(档案柜标识)
5S标准-办公室篇
办公室篇
团队改善 全员行动
2014年5月4日
提升素养
在日本有这么一句话， 是最佳的推销员。 没有缺陷，没有所谓的不良，非常好的声誉，口碑在客户之间相传， 忠实的客户就会越来越多。 知名度也会提高，很多人都会慕名来参观你的企业。人们都会抢着 购买这家工厂所生产的产品。 整理、整顿、清扫、清洁和素养维持得很好，相应地就会形成一种 习惯。以整洁作为追求目标之一的工厂具有更大的发展空间。 为了营造良好的办公秩序和办公环境，体现公司优秀的企业形象， 现对办公室场所管理制定如下标准，请大家遵照执行。
一 一
基础整理、整顿
1、办公桌整理、整顿标准
(a) 椅子 无人座时，将椅子推进桌子内； (b) 桌面 桌面清洁，下班时无文件及其它物品乱放 桌面原有物品不使用状态下要及时归位 (C) 桌牌 悬挂在办公桌屏风正前方(朝向办公室门的方向) 桌牌内容为：职务与姓名 (d) 日历 放置在照片d 位置 (e) 水杯 放置在e位置 (f) 笔筒 放置在 f位置 (g) 电脑 放置在屏风中间，保持电脑表面干净整洁 (h) 文件 放置在h处 (i) 电话 放置在I位置 (j) 抽屉 抽屉上需要张贴抽屉标签
5S
一 一
基础整理、整顿
目 录
二
各类标识制作
1、办公桌整理标准 2、办公室物品定置线标准 3、办公区域通道线、定位线 4、桌面、抽屉整理 5、各类线路整理 6、文件柜整理 7、文件夹整理 8、空调整理 9、窗帘整理 10、会议室标准
1、办公人员定置图 2、座位牌 3、办公室管理看板 4、照明开关标识 5、办公室门推拉标识 6、打印机标识 7、办公桌抽屉标识 8、电话标识
二
各类标识制作
5、办公室门推拉标识
关于进一步深化5S管理的通知
关于进一步深化5S管理的通知各部(室)、分中心，物业管理公司：12月29日，市局精益管理办公室对中心5S管理进行了阶段性督查，市局精益办同志肯定了中心5S管理取得一定成效，同时也指出了十余项需要整改的问题。
为进一步深化5S 管理，切实整改，确保2月份正式验收时全面达到市局要求，现将有关事项通知如下：一、做好整理工作一是彻底清理并处置不需要的物品，办公场所不得摆放损坏的签字笔、用完的胶水、过期作废的资料等任何不能用、不需要的物品，不得摆放与工作无关的杂物。
允许保留的个人物品仅指与工作有关的物品等。
二是全面检查地板、天花板、办公家具、办公设备、照明设备、卫生设备、消防设备、标识牌、开关等是否损坏，是否有墙皮脱落、墙面脏污（手印、脚印、撤除悬挂物后残留的钉子或其他痕迹等）、漏水、漏电等现象，认真填写《市特检中心办公场所清理表》，注意不要遗漏，以便中心统一组织维修。
物管公司负责清理公共区域。
二、做好整顿工作各部门要严格按照《市特检中心内务环境规范》的规定摆放桌面和文件柜内物品，并按下列要求进行整顿：（一）抽屉内物品的摆放。
抽屉内各层物品应分类并摆放整齐。
抽屉第一层除授权签字人、检验员以外的人员摆放电话本等常用物品，授权签字人、检验员摆放中心质量体系文件、常用检规、标准等资料；抽屉第二层摆放其他常用物品或资料；抽屉第三层摆放个人用品。
（二）文件柜内物品摆放。
文件柜内各种物品应分类并摆放整齐。
文件柜上层摆放书籍，按照业务类、政治类等进行分类，根据开本大小按左高右低的顺序摆放；文件柜中层摆放文件、资料，使用蓝色塑料文件盒竖式摆放于文件柜内；文件柜下层摆放工作服等物品，工作服应保持整洁（确因工作需要无法保持整洁的除外）并整齐叠放，有衣帽柜的应悬挂放置。
只有半个文件柜且柜内无隔层的可上部叠放工作服，下部摆放书籍资料。
有多个文件柜的按照从左至右从上到下的顺序，先摆放书籍后摆放文件盒。
文件柜内摆放本部门领用的办公用品的，根据物品大小按上小下大上轻下重的顺序摆放。
档案柜标识
档案名称 柜编号 保管人 归档时间 保存期限
内蒙古大罗素蕃茄制品有限公司
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档案名称 柜编号 保管人 归档时间 保存期限
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档案名称 柜编号 保管人 归档时间 保存期限
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档案名称 柜编号 保管人 归档时间 保存期限
