高职院校归档文件的收集与整理工作
高职院校档案管理制度
第一章总则第一条为加强高职院校档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有教职工、学生以及与我校有业务往来的单位和个人。
第三条档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，真实反映学校各项活动的历史面貌。
2. 准确性原则：档案内容应准确无误，真实反映各项活动的实际情况。
3. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学校教学、科研、管理、服务等各项工作提供有效服务。
第二章档案管理机构与职责第四条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的领导和管理。
第五条档案工作领导小组的主要职责：1. 制定学校档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督全校档案工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 协调解决档案工作中存在的问题，保障档案工作的顺利进行。
4. 定期对档案工作进行总结、评估，不断提高档案管理水平。
第六条学校设立档案室，负责全校档案的收集、整理、保管和利用工作。
第七条档案室的主要职责：1. 负责制定档案收集、整理、保管、利用等具体工作流程和规范。
2. 收集、整理、保管学校各类档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便查阅。
4. 对档案进行鉴定、销毁，确保档案的准确性和有效性。
5. 为学校各部门提供档案查询、复制、借阅等服务。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：1. 学校发展规划、政策法规、规章制度等文件档案。
2. 教学文件、科研成果、学术交流、教材编写等教学档案。
3. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等学生档案。
4. 教职工人事、职称、考核、培训等教职工档案。
5. 财务、资产、设备、基建等行政管理档案。
6. 其他具有保存价值的档案。
第九条档案收集要求：1. 档案收集应做到及时、准确、完整。
做好高职院校电子文件归档工作的几点建议和对策
高职院校电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。高职院校档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效。首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
[3]刘庆华.电子文件归档及电子档案管理实践[J]，四川档案，2001（02）.
加强高职院校电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好高职院校内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不涉密。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份。专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
（二）做好电子文件的收集、积累工作。收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。
（三）做好电子文件的鉴定工作。电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（五）提升管理人员的综合素质。一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。
学校归档资料的收集工作
浅析学校归档资料的收集工作摘要：在学校档案管理及利用的过程中，及时、准确、有选择性地把各类归档文件收集完整，确保学校档案的完整性，才能真实、客观、全面地反映出学校的历史活动轨迹，为学校的管理、发展和建设提供决策性服务。
关键词：学校；归档资料；收集中图分类号： g647.2 文献标识码： a 文章编号： 1009-8631（2013）02-0060-01随着社会的不断发展与进步，档案在各项工作中的作用越来越明显，对学校档案管理工作也提出了更高的标准和要求。
作为一名在校的档案管理工作人员，我更加深刻地理解归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项重要的基础性工作，为科学、及时、准确地做好这项工作，更好地为学校的管理、发展和建设提供决策性服务，结合我工作实际谈以下几点看法。
一、积极宣传，提高学校归档资料的收集意识归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项基础性工作。
作为一名档案管理工作者，必须立足现实、不断探索，吸收和借鉴优秀的归档资料收集管理者的工作经验，结合学校的实际情况，不断完善归档资料的收集工作，一定要在思想上重视起来，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，经常与学校党政办、各年级组办公室及学校其它科室保持密切的沟通与联系，尽量将全校的归档材料收集齐全，确保档案材料的准确性和完整性。
同时还可以利用学校的展板、政务宣传栏、黑板报、简报、电子邮箱、qq群、各种集会等宣传工具积极宣传相关的档案知识，并要求学校广大教职工及各科室相关工作人员自觉把归档材料上交到档案室来，宣传工作要创新思路，转变观念，多挖掘、多思考，不断提高信息宣传的深度和广度，最终达到通过大力宣传，提高广大教职工归档文件的收集意识，确保文件材料收集工作有条不紊地进行。
