OA智能化的协同办公与管理系统需求文档
智能化的OA协同办公管理系统
1．智能化的OA协同办公管理系统简介
?办公自动化信息中心，是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案，是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件，集中了成熟的数据技术与管理思想，能有效提高企业的内部管理和工作效率，降低经营成本。
?方案基于Internet技术，完全采用B/S体系结构的办公系统。系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降到最低。办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来，参与更多的富于思考性和创造性的工作。
?方案开发费用低廉，易于实施，员工可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作，突破区域限制，真正实现移动办公；可根据企业的行业特点、管理模式进行定制。
2.OA实现目标
?提高办公效率
办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化，用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。
?文件管理自动化
通过系统，将公司所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询，可建立各种不同目录和数量的文件柜。文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用。
?规范工作流程
可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。个人信息和日程管理，协助员工工作更出色
?节省企业的办公费用
节省支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志；
?新的信息交流方式，全面的资源和信息共享
单位各级部门之间及员工通过电子邮件，BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享，消除信息孤岛。
?良好的协同工作环境
在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力。
?实现基于电脑网络的知识管理和网络培训
通过办公系统提升企业员工的素质；利用公共信息库，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。
?内部网与INTERNET的平滑集成
改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象，增强企业市场竞争力。
可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。
?高效的决策支持
办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，
为领导者决策调整提供支持。为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办
公环境，加强办公流程的管理，增强办公的协调性，扩大信息通道，从而提高单位
的在线管理水平。
3.可实现特点
?基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。
?设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。
?具有良好的适应性，客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。
?方便的系统流程和配置管理。
?提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制，为系统正常运转提供安全保障。
?良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。
4.软件功能
项目描述：OA办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。该系统通过提供完善的管理与统计功能，实现无纸化办
公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。将人从繁
琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企
业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善。该系统适用于企业、事业
单位、政府机关用户的办公管理系统。该系统包括: 用户管理、信息管理、邮件
系统、审批流程、表单自定义、智能搜索等管理模块，涵盖办公管理的各项事务，
实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用，具有功能完善、技术先进、操
作方便、高效安全、易于实施等特点。该系统构建在关系型数据库基础上，采用
J2EE体系构建应用，主要采用B/S模式的多层应用结构和
Struts2.3+Hibernate3.5+Spring3.2三大开源框架，以模型组建方式开发、以Web
方式部署，功能强大，维护方便具有广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。
功能模块描述：
4.1 人力资源管理
4.1.1、用户信息管理：用户列表，录入用户信息
4.1.2、部门管理：
对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括：设定部门名称、部门负责人、以及各部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关联关系。
部门列表：列表显示所有部门、上级部门、负责人
新建部门：可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理
修改部门：修改页面显示部门信息供修改
