浅谈人事档案的保管与借阅工作
浅谈如何做好人事档案的管理工作
［ ２ ］ 汤耀国． 人事档案“ 命运之符” 的命运［ Ｊ ］ ． 嘹望 ， ２ １ ３ ０ ６ （ ０ １ ） ．
［ ３ ］ 纪红卫 ． 对人才引进 中“ 重新建 档” 的冷思 考 ［ Ｊ ］ ． 北京 档
案， ２ ０ ０ ２ （ ０ ７ ） ．
３ ． １ 加强 重视 和领 导
事业 单 位 要 做好 档 案 管 理 ， 首 先 要 加强 对 此 项 工 作 的重视 程度 ， 要 把 它 放 在单 位 干 部 队伍 建 设 的高 度 来看 待 ， 并 要纳 入 到 日常 工 作 安 排 和 日程 当 中 。事 业 单位 领导 要定 期 或者 不定 期对 单位 的档 案 管理 工作 进 行检 查 、 指导 、 督促 ， 发现 问题 并解 决 问题 ， 并 建立 人 事
２ ０ １ ３ 年（ 第４ ２ 卷） 第８ 期
浅 谈 如 何做 好 人 事 档 案 的 管理 工作
马江燕
（ 甘肃省天水公路 总段高等级公路养护 中心 ， 甘肃 天水 ７ ４ １ ０ ０ ０ ）
摘
要： 人事档案是 国家机构 、 社会组织在人事管 理活动中形成 的 ， 记述 和反应个人 经历和德 才表现等情 况 ， 以人头 为单
集、 保管、 归档、 查阅 、 借 阅等多方面对 日常的档案管理 工作进行说 明和业务指导。很多单位虽然有 了制度 ， 但是并没有按照制度进行工作 ； 这种不到位不仅体现
在档案 管理 人员 的执 行 不 力 ， 也 体 现 在 单 位 内其 他 领 导和个 人 的不照 章办 事上 。 ２ ． ５ 人事档 案 管理 未能使 用计 算机信 息化 处理
理工作 就会 “ 不成 方 圆 ” 。 目前 ， 大 多数 的事 业 单 位 虽 然都建 立 了 一 套 人 事 档 案 管 理 制 度 ， 分别从 保密 、 收
档案存档、借阅管理制度范文
档案存档、借阅管理制度范文一、背景介绍近年来，随着信息技术的迅猛发展和组织机构的日益庞大，档案存档和借阅管理已成为各种组织和机构不可或缺的一项工作。
有效管理档案存档和借阅对于组织机构的运作和信息流动具有重要意义。
为了规范我公司的档案存档和借阅工作，提高工作效率，保障信息的安全和准确性，特制定本制度。
二、档案存档管理1.档案分类根据档案的性质和用途进行分类，按照文件分类标准建立档案目录，确保档案的分类准确。
2.档案整理对于已归档的档案，在存放之前需要进行整理，清理冗余和重复的文件，为档案存放创造良好的条件。
3.档案编号为每个档案文件建立唯一的编号，以便于文件的查找和管理。
4.档案存储档案应当存放在专用的存储设备中，如文件柜或档案柜。
需要注意档案的防潮、防火等措施，确保档案的完整和安全。
5.档案借阅记录每一次档案的借阅都需要记录，包括借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，以便于档案的追溯和查询。
三、档案借阅管理1.借阅申请借阅人需要提前向相关部门或负责人提交借阅申请，明确借阅的档案名称和借阅的目的。
负责人审批通过后方可进行借阅。
2.借阅时长借阅的档案应当尽量限制借阅的时长，尤其是机密、重要的档案。
一般情况下，借阅时长不超过一个月。
3.借阅归还借阅人需要按照借阅时长及时归还档案。
如借阅人因特殊原因无法按时归还，需提前向相关部门或负责人申请延期。
延期的时长不得超过一个月。
4.档案追溯对于档案的借阅，需要有明确的追溯流程。
即在借阅期限结束后，相关人员需要对档案进行核查，确保文件的完整性。
5.档案破损如果在借阅过程中发现档案有破损或遗失的情况，借阅人需要及时向相关部门或负责人报备，并按照规定赔偿。
四、档案安全管理1.权限管理根据职务和工作职责设置档案查阅和借阅权限，防止未经授权的人员查阅和借阅档案。
2.档案保密对于机密和重要的档案，需进行特殊保护措施，防止泄露和丢失。
3.档案备份定期对重要的档案进行备份，确保文件的安全和可靠性。
档案存档、借阅管理制度范本
