基于重点建设项目工程档案管理中的问题研究
工程项目档案存在的问题及解决办法
工程项目档案存在的问题及解决办法摘要：工程项目档案不仅是项目建设过程中的重要管理工具，也是社会的重要资源；工程项目档案质量存在的问题有其形成方面、归档质量方面等原因，解决的策略有：通过推进工程项目档案相关的法治化建设，从社会层面提升公众档案意识；强化工程项目档案管理组织建设，保障工程项目档案管理的组织资源及人力资源，实施精细化管理，为档案管理的约束力提供有效的保障等。
关键词：工程项目；档案；问题；解决方法一、引言工程项目档案主要是指在工程建设活动过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图标、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
在当前工程项目大量增加的社会背景下，工程项目档案不仅是工程项目建设过程中的重要管理工具，同时也是社会的重要资源，有必要针对其质量问题进行深入的讨论分析，通过研究期望能为工程项目档案质量问题的解决提供一定的帮助。
二、工程项目档案质量存在的问题（一）档案形成方面的问题1、文件代签现象严重在工程项目文件的编制过程当中，文件内容信息的编写基本都能够做到以事实作为依据，真实反映工程项目建设的过程。
但工程项目档案中有大量的工程项目文件由非相关责任人进行编制的情况，比较典型的就是工程文件存在大量的代签现象，或是用签名章代替相关责任人签字，还有一些用打印代替签名的现象。
2、文件内容信息语义模糊或无法辨认在工程项目档案形成的准确性方面，比较突出的问题是文件内容无法准确还原工程项目档案的实际情况，主要表现为文件内容信息语义模糊或内容信息无法辨认，或出现了文件意见填写潦草无法辨认具体意见、印制的文件不清晰无法辨认填写项、印章不全或印章层叠导致无法辨认责任单位等情况。
3、文件编制不完整首先是文件内容信息无法完整反映工程项目建设的全过程，例如某建设项目存在工程观测、测量记录未标注测量仪器对有复验的材料，没有写明复验报告编号[1]。
其次，是内容信息填写不完整，如文件编号项空缺不填、验收表格无需填写项缺少划线、施工图中结构类和建筑类图未签署注册结构师和注册建筑师印章、监理单位的监理规划未经监理总部技术负责人审批填写意见等情况。
目前工程档案资料管理工作中的问题与对策
档案信息的收集与整理工作至关重要，对不同文件材料进行深入分析与鉴别，有序整理并归档各类项目档案，能保证工程项目的完整性。
提高档案资料管理质量不仅可方便后期直接调取，也能及时反馈工程项目的现场施工过程及相关质量情况。
企业若要提升工程档案资料的有效性，不仅需要明确未来的发展目标，也需根据实际情况进行管理方面的改革与完善。
1、目前工程档案资料管理中存在的主要问题1.1档案管理意识不足受传统工程档案管理理念影响，一些企业尚未意识到提升档案资料质量的重要性，对工程档案管理的细节规划也不够重视。
由于档案资料工作内容消耗人力、物力与工作精力，有些企业为管理方便，初始期间未将档案管理定位为重要岗位部门，甚至直接让现场施工人员或由各部门分担档案资料管理任务；而受企业管理概念影响，员工也只将档案管理当作次要任务，不会主动完善或改良档案资料管理方面存在的问题。
企业忽视档案管理也和档案资料数据及文件数量大、内容杂、管理难度高有关。
每个建筑企业在实际管理期间并非只负责一项工程项目，但工程项目涵盖的资料文件数量较庞大，即使己设立了单独的档案资料管理部门，但由于工程项目较多，资料管理人员的工作强度也较大。
资料管理人员想要在海量文件内容中做到全面化管理，面临的困难与阻碍也较多。
另外，工程项目涉及的档案资料不仅类型错综复杂，且由于受施工进度与其他原因影响，一些资料数据可能本身就不全，甚至一些项目因赶工；意外丢失或资料未及时记录等问题也时有发生。
多样的档案资料管理问题不仅让资料管理人员承担了较大的工作压力，也为后续资料归档与管理、调用制造了较多阻碍。
长此以往，一些企业为缓解档案管理压力或应付检查，就会使用一些不合理的资料管理方式，这种饮鸩止渴的管理方式不仅严重影响企业工程档案资料管理质量的提升，也会为企业后期发展埋下了较多隐患。
1.2资源及专业人才匮乏在现代化背景下，信息化档案数据库的建立为工程档案管理人员缓解了较多的工作压力；但传统管理方式与现代化管理方式的相互牵制，并未让企业迅速享受到信息化的发展便利。
工程档案管理存在的问题及对策
工程档案管理存在的问题及对策作者：李付兵来源：《卷宗》2015年第05期摘要：档案是人类社会活动直接形成的真实历史记录，对人们研究历史、认识社会、指导工作都具有凭证和参考作用，它具有不可忽视的社会价值和作用。
工程档案是反映工程建设过程和工程建设质量的重要依据，而施工单位在工程建设过程中，因工程项目多，建设任务繁重，资料涉及面广，工作量大，不注重工程档案管理，加上有的单位管理不善，方法不当，使得工程档案在管理方面存在很多问题。
关键词：档案；管理；对策；问题1 工程档案管理存在的问题1.1 档案管理意识淡薄一是思想认识模糊。
