办公事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理介绍办公室是一个组织中重要的工作空间，事务管理是办公室高效运转的关键。
有效的办公室事务管理可以提高工作效率，减少混乱和错误。
本文将深入探讨办公室事务管理的重要性、方法和实践。
重要性办公室事务管理对于任何规模的组织都至关重要。
它涉及到文件管理、日程安排、资源分配等各个方面。
良好的事务管理能够帮助组织保持秩序，提高工作效率，避免混乱和浪费。
方法管理日程•确保每个员工都有清晰的日程安排•协调会议和约会，避免时间冲突•使用日程管理工具如日历软件或在线日程表文件管理•制定文件归档和分类规范•建立文件共享系统，确保团队成员可以方便地查找和共享文件•定期清理和备份文件，以避免数据丢失任务分配•分配任务给不同的团队成员，根据各自的能力和工作负荷•确保任务清单的明确和可追踪性•定期检查任务进度，及时调整和解决问题实践使用项目管理工具选择适合团队的项目管理工具，如Trello、Asana等，确保团队成员可以实时查看任务和进度。
建立规范流程制定办公室事务管理的流程和规范，包括文件管理、会议安排、任务分配等，让每个员工都清楚自己的工作职责和流程。
持续改进定期回顾和评估办公室事务管理的效果，收集反馈意见，并不断改进和优化管理方法。
结论办公室事务管理是组织高效运转的基石，它需要良好的组织能力、沟通技巧和执行力。
通过合理的日程安排、文件管理和任务分配，可以提高办公室的工作效率和团队协作能力。
持续优化和改进办公室事务管理是组织持续发展的关键。
以上是关于办公室事务管理的详细介绍，希望对您有所帮助。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个高效运作的地方，日常事务处理的顺畅与否直接影响着工作效率和团队合作。
本文将详细介绍办公室日常事务处理的注意事项，帮助您更好地管理和组织办公室事务。
一、文件管理1. 文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，例如合同文件、财务文件、人事文件等。
可以使用文件夹、标签或数字编号等方式进行分类。
2. 文件命名规范：为了方便查找和辨识，建议使用简洁明了的文件命名规范，如日期+文件名或项目名+文件名等。
3. 文件归档：定期清理桌面和电脑中的文件，将不再需要的文件进行归档存储，以保持工作环境的整洁和效率。
二、会议安排和管理1. 会议前准备：提前确定会议的目的、议程和参会人员，并将相关资料提前发送给参会人员，以便他们做好准备。
2. 会议纪要：会议结束后及时整理会议纪要，并发给与会人员，确保大家对会议内容有清晰的了解和回顾。
3. 会议时间管理：合理安排会议时间，避免时间冲突和浪费。
对于长时间的会议，可以适当安排休息时间，以提高参与者的专注度和效率。
三、日程管理1. 日程安排：合理规划每天的工作日程，根据工作的紧急程度和重要性进行任务的排序和安排。
2. 时间分配：合理安排工作时间和休息时间，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
3. 时间管理工具：可以使用日历软件或时间管理工具来帮助记录和管理日程，提醒重要事项和任务的截止日期。
四、邮件和文件传递1. 邮件管理：及时回复和处理邮件，避免邮件堆积和遗漏。
对于重要的邮件，可以使用标签或星标来标记，以便后续查找和追踪。
2. 文件传递：对于需要传递文件的情况，可以使用云存储或共享文件夹的方式，确保文件的安全和及时传递。
3. 保密性：对于涉及机密信息的文件和邮件，要注意保密性，避免泄露和不当使用。
五、办公设备和环境管理1. 办公设备维护：定期检查和维护办公设备，确保其正常运行和安全使用。