档案存档、借阅管理制度范本一、目的与适用范围本制度的目的是规范和管理单位内部档案的存档和借阅工作，确保档案的完整性、安全性和便捷性，并为日常工作、研究和决策提供有效的信息支持。
本制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的存档、借阅、归还和销毁等环节。
二、档案存档1. 存档要求（1）档案存档应按照文件编号的先后顺序进行，保证档案的时序性；（2）档案必须按照文件类别进行分类，建立相应的档案分类系统，并定期进行维护和更新；（3）档案应当妥善保管，避免遭受损坏、灭失或泄密的风险。
2. 档案存放（1）档案应存放在专门的存档室内，建立标明档案位置和编号的存档柜；（2）档案室应进行定期的清理和整理工作，确保档案存放的整齐和有序；（3）存档室应保持适宜的湿度和温度，防止档案受到湿气、阳光或其它有害因素的侵害；（4）特殊档案应当单独存放，设置安全防护措施，防止遭受物理或电子攻击。
三、档案借阅管理1. 借阅申请（1）借阅档案前，使用人必须填写借阅申请表，详细注明借阅的目的、时间和地点等信息；（2）借阅申请表应经主管领导审批后方可执行；（3）对于涉密档案的借阅申请，需经过保密审查和批准。
2. 借阅登记（1）在借阅档案时，使用人必须在借阅登记簿上填写档案名称、档案编号、借阅日期等信息；（2）使用人必须出示有效的借阅证件，并在登记簿上签字确认借阅信息。
3. 借阅期限和次数（1）借阅期限一般不超过30天，如有特殊需要，可以适当延长；（2）同一档案不得重复借阅，除非经过相关审批程序；（3）借阅期满后，如需继续借阅，必须重新申请并经过审批。
4. 档案归还（1）借阅期满后，使用人必须及时归还档案；（2）使用人必须在归还登记簿上填写档案名称、档案编号、归还日期等信息；（3）未经批准不得将借阅档案带离单位或转借他人。
5. 档案销毁（1）档案达到保管期限时，应按照相关规定进行销毁；（2）涉及机密或保密的档案必须经过严格审批，并按照特定的程序进行销毁；（3）销毁档案必须进行记录，包括档案名称、档案编号、销毁日期等信息。
干部人事档案查借阅工作
干部人事档案查借阅工作
干部人事档案查借阅工作是指对干部的人事档案进行查阅和借阅的工作。
该工作主要包括以下几个方面：
1. 档案查阅登记：工作人员应记录每次档案查阅的时间、人员和目的，确保查阅工作的合规性和信息安全。
2. 档案查阅申请：工作人员应接收来自各部门或个人的档案查阅申请，并按照规定的程序进行审核。
3. 档案查阅操作：工作人员应根据申请者的需求，按照相关规定提供电子或纸质档案进行查阅，并确保档案的完整性和安全性。
4. 档案借阅管理：对于需要借阅档案的情况，工作人员应按照规定的程序进行借阅事宜的登记和管理，确保档案的安全归还和借阅期限的控制。
5. 档案查阅统计与报告：工作人员应定期进行档案查阅工作的统计和报告，包括查阅申请的数量、借阅情况、档案使用情况等，为相关部门提供参考和决策依据。
总体来说，干部人事档案查借阅工作是为了保证档案资料的有效管理和使用，确保人事信息的安全性和使用的合法性，对于各级组织和个人的工作和决策具有重要的支持和参考作用。
干部人事档案管理的档案借阅与利用规定
干部人事档案管理的档案借阅与利用规定干部人事档案是组织管理干部工作的重要依据，它记录了干部的个人信息、学历背景、工作经历等重要资料。
为了加强干部人事档案的管理，规范档案的借阅与利用，确保档案信息的安全和完整性，制定了干部人事档案管理的档案借阅与利用规定。
一、档案借阅的权限1. 干部个人：干部本人有权对自己的档案进行借阅，并可以使用档案中的信息为自己的工作提供依据。
2. 相关部门：干部所属的组织部门、人事部门等有权对干部档案进行借阅，以便更好地了解干部的个人情况和工作经历。
3. 上级领导：干部的直接上级领导有权对部分档案进行借阅，以了解干部的履历和工作表现，为换届任用提供参考。
二、档案借阅的程序1. 提交申请：借阅人需要书面向档案管理部门提交借阅申请，并注明借阅的目的和时间。
