重点建设项目文件归档与整理
建设项目文件归档要求及档案整理规范
建设项目文件归档要求及档案整理规范、项目文件形成的质量控制建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。
它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。
使之与项目建设同步进行。
为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
一)建设单位文件的质量控制1、建设单位的职责建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。
(3) 规范做法，打好基础。
(4) 申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。
如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容( 题名) ，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。
因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。
保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。
设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。
设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。
对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。
设计文件要按专业、文号顺序进行积累。
在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案( 纸质、电子) ，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
建设项目文件归档要求与档案整理规范
〔3〕施工技术文件应按单项工程的专业、 阶段整理：检查验收记录、质量说不定及监 理文件按单位工程整理。
〔4〕设备、技术、工艺、专利及调 试形成的非标准图、竣工图、设计变 更、试运行及维护中形成的文件、工 程事故处理由施工单位整理。
二、档案资料后期整理的内容及 要求
3．档案保护的专门措施， 即为延长档案的寿命而采取的如 修补等各种专门的技术处理。
❖城建档案保管工作的要求
1．保管人员要有强烈的事 业心和高度责任感。
2．要为保管工作提供必要 的物质条件
除湿机
3．要贯彻“以防为主，防 治结合〞的原那么
同时保管工作中，应当注重 日常防护工作
超音速干粉+自动喷淋+高压细水雾
1、拆钉 2、托裱或修补 3、图纸裁边 4、图纸折叠 5、装盒
装订：按档案内容有机联系 分类组合成卷，每一份内容用棉 纱线绳捆扎〔少于4页的无需纱线 捆扎〕，要求平整，不损坏资料 竣工图不需要装订。
图纸折叠方法：按A4纸张尺寸， 用“手风琴〞式折叠法，先上下， 后左右折叠，图标外翻，以便查阅。
封面和脊背
〔一〕整理的原那么
城建档案整理应遵循城建材料 的自然形成规律，保持文件材料 之间的有机联系，充分尊重和利 用原有的整理根底，便于保管和 提供利用。
〔二〕整理的内容 分类 立卷 案卷排列
分类
〔1〕划分阶段。按立项、设计、 施工、竣工四个阶段归类划分，不 同形成阶段的文件材料不能混淆在 一起。
〔2〕鉴定。按归档范围对收 集的文件材料进行鉴定，剔除不 属归档范围及重复的文件，将原 件归入工程档案。
4.城乡建设档案
在住房和城乡规划、建设和 管理活动中直形成的对国家和 社会具有保存价值的文字、图 纸、图表、声像、电子文件、 实物等各种形式的载体的历史 记录，简称城建档案。
收集项目建设资料,及时整理归档的措施
收集项目建设资料,及时整理归档的措施项目建设资料的收集、整理和归档是项目管理中至关重要的一项工作。
它涉及到项目的文档管理、信息交流和知识管理，能够有效地提高项目管理效率和信息的可追溯性。
下面将介绍一些措施，帮助项目团队有效地进行项目建设资料的收集、整理和归档。
1.建立项目文档管理系统：建立一套结构合理、易于使用和管理的项目文档管理系统是首要的任务。
这个系统可以包括文件夹、文件命名规范、版本控制机制等。
所有项目相关的文档都应该存放在该系统中，并分类、归档、标记和检索。
2.设计文档模板和标准：制定一套文档模板和标准可以帮助团队成员更加规范地进行文档的编写和整理。
文档模板可以设置必要的重要信息和格式要求，包括标题、日期、作者等。
标准可以包括文档的命名规则、文件格式、文档编写规范等。
3.确定责任人和权限：明确项目中每个文档的责任人和权限可以保证文档的收集、整理和归档有人负责，避免出现信息丢失和混乱的情况。
每个团队成员都应该清楚自己的责任和权限范围，可以进行必要的培训和指导，确保大家掌握文档管理的相关技能。
4.建立文件归档和版本控制机制：在项目进行过程中，文件变更和版本更新是常有的情况。
建立文件归档和版本控制机制可以确保每个阶段的文件都有对应的归档日期和版本号，并能够查看和追溯到历史版本。
可以使用专门的文件归档软件或版本控制工具来实现这一需求。
5.定期整理和更新文档：项目建设过程中，文档的数据量会不断增加，因此需要定期进行文档的整理和更新。
可以制定相应的计划和时间表，对过期和不再需要的文档进行清理，确保文档的有效性和准确性。
6.保证安全和备份：项目建设资料中可能包含机密信息和重要文件，因此保证安全和备份也是必不可少的措施之一。
可以使用密码保护、加密存储和网络安全系统等方法来保护项目建设资料的安全性。
同时，及时进行数据备份，避免数据丢失和意外情况的发生。