2. 办公环境整洁：保持办公室的整洁和清洁，定期清理桌面和办公区域，营造一个舒适和高效的工作环境。
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
办公室事务管理教学大纲
办公室事务管理教学大纲1. 引言- 介绍办公室事务管理的重要性和目的- 概述办公室事务管理教学大纲的内容和结构2. 基础知识与理论2.1 办公室事务管理概述- 定义办公室事务管理的概念和范围- 阐述办公室事务管理的目标和特点2.2 办公室组织与人员分工- 介绍不同类型办公室的组织结构和职能分工- 分析合理的事务管理人员配置和职责划分2.3 办公室流程与操作规范- 解析常见办公流程，如文件处理、会议组织等 - 强调通用的办公室操作规范和标准3. 技能与实践3.1 办公软件运用- 介绍办公软件的常见工具和功能- 指导学生灵活运用电子表格、文档处理等工具3.2 信息管理与存档- 引导学生学习如何管理和存档办公室重要信息和档案 - 提供有效的信息分类和存档方法3.3 办公协调与沟通- 探讨解决办公室内部沟通和协调问题的方法- 培养学生良好的沟通技巧和团队协作能力4. 专业素养与发展4.1 时间管理与工作效率- 帮助学生掌握时间管理技巧，提高工作效率- 强调重要性和方法，如制定优先级和规划日程4.2 专业道德与职业发展- 引导学生了解办公室职业道德和行业规范- 培养学生自我发展、职业素养和职业道德修养5. 实践与案例分析- 提供实际案例，让学生进行实践和分析- 帮助学生将理论运用到实际工作中，培养解决问题的能力6. 评价与考核- 设计评价和考核方式，如考试、实际案例分析报告等- 确保学生对办公室事务管理教学内容的理解和掌握7. 结束语- 总结办公室事务管理教学大纲的重点和亮点- 鼓励学生将所学知识应用于实际工作中通过以上办公室事务管理教学大纲，学生可以全面了解办公室事务管理的基本理论和实践技能，培养相关的专业素养与发展。
教学大纲将注重理论与实践相结合，通过案例分析和实际操作，帮助学生真正掌握办公室事务管理的核心要义，并在实践中提高工作效率和团队协作能力。
考核方式的设置旨在全面评估学生的学习成果，确保他们能够有效运用所学知识解决实际问题。
办公室事务管理_1课件(共48张PPT)《管理秘书实务(二版)》(人民大学版)
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
办公室事务管理模拟试题及答案
办公室事务治理模拟试题及答案1.恰当的办公室布置有利于员工自我监视与公司内部监视。
公司内部监视的特点是( )。
A、内部监视具有格外规性B、内部监视具有单向性C、内部监视是一种内部力气的约束D、内部监视是上司对员工的监视2.表示趋势及比较性信息宜承受( )。
A、框图B、饼状图C、折线图D、流程图3.CD—RW 刻录机两项最主要的性能指标是( )。
A、刻录速度与擦写速度B、刻录速度与读取速度C、擦写速度与读取速度D、转速与读取速度4.每支出一笔现金，秘书均应准时( )。
A、向主管领导汇报B、向财务部门报销C、在零用现金帐簿上记录D、核对现金余额5.以下关于数码摄像机的表达，错误的选项是()。
A、数码摄像机也是使用磁带来记录的B、数码摄像机主要用于捕获景物的连续活动C、数码摄像机输出的是模拟视频与音频信号D、使用数码相机拍摄时应避开镜头直对阳光6.( )是秘书帮助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动做出合理安排，并予以实施的关心工具。
A、周打算表B、工作日志C、时间表D、商务通7.下面各项中说法不正确的选项是()。
A、不应任凭更换公章治理人员B、不应将公章交与他人治理C、印章的保管者也是具体用印者D、应由专业技术人员保管印章8.办公室开具介绍信时必需加盖( )。
A、日期章B、领导公用私章C、行政公章D、钢印9.秘书必需能依据( )确定接待规格。