二、加强领导，健全学校的档案资料收集制度我校把档案资料的收集工作作为档案管理及利用的重点事项来抓并把档案管理工作列入重要议事日程。
为确保我校档案资料收集的齐全、准确和完整性，一是成立了以分管学校档案管理的副校长任组长、专职档案管理员任副组长、各科室领导和各年级组长任成员的档案资料收集领导小组，加强领导，密切配合、共同协作，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。
某高职院校学生档案管理办法
某高职院校学生档案管理办法职业学院学生档案管理办法第一章总则为了规范、制度化和科学化学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，结合中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法以及国家有关学生管理工作的政策规定，本办法制定。
第二章职责分工职业学院学生档案管理工作实行院、系两级管理。
学生工作处是学院学生档案管理的职能部门，在分管院领导的指导下，制订管理办法并组织实施管理。
各系（院）和培训部负责管理本部门学生的档案，并接受学生工作处的业务指导和监督。
第三章材料的收集和归档档案材料的收集和归档是学生档案工作的主要任务。
各有关形成学生档案材料的部门都应重视学生档案的建档工作。
第四章职责分工学生工作处主要职责：1.专人负责学生档案管理工作。
2.完成各类档案材料与各系（院）和培训部的交接工作，建好学生档案登记簿。
3.指导各系（院）和培训部完成新生档案的建档工作。
4.统一安排、具体指导各系（院）和培训部完成毕业生档案的整理、排序、密封和交接等工作。
5.指导各系（院）和培训部完成学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。
6.制作提供学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等建档材料。
7.协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。
各系（院）和培训部主要职责：1.贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的指导和监督。
2.落实专人负责学生档案管理工作。
3.负责接收、整理、分类、统计、保管本部门学生档案，建好学生档案登记簿。
4.具体负责新生的建档工作。
根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。
5.配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
6.完成毕业生档案材料的整理、封装和交接工作。
第五条学生在校研究期间应归档的材料包括：1.学生高考档案材料。
2.录取通知书。
3.新生入学体检表。
4.学生学籍登记簿。
5.学生奖惩材料。
6.高等学校毕业生登记表。
7.学生研究成绩单。
8.毕业生就业报到证副本。
浅析高职院校的档案管理工作
浅析高职院校的档案管理工作高职院校的档案管理工作在学校的日常运行中起着非常重要的作用。
档案管理是指对学校的各类文件和资料进行分类、整理、归档和保管的工作。
高职院校的档案管理工作包括档案的建立、档案的保存和档案的利用三个方面。
档案的建立是指对学校的各类文件和资料进行分类、整理和归档的过程。
在高职院校中，各个部门和单位都会产生大量的文件和资料，包括教学活动记录、学生档案、财务资料、人事档案等。
对这些文件和资料进行分类和整理，建立相应的档案是非常重要的，可以有效地管理学校的各项工作。
档案的保存是指对已建立的档案进行妥善保管的工作。
高职院校的档案保管工作需要遵循一定的规范和流程，包括建立档案室、制定档案管理制度、确定档案保管责任人等。
还需要对档案进行定期检查、清理和整理，以保证档案的完整性和准确性。
档案的利用是指对已保存的档案进行查询和利用的过程。
高职院校的档案不仅仅是用来保存和归档文件和资料，更重要的是提供相关信息和资料，为学校的管理和决策提供支持。
档案的利用需要建立科学的查询和调阅制度，确保档案的安全性和可用性。
为了做好高职院校的档案管理工作，需要加强档案管理人员的专业培训和素质提升。
档案管理人员需要掌握相关的法律法规和档案管理的理论知识，了解档案管理工作的流程和方法。
还需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各个部门和单位进行有效的合作和协调。
高职院校的档案管理工作在学校的运行中起着重要的作用，不仅可以管理好学校的文件和资料，还可以为学校的决策和管理提供支持。
为了做好档案管理工作，需要建立科学的档案管理制度，加强档案管理人员的培训和素质提升。
只有做好档案管理，才能更好地推动学校的发展。
XX职业学院《归档文件整理规则》实施细则
XX职业学院《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为做好学院的档案工作，提高文件材料整理工作的效率，推进文件、档案管理的现代化，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和上级有关法规文件精神，结合本院实际，制订本实施细则。
第二条本实施细则所指的归档文件，是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第三条本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒等，使之有序化的过程。
第四条归档文件的整理应遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。