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办公室5s标准
办公桌抽屉，按照各办公室内部要求或者个人习惯，分门别类存放物品，整理整齐。
抽屉整理规范标准
示范：
涉密文件/物品
办公机器规范标准
正确的使用打印机、饮水机、空调机及维护能有效避免浪费，减少消耗，延长机器寿命。 必须实行定置和目视化管理，一般放置在墙边和不影响走动的角落。不需要设置打印机、 饮水机、空调机的，就不要设置。 使用部门负责定期日常维护和保养。对损坏或闲置不用的机器，应及时维修、清理。 办公室人员下班离开办公室，关闭各类电器，尤其是严禁室内无人情况下开启空调。 夏 季雷雨天气，拔出电器电源插头，以免遭受雷击。
办公室的整顿标准
示范：
Before
After
办公室墙面标准
示范：
办公室的整顿标准
示范：
岗位职责牌
Before
After
办公室的岗位职责牌
示范：
办公室公共区域标准
公共部位整体布局合理，横平竖直摆放整齐，现场规范有序。 可以适当摆放盆栽、挂饰进行环境美化。 地面不得堆放杂物，做到无死角。将长期不用的物品等办公设备收纳整理到库房。如：电 扇、样品、样包、资料袋、废物箱等。 公共办公区的打印机、打印纸、订书机、胶水、打孔机、切纸机等有序摆放，按照横平竖 直、高矮、厚薄、类型整齐摆放。 白板及时清洁，保持干净。 公共物品分类分区摆放，标识清晰。 柜（橱）顶、沙发上、窗台上、禁止摆放任何物品。 桌面整洁，不得堆放物品，会议桌旁椅子摆放整齐。
打印机区域标准
示范：
Before
After
模板
打印机区域标准
示范：
Before
After
办公机器保养示范 示范：
办公室其他物品修补
档案验收评分标准
档案接收后的管理（10分）
档案管理工作有序，并开展了档案数字化工作，且取得一定成效；为工程建设与管理工作提供了较好的服务
详见以下
各小项内容
10分
3.1
档案保管、统计（2分）
⑴档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理；馆（室）藏档案种类、数量清楚，并按期报送有关档案年报
实地检查库房及档案台帐、交接单、报表等
1、无档案柜架标识或档案数量统计台帐和年报的，不得分；
2、在档案柜架摆放、标识或档案统计等方面存在一定问题的，酌扣0.2～0.6分
1分
⑵定期对档案保管状况进行检查，落实库房防火、防盗、防光、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施，确保档案安全
检查工作记录和库房观测记录
1、未落实库房安全管理措施或存在明显安全隐患的，不得分；
有关证
明材料
不符合要求的不得分,存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分
1分
⑸档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构的档案收集、整理、归档工作进行监督指导
有关证
明材料
同上
1分
⑹纳入工程质量管理程序
相关制度和记录
同上
1分
⑺按期上报建设项目档案管理登记表
登记表
同上
1分
2
应归档文件材料质量与移交归档
2、库房管理存在一定问题的，酌扣0.2～0.6分
1分
3.2
档案利用
（3分）
⑴有2种以上检索工具
检索工具
1、无检索工具的不得分；
2、达不到要求的，扣0.5分
1分
⑵开展多种形式的档案利用工作，且取得一定效果
提供利用情况及利用效果反馈记录
未开展档案利用工作或无利用效果登记的，酌扣0.5～1分
财务档案管理制度
1 目的会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。
2 范围本规定适用于公司及分子公司3 会计档案的定义和分类3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
会计档案分为以下几类：3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。
3.1.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3.1.3 财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
3.1.4 发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。
