规范实物材料著录的基本策略——以广州大学档案馆收藏的一批亚运会实物为例
高校实物档案特色教育功能构建
表、 声像 等不 同形式 的历 史记 录均属 档
案 。这既 是实物档 案 的 内涵 ， 也 是 建立 实物 档案 的法律依 据 。 实物 档案一般 分
思 想政 治 教育 的意见 》 指出 ， 大 学 文化
传 的媒 介。 实物档 案特 点鲜 明 ， 一是 真
ｌ
实 性。 实物 档案是 高校各 项活 动的真 实
历 史纪录 ， 是原始 形成 的 ， 具有 可靠 性 、
实 物 档 案 真 实 记 录 了 学 校 不 同 时
机 制的落 实和有序 开展 。 （ 一） 扩大 宣传力 度 ， 强化 实物档 案 意识 。利用 网站 、 微 信平 台 、 Ｑ Ｑ 群等加 强 实物 档 案 的宣 传 教育 和 开发 利 用 工
期、 不 同领 域 的 活动 ， 是 学 校发 展 的 历 史缩影， 是 传承 校 园文 化 的载体 ， 积 淀 了丰厚 的文化 资源 ， 折射 出大学 浓郁深 厚 的校本 文化 和办学 历史 文化 ， 是 对广 大 师生进 行校史 教育 、 人 文教 育 的重要 资源 ， 为树 立优 良的教 风 、 校风 、 学风 ， 构建 良好 的育人环境 起到积 极 的作 用 。
一
为纸质 和非纸质 档案 。 纸质 档案 包括如
奖状 、 证书、 证件类 型和 书画作 品类型 。 非纸 质 档 案指 新型 载 体 档 案 ，如 以照
片、 录音 、 录像 、 软盘 、 光盘 等感光 、 磁 性
材 料 为书写载体 的档 案 ， 带 有文字 的公 章、 印章 、 校微、 纪念 章 、 锦旗 、 奖杯 、 牌
文化艺 术 、 广 播 电影电视 、 档 案等 事业 ，
繁荣 发 展 哲学 社 会科 学 ，倡 导全 民阅 读 。首 次提 出 了发 展档 案事 业 的概 念 ，
12-13第二学年《档案管理学》复习题
《档案管理学》复习题一、填空题(每空1分，共10分)1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时保存(或“休眠”)阶段和文件永久保存阶段。
2.馆藏建设的四大原则是有机关联性原则、效益原则、特色原则和弹性原则。
3.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。
4.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、主题法语言和代码语言等。
5.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为"系列"，对"系列分类表"人们一般称其为全宗内分类方案。
6.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
7.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的专业化分工(或分工)类分档案信息。
8.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。
9.档案指南有全宗指南、档案馆指南(或档案馆介绍)、专题指南三种。
10.档案统计，从广义上说，包括档案实体统计、档案管理活动统计和档案事业统计三方面的内容。
11.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有整体功能。