7.制定沟通和交流机制：良好的沟通和交流机制有助于团队成员之间的协作和信息的传递。
建设工程文件归档整理规范
建设工程文件归档整理规范一、引言建设工程文件归档整理是保留和管理工程项目相关文件的重要环节。
本规范旨在确保建设工程文件的准确性、完整性和有效性，提高工程项目管理的效率和质量。
二、文件分类建设工程文件应按照一定的分类标准进行整理，以便于查阅和管理。
以下是常见的文件分类方式：1. 设计文件：包括设计绘图、计算书、图纸等；2. 合同文件：合同协议、合同变更、付款证明等；3. 施工文件：施工计划、施工图纸、材料清单等；4. 质量文件：质量检测报告、验收证明等；5. 安全文档：安全生产许可证、安全记录等；6. 竣工文件：竣工验收报告、竣工图纸等。
三、文件整理步骤为了有效地整理建设工程文件，可以按照以下步骤进行：1. 文件收集：收集与工程项目相关的所有文件，包括纸质文件和电子文件；2. 文件排序：按照文件分类标准，将文件进行排序，确保文件的分类准确；3. 文件筛选：对于重复的、与工程项目无关的或已失效的文件进行筛选和清理；4. 文件编号：对每个文件进行编号，以便于查找和追溯；5. 文件标注：在每个文件上标注文件名称、日期、文件状态等相关信息；6. 文件归档：将整理好的文件按照分类放入相应的文件夹或存储介质中，并进行标签标注。
四、文件管理原则为了确保建设工程文件的长期保存和有效利用，需要遵循以下管理原则：1. 准确性原则：文件内容应准确反映工程项目的实际情况，不得篡改或伪造；2. 完整性原则：收集和整理工程项目的全部文件，不得遗漏或删除任何文件；3. 时效性原则：及时归档文件，确保文件在需要时能够迅速找到；4. 安全性原则：采取适当的措施确保文件的安全性，例如备份电子文件、设置密码访问等；5. 保密性原则：对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应采取措施保护其机密性；6. 可追溯性原则：对于文件的修改、删除、借阅等操作应有明确的记录和追溯能力。
五、文件查阅和借阅建设工程文件的查阅和借阅应当符合以下规定：1. 查阅权限：只有与工程项目相关的人员才能查阅文件，其他人员需经过授权；2. 借阅程序：借阅文件需填写借阅申请表，并经相关负责人批准后方可借阅；3. 借阅期限：借阅文件的期限应限制在必要的时间内，超期需重新申请；4. 文件追溯：对于借阅的文件应有明确的追溯记录，以保证文件的安全性和可控性。
国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范
国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范一、引言国家重大工程建设项目是国家发展和经济建设的重点项目，其涉及的文件量庞大、种类繁多，对于项目文件的归档和整理工作有着严格的要求。
本文旨在总结国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范，以提高文件管理的规范性、效率性和可持续性。
二、文件归档要求1.文件分类编码：对于国家重大工程建设项目的文件进行分类编码，以便于文件的定位和检索。
可以根据文件的主题、部门、时间等要素进行编码，确保文件的有序归档。
2.文件目录编制：根据文件的分类编码和文件的目录结构，编制项目文件的目录列表，明确每个文件的位置和所属分类。
目录应包括文件名称、编号、归档位置、归档时间等信息，便于对文件进行管理和查找。
3.文件归档时间：对于国家重大工程建设项目的文件，在文件的完成后及时进行归档，不得拖延。
归档时间要记录清楚，以确保文件的及时归档和管理。
4.文件保存期限：根据国家有关法律法规和规章制度，确定文件的保存期限。
对于不同类型的文件，其保存期限有所不同，要根据具体情况进行判断和设定。
5.文件归档格式：对于文件的归档格式，可以选择纸质档案和电子档案的形式。
对于纸质档案，要求文件整洁、完整，并采用统一的编号和封面；对于电子档案，要求文件存储安全、便于检索和阅读。
1.档案整理流程：建立完善的档案整理流程，包括文件的收集、整理、分类、编目、装订等环节。
每个环节要进行严格的操作，确保档案整理的质量和准确性。
2.文件整理原则：根据文件的重要性、紧急性和使用频率，确定文件的整理优先级。
对于重要、紧急、常用的文件，要进行重点整理和标注，以确保其便捷使用。
3.档案编号规则：建立统一的档案编号规则，对于国家重大工程建设项目的文件进行编号。
编号要包括项目名称、文件类型、编码等要素，以便于文件的标识和检索。
4.档案装订规范：对于档案的装订，要求每个文件要整齐、完整，不得有缺页、重码等情况。
档案装订要使用统一的装订材料和方式，确保档案的安全和保存。
(整理)建设项目文件整理与归档
建设项目文件整理与归档一、建设项目档案概念：❖是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。
❖项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。
❖项目档案的特点：具有成套性、专业性、动态性。
二、基本术语❖文件归档：就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。
❖档案整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
❖案卷：是指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。
❖立卷：是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
❖挡号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