部门的上级部门要在下拉框中默认显示
要显示该部门的职位、负责人，并可以修改
删除部门：有员工的部门不能删除，必须先删除员工
有下级部门的部门必须先删除下级部门
4.1.3、员工管理：
新建员工：可以在新建员工同时指定账号密码一起保存
可以同时录入员工的多个工作经历一起保存
删除员工：有申请单未审批的具有审批权限的审批人不能删除，并列出待审的申请单，可以同时录入员工的工作信息并一起保存
员工列表：树形显示部门，点击树中部门列出部门下员工
可以根据姓名、部门、职位、学历等任意查询
员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用
姓名提供输入建议（SearchSuggest）
员工调动：在员工列表点调动弹出页面选择目标部门、职位
职位通过部门过滤
可在员工列表中点员工查看调动历史，可以调动成功
员工离职/复职：可将员工设为离职，可将离职的员工改为复职。
4.1.4、人事档案管理及劳动合同管理：
实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警。
记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，
并可设置到期提醒功能。建各种不同合同版本，供订立、变更、解除、
批转。劳动合同分类统计，并转入档案等模块，合同到期自动提示。
4.1.5、考勤管理：
对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日，记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、
月报，查询、自定义打印统计报表。实现上下班登记、外出登记、请
假登记、出差登记，支持设置排版类型、考勤管理人员、免签人员、
上下班登记的时间段、公休日、节假日，提供考勤数据统计分析与管
理人员考核，支持考核指标集定义、考核任务管理，有助于将员工考
核、管理人员考核日常化。
1)绩效考核系统设计了一个用户可以自己定义绩效考核的项目和
绩效考核的类别的平台；提供了可以满足关键指标KPI、平衡积
分卡BSC、目标管理OPM、经济增长值EVA的各种考核方式的
考核设置模式。
2)考核可按不同的职务设置不同的考核标准、考核试卷、考核时
间。
3)系统提供多种考评方式供用户根据实际情况选择。
4)考核的结果可按部门及个人进行查询，按业绩态度，能多个方
面排序。
4.1.5、劳资管理：
允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程，实现部门效
益工资上报、财务录入、统计分析、工资条通过内部邮件和手机短信
发放
4.1.6、福利管理：
对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表；
可自定义保险的名称以及相关的参数
4.1.7、培训管理：
对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支持及
时信息提醒
4.1.8、招聘管理：
1) 部门的岗位需求登记、审批流程。时信息提醒
2) 发布招聘信息，以不同职位、人数而选择不同招聘方式把信息发出
去。
3) 随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基本信息、职
位说明、对职位的具体要求、申请该职痊必备条件等的管理。
4)分类建立应聘人员档案库，便于查询检索。
5)可根据自定义规则批量安排面试时间，相关人员面试后评价自动存
储并汇总到人力资源部门。
6)录用人员数据自动转人员工信息库。
7)未录用人员转入后备人才库，以备今后查询。
4.2 权限管理
4.2.1、角色管理：可以添加、删除角色
4.2.2、角色成员管理：
角色列表中点成员管理弹出页面通过两个多选下拉框实现选择成员并能
显示已有成员，能设置成功。
双击角色，展开显示成员
4.2.3、角色权限管理：
角色列表中点权限设置弹出页面列出所有功能
通过复选框选择默认已选择已分配的功能
可以再分配功能并能保存成功
4.2.4、权限控制：
对不需要进行权限控制的功能，所有用户均可访问
对需要控制的功能，必须是授权用户才能访问
无权访问时，跳到提示无权限的页面
4.3信息管理
4.3.1、信息交流：
有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大
事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系
统的事务消息发送，如工作跟踪督办。
用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各
栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信
息的统一上传管理
可浏览、修改和删除信息
4.3.3、企业论坛：可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论
4.3.4、文章管理：
4.3.5、信息交流：
4.3.6、信息交流：
4.3.7、信息交流：
4.3.8、信息交流：
4.3.9、信息交流：
4.3.1、信息交流：
4.3.1、信息交流：
4.3.1、信息交流：
4.3.1、信息交流：
档案管理模块基于知识管理模式，既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以知识库为
模式的档案管理，同时支持最新的单文档案卷管理模式。各种重要文献（包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理。该模块支持三级目录管理：档案种类（全宗）目录----案卷级目录----文件级目录，可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。
●档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理
等部分，从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。
●可由档案管理员在后台管理定义基础数据，包括主题词、档案密级。