12.档案法规总的来说，是从存档范围和保管期限两个方面，对档案信息的输入、储存问题进行了规范。
13.智能控制是对档案信息更高程度的控制。
智能控制的深化有助于导致实体控制的简化。
14.立档单位必须是具有相对独立社会职能，并主要以自己名义对外行文的社会主体单位。
15.档案整理首先是从区分全宗开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆(室)对档案进行日常科学管理的基本单位。
16.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制索引的基础。
17.档案检索工具具有存储、检索、交流报道档案信息三项功能。
18.档案展览本身就是提供档案信息服务(或档案信息)的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料。
19.全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。
编目细则
中文图书编目细则为使图书馆中文图书编目数据规范化、标准化，按照CNMARC格式，根据《中国机读目录格式》、《普通图书著录规则》的要求，结合本馆的采编子系统，特制订本馆中文图书著录细则。
书目数据录入原则1、照录原则。
版次、发行年、卷册、页、尺寸、价格等用阿拉伯数字表示。
2、除必须用全角状态输入的字符外，其他基本上在半角状态下录入数据。
3、非字符集中的汉字，统一采用“〓”代替。
编目必备字段（“#”表示空格）记录头标区(5-8字符nam0，n表示新记录，a表示印刷的文字资料，m表示专著，0表示无层次记录，如果是丛书，第8字符0改为#，表示层次关系未定或不采用层次结构)。
记录处理时间标识005（本字段数据由计算机系统自动生成）国际标准书号ISBN号010（规定信息源：任何信息源）。
字段结构：010 ##▼aISBN号▼b装帧▼d价格（附加说明）本字段填写要求：1、填写本字段的ISBN和价格时，首选版权页，当版权页信息不充分时，选择图书其余部分。
2、同一种书有多个有效ISBN号或者同一种书因装帧形式、印刷年不同而有多个ISBN号时，可重复010字段。
平装的ISBN号著录在前，其它装帧形式的ISBN号著录在后。
3、价格用阿拉伯数字，保留小数点后面两位。
4、丛书、多卷书、连续出版物中的不定期书刊，以分散著录为原则，有单册价格的著录单册价格。
5、多卷书只有一个ISBN号，且只有全套价格时，著录全套价格，后注(全几册，数字采用阿拉伯数字)，本字段内容在各分卷册记录中都相同。
如有单册价格，则分别著录单册价格。
示例：010 ##▼a978-7-5618-2529-7▼b精装▼dCNY200.00(全2册)音像制品国际标准编码ISRC号0161、附件光盘有ISRC标识，著录在本字段。
示例：010 ##▼a7-5043-3613-0▼b(含光盘)016 ##▼#aCN-M21-00-0010-0▼b光盘2、在编文献与其附件有不同的标准号码和价格时，分别用010字段和016字段说明。
高校实物档案的电子化管理
高校实物档案的电子化管理林慕婵【摘要】实物档案包括奖品、字画、礼品、印章、证书、徽章等有珍藏价值的纪念物品,是档案中的一个特殊门类,具有形状不规则和载体形式多样的特点、其保存和管理方法与纸质档案有较大区别,本文从实物档案特点出发,提出对实物档案分类著录,采用电子化图像和条形码技术,规范其管理形式的新方法.【期刊名称】《办公自动化（综合版）》【年(卷),期】2010(000)006【总页数】2页(P20-21)【关键词】实物档案;电子化管理【作者】林慕婵【作者单位】华南农业大学,广州,510642【正文语种】中文【中图分类】G27实物档案是机关团体、企事业单位在工作过程中形成的奖品、字画、礼品、印章、证书、徽章等有珍藏价值的纪念物品。