没有将档案管理摆到事关工程建设的基础性工作的战略高度上予以必要的重视，存在着“重工程建设、轻档案管理”和“档案归档案，工程归工程”的倾向，不知道为什么要开展档案管理工作和怎样开展档案管理。
二是对档案工作的重要性认识不够。
还没有真正认识到档案工作在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，也出不了成绩，根本是得不偿失，导致了档案管理工作大多数成了为应付业主检查而“做秀”的工作。
1.2 档案管理力量薄弱一是档案队伍不够专业化。
很多施工单位没有专职的档案员，档案管理工作大多是由技术员或者文职雇员兼任，他们很难全身心地投入档案管理工作，影响了工作效能。
二是管理质量不够高。
档案管理是一项专业与经验相结合的工作，即需要一定的专业知识，也离不开实践积累。
由于施工地点不停变换，人员流动性大，档案管理人员相对不够稳定，有的档案管理人员刚刚学会立卷归档的基本知识，而项目已经完工，导致一部分的档案员想做好这项工作，却又是心有余而力不足，促使档案管理质量很难得到提升。
1.3 档案管理手段落后当前大多数施工单位档案管理工作模式还比较落后，主要靠人以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍然是使用传统的手工操作，计算机等现代化管理手段运用水平比较低，查找速度慢，使用效率低，不仅影响了档案管理质量，也不能满足档案管理、利用的要求。
建筑工程档案管理问题 论文
建筑工程档案管理问题研究摘要：本文简要介绍了建筑工程档案的内容和特点,详细阐述建筑工程档案管理中存在的问题,并从宏观、微观两个方面加以揭示和研究,以期推动建筑工程档案管理健康规范有序发展。
关键词：建筑工程工程档案档案管理中图分类号：tm752 文献标识码：a 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。
建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。
因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。
1 建筑工程档案内容及特点目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。
它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。
”1.1 建筑工程档案内容笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。
前期准备文件包括：上级审批批准文件；决策立项文件；勘察、测绘、地质等资料；工程招投标及承包合同文件；计划任务书、项目方案等。
工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
完工验收文件包括：竣工图；工程质量控制资料核查记录；施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；审计报告等。
监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；观测记录；工程质量检验及评定文件材料等。
建设项目档案管理常见问题清单
现场验收记录相关责任人签署不全
现场验收记录相关责任人签署不全
11
单位工程质量检验记录表或单位（子单位）工程质量竣工验收记录签字盖章手续不全
单位工程质量检验记录表或单位（子单位）工程质量竣工验收记录签字盖章手续不全
12
沉降位移观测资料不全
缺少沉降位移观测方案和观测点布设图、沉降观测记录、位移观测记录和汇总表
1
建设单位质量管理制度不全
缺少质量管理、开工审批、巡回检查、分包管理、变更管理等相关制度；
2
缺少相关单位授权文件和启用项目章
缺少施工和监理单位授权文件和启用项目章
3
缺少单位划分备案表
缺少单位、分部分项工程划分备案表；单位工程划分不全；
4
缺少施工人员质量责任登记表
缺少施工人员质量责任登记表
5
施工组织设计缺少报审资料
建设项目档案管理常见问题清单（参考）
序号
问题方面
表现形式
一
归档质量方面
1
缺少卷内文件目录和备考表
缺少卷内文件目录和备考表，卷内目录不符合标准要求，卷内目录与盒内内容不一致
2
卷内文件重复，卷内文件未编制页码
卷内文件有重复（施工单位有监理不存），卷内文件未编制页码
3
卷内文件页码编制不规范
页码编写存在缺失或重复，与实际页码不符
缺少安全生产会议、责任考核、专项费用管理、检查评价、隐患排查、平安工地考核等相关制度；
2
建设单位安全责任书签订不全，考核不及时
缺少与施工和监理安全责任书；缺少部门及管理人员层级之间的安全责任书；缺少责任书考核资料；
3
建设单位缺少安全生产条件审核资料
未对安全生产条件进行审核并报备
总承包工程中档案管理经验与教训
总承包工程中档案管理经验与教训随着我国经济体制改革的深入发展，各项基础设施建设逐步完善，以设计为主的工程总承包业务在我国的发展逐步加快。
工程总承包档案管理是项目建设中需要关注的重点内容，对项目建设多个主体经济效益会产生较大影响。