●档案管理系统提供了很强的自定义功能，包括定义档案的分类、案卷的字段以及字
段的相关属性、卷内文件的字段以及字段的相关属性。
●在使用档案前，需要由档案管理员定义档案分类以及分类下的案卷字段、文件字段。
●档案有二级分类，两级分类下都可定义档案的案卷字段、文件字段。如果一级分类
已经定义字段，在这个一级分类下不能再增加二级分类。
●案卷字段和文件字段定义包括了可以增加字段，指定字段的名称，指定字段的类型、
长度；可以指定在编辑时的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），
如果选择的是下拉列表则需要对应数据词典；可以指定控件的长度是一行还是半
行；可以指定该字段是否出现在案卷管理或者卷内文件管理的列表中，同时可以指
定宽度以及在列表中的顺序，宽度为0时表示不指定宽度。字段定义中不能删除
字段，如果一个字段已经不需要，可在“需要”属性中选择。
●后台管理中的数据词典对应字段定义中的数据词典。
●对于密级高的保密档案我们提供了阅读权限和借阅审批授权的功能。
●后台管理中的借阅流程提供了借阅审批流程模板。针对某一密级下的某一分类可套
用一个审批流程模板。
●在阅读权限里可针对某一密级下的某一分类指定可以阅读该类档案的人员、职务；
如果可以阅读的不是“全体人员”的选项，则需要选择“授权人员”，指定的授权
人员拥有可以授权其他人员阅读本类档案的权限，这在档案借阅审批流程的默认流
程中使用。
●指定某类档案的阅读权限后，才可以指定借阅流程。默认流程由申请人发向部级部
门负责人、再发到授权人。在系统管理中指定了部门级别的部门为部级部门。部级部门负责人为申请人所在部门及直系上级部门中是部级的部门负责人；如果有多个直系上级部门是部级部门时，只选择最高级别的部门。如果默认流程不能满足要求，则可以使用自定义的审批流程模板。
●档案管理系统还提供了档案销毁管理。档案管理员在后台的销毁流程中定义档案销
毁审批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷内文件管理中可进行销毁档案申请，可同时选择多个全宗、案卷或者文件，在填写销毁原因后，可套用审批模板也可以直接选择审批人员。相关档案的审批、销毁操作在“销毁管理”中进行。审批办结后，档案管理人员在销毁管理的申请列表中点击“查看”进入，可进行销毁操作，销毁时需要填写销毁说明，销毁操作有记录。
●档案管理中全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、收文管理等模块
均提供了详尽的统计、查询、打印、打印设置、分页、点击标题排序的功能。
●全宗管理提供了全宗的著录、编制、删除、销毁、全宗历史记录功能。
●案卷管理提供了著录、编制、删除、销毁、案卷历史记录、以及综合查询功能。可
通过选择不同的分类进入案卷。著录档案时可设定是否提醒功能，提醒的时间参照是“有效期限”，可设定提前多少天提醒。对于可查看的案卷，提供了“借阅”的功能；对于不能查看的案卷，提供了“申请”的功能，申请通过后才有“借阅”功能。点击案卷名称可进入该案卷的卷内文件。
●卷内文件管理提供了著录、编制、删除、销毁、以及综合查询功能。可通过选择案
卷下拉列表进入该案卷下的文件，也可以通过点击案卷树进入文件。当档案分类和案卷众多时。
●案卷树将很实用。卷内文件有附件、编辑器。
●公文管理、公告等归档将进入档案的归档文件管理。归档文件著录时，可选择具体
的案卷，编辑后与卷内文件联在一起。著录后不再出现在归档文件列表中，在查看
相关的卷内文件时，可直接查看归档文件信息。归档文件支持附件、正文。
●收文管理可以自行添加，在著录时，可选择具体的案卷，编辑后与卷内文件联在一
起。
●著录后不再出现在收文管理列表中，在查看相关的卷内文件时，可直接查看收文文
件信息。收文管理支持附件，有统计功能。在著录前可进行传阅，可以查看到传阅
的接收情况。接收人员在收文管理的接收传阅中可以接收到传来的文件。
●当用户在案卷管理、卷内文件管理针对具体档案提出借阅申请或者借阅后，管理人
员在借阅管理中进行审批和操作。借阅管理中可以查看到借阅历史情况，这里包括
已经取消的、已经归还的以及已经否决的；管理人员在借阅办理中操作借阅情况，如取消借阅、借阅登记、归还登记；在借档案列出了登陆用户本身已经提出的申请
和在借的档案，自己可做取消操作。
即时通讯
以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，离线用户在登录时会得到提示。
●将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，待办事情,系统将
以即时通讯的方式告知用户。
●可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪。
●并支持信息群发，可以选择某个部门、全体员工或自行选择多人进行群发。
●可结合手机短信模块，将消息发送到用户手机上。
●信息到达时有声音提示。
日程安排
用户可以通过查看日历、选定日程表的不同时段来安排每天的事件，私人约会和任务。
●可将公告栏、邮件的有关内容转入日程。
●可设置定时提醒。
●可为他人安排日程。
●对一些不定时的日程，可设置为全天事件。
●对于重复性的日程，如周例会等，可设置定期重复日程安排。
通讯薄
通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，可根据需要将名片设为共享或私有。此通讯录集成了个人通讯录、员工通讯录、公共通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件等模块调用。
●通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃，每个人都能看到自己的名片夹
及共享的名片夹。
●普通用户可在个人通讯录添加通讯信息(可根据需要设置为私有或共享)；授权用户
可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯
信息（从人事档案中直接生成）。
●在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。且每个通讯录组可指
定一个或几个工作人员对信息进行维护。
●可将OUTLOOK通讯录导入进来。通讯录可实现转发功能。
●并可将通讯录设置成名片格式。