A、来访者的意图B、来访者的身份C、来访者的要求D、来访者的职业10.秘书应经常对( )进展安全检查。
A、办公室的文件柜B、办公楼的电梯C、办公区的建筑D、办公设备11.刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X 表示每秒钟能够传输( )的数据。
A、400KBB、800KBC、1200KBD、1600KB12.数码相机图像的存储格式一般为( )格式。
A、GIFB、JPEGC、BMPD、AVI13.用科学的治理方法，将有保存价值的信息系统化的工作，属于( )。
行政与办公事务管理制度
行政与办公事务管理制度第一章总则第一条目的和依据行政与办公事务管理制度的订立旨在规范和提高企业的行政管理水平，规范办公事务流程，确保各项行政工作有序进行。
本制度的依据是国家相关法律法规和企业内部管理规定。
第二条适用范围本制度适用于企业全部部门和员工，包含公司总部和分支机构。
第三条定义1.行政管理：指对企业日常行政事务进行计划、组织、协调和监督等管理活动。
2.办公事务：指与企业日常办公相关的各种事务，包含但不限于办公设备管理、文件管理、行政报销等。
第二章办公设备管理第四条设备采购1.企业内部各部门需要购买办公设备时，应提前编制采购计划，表明具体需求和预算，并报经直属上级审批。
2.采购时应充分考虑设备质量、功能、性能、价格等因素，选择具有合理性和适用性的设备。
3.采购完成后，设备应做好登记记录，包含设备名称、型号、序列号、规格等信息，并负责人应进行设备验收。
第五条设备使用和维护1.使用设备时应依照设备的使用说明和操作规程进行操作，严禁使用未经授权的设备。
2.使用设备后应及时清理、维护设备，并定期进行设备的保养保养，并做好设备台账记录，包含设备名称、规格、维护日期等信息。
3.发现设备故障时，应及时上报维护和修理部门，并依照维护和修理部门的引导进行处理。
第六条设备报废和处理1.设备实现报废年限或不再使用的，应报经直属上级审批后，由设备管理部门进行报废处理。
2.报废设备应进行资产清理，并依照国家相关法律法规进行环保处理。
3.报废设备中涉及机密信息的，应由相关部门负责进行数据清除和销毁。
第三章文件管理第七条文件分类和编号1.全部文件应依照文件类别进行分类，并编写文件编号，以方便管理和检索。
2.文件编号应包含所属部门、文件类别、年份和次序号，形式为“部门编号/类别编号/年份—次序号”。
第八条文件存储和保管1.全部文件应存储在指定的文件柜或文件柜中，并标明文件编号。
2.紧要文件应加密存储，并定期进行备份，备份文件应存放在安全可靠的地方。
如何管理办公室的日常事务
如何管理办公室的日常事务办公室是一个复杂的环境，每天都有许多日常事务需要管理。
有效地管理办公室的日常事务是提高工作效率和员工满意度的关键。
在本文中，将探讨如何管理办公室的日常事务，以便实现高效的工作环境。
一、建立明确的工作流程无论是安排会议、安排行程还是处理文件，都应该建立明确的工作流程。
这包括确保每个任务都有负责人，并且每个员工都清楚自己的职责。
工作流程应该是透明的，员工可以随时了解到自己在整个流程中的位置。
这有助于避免任务遗漏，减少工作重复，提高工作效率。
二、合理安排时间办公室中的日常事务可能涉及到许多不同的任务，在安排时间时应合理分配任务的优先级。
根据紧急程度和重要性，制定一个详细的日程表，并确保每个任务都有足够的时间来完成。
同时，留出一些弹性时间以应对突发情况或紧急任务的出现。
三、利用科技手段在现代办公室中，科技手段可以极大地简化和加速日常事务的处理。
办公软件和应用程序可以帮助管理和跟踪任务，提醒员工完成任务，并提供实时的工作进展。
此外，自动化工具可以减少手动劳动，例如利用自动回复邮件或预定会议室的系统。
充分利用科技手段可以提高工作效率，减少出错的可能性。