高校实物档案，是学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的对学校发展有纪念意义和保存价值的荣誉证书（奖章、奖杯、奖状、锦旗）、名人字画、礼品、印信、证件、徽章等特定物品。
实物档案既属学校财产，也是学校档案工作的重要组成部分，它从某一方面反映学校的发展和各方面工作取得的业绩情况，对实物档案及时跟踪收集，进行科学系统的分类整理，规范实物档案的管理和有效地保护和利用实物档案资源，是档案部门的任务之一。
本文根据高校实物档案形成及其特点，结合电子化和条形码管理技术，提出规范实物档案管理形式的新方法。
一、高校实物档案的范围及分类高校在工作和社会交往中产生的实物档案，主要包括以下几种：1、奖品类一是上级单位颁发、人民团体或个人表示感谢而赠送给学校的实物，如奖状、奖杯、奖牌、锦旗等；二是学校在政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的各种荣誉或科技成果奖品等特定物品。
2、名人字画类中央、省、市各级领导及社会知名人士为学校所写的题词和赠送的字画。
3、珍贵礼品和纪念品类兄弟院校、国际友人、知名校友赠送的及本校在国内外校际交往中收受的珍贵礼品和纪念品、包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。
特色馆藏专题资源建设项目加工及著录规则(2019)
特色馆藏专题资源建设项目加工及著录规则（2019）一、元数据规则（一）著录对象著录对象为全国各公共图书馆自建的各种类型的专题数字资源。
（二）著录粒度一般以具有独立名称或独立标识的一个信息资源为著录单位，如一种图书、一本期刊、一组或一幅图像、一个网页等，以及会议论文集或期刊中的一篇论文、一张光盘中的一个曲目等。
对于多部分资源，一般可自由选择综合著录或分散著录。
（三）术语集说明（四）著录说明1.著录标识符本标准中应用到的著录标识符包括两部分:一是为标识语义使用，推荐采用ISBD著录标识符。
二是项目统一要求，当重复著录内容时，使用半角分号作为分隔符。
2.规范文档3.其他➢格式：著录需用英文大写字母。
➢大小：著录文件大小的单位统一使用大写英文字母著录；时长著录格式为：“HH:MM:SS”；著录对象由若干个文件组成时，应描述该资源所有文件总的大小。
➢技术细节：颜色分为单色、黑白、彩色、灰度、混合等几种类型；分辨率著录格式为：横向像素×纵向像素；声音取值一般为有声、无声；比特率取值单位一般为bit/s、Kbit/s、Mbit/s。
二、数字对象标准专题所建数字对象分为长期保存级和发布服务级两种级别。
（一）图像类（二）音频类（三）视频类（四）数字化质量要求1.扫描前根据国际色彩协会ICC标准，做基本的色彩校正，及针对各类型图书进行色彩校正。
2.对扫描中出现的偏斜、黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污纠偏处理。
3.同一资源相同扫描方式生成的图像应保持相同的清晰度，尺寸相同。
4.数字化后的图像清晰，不得有失真现象。
5.保存级数字对象应保持文献原貌，尽量不对图像文件进行后期处理。
三、命名规则（一）记录标识号记录标识号用于标识元数据，是元数据永久唯一的标识符号。