●可以按字段排序(系统里绝大部分模块都可以按字段排序)。
手机短信
完美的集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。
●实现与极品协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提醒。
●可以进行短信的群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。
三、公共信息
公共信息是整个系统的重要组成部分，可以发布各类信息，是单位信息发布的平台，使单位的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播；收集单位的各类信息资源，文档资料，专家技能，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高团队的学习能力，快速响应能力，提高员工技能素质。系统将公共信息分为：公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常用电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。
公告栏
公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等。公告栏内根据自己的需要定制多个栏目，授权人员可在相应栏目或发布管理文章。
●电子公告支持全文检索功能，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感兴趣
的公告。
●可以按发布日期、标题、作者等字段进行排序。
●能分等级下发，可带附件下载，分等级查看，可回执。
●未读的公告以“new”显示，并可将重要公告置顶。
论坛
论坛是员工之间相互沟通和协作的渠道, 在这里员工可提出问题，或答复他人的问题，也可以就某个问题共同参与，展开讨论。论坛可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论，发帖子时采用实名记录制。
●论坛功能强大，支持表情、同主题阅读、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（根
据作者、日期、标题检索）等功能，分类别、分话题地存放用户发表的文章。
论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。办公自动化信息交流模块图
?信息交流用来发布各种信息文件，企业可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置。
?可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理。
?可以根据实际情况定义信息栏目名称（如新闻、公告、规章制度、通报...），系统支持多层次目录结构，同时支持按目录授权访问。
?文档的授权可以按人员、部门、职务、分组、角色、项目组等多种方式指定，更方便企业管理。
?内部消息：与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办。
?常用链接：可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置。
?企业论坛：可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论。
信息交流功能
信息发布
新闻：有相关权限的用户可以发送各种业务、行政、人事等单位的相关新闻，被指定接收的用户可以随时查看，第一时间了解单位动态。支持新闻评论，可以直接在新闻及新闻评论中上传文件和图片，可以对重要的新闻进行置顶，有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时间，在发布新闻之前，可以设定审批流程，可以设定必须通过审批才能发布相关新闻。
公告：有相关权限的用户可以选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通告、制度、会议等消息，并可以随时查看自己已发和已收的公告，可以在发送公告时设置自动回复以确认指定接收人员是否收到，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通，协同工作。可以对重要的公告进行置顶。有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时间。在发布公告之前，可以设定审批流程，可以设定必须通过审批才能发布相关新闻。
通知：有相关权限的用户可以对指定人员发送通知，并可以随时查阅自己已发和已收的通知，对需要留存的通知进行归档。可以在发送通知时设置该通知同时以短信形式发送给指定人员，有效结合当前各种通讯资源，使信息的传递更为及时。可以对重要的通知进行置顶。有阅读者的回执以及查看每一个阅读者的阅读时间。在发布通知之前，可以设定审批流程，可以设定必须通过审批才能发布相关通知。
电子期刊：可以在其中设置各种栏目，并上传相关文档。可以指定人员对月刊进行维护，
包括设置栏目、访问权限，直接上传、删除、保存文档等，有权限访问者可以下载其中文件。
大事记：可以记录单位发展历程中的重大事件，建立单位的历史档案。可以在发表大事记时直接记录事件内容，也可以上传相关文档。大事记在发表后所有人员都可以发表相关评论，有相关权限的用户可以对事件记录及评论进行维护。便于单位的宣传和新进员工的培训。大事记中可以插入图片及附件。
内部公告信息管理
?公告通知为组织机构的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的新闻简报、技术交流、内部公告事项及时传播，使机构成员能及时感知企业发展动态。
?管理员可以根据实际需要进行栏目的分级设置，设定各栏目相关的发布、管理权限、显示模板，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的发布管理。
?文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、图片等各种文件格式，并可设置各种显示模板和样式。
?可设定有效期限、发布范围，重要公告可集成短信通知提醒。