2. 审批程序：档案管理部门对借阅申请进行审批，并经过所在部门确认后，方可进行借阅操作。
3. 借阅期限：根据实际需要，借阅期限一般为一周，如需延长借阅时间，需提前向档案管理部门申请并获批准。
4. 档案归还：借阅人在借阅期限届满后，应按规定时间将档案归还给档案管理部门，并签署档案归还登记表。
三、档案利用的原则1. 实事求是：在利用档案信息时，应坚持实事求是的原则，对干部的个人信息进行客观公正的分析和研究。
2. 保密原则：档案信息涉及个人隐私和国家机密，借阅人必须严格遵守保密原则，不得将档案信息外泄或用于其他不相关的用途。
3. 合法合规：档案的利用必须遵守国家法律法规和相关规定，不得违反干部人事档案管理的规定进行非法操作。
四、档案利用的方式1. 信息查询：通过合法途径查询档案中的个人信息，如个人学历、工作经历等，用于了解干部的背景和专业知识。
2. 评估研究：借阅人可以对档案中的信息进行评估和研究，如对干部的职业发展进行分析和预测，为选拔任用提供参考。
3. 统计分析：档案中的信息可以被用于统计报表和分析，用于组织对下属干部队伍的梳理和管理。
对人事档案管理工作的几点认识分析
对人事档案管理工作的几点认识分析人事档案管理是一个非常重要的工作，它对于企业的发展和员工的福利都有着非常重要的影响。
在实际的工作中，我们应该认真对待人事档案管理工作，给予它足够的重视和关注。
本文将从几个方面来分析对人事档案管理工作的几点认识。
一、人事档案管理的重要性人事档案是企业对员工进行管理的重要手段。
它记录了员工的个人信息、入职、转正、晋升、离职等各阶段的情况，对于企业的管理和发展具有重要的作用。
没有完善的人事档案管理，企业就无法有效地对员工进行管理和控制。
在长期的发展中，企业也可能因为没有妥善处理员工的人事档案而引发纠纷和法律问题。
二、人事档案管理工作的目的人事档案管理工作的主要目的是为了保护员工的权益，确保他们的个人信息得到妥善的保存和使用。
同时，它也能够为企业提供员工管理和决策的依据。
通过建立健全的人事档案管理机制，企业可以实现对员工各方面的信息进行全面、有效、准确的记录、整理和保护，从而为企业的各项管理工作提供有力的保障。
三、人事档案管理工作的流程人事档案管理工作的流程包括档案建立、档案存储、档案保管、档案更新和档案借阅等环节。
在档案建立阶段，企业要求员工向企业提供必要的个人资料，并签署相关协议和文件。
在档案存储阶段，企业要按照一定的规定将档案妥善地保存起来。
在档案保管阶段，企业要负责档案的保管和使用，严格限制档案的查阅权限，防止档案泄露和损毁。
在档案更新阶段，企业要及时更新员工的档案资料，确保档案中的信息准确无误。
在档案借阅阶段，企业要对借阅员工进行审查，确保借阅的合理性和必要性。
四、人事档案管理的技巧人事档案管理工作有一些技巧需要掌握。
首先，要注重规范化和制度化。
建立健全的人事档案管理制度和规范化和文件化的管理流程，能够提高人事档案管理的效率和准确性。
其次，要建立科学的档案分类和命名规则。
档案的分类和命名规则对于整理和查阅档案都有着比较重要的作用。
再次，要注意档案的安全保护工作。
档案借阅管理制度重点
档案借阅管理制度重点一、档案借阅管理制度的目的和原则档案借阅管理制度的目的是为了确保档案的安全、完整和准确性，保护机构的利益和声誉。
其原则包括：1. 权威性和保密性：档案借阅应当依据相关法律法规和组织规章制度进行，同时要保护档案中的机密信息不被外泄。
2. 公正和公开：档案的借阅应该是公平公正的，不得偏袒任何一方，同时要保证借阅流程的透明和公开。
3. 完整和一致性：档案的借阅管理应当确保档案的完整性和一致性，防止档案遗漏或篡改。
4. 方便和高效：档案的借阅管理应当便于操作，并且要保证借阅效率，提高工作效率。
5. 责任和监督：档案借阅管理应当有明确的责任分工和监督制度，各相关部门和人员应当承担相应责任。
二、档案借阅管理制度的主要内容档案借阅管理制度应当明确相关规定和流程，包括：1. 借阅资格：明确档案借阅者的资格标准，通常包括内部员工和外部机构等。