三、项目文件归档范围❖归档范围：根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A分为：❖前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺及设备文件、项目科研文件、涉外文件、试生产及生产准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等十二部分。
四、编制要求：❖项目竣工后，项目文件应由文件形成单位根据工程实际情况，依据行业规定、标准以及合同规定及要求编制竣工文件。
1、竣工文件的分类：❖竣工文件的分类应按《工业企业档案分类规则及分类表》分类。
2、竣工文件移交份数：❖各设计、施工、调试、监理单位应根据国家要求向建设单位提交竣工档案，一般纸质文件二份（原件与正本各一份）；电子备份光盘则按合同规定移交。
3、施工记录的表式：❖应符合现行（有效版）行业标准以及建设部等相关行业标准的规定。
4、编制审核：❖监理单位负责对施工单位编制的竣工文件进行审核。
即对施工文件、图纸和设备文件的准确性和更改情况进行审核。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
七、项目档案的整理和移交
（二）项目档案的移交 1.建设单位在工程整体竣工验收后三
个月内，向生产使用单位移交档案。 2.建设单位转为生产使用单位的，按
企业档案管理要求办理。 3.大中城市规划区范围内的重要建设
项目，建设单位需向城市建设档案馆报 送有关项目档案。
成、谁负责”的原则；
5.保证项目档案完整、准确、系统、安 全。
四、项目文件的收集 1.确定项目文件归档范围； 2.明确项目建设各方收集的责任； 3.注意收集的时间； 4.项目文件质量要求。
五、项目竣工文件的编制 （一）竣工文件编制的要求 * 明确竣工文件编制的责任者 * 明确监理单位对竣工文件的审核责
六、项目文件的整理和归档
档号：固定和反映案卷排列顺序的一组 代码，由项目代号、分类号和案卷号构 成。
例1：01000—8030---001 例2：01001---8040----016 例3：GBH . 5.2--12 例4：F .11 ---3
六、项目文件的整理和归档
立卷单位：填写组卷部门或单位 起止日期：例如 2007年1月5日 ~2007年10月12日 保管期限：根据有关规定确定 密级：根据保密规定填写文件最高 密级
* 施工文件按单位工程组卷。一个单位 工程的文件根据数量多少，确定组成若 干卷。施工原始记录可按分部、分项工 程分别组卷。
六、项目文件的整理和归档
例如：某电厂主厂房地下结构工程文件 “开工报告、图纸会审记录、施工组
织设计、施工方案、作业指导书、技术 交底、单位工程竣验签证书、工序交接 单”组成一卷； “施工记录”组成若干卷； “工程质量验评、验收记录”组成若 干卷；
性文件在后；文字在前，图样在后；印 件在前，草稿在后；译文在前，原文在 后。
关于建设工程施工资料的整理与归档
关于建设工程施工资料的整理与归档摘要：建设工程施工过程中产生了大量的资料，包括设计文件、施工图纸、施工方案、进度计划、质量检测记录等。
这些资料对于项目的顺利进行以及后期的维护和管理至关重要。
因此，对建设工程施工资料进行科学合理的整理和归档工作，既能提高施工过程中的信息流转效率，又能为后期的运营和维护提供依据。
本文将探讨建设工程施工资料的整理与归档工作的重要性及具体方法。
一、建设工程施工资料整理的重要性在建设工程施工过程中，施工资料的整理与归档工作占据着非常重要的地位。
主要有以下几个方面的重要性：1. 信息流转：施工资料的整理与归档能够有效地将信息进行编目分类，并通过合适的方式传递给有关人员，使项目各方能够及时了解施工进展和相关细节，提高沟通和协作效率。
2. 质量管理：整理与归档施工资料可以对施工质量进行跟踪和监督，及时发现问题并采取措施进行改进，防止施工质量不达标或出现纠纷。
3. 合规要求：根据国家相关法律法规的要求，建设工程施工资料必须做到归档分类、保留备案，以备后续验收、维修、整改等环节使用。
4. 后期运维：施工资料的整理与归档为工程后期运维提供了重要的依据，使得设备的维修和保养能够进行有条不紊地展开。
二、建设工程施工资料整理与归档方法1. 确定归档标准：根据工程的不同特点和要求，确定合适的归档标准，包括分类、编号、保管期限等，制定相应的管理制度和操作规范。
2. 资料整理与编目：对施工过程中产生的各类资料进行分类、整理和编目，例如按照工程阶段、专业类别、施工部位等因素进行划分，利用标签或数据库进行管理。
3. 电子化管理：利用信息技术手段，将纸质资料进行电子化整理和归档，建立电子档案库，实现资料的快速检索和共享，提高管理效率。
4. 归档记录管理：建立归档记录，包括资料的归属单位、归档时间、使用范围等信息，确保资料的可追溯性和可查阅性。
5. 保密措施：对于涉及商业机密或个人隐私的施工资料，要采取相应的保密措施，确保资料的安全。
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建设单位
涉外文件 询价、报价、投标文件 合同、合同附件 谈判协议、议定书 谈判记录 谈判过程中外商提交的材料 出国考察及收集来的有关材料 国外各设计阶段文件及设计联络文件
建设单位
各设计阶段审查议定书 技术问题来往函电 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说 明书等随机文件 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、 保险单证明 设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料
建设单位