四、培训员工一个良好的办公室管理需要经验丰富的员工，因此培训员工是至关重要的。
员工应该接受关于日常事务管理的培训，包括如何使用办公软件、处理文件和与客户沟通等等。
此外，还应提供团队合作和沟通技巧的培训，以促进协作和有效的信息交流。
五、建立良好的沟通渠道良好的沟通是办公室日常事务管理的关键。
建立一个开放、透明的沟通渠道可以促进信息的流通和问题的解决。
例如，定期举行团队会议，让员工分享他们的工作进展和问题，并寻求解决方案。
另外，建立一个反馈机制，让员工可以随时提出建议和意见，并根据反馈做出相应的改进。
六、保持办公环境整洁一个整洁、有序的办公环境有助于提高工作效率和员工的工作积极性。
每个员工都应该时刻保持自己的工作区域整洁，并定期清理和组织文件和设备。
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1.主题内容及适用范围1.1.主题内容：本制度就有关办公事务方面工作进行了制度化。
1.2.适用范围：本制度适用于集团所属各公司/工厂的办公事务管理。
2.电话总机管理2.1.一般情况下，有电话程控交换机的公司/工厂，公司/工厂总机在白班（8:30～17:00）转成人工服务，由总台文员接听；晚班（17:00～次日8:30）或双休日时转到保安处，由保安负责接听。
2.2.总台文员/保安在电话铃响时，必须及时接听，响铃不要超过二声，响铃如超过二声，接起时应礼貌地说“对不起，让您久等”。
2.3.文员/保安接听电话的标准用语为“您好，**(地域名)**(公司名,如伟东、志朗)”，声音要柔和可亲，发音清楚，语音平和；声音不能太响，以免听方反感。
2.4.当对方告知分机电话或部门时，应说“请稍等”；如分机占线，应礼貌地回复说“对不起，电话占线，请稍后再打”；如电话铃声响三次无人接听，应礼貌地说“对不起，无人接听，请稍后再打”；接听内线电话用语为“您好，总台”，其他内容情况回答，要求是规范、简洁、礼貌。
2.5.如对方要求留言，须认真记录电话号码，对方公司名称，姓名、时间等。
如有必要重复留言内容，要核对是否正确，并在最快时间通知被找人。
2.6.如遇到自己不能回答或不是自己职责范围的问题，应转给相关或相应职位人员接听，不可越权回答问题。
2.7.如电话是找总经理及以上人员的，应先问清对方公司名称、姓名，然后再请示总经理或以上人员是否接听，如同意接听，就直接转入；如不同意接听，应以礼貌、委婉的方式予以回绝。
2.8.本公司内部打出电话由总台转接，总台文员根据拨打人提供的电话号码，拨通电话后，请对方稍等，告知对方拨打人的姓名，再转入拨打人分机。
文员必须记录拨打人姓名、部门、电话号码、通话时间，以便日后查询。
2.9.公司不提倡员工在公司挂私人长途电话，非挂接长话的权限人员，因公或因紧急私事须在总台挂接长话的，应事先征得其直属上司批准，并在《电话使用记录》（文件编号：GE-PA-S-DHSYJL）上作详尽记录。
2.10.总台文员不得在未经相关人员许可的情况下，帮助他人挂接非权限以内电话。
2.11.电话挂接使用权限根据业务及工作需要，由各公司/工厂自行确定，并在电话程控设备上设定。
3.外来人员的接待3.1.保安接待3.1.1.任何外来人员进入厂区，须先到保安处登记。
3.1.2.保安须先问清来客的所属单位，姓名及所要拜访的人，然后电话通知被拜访人，得到确认后，方可派发访客证。
3.1.3.如来客不熟悉本厂，应由保安陪同进入所访之处。
3.1.4.如来客是找总经理，保安须先通知总台文员或总经理秘书，由文员或秘书转告总经理，确认接见后，方可允其进入，否则，须礼貌地拒绝。
3.1.5.对已建立考勤卡的员工，上下班时须要求其打卡。
中途出厂的，需有有效的《员工外出/派车单》（文件编号：GE-PA-S-YGWCPC）或《加班/假期审批表》（文件编号：GE-PA-S-JBJQSP），方可让其出厂。
