企业外部的用户时)要尽可能的将这些个人信息删除掉，以免给企业的信息带来安全隐患。

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