记录标识号共15位，由4段组成：机构代码—专题代码—任务年—流水号。
其中：➢机构代码：4位。
（见图书馆机构代码表）➢专题代码：2位，由国家图书馆统一分配。
综合类档案馆实物档案管理实践探析
档案保密综合类档案馆实物档案管理实践探析文/天津市档案馆 王丹丹实物档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。
通常，综合类档案馆实物档案主要来源于国际事务合作和处理涉外事务的礼品实物档案；重大活动、重大事件形成的实物档案；社会征集的实物档案等。
相较其他门类的档案，实物档案具有形象、直观、难管理等特点。
机关、团体、企业事业单位和其他组织按照国家有关规定，应定期向档案馆移交实物档案。
为了扩大馆藏和提升档案宣传力度，近年来综合类档案在不同程度上加大了收集实物档案的力度，实物档案收集的门类越来越多样，载体越来越丰富，数量也越来越多。
当前，国家尚未出台实物档案管理的相应规范标准，如何做好实物档案管理工作，推动实物档案管理进一步规范化、科学化和标准化是重点也是难点。
一、实物档案管理存在的问题（一）实物档案收集难。
机关、团体、企业事业单位和其他组织对实物档案的收集工作重视程度不够，实物档案的归档意识不强，导致收集速度和质量严重滞后。
实物档案的来源及形成时间具有不确定性，造成实物档案归档不及时，容易出现实物档案破损和丢失等现象，以致实物档案的实体安全无法得到保障。
实物档案收集工作还存在着“泛化”的趋势，从存量实物档案看，价值不高、重复件及电子垃圾的实物档案依然存在，占用了本就库容紧张的实物档案库资源。
（二）实物档案整理难。
实物档案的整理与文书档案、会计档案等其他门类档案相比难度较大，至今还未有统一的标准，归档整理规则也不成熟。
实物档案的整理不规范，表现在三方面：第一，分类不规范，全宗内档案并未按照载体形态进行分类；第二，编号不规范，编号张贴的位置不一致，编号的方式不统一；第三，目录著录不规范。
移交的实物档案原始目录档号、题名、时间、责任者等著录项不规范，特别是时间、责任者等著录项大部分缺失。
（三）实物档案保管难。
实物档案载体形式多样，其载体可由纸质、玻璃、金属和塑料等多种材料构成。
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（） １载体形态各异 ， 难以ｉＹ。小到奖章 ， ｌ Ｉ ￣Ｊ 大到锦旗 、
（ 《北 京 档 案 》 ０ ６年 第 ３期 ２０
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证书封面易粘连 ， 一件一袋可避免损坏原件 。 统一着装” “ 有两种方式 ： 一是将实物直接装入档案袋 ； 二是将实物的
照片或复印件装入档案袋 。
用； 三是大型实物档案一定要有照片 ， 照片编号耍与实物
编号相一致。
能够将实物装入档案袋的有 ； 书 、 （ 证 锦旗 折叠好 ） 、
往， 不仅对实物档案的保护不利 ， 而且严重影响提供利用。 获奖级别 、 颁奖单位 、 颁奖时 间、 归档部门 、 载体 ， 以及档 为珍藏历 史， 留住记忆 。 笔者在工作实践 中对实物档案规 案实体存放位置等。为什么证书类档案选择档案袋做装
范化管理做了一些尝试 ， 在此做～交流。
一
它们有一个共同的特点——载 体形态各
异。 正是由于这一特点 ， 造成实物档案管 理的混乱。 据笔者所知 ， 目前还没有一个 统一规范的实物档案整理标准。长此以