3.1.6.对带有物品出厂的员工，须检查其有效的《员工外出/派车单》，查验物品是否与《员工外出/派车单》所述一致，确认是一致的，方可放行。
3.2.总台礼仪文员接待3.2.1.总台礼仪文员对待员工或其他客人要礼貌大方，热情周到，面带微笑，能很好的树立公司形象。
3.2.2.对来找高层人员的客人，需问清事先有无预约，并主动通知被约方的相关人员，客人送相关人员办公室后，应主动询问要什么样的茶水，并及时递送；在非接待人员办公室场所接待客人，礼仪文员应给所有与会人员递送茶水，并作必要的添加。
3.2.3.如来客已等待时间较长，应与其解释原因，不可把来客置之一边不理。
3.2.4.如来客需要参观车间，在得到副/总经理许可后，须准备好帽子，在来客参观前发给每个参观人员，参观完毕应及时收妥。
3.2.5.来客离开时，应礼貌地起身送客，并通知保安。
3.2.6.来客离开后，须及时安排把使用过的茶具、饮料等清理干净。
4.文函事务管理4.1.文函收发4.1.1.公司报刊及邮件由保安接收，属于员工私人信件的，应暂存于保安处，由员工上班时领取；属于公司信件及办公室人员的邮件及报刊，应及时交总台文员，由总台文员负责分发。
4.1.2.保安在接收邮件报刊时，须认真核对，检查邮件是否有破损，报刊是否缺少。
如有破损或缺少，须向送件人问清原因，并在来件登记上做好记录，以便日后核查。
4.1.3.总台文员也必须认真登记邮件资料，及时发给收件人，并由收件人确认签字。
如收件人不在，须保管好邮件，以免丢失。
4.1.4.总台文员应及时收发传真件，并做好登记。
4.1.5.公司通知/通告、生产计划等要及时分发、张贴，确保相关部门都在第一时间送达。
如有重要通知，如停电通知、电话更换、重要任命通告等，须传真给集团属下各公司/工厂。
4.1.6.对集团或其他集团属下公司/工厂发过来的通知/通告等，须及时分发给相关部门。
4.2.文件复印与打印4.2.1.总台文员须根据部门经签批后的《复印/打印申请单》（文件编号：GE-PA-S-FYDYSQ）及时复印，不可拖延；如有其他原因不能及时复印的，须向及时回复申请人，向其说明原因。
4.2.2.总台文员除了完成本部打印工作外，其他部门需要打印的文件，应由申请部门填具《复印/打印申请单》，并经人事行政部主管确认后，方可安排打印，并要求及时，准确。
打印完成后要及时送申请部门校对。
5.物品发放制度5.1.人事行政部管理物品类别：人事行政部主要负责物品的采购与发放管理，如：劳保用品、办公用品、清洁用品、药品、公司福利品等其他物品。
5.2.劳保用品的管理5.2.1.劳保用品的发放5.2.1.1.新员工或换岗员工的耐用劳保用品的领用：新员工上岗前，由部门填写《个人装备申领/移交表》（文件编号：GE-PA-S-ZBSLYJ），须部门主管批准，人事行政部核实、签署后，凭《个人装备申领/移交表》领用个人劳保用品。
5.2.1.2耐用劳保用品的发放标准：（见表1）5.2.1.3一般劳保用品（手套、毛巾等）的发放：由部门派专人每月到人事行政部领取。
5.2.2.耐用劳保用品的使用年限，见表1：表15.2.2.1.耐用劳保用品的使用时间超过规定年限且已破旧，影响公司整体形象的，由人事行政部组织统一更换。
5.2.2.2.耐用劳保用品在规定年限内，因工作原因（如机修）破损、染油渍，由主管证实已无法使用，可到人事行政部申请更换，人事行政部将根据其破损程度，给予更换。
5.3.耐用劳保用品的赔偿：5.3.1.耐用劳保用品在规定年限内遗失及非工作原因破损、染油渍而不能使用者，折旧赔偿（财务部提供价格）。
如规定年限为3年，1年内遗失或破损，赔偿金为原价的2/3。
5.3.2.员工离职时，必须先到人事行政部移交耐用劳保用品，填写《个人装备申领/移交表》，人事行政部负责清点数量，检查有否破损，如有缺少、人为破损，折旧作价赔偿（财务部提供价格）。