2. 档案借阅流程：规定档案借阅的申请、审批、借阅、归还等流程，以及相关表单和手续。
3. 档案保管要求：规定档案的保管要求，包括档案的存放位置、保管期限、安全措施等。
4. 审计和监督：建立档案借阅的审计和监督机制，对档案的借阅情况进行定期检查和评估。
5. 知识培训：为档案管理人员和借阅者提供相关知识培训，提高其档案管理意识和技能。
6. 处罚和奖励：对违反档案借阅管理制度的行为进行处罚，同时对积极履行借阅管理职责的人员进行奖励。
三、档案借阅管理制度的实施为了有效地实施档案借阅管理制度，需要采取以下措施：1. 建立档案借阅管理团队：成立专门的档案借阅管理团队，负责制定和执行档案借阅管理制度。
2. 完善相关制度和流程：不断完善档案借阅管理制度，确保其符合法律法规和组织需求。
3. 强化档案安全管理：加强对档案的安全保护措施，防止档案的丢失或泄露。
4. 加强监督和评估：建立定期监督和评估机制，对档案借阅管理情况进行监督和评估，及时发现和解决问题。
5. 提高员工意识：开展相关培训和宣传活动，提高员工对档案借阅管理工作的重视和意识。
人事档案借阅制度范本
人事档案借阅制度范本1、目的本制度的目的是为了规范和管理公司内部人事档案的借阅流程，确保档案的安全和保密性，提高档案的使用效率，维护公司和员工的权益。
2、适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案的借阅和使用。
3、借阅申请3.1 员工申请借阅人事档案时，应填写《人事档案借阅申请表》，并注明借阅的目的和期限。
3.2 借阅申请表需由借阅者和上级主管共同签字确认，并经人事部审批同意后方可生效。
3.3 若需要借阅人事档案的范围涉及到公司高层管理层的档案，还需经公司领导审批。
4、借阅期限4.1 普通人事档案的借阅期限为7个工作日。
4.2 若借阅期限需要延长，借阅者应在到期前提出书面申请，并注明延长的理由和期限。
4.3 经人事部批准，借阅期限可以适当延长，但延长期限不得超过7个工作日。
5、人事档案借阅5.1 借阅者在借阅期间，应妥善保管人事档案，防止遗失、泄露等情况发生。
5.2 借阅者不得私自复印、拍照或以其他方式复制人事档案内容，严禁将档案外借给他人或用于其他非工作目的。
5.3 借阅者在查阅人事档案时，发现档案有任何瑕疵、缺失或信息错误的情况，应及时向人事部备案，并确保档案的准确性和完整性。
6、归还和销毁6.1 档案借阅期满后，借阅者应及时归还人事档案，并填写《人事档案归还确认表》。
6.2 借阅者因故不能按期归还人事档案的，需提前向人事部申请延期，并取得批准。
6.3 借阅者归还人事档案时，应进行核对，确保人事档案的完整性和准确性。
6.4 对于已经超过归还期限的人事档案，人事部有权采取相应措施予以追责，并保留追究法律责任的权利。
6.5 人事档案的销毁应进行严格管理，需经过人事部批准，并将销毁情况记录在《人事档案销毁记录表》中。
7、违规处理7.1 对于借阅者违反本制度的规定，私自使用、复制、泄露人事档案内容的，应予以严肃批评，并视情节轻重给予相应的纪律处分。
7.2 对于严重违反人事档案保密和管理制度的，人事部有权采取停止借阅权限、解除劳动合同等措施，并保留追究法律责任的权利。
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浅谈人事档案的保管与借阅工作
作者：韩飞
来源：《科技创新导报》2011年第19期
摘要:加强人事档案的保管和借阅工作,查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要,发挥其应有的作用,又要贯彻执行保密法规和制度,确保人事档案的完整和安全,防止失密和泄密。
完善管理体制,搞好队伍建设,做好基础工作,进一步改善保管条件,努力提高科学管理水平,保障提供利用,有效地为组织、人事工作服务,为社会主义现代化建设服务。
关键词:人事档案保管借阅
中图分类号:G272 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)07(a)-0206-01