科研项目 开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 阶段报告、科研报告、技术鉴定 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。 专项申请、批复文件 考察报告、重要课题研究报告
建设项目文件---指建设项目在立项、审批、招 投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全 过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部 文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项 目竣工验收文件等。 建设项目档案——是工程项目建设、管理过程 中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记 录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又 称工程档案。
档案格式质量要求
文件标题完整准确 文件编号系统规范 文件左侧留2.5公分以上的装订位置 施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定 格式 文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉 斑
档案整理质量的要求
分类清楚 组卷规范 案卷排列有序 档号编制科学 编制了项目档案案卷目录
建设单位
工艺设备文件 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质 量合格证明 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品 备件单 设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录及索赔文件 设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件
总体规划设计 方案设计 初步设计及其报批文件 技术设计 施工图设计 技术秘密材料、专利文件 工程设计计算书 关键技术试验 设计评价、鉴定及审批
施工单位负责收集的内容
建筑施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及 安全措施、施工工艺文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技 术核定单、业制点等）测量、 复核记录、地质勘探
施工单位
设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要 施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、 技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联 系单、备忘录等 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
不同承包方式的归档责任
项目实行总承包的。 由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整 理，并提交总承包单位汇总； 由建设单位分别向几个单位发包的。 由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项 目监理单位负责收集，积累项目监理文件． 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文 件收集、积累和完整、准确．系统情况．审核，签认竣工 文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他 监理文件．
施工单位
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、 地基验销记录 施工日记、大事记 隐蔽工程验收记录 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故 处理报告 工程质量检查、评定 技术总结、施工预、决算 交工验收记录证明 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料
四、项目文件的收集和平时归卷
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目 前期文件以及设备，工艺和涉外文件。 勘察单位负责收集、积累勘察文件 设计单位负责收集、积累设计文件 施工单位负责收集、积累施工文件 监理单位负责收集、积累监理文件
建设单位负责收集的内容
项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初 步设计等文件 工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件 施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、 设备等管理性文件 竣工验收阶段：竣工文件 生产准备阶段：试生产文件等
三、项目文件归档整理的责任分工
项目建设单位(业主、项目法人)---负责组织、 协调和指导勘察设计单位、施工单位和监 理单位编制项目竣工文件和负责整理项目 前期、验收文件。
其它参建单位的职责
项目勘察、设计、监理、施工单位、材料 及设备供应单位应根据本规范的要求．完 成各自职责范围或合同规定的竣工文件的 编制和项目文件整理、归档工作。
勘察单位负责收集的内容
