企业公司工厂国内外传真收发管理办法
公司传真管理制度
一、目的为规范公司传真管理，提高传真传递效率，确保传真内容的安全与保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位使用传真机进行文件传递的行为。
三、传真设备与使用1. 传真设备由公司统一配置，各部门应合理使用，不得私自购买或借用。
2. 传真设备应放置在安全、通风、干燥、无阳光直射的地方，确保设备正常运行。
3. 传真设备应由专人负责管理，负责设备的维护、保养和日常使用。
4. 使用传真设备时，应遵守以下规定：（1）传真文件应由负责人或指定人员负责发送，确保文件内容准确无误。
（2）发送传真时，应填写传真封面，包括发送单位、接收单位、发送人、接收人、传真日期、文件主题等。
（3）接收传真时，应及时查看，如有疑问，应及时与发送人联系确认。
（4）传真文件应妥善保管，不得随意丢弃。
四、传真内容管理1. 传真内容应真实、准确，不得虚构、篡改。
2. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，应采取加密或注明“保密”字样。
3. 传真内容不得违反国家法律法规，不得含有侮辱、诽谤、诬告陷害等不当内容。
4. 传真内容应遵循以下原则：（1）有利于公司业务开展和形象塑造。
（2）有利于提高工作效率，降低成本。
（3）有利于维护公司利益，避免泄露机密。
五、传真档案管理1. 传真档案应由专人负责管理，确保档案完整、安全。
2. 传真档案应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 传真档案的保管期限根据文件内容确定，一般不少于1年。
4. 传真档案的销毁应按照公司规定程序进行，确保信息安全。
六、违规处理1. 违反本制度，擅自购买、借用传真设备的，给予警告或通报批评。
2. 未经授权，私自发送、接收传真文件的，给予警告或通报批评。
3. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，泄露给无关人员的，视情节给予警告、记过或降职等处分。
4. 传真内容违反国家法律法规，造成不良影响的，依法承担相应法律责任。
七、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
传真收发文件打复印管理规定
XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。
2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。
3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。
6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。
6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。
6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。
人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。
6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。
对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。
6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。
6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。
6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。
7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。
公司传真管理办法
公司传真管理办法为了加强传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。
一、级传真收、发件的管理（―）传真发件1、凡是工作需要，发往国内、国外单位涉及本业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为级传真发件的范围。
2、级传真发件，一律用统一的传真发件文头纸。
文头纸由发件人填写、领导签发后，由企业策划部文书统编号并传出。
如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
3、经领导签发的传真发件一律存档，不退还本人。
（二）传真收件1、凡是署名的传真收件，上级机关或股东方发给的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由企业策划部登记，并按收文程序处理。
2、凡是署名领导一级的重要传真收件，由文书送交领导阅批，传阅后由企划部保存。
3、凡是署名其他人员的传真件，文书通知收件人领取，收件人签字后方可取走，企划部不保存。
如有保存价值，请收件人送企划部保存。
二、部门级传真收、发件的管理：为了严格管理部门传真件，请有关部门自行建立传真收、发登记制度，并指定兼职人员管理。
（一）传真发件1、部门级传真发件只限于有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。
2、凡注重要事项，需由各部门发往以外的业务往来传真件，必须经领导审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。
3、部门级传真发件，一律用统传真发件文头纸（见附件2）,文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
（二）传真收件1、各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。
2、如属于重要传真件，需要领导审阅的，送企业策划文书运转。
（三）传真件的归档各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
传真管理办法
传真使用管理办法
1.目的
1.1为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
2.适用范围
2.1本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
2.2使用范围包括本地、国内、国际传真。
3. 传真的发送管理
3.1各部门和人员发送传真，由办公室统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
3.2传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
3.3 传真原件留存办公室。
3.4传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
4.传真的接收管理
4.1 办公室日常接受传真时间，每天上午10点、下午1点、下午3点各查收一次。