人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案、提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。
人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分。
也是国家档案工作的组成部分。
它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策,选贤举能,知人善任,为社会主义现代化建设服务的。
1 人事档案管理部门的职责
①保管人事档案,为国家积累档案史料;②收集、鉴定和整理人事档案材料;③办理人事档案的查阅、借用和转递;④登记员工的职务、工资和工作变动情况;⑤为组织、人事工作提供人才信息,为有关部门提供员工情况;⑥做好人事档案的安全、保密、保护工作;⑦调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;⑧推广、应用人事档案现代化管理技术;⑨定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;⑩办理其他有关事项。
2 人事档案的保管范围
2.1 在职人员人事档案的保管范围
在职人员人事档案的保管与人员的管理范围相一致。
人事档案的正本由主管该人的组织、人事部门保管;人事档案的副本由主管或协管该人的组织、人事部门保管。
非主要协管和监管的单位,不保管人事档案的正、副本,但可以根据工作需要保存近期填的履历表、简历表的重份或摘要登记表、卡片,该员一旦调走即可销毁。
军队和地方互兼职务的干部,主要职务在军队的,档案由部队的政治部保管;主要职务在地方的,档案由地方的组织、人事部门保管。
民主党派和无党派的爱国人士的档案,由各级党委统战部门保管[1]。
企业职工的人事档案,由所在企业的劳动(组织、人事)部门保管。
学生档案由学校的学生工作部门或人事部门保管。
2.2 离休、退休人员人事档案的保管范围
党中央、国务院管理的干部,是中共党员的,其人事档案由中央组织部(或人事部)保管;是民主党派和无党派爱国人士的,由中央统战部保管;其他人员的档案,由该人的管理部门保管;工人档案,由所在单位的劳动(组织、人事)机构保管。
军队高级干部的档案,由总政治部保管;其他干部的档案,由各大单位或军、师级单位保管。
2.3 辞职、退职、开除公职及受刑事处分人员人事档案的保管范围
员工辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后,已就业的,其档案转至有关的组织、人事、
劳动部门保管;未就业的,其档案转至人事部门所属的人才流动服务中心保管。
员工被开除公职以后,未就业的,其档案至劳动就业管理部门保管;已就业的,其档案转至有关的人事部门保管;凡通过劳动部门就业的,其档案由有关的劳动部门保管。
员工受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原人事部门保管。
刑满释放和解除劳教后,重新安排工作的,其档案由主管该人员的人事部门保管或政府所属的人才流动服务中心保管。
凡通过劳动部门就业的,其档案由有关的劳动部门
保管。
员工出国不归、失踪、逃亡等,其档案由原人事部门保管。
3 人事档案工作的管理体制
人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。
人事档案是人事管理活动的历史记录,是开展人事工作的必要条件,管理人事档案是人事工作自身的需要,是组织、人事、劳动部门的职责。
人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。
我国现行的人事档案的管理体制是:工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理。