按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础 资料 设计基础文件： 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、 地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、 岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重 要设备安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震等其它设计基础资料
设计单位负责收集的内容
施工单位
系统测试、整定记录 绝缘、接地电阻等性能测试、校核 材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、 质量检查评定、事故处理报告 操作、联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料
监理单位负责收集的内容
代建制项目的归档责任
建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的 归档整理责任，按照合同办理。
控制措施
1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时， 应设立专门条款．明确有关方面提交相应项目 文件以及所提交文件的整理、归档责任。
2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的 移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同 步进行。
建设单位
生产技术准备、试生产文件 技术准备计划试生产管理、技术责任制 开停车方案设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告，运行记录 技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检 测记录
建设单位
项目供应、财务部门应负责收集、积累所承建 项目的器材供应和财务管理中形成的文件 财务、器材管理文件 财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资 统计 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计 及说明。 主要材料消耗、器材管理 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、 递延资产清册
重点建设项目文件 归档与整理
浙江省档案局 赵真
主要内容
一、建设项目文件归档整理的依据 二、建设项目文件归档整理的质量要求 三、建设项目文件归档整理的责任分工 四、建设项目文件的收集和平时归卷 五、竣工文件的编制 六、建设项目文件的归档整理
一、项目文件归档整理的依据
GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一 般要求； DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范
二、项目文件归档整理的质量要求
档案内在质量要求 档案制成材料质量要求 档案格式质量要求 档案整理质量要求
档案内在质量要求
齐全完整：全过程文件、每一事情与问题的处 理文件、每一份文件内容填写齐全。 原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录， 内容、签字盖章具有原始性。 准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与 分部、正文与附件要一致；签字、盖章准确有 效。
监理单位
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检 查、抽查记录 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事 故报告 工程进度计划、实施、分析统计文件 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检 查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、 评估 主要材料及工程投资计划、完成报表
施工监理文件、资料 监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、 施工进度、延长工期、索赔、及付款报审 开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、 来往函件 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
施工单位
隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处 理报告 系统调试、调试记录 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 管线标高、位置、坡度测量记录 中间交工验收记录证明、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 竣工图
监理单位
设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报 告、分包单位资格报审表 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 开动、复工报审表、暂停令 会议纪要、来往文件 监理工程师通知单、监理工作联系单 监理日志、监理月报
施工单位