3.1.5 其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。
4 会计档案的整理4.1 会计凭证：(1) 每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证 2.0cm 厚左右。
(2)会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。
4.2 会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后，于次年 3-4 月份打印，分类装订存放档案室。
(2)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面 -按本账簿页数顺序装订账页 -会计账簿装订封底。
(3)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
(4)会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。
4.3 会计报表：(1)会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年 2 月前按年装订成册，统一归档保管。
密集架侧面标签样式
密集架侧面标签样式摘要：1.密集架的定义和作用2.密集架侧面标签的重要性3.密集架侧面标签的样式设计4.密集架侧面标签的实际应用案例5.总结正文：密集架是一种常见的办公家具，主要用于存放大量文件、书籍或其他物品。
它们通常具有高密度存储空间，可以有效地利用空间，提高存储效率。
然而，由于密集架的层数较多，物品的查找和整理可能会变得困难。
为了方便用户快速找到所需物品，密集架侧面通常会设置标签，以帮助用户快速定位。
一、密集架的定义和作用密集架，又称密集柜、密集货架，是一种具有高密度存储空间的办公家具，主要用于存放大量文件、书籍或其他物品。
它们通常具有层板、横梁、立柱等结构，可以灵活地组合和布置，以适应不同的存储需求。
密集架的主要作用是提高存储效率，节省空间，便于管理和查找。
二、密集架侧面标签的重要性在密集架的使用过程中，用户往往需要快速找到所需的文件或物品。
设置侧面标签可以帮助用户快速定位所需物品，提高查找效率。
此外，侧面标签还可以起到美化密集架的作用，提升整体视觉效果。
三、密集架侧面标签的样式设计密集架侧面标签的样式设计应简洁、明了，便于用户快速识别。
通常，标签应包括文字和图形两部分，文字部分包括物品名称、类别等信息，图形部分可以根据需要设计，如条形码、二维码等。
此外，标签的颜色和大小也应适当，以免影响密集架的整体美观。
四、密集架侧面标签的实际应用案例在实际应用中，密集架侧面标签起到了很好的作用。
例如，在图书馆、档案馆、企事业单位等场所，密集架被广泛应用于文件和资料的存储和管理。
在这些场所，侧面标签可以帮助用户快速找到所需的书籍或文件，提高工作效率。
五、总结密集架侧面标签是一种实用的辅助工具，能够帮助用户快速找到所需的文件或物品，提高存储效率。
5S管理手册
5S管理手册侧应清晰标注“绿色通道”字样。
黄色区域为进口区域，应标注“进口”字样。
箭头标识应符合标准要求，箭身宽度为100mm，总长为600mm，间隔为300mm。
例：在生产区域内设置绿色通道，宽度为1000～2000mm，使用绿色油漆或防滑橡胶垫进行覆盖，通道两侧标注“绿色通道”字样。
进口区域为黄色区域，应标注“进口”字样。
箭头标识应符合标准要求，箭身宽度为100mm，总长为600mm，间隔为300mm。
附件2 目视化管理一、线型标准序号名称图例宽度用途1 红色实线 20mm 待修理品、不良品或废品、危险区域2 白色实线 150mm 中央主路、厂区交通3 黄色实线 50mm 消防设施的定位、电气盘柜前、沟盖板、厂内交通道路减速提示（45°）、安全警示区、楼梯口、人行通道4 黄色虚线 50mm 大型工作区域内部的区域以及功能不确定的区域5 黄黑相间 100mm 生产车间及仓库的主通道、中小型仓库和小型房间的主通道、货架、一般物品、可移动物品、清扫工具、办公室以及生产场所操作台面一般物品的定位、试验室及化验室仪器等6 绿色 1000-2000mm 生产区域安全通道、专用通道、特大型仓库的主通道7 黄黑相间以路牙宽度为单位道路两侧路牙石二、画线标准1、大型设备、主通道区域划分图例线宽(A) 颜色适用范围黄色 100mm 大型设备、主通道、大型生产车间及大型仓库的主通道、厂区交通道路黄色 50mm 中小型设备、次通道、中小型仓库和小型房间的主通道、货架、一般物品、可移动物品、清扫工具等黄色虚线 50mm 大型工作区域内部的区域以及功能不确定的区域特别说明：大区域：大型设备区域划分和生产车间及露天仓库的主通道线使用100mm的线宽。