所谓 “ 统一着装” 就是凡能人袋的都 人袋 ， 装具用 Ａ ４
大小的档案袋 ， 一件一袋 ， 使其外观标 准一致。然后打印
封面 粘贴在档案袋上 ， 封面 内容包括 ： 档号 、 获奖题名 、
案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍 。
（ ） 一 证书类档案管理方法 １证书类档案管理中存在的问题 、
或复印件放入档案袋中 ，并且照片的档号要与所拍摄的
证书类档案是实物档案家族 中的一 员 ， 它包括证书 、 实物档号相一致。 奖状、 奖杯、 、 奖牌 奖章 、 锦旗等（ 笔者权且称之为“ 证书类
实物、文物与“实物档案”说
实物、文物与“实物档案”说
于鲁霞
【期刊名称】《新校园（学习）》
【年(卷),期】2014(000)003
【摘要】“实物档案”说，一直为档案学界所关注。
“实物档案”说是否具有科
学性，不仅关系到档案学学科的基础理论建设，而且也关系到档案收集范围的界定。
【总页数】1页(P12-12)
【作者】于鲁霞
【作者单位】沈阳理工大学，辽宁沈阳 110159
【正文语种】中文
【相关文献】
1.关于实物地质资料档案馆藏体系建设的思考——以广东省实物地质资料档案管理工作为例
2.实物档案的特征及实物档案体系建立的必要性
3.馆藏实物珍品见证办
学发展历程——安徽师范大学档案馆馆藏实物档案珍品介绍4.“实物竞说”,以说
促写——四年级写实物习作指导课5.高校实物档案数字化面临的问题与对策——
以贵州大学实物档案数字化准备工作为例
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１ 们Ａｓａ ｍｅ ｌｃ ｅ ｙＧｕ ｎ ｚ ｏｕ Ｕｎｖ ｓｔ ｃ ｉｅ ６ ｉｎ Ｇａ ｓ Ｃｏｌ ｔ ｄ ｂ ａ ｇ ｈ ｉｅｒｉ Ａｒ ｈｖ ｓ ｅ ｙ
加 著 录 项 目 ， 范 著录 内容 。规 范 而 详 细 规
满 足 不 了 实物 材 料 的 需要 ， 了更 好 地 利 用和 保 护 实 物 材 料 ， 切 需 要 更 加 规 范 的 著 为 迫
录内容 。 文根据 实物材 料的特点 ， 出 了规 范实物材料著录的原则 、 本 提 必要性 、 可行性
则性的 《 规则 》 适应 各种 类型 档案 的 去
著 录 本就 是 不 可 能 的 ， 是 没 必 要 的 。 也 （ ） 实 物 材 料 自身 特 点 的 需 要 。 二 “ 维 实 物 材 料 信 息 表 现 功 能 比 之 二 维 三 文 字 档 案 信 息 表 现 功 能 有 天 差 地 远 之 别 ”。ｌ 此 ， 了弥 补 实 物 材 料 本 身记 载 ｌ ｌ 因 为 信 息 的 有 限 胜这 一 “ 天 不 足 ”， 要 增 先 需
（ 通过 查 看 著 录 条 目 ， 能 见 到 实 物 图 ２） 就
口
／
管 人们 对实物 材料 存 在不 同的认
识
，
不需 （ 以下 简称 《 规则 》）著 录项 目的基 础 样 ， 要 对 实 物 材料 进 行 提 取 就 能 满 足 上 ， 计 划 、 目的 地 对 实 物 材 料 形 成 过 有 有
成 流 程 ） 档 案 流 传 （ 馆 前 档 案 的流 传 、 入
志 愿 者 在 亚 运 期 间 穿 的 衣 服 的 背景 信 息 进行 著 录 ， 而 久 之 这 件衣 服或 许 成 为 ～ 久 件 废 品 ； ４） 加 实 物 材 料 的 教 育 、 传 （ 增 宣 等 作 用 。如 在展 览 中 将 档 案来 源 的 “ 背景