相关传真经RTX传至各部门通信员或个人。
（各部门应安装PDF阅读器以读取传真。
）
4.2若有紧急传真，请提前与办公室联系。
确保传真及
时接收。
4.3 传真按分级保存期限分别为半个月、一个月。
5.附则
5.1本办法由办公室负责制订、解释和修改，自下发之日起施行。
公司电话 传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司电话、传真的使用和管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。
第二条公司电话、传真管理制度适用于公司内所有部门和岗位。
所有员工必须遵守本管理制度。
第三条具体电话使用的收费标准另行规定，传真免费使用。
第四条公司电话、传真管理制度执行细则由公司管理部门根据需要不时修改。
第五条公司电话、传真管理制度的解释权归公司管理部门。
第二章电话使用第一条公司电话只能用于公司内部通讯和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
禁止私人通话。
第二条如有需要向外打电话，必须经过上级批准并填写电话申请单。
第三条使用公司电话不得超时，如有特殊情况需延长通话时间，需经过上级批准。
第四条使用公司电话应注意礼貌用语，保持良好的沟通风格。
第五条禁止在电话中发布违法、不良言论，一经发现将受到公司的处罚。
第六条禁止在公司电话中传播不实信息，损害公司形象。
第七条使用手机时应注意通话质量，保持电话畅通。
第八条在工作时间内禁止私人通讯、上网浏览，严禁使用公司电话观看视频、玩游戏等影响工作的行为。
第九条禁止私自接听使用分机电话，必须经过分机持有人允许后方可接听。
第十条使用公司电话需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第三章传真使用第一条公司传真只能用于公司内部传真和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
第二条使用传真需填写传真申请单，经经理核准后方可发送。
第三条传真内容须真实、准确，不得涉及违法、不良信息。
第四条传真发送后需确认收到，确保对方接收到传真内容。
第五条禁止在传真中传播公司机密信息，一经发现将受到公司的处罚。
第六条传真接收人应及时查收，不得拖延。
第七条使用传真需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第八条禁止私自接收他人传真，必须经过本人允许后方可查收。
第九条传真接收后需妥善保存，不得外泄。
第四章处罚措施第一条违反公司电话、传真管理制度，将受到公司的处罚。
第二条违反公司电话、传真管理制度，第一次警告，第二次扣发奖金，第三次取消晋升机会，第四次开除。
公司传真管理办法
公司传真管理办法第一条目的为规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行，加强文件的存档和可查阅，特制订此规则。
第二条专人职责传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。
操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。
第三条传真管理1、传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。
2、传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。
3、保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。
第四条传真接收1、对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度进行分类。
2、对接收到的重要传真或私人函件，应及时登记并通知收件人，避免延误工作。
必要时请领取者在登记薄上签字认可。
3、对接收到的“内部明电”或标有“急”、“紧急”等字样的传真，应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。
4、传真机管理人员对上一个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。
第五条传真发送1、各单位发送传真前，到综合办公室要取统一编号，编号后打印，找主管领导签字后方可发送。
2、传真发送后原稿交公司存档。
3、管理人员负责做好发送记录。
第六条本制度最终解释权归综合办公室所有。
b______________________________________________________________________________________________________________工作联络单。
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企业公司工厂国内外传真收发管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 收发管理
2.1. 发文时间
发文时间原则上为上班时间如上午10：00、下午3：00，急件发文特殊处理。
2.2. 发文手续
(1) 申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课人员(或传真机管理
人)发送。
(2) 总务课人员(或传真机管理人)发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认
后，由申请人领回原稿文件。
2.3. 收文手续总务课(或传真机管理人)于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通
知收文者领取文件并签认收讫。
2.4. 传真收发注意事项
(1) 传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
(2) 传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
(3)传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发
出。
(4)本公司传出文件上均须注明：
①本公司地址、电话、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。
②传真人之部门、职称、姓名等。
③受传真人之公司全称、部门、职称、姓名等。
④传真主旨。
⑤传真内容
⑥备注事项
(5)传真之使用须依下列原则：①先考试时效性。
②其次考虑经济性。
③再考虑方便性。
(6)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。
(7)收件未经登记严禁取用。
(8)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。
3. 附件
【附件】04-1《传真发文申请单》
【附件】04-1《传真收/发登记簿》
【附件】04-
传真发文申请单
日期： _____________ 部门：
【附件】04-1
传真收/发登记簿。