5.4.季节工劳保用品发放:5.4.1.季节工劳保用品仅限于工作服、工作帽、手套等。
5.4.2.由季节工所属部门主管提前一天把所雇季节工的名单交给人事行政部，人事行政部安排人员根据名单上的人数及尺寸准备好劳保用品。
5.4.3.领用员工或部门派专人到人事行政部办理领用手续。
季节工结束雇用时，负责人收齐物品，交还人事行政部，由人事行政部安排清洁工清洗。
5.5.耐用劳保用品的收回、报废及报废后的处理：5.5.1.耐用劳保用品符合5.2.2.1.、5.2.2.2.条的，人事行政部负责收回，收回时必须仔细清点数量，做好登记。
5.5.2.收回后的劳保用品，由人事行政部视其破旧程度分为可用部分与不可用部分，可用部分安排清洁工清洗后，存放仓库备用；不可用部分由人事行政部填具《物件报废/处理审批单》（文件编号：GE-GE-S-WJBFSP）申请报废，由品控部对其破损程度进行鉴定，签署鉴定结论，交财务部审核，后交副/总经理批准，方可进行报废处理。
5.5.3.报废后的耐用劳保用品的处理由储运部填具《物件报废/处理审批单》的处理审批专用栏，交财务部审核，后交副/总经理批准，方可作废品变卖或其他处理。
6.办公用品、清洁用品、药品的管理6.1.申请：各部门每月底根据本部需要填写由人事行政部所发的《物品汇总申请单》（文件编号：GE-PA-S-WPHZSQ），由主管签字后，交给人事行政部统一汇总，交副/总经理审批后，安排购买。
6.2.发放：6.2.1.人事行政部购买所有物品后，通知各部门领用，人事行政部文员按各部门的《物品汇总申请单》发放物品。
6.2.2.除以旧换新的物品和药品外，部门所申请之物品，均由各部物品保管员统一领用和保管，各部员工可直接到保管员处领取所需物品。
6.2.3.各部物品保管员必须严格控制物品的进出，作好每月物品发放明细清单及结存量，每月底上交人事行政部统一汇总和核查。
6.2.4.各部门如需购买其他额外或特殊物品，必须填写《采购申请表》（文件编号：GE-PA-S-CGSQBA）经主管签字后交人事行政部集中购买，货到以后，人事行政部要及时通知申请人签收、领用。
6.3.赔偿：贵重办公用品损坏、遗失视情节作必要的折旧赔偿（由人事行政部视具体情况提出，财务部提供赔偿作价）。
6.4.以上所有物品领用时，领用人必须签收，以备稽查、统计。
7.公司福利品及其他物品的发放由人事行政部按公司发放标准，根据公司员工花名册先发放到部门、班组，再由部门、班组发放到个人，各领用人必须签字，以备稽查、统计。
8.电话的使用管理8.1.管理的目的：为确保公司电话总机线路畅通及控制话费，节约开支。
8.2.电话的用途及使用8.2.1.电话的用途：主要用于公司与外界之间的业务联系和沟通，以及集团公司之间的电话往来,不提倡在公司打私人电话。
8.2.2.分机若须拔打更高级数的电话，应由总机转接；通话时间最长不宜超过5分钟。
8.2.3.节假日期间，各部门员工若须拔打更高级数的电话，可到设有直线电话处拔打。
8.3.电话的管理8.3.1.电话管理的职能部门为人事行政部。
8.3.2.总机电话由人事行政部接线文员负责公司之间往来电话的接转，接线文员必须保证工作时间内接线畅通。
8.3.3.员工所在的分机级数及功能已规定其拔打范围，非特殊情况下，不得拔打超范围电话。
8.3.4.未经有关人员许可不得在总台传真机处拔打电话或传真非工作性资料。
8.3.5.未经有关人员许可不得拔打声讯台及信息台电话。
8.3.6.电话使用时，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
8.3.7.相关人员在网上接收或发送资料结束后，应立即断开连接。
8.3.8.电话记录制度8.3.8.1.通过总台分机接转的电话，由总台文员负责在《电话使用记录》上对通话时间等内容进行详细登记。