ｄ ｓ ｒｐ ｉ ｎ ｐ ｉ ｃ ｐ ｅ ， ｅ ｅ ｓｔ ｓ ｆ ａ ｉ ｉｉ ｎ ｔａ ｅ ｉｓ ｅ ｃ ｉ ｔｏ ｒｎ ｉ ｌ ｓ ｎ ｃ ｓ ｉｉ ， ｅ ｓｂ ｌ ｙ ａ ｄ ｓ ｔ ｇ ｅ ． ｅ ｔ ｒ
其关 系 特 征 ， 以 一 组 完整 的著 录 记 录 就 所
可 以 起 到 确 认 一 份 档 案 原 件 的 替 代 作 用 。 口 种 作 用 具 体表 现 为 ： １ 利 用 计 ” 这 （）
Ｋ ｙ ｒｓ Ｒｅｌ ｂｅｔ ｔｒ ｌ Ｃ ｎｅ ｔ ｆ ｅｃｉｔ ｎ Ｆ ｒ ｔ ｆ ｓｒ ｔ ｎ ｅ ｗｏｄ ： ａ Ｏ ｊｃ ｅｉ ｓ ｏ ｔｎ Ｄ ｓｒ ｉ ； ｏｍａ Ｄｅｃｉ ｉ Ｍａ ａ ； ｏ ｐｏ ｏ ｐｏ
算 机 可 以 从 多 个 著 录 项 目检 索 到 档 案 ；
程 （ 括 档 案 形 成 的 历 史 背 景 和 档 案 形 包
但 为 了 规 范 馆藏 和 ３ 有 利 有 （）
于提 高实 物 材 料 的价 值 。 如 没 有对 亚 运 假
需 要 ，上 至 中 央 档 案 馆 下 至 基 层 各 档 案 室 都 非 常 重 视 对 实 物 材 料 的 收 藏 ，越 来 越 多 的 实 物 材 料 进 入 档 案 馆 并 频 繁 出 现 在 各 种 展 览 中 。本 文 拟 对 实 物 材 料 的 著
Ａｂ ｔ ｃ： ｔ ｅｉｃｅｓ ｆｈ ａ ｏｊｃｍａ ｒ ｌ，ｈ ａ ｉｏ ａ ｄ ｓｒ ｔ ｎｃｎ ｏ ｅ ｔｅ ｓｒ ｔＷｉ ｔ ｒａｅｏ ｅ ｅｌ ｂｅｔ ｔ ｉ ｓｔｅｔ ｄｔ ｎ ｌ ｅｃｉ ｉ ａ ｎ ｔ ａ ｈｈ ｎ ｔ ｒ ｅａ ｒ ｉ ｐｏ ｍｅｔｈ ｎｅ ｅｃｎｅｔ ｄｆｒ ｔ Ｉ ｒｅ ｅ ｅ ｔｉｎ ｎ ｒｔｃ ｅｒａ ｏｊｃ ｔｒ ｌ， Ｓ ｌ ｅｄｉ ｔ ｏ ｔｎ ｍａ． ｎｏｄｒ ｏ ｔ ｒ ｉｚ ｇａ ｄｐｏｅｔｈ ｌ ｂｅｔ ｅｉ ｓ ｔ ｌ ｎｈ ｎ ａ ｏ ｔｂ ｔ ｕｌｉ ｔ ｅ ｍａ ａ ａ— ｄｒ ｅｃｉｔ ｎｉｒｑ ｉ ｄ Ｂ ｓｄｏ ｅ ｅｔｒｓ ｆｈ ａ ｏｊｃ ｔ ｉｌ，ｈ ａｅ ｒｐ ｓｄｔｅ ａｄｄ ｓｒ ｉ ｕｒ ． ａｅ ｎｔ ａ ｅ ｔｅ ｅｌ ｂｅｔ ｅ ａｓｔｅｐｐ ｒ ｏ ｏｅ ｐ ｏ ｓｅ ｅ ｈｆ ｕ ｏ ｒ ｍａ ｒ ｐ ｈ
Ｘｉ ｇ Ｓ ｕｘ ａ ｎ ｈ ｉ
的 著 录 内 容 是 对 实 物 对象 特 征 的充 分 反
映。 “ 由于 著 录 的 映 射 原 理 ， 得 档 案 著 使 录能 够 充 分 反 映档 案 的 实 体 形 式 、 内容 及
（ ｅ ａｔ ｎ ｆ ｒｈｖｓＧｕｎ ｚ ｏ ｉｅｓｙ Ｇ ａｇｈ ｕ Ｇｕｎ ｄ ｎ ， ０ ６ Ｄ ｐｒ ｍｅｔ Ａ ｃ ｉｅ， ａｇ ｈｕＵｎｖ ｒｉ ， ｕ ｎ ｚｏ ， ａｇ ｏ ｇ ５ ０ ０ ） ｏ ｔ １
业务纵横
２Ｏ１１． ８
规范实物材料著录的基本策略
以广 州大 学档案馆 收藏的一批亚运 会实物为例
邢淑霞 （ Ｉ 学档案馆 ， 东广 州， １０ ６ 广州 大 广 ５００ ）
［ 摘
要】 随着收集和利用 实物材料数量 的增加 ， 的档案著 录内容和格 式 已 传统 方 面 发 表 了 一 些 自 己 的看 法 ，但 作 为 总
及对 策。
［ 关键词 】 实物材料 著录 内容 著 录格式
［ 分类号 ］ ２ ２６ Ｇ７． Ｇ２ ５ ７． ９
Ｔｈ ａ ｉ ｒ ｔ ｇｅ ｏ ａ ｄ ｄｚｎ ｈ ｓ ｒ ｔ ｆＲｅ ｅ Ｂ ｓｃ Ｓｔａ ｅ ｉｓ ｆ ｒＳｔ ｎ ａｒ ｉｉｇ ｔ ｅ Ｄｅ ｃ ｉ ｉ ｏ ａｌ ｐ ｏｎ