内部消息
?内部消息是实现的内部短消息，成员间可相互发送内部短消息进行沟通或传递文件。
?内部消息也用于系统的工作任务跟踪、重要审批需要办理、待办工作到达、会议通知、会议变更、重要文档提醒阅读等消息的通知。
?用户能够方便地相互发送短信，可以单发、群发短信，并支持邮件副本、手机短信副本的发送。内部文章管理
?文章的发布、阅读、删除都可以有严格的权限设置。
?文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、图片等各种文件格式，并可设置各种显示模板和样式。
?文章分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。
?文章上传：可以单个文件上传，也支持批量文件硬盘拷贝，方便企业原始海量文件的上传。
?文章查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。
?文章上传：可以单个文件上传，也支持批量文件硬盘拷贝，方便企业原始海量文件的上传。
?文章查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。
企业内部论坛
?论坛是一种常见的互动交流服务，为用户、员工、客户提供讨论和交流。
?商业论坛不同于普通性质的论坛，相比之下，商业论坛更安全可靠，界面简洁，与普通论坛相比，商业论坛有更强大的功能，如可以与电子商务、内容管理、企业知识管理、OA、CRM系统集成，可以实现知识互助、全文检索、培训、项目团队协作、客户服务、技术支持等。
?商业论坛对客户可协助企业增强业务的互动性，提高客户满意程度，及时反映用户的信息。
?在内部实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论的功能，提高内部交流的效率。
文章的发布和编辑
?图文混排或提供丰富、个性、时尚的信息元素，因此对信息进行格式化信息高效传达的重要方式。
?信息编辑器就能够方便、快速的对网站信息内容进行编辑加工，不需要专业知识，也能发表图文并茂的专业级的信息内容。
?提供类似于word所见即所得的编辑器。
?支持html代码。
?可插入表情、多图、flash，可上传图片，可链接其他网站的图片。
?可在线排版或者编辑图片和表格的大小。
?支持上传附件或批量上传附件。
?支持草稿功能（即未写完成暂存功能）。
RTX 即时消息、视频会议
?通过RTX的互联方案，可以实现企业内外的交流。
?支持语音、视频进行即时对话。
?可以搭建起了企业之间、企业与个人之间的沟通的桥梁。
?具有会议预定与定时提醒，文字、语音、视频交流，电子白板、远程协作，完整的会议记录与回放。
有关RTX的详细介绍，参阅“系统扩展”部分的RTX介绍。
手机短信收发
?手机短信功能可用于向由系统向成员根据定义的流程，发送工作任务跟踪、重要审批需要办理、待办工作通知、会议通知、重要文档提醒阅读等系统消息。
?短信功能也可以用于内部成员之间消息沟通，组织机构中的成员能够方便地相互发送手机短信，支持单发、群发。
?短信功能也可以向客户目录、联系人目录或供应商目录发送系统定义的消息，或用户输入的消息内容，支持单发、群发。
?成员可以按组级别分配每月可发送的短信数量。
?短信功能的服务器端需要一台专用手机用于短信息的发送，通过串口连接线与服务器的串口连接，或者通过向中国移动、中国联通等SP供应商购买短信接口方式发送短信。
手机短信群发
?短信群发功能支持批量向一组对象发送短信息，对象可以是公共通讯录中的用户组、客户目录、联系人目录，也可以是输入的一组手机号码。
?发短信息时，选择要发送的组，系统自动列出对象成员的手机号。
?短信功能的服务器端需要一台专用手机用于短信息的发送，通过串口连接线与服务器的串口连接，或者通过向中国移动、中国联通等SP供应商购买短信接口方式发送短信。
4.3 邮件系统
4.4 办公自动化审批流程
4.5 表单自定义
在JA V A平台下率先支持B/S下全可视化表单自定义、所见即所得的表单，用户无需了解任何技术，即可通过简单的几个按钮定制出用户想要的表单，并具备完善的表单统计功能。每个表单每个字段的权限可以灵活控制，即可控制某个用户可以填写或修改哪个字段，不可填写哪个字段。即每个用户可填写的表单字段不一样。当用户启动相关流程时,系统自动判断用户的权限并赋予用户填写相应表单权限。可以毫不夸张的说大部分OA系统的功能都可以通过表单自定义、权限控制及工作流定义出来。
?自定义扩展性：
自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多达100多项的自定义选项设置，充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。
智能化OA协同办公管理系统拥有广泛的适用能力，能够适用不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机构的单位的需求。
智能OA协同办公管理提供自定义审批流程、自定义工作流程、自定义数据属性、自定义表单、自定义字段、自定义权限、自定义统计等自定义扩展功能。
自定义表单扩展支持与系统中的数据表建立关系，可创建数据自定义表单，流程的自定义表单（如生产流程表），或用于数据类型的自定义表单（如销售计划表），用户可以创建无限数量的表单，满足不同的业务需求，无需要编写任何代码。
自定义字段扩展，办公自动化系统的主要数据表设计了可扩展的自定义字段，用户可以添加字段，无需要二次开发。
该系统对复杂的定义和设置（自定义流程、自定义表单、项目定义等较复杂的定义工作）可使用模版来定义。提交标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。客户在当前的开发的基础上，可以任意自己扩充功能，而无需重写代码。
4.6 智能搜索
智能搜索引擎：在信息时代，获取信息（或文档）是一件非常容易的事，获得有效的信息才是关键中的关键技术帮助用户从庞大的资料库中，使用搜索的方法快速获取
有用的信息。搜索引擎技术最重要的并不是找到所有的结果，因为在成千上
万的文档中找到所有结果没有太多的意义，没有人能看得完，最重要的是把
最相关的结果排在最前面，这也称为相关度排序。支持相关度检索算法，通
过对全局所有文档建立索引，使用智能算法，实现相关度检索结果，从而实
现类似于Google的搜索引擎