小区域：中小型设备区域划分及次通道、小型仓库和小型房间的主通道线使用50mm的线宽。
地面分区线：黄色虚线区域为一般物品及功能不确定区，绿色区域为合格品区，红色区域为待修理品、不良品或废品区。
档案分类编号与入库管理
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
•
•
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水 、电源，进行一次全面安全防火检查，确 保档案安全。 节假日前应对库房档案现状 、安全卫生等情况进行清查并填写清查单 ，节假日后根据具体情况一一核对，发现 问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。
（目前项目部资料管理的情况及注意事项）
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
•
•
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构
代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识
。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标
识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标
•
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类 、生产技术管理类、工程建设类、设 备仪器类、财务档案类、人事档案类 。
•
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分 。适当进行三级类目的划分。各类技 术、业务、科技对象等档案的具体分 类，在下属单位根据实际情况细化
5S管理标识标准(下)
5S管理标识标准（下）厂区道路交通标识标准依据《中华人民共和国道路交通法》的规定,结合公司要求,厂区各主要道路设置相应的标识和道路名称标识牌.厂区道路标识的设置种类厂区道路标识主要有警告标识、禁止标识、指示标识、停车场标识，共4种.1 警告标识警告标识是警告车辆、行人注意危险地点及应采取措施的标识.形状为等边三角形，顶角朝口，黄底、黑边、黑图案，共42种。
厂区道路共设置警告标识11种。
如表2 禁止标识禁止标识是禁止或限制车辆、行人交通行为的标识。
形状为圆形，白色底,红圆红斜杠，黑色图案，共42种。
厂区道路共设置禁止标识10种。
如表3 指示标识指示标识是指示车辆和行人按规定方向、地点行进的标识.形状为圆形和矩形，蓝色底，白色图案，共30种。
厂区道路共设置指示标识4种。
如表停车场标识设置在停车场处，用于指示停车场的位置。
各单位应应在合适位置设立停车区域，并有醒目标识，标识牌制作标准参照图5-1。
停车场内应划出停车位，停车位区域线为白色虚线,线宽为8厘米，线长30厘米。
停车位的标准为长3。
3米、宽2。
5米。
各单位应在恰当位置设立停放自行车的场所，并有醒目标识，标识牌制作标准参照上图。
办公室物品标识及定置标准1.办公室定置图2.桌面物品定置图桌面所有物品都要体现在定置图上，根据办公设施的不同种类,提供一张本单位统一的桌面定置图. 3。
用电器插头标识宽为20mm，长根据实际情况而定。
电线必须横平竖直，插座离地、离开桌面.如图4。
办公桌上个人岗位标签长/宽为100mm/80mm。
放置方法和位置要单位内部统一.蓝底一寸照片。
空白处填写格言，内容自己设计。
如图5。
综合柜、文件柜、档案柜、资料柜、更衣柜标识长宽为90mm/60mm。
字号依据实际情况确定、美观清楚。
要求有责任人,物品摆放整齐,分类合理。
如图6. 文件夹标识字号依据实际情况确定、美观清楚.已经在柜子上标明责任人的，文件夹上不用标明责任单位或责任人。
如图7。