学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理。
军人档案由各级政治(干部)部门管理。
干部档案则按干部管理权限集中统一管理。
各级组织、人事部门有明确的管理权限,分管哪一级干部,就管哪一级干部的人事档案,做到“人档统一”。
我国人事档案工作,目前仍实行分块管理,干部档案工作的领导与指导,由各级党委的组织
部负责。
企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责,接受劳动主管部门的领导与指
导。
学生档案工作由所在学校的有关部门负责,由教育主管部门领导与指导。
军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。
4 人事档案的查阅
人事档案的内容涉及党和国家机密与个人隐私,查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工
作和其他方面的利用需要,发挥其应有的作用,又要贯彻执行保密法规和制度,确保人事档案的完整和安全,防止失密和泄密。
4.1 查阅的原则和范围
查阅人事档案总的原则是:宽严适度,内外有别,灵活掌握,便于利用。
就利用者而言,由于人事档案是人事工作的重要依据和工具,组织、人事、劳动部门利用档案应从宽,其他部门利用档案应相对严一些。
就利用范围而言,高级干部、中级干部、有贡献的专家、学者和有影响的知
名人士,以及机要人员的人事档案,提供利用时应从严掌握,严格审批手段,对一般干部、工人、学生的人事档案,利用范围可从宽一些。
4.2 查阅的要求
利用人事档案必须符合查阅范围的有关规定:利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员;组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件;其他部门查阅人事档案应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批表》;查档人员不得查阅本人及其亲属的档案;未经领导批准,不得查阅同级人员的档案,下级人员不得查阅上级人员的档案[2];本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案;只准查阅介绍信或《审批表》中提到的有关内容,其他所要调查的内容拒绝提供。
4.3 查阅的程序和手续
查阅人事档案,必须持介绍信或《审批表》,由主管负责人签字并加盖公章,报人事档案部门审批后方可查阅。
人事档案一般不外借。
在特殊情况下经过批准也可以短期外借,外借时须办理以下手续:申请借阅者必须持有手续完备的《审批表》或介绍信,由人事档案管理部门审核并经主管领导批准后,才能借出。
借出时,要认真登记,除在“借阅人事档案登记册”上逐项登记外,还须填写“人事档案借阅卡片”并将借阅介绍信或《审批表》一起保存,供备查和催办。
归还时,应认真检查、清点无误后再在登记册和借阅卡上注销。
4.4 出具证明和复制档案材料的手续
利用者索取和出具人事档案内容的证明材料,应履行必要的手续。
凡符合调查证明材料范围的县级和相当于县级以上党委组织、人事、劳动、公安等部门、人事档案管理部门可以依据利用者的需要,出具证明材料,经领导审阅批准后,加盖公章,然后登记发出或直接交给利用者。
档案材料的复制,先由利用者提出申请,说明复制的内容和形式(手抄、复印、摄影),份数和用途,经人事档案部门审核批准后,方可复制。
复制品应与原件内容一致,注明材料出处,复制日期,并加盖公章,以示负责。
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理.北京:中国档案出版社,2002.
[2] 张丽娟.干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨[J].中国科技信息.2006,(1).。