第二章归档文件整理的组织工作第五条学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门兼职档案员按照《XX职业学院归档工作流程》（附件1）、《XX职业学院档案实体分类方案》的规定进行整理，归档的文件材料按自然年度划分（如：2012年1 月1日至2012年12月31日所产生的归档文件），每年7月底前完成上一年度档案的整理归档工作，按时向学院综合档案室移交。
第六条各部门兼职档案员应做好归档文件的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。
第七条综合档案室工作人员必须严格履行岗位职责，加强与各部门的联系和沟通，进行业务指导和咨询服务，认真细致，严把质量检查关。
第三章归档文件的整理第八条归档文件的整理一、归档文件以件为单位进行整理，在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在整理、录入目录时，应归在一起：（一）文件正本与定稿应作为一件,重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件。
（二）正文与附件为一件，如果附件数量较多，或者太厚，也可各为一件。
高职院校档案管理制度
为加强高职院校档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高档案管理水平和档案服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 党政机关、教学、科研、行政、后勤等部门及教职工的文件、资料、图表、照片、录音、录像、电子文件等。
2. 学生学籍、成绩、就业、奖惩等档案。
3. 校园建设、设备购置、维修、报废等档案。
4. 校刊、校报、学术著作、科研成果等档案。
5. 其他具有保存价值的档案。
三、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案收集工作应遵循“全面、系统、准确、及时”的原则。
（2）各部门应按职责分工，及时收集、整理、归档各类档案。
（3）档案收集过程中，应注重档案的完整性、准确性、系统性和连续性。
2. 档案整理制度（1）档案整理应按照档案的种类、内容和时间顺序进行分类、编号、装订。
（2）档案整理应保持档案的原始状态，不得随意涂改、剪裁、销毁。
（3）档案整理应确保档案的准确性和完整性。
3. 档案保管制度（1）档案保管应遵循“安全、可靠、便于利用”的原则。
（2）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案安全。
（3）档案保管人员应定期检查档案，发现问题及时处理。
4. 档案利用制度（1）档案利用应遵循“合法、合规、公开、便民”的原则。
（2）档案利用应优先满足校内教学、科研、管理等工作的需要。
（3）档案利用应严格控制档案的借阅范围和数量。
5. 档案信息化制度（1）积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平和档案服务质量。
（2）建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息的安全、准确、完整。
（3）加强档案信息化人才的培养，提高档案信息化管理水平。
四、档案管理职责1. 档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用和档案信息化工作。
2. 各部门负责人对本部门档案工作负总责，确保档案工作顺利开展。
3. 教职工应积极参与档案工作，认真履行档案管理职责。
职业技术学院教学类档案管理规范
教学类档案管理规范为了规范学院教学类档案管理，根据国家教育部发布的关于《高等学院档案实体分类法》与《高等学院档案工作规范》制定学院教学类档案管理意见如下。
（一）基本原则1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。
2、教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，也是学院档案的主体、核心和重点。
3、教学档案管理是教学管理的重要组成部分。
应实行“三纳入”，“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案、证明同步。
4、各分院（部）和教学业务部门应明确分管档案工作的负责人和配备专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院指定的档案管理部门办理移交。
5、努力提高教学管理档案部门和人员的现代化管理水平，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。
6、要把教学档案工作列入本院教育发展计划，在经费、库房设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。
（二）归档范围1、在教学实践中形成的文件材料，具有长期的参考价值和凭证作用。
2、必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、必须遵循自然形成规律，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（三）归档主要内容和重点1、归档主要内容主要以高职高专院校人才培养各种水平评估指标体系为准，结合学院的具体情况，具体范围见附件。
2、归档的重点是本学院（本部门）在教学工作特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。
（四）教学文件材料的整理和归档1、形成和积累（1）每年新学年开始后，各分院（部）负责人、教学秘书接受由学院布置下达的积累教学文件材料的任务。
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二、 归档 文 件 的 整 理 工作
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