工程建设项目形式的转变促使项目档案管理的方式及内容也发生了重大改变，所以当前需要做好工程总承包项目档案管理工作。
文章重点就总承包工程中档案管理要点进行研究分析，以供参考和借鉴。
标签：总承包工程;档案管理;经验;教训引言二十一世纪的今天，工程建设规模逐渐扩大，工程总承包项目逐渐增多，对于如何做好工程总承包项目的档案管理始终是工程建设档案管理者高度关注的焦点之一。
关于工程总承包项目档案管理，通过真实记录勘测设计和施工过程，在工程总承包采购试运行阶段，结合合同约定，不仅仅保证工程的高质量建设，同时也要做好竣工后的正常检修和维护工作，因此总承包项目档案管理需要规范化的优化管理。
1 总承包工程中档案管理的意义工程总承包项目在全国各地都发展迅速，越来越多的工程呈现出总承包的模式，在项目的建设过程中如何使得项目的档案资料得到规范、系统和标准的管理，是每个项目的工作重点，管理员和项目管理者都需要运用正确的方法结合项目的实际背景和情况对项目资料进行整合，并通过完善的档案管理机制，有效提高项目的施工效率，对于工程公司的发展也存在重要的意义。
除此之外，工程公司的档案管理内容也是对外的一种形象表现，可以侧面地反映出工程公司的工作制度和项目管理能力，对于公司的发展和定位有着极其重要的影响。
2 总承包工程中档案管理的问题2.1粗放式管理问题突出一些总承包单位与建设单位在项目档案管理工作中，对各项政策以及发展要求不明确，对档案管理认识不足，在各项工程合同拟定过程中针对档案管理环节设置的规定较少。
2.2档案管理缺乏系统规划在工程项目档案管理工作中，工程总承包档案管理属于全新业务，当前尚无系统的标准可循，实践经验有待完善。
关于建筑工程竣工验收中常见的档案管理问题及应对措施
关于建筑工程竣工验收中常见的档案管理问题及应对措施摘要：建设项目档案作为记录工程建设活动全过程的真实反应，在建设过程中起到了非常关键的作用。
建设项目由于工程建设周期长，投资数额大、参建单位众多以及自身较为复杂等特点，由此产生了各种繁杂的档案资料。
建筑工程竣工验收中的档案整理归录环节，通常包括竣工图纸、工程实体验收资料、财务决算资料、结算协议、综合管理文件等资料，属于工程竣工验收的重要环节，反映了工程项目运营过程的全局。
本文以项目档案专项验收为契机，结合工作实际，简要阐述建设项目档案在建设工程中的重要作用以及存在的问题，并以项目档案专项验收的视角分析应对策略，提出提升项目档案管理水平和档案质量的具体方法。
关键词：建筑工程；竣工验收；档案管理引言工程竣工验收档案应保证完整性、真实性、准确性，应按标准要求实行标准化、规范化管理，但多数建筑业企业的工程档案管理过程不规范，增加了后期竣工验收的难度，影响竣工结算时间甚至结算金额，影响了企业的经济效益。
1建设项目档案在建设工程中的重要作用1.1建设项目档案与建设项目相互依存在整个建设项目建设周期中，建设项目档案与建设工程是同步生成的，并且，在后期建设工程实现了交工验收后，项目档案依然继续产生后期利用的价值。
建设项目档案是建设项目竣工验收的重要依据，也是建设项目后期合规性检查的重要支撑。
项目档案验收工作是整个项目竣工验收工作的前提条件，同时没有建设工程实施作为基础的档案资料也是无效的档案。
因此，在整个过程中，建设项目档案与建设项目本身是不可分割的整体。
1.2建设项目档案体现建设工程的质量建设项目档案记录了整个建设工程项目从工程立项到竣工验收的全部实施过程，同时也是整个建设项目从管理过程到质量验收的重要凭证和依据。
当前，我国的建设项目种类各异且内容繁杂，在量化分析和管理的共同推动下，对于建设项目的质量评价不再是以简单观感为评价的核心，而是要以精确的数据资源和详细的文本材料、图纸作为评价质量的核心体现，而这种以数据、资料为核心的资源是建立在项目档案的基础之上的，因此，建设项目质量的综合评定都需要大量的项目档案所提供的现场资料来确定，项目档案在建设工程中起到了决定性的作用，直接反映了工程现场建设质量的高低。
浅析档案在建设工程中的作用与管理
定性与定量相接合的综合评价体系模 可靠性是任何资料都不可替代的。因 程建设的利润最大化。
式时，对建设工程质量的评价就不再 而编制施工进度都是以档案作为基础 性评价就行了，而是以建设 工程档案 件 ，也展现了档案至关重要的作用。 为基础、以指标的量化统计分析为手 段进行综合测评了。这充分显示了建 的考查凭证 设工程档案在质量评价 中的重要性 ，
施 工环境 ，制定相应 的安全防范措
质量是事物内在特性的反映，质
施 ，以保证建设工程安全实施。而档 量管理则是控制事物实体的形成是否 进度管理、成本管理 、资料管理和行 案则给建设工程安全管理的培训提供 满足相关规范和标准的运作过程 ，是 政 管理六 大管理 模块上进 行的 ，而 了具有历史经验教训和现实性安全指 建设 工程 的要求目标 。建设工程质量
一
种感性评价 ，是对建设工程实体性
６ ２
＿
・ ０２ ２ １ 年第 ８ 期
能、品质和安全 的综合性表述 ，是定 经验和教训 ，可 以使人们保持清醒的 科学的方法 ，结合合同价 并根据工程 性评价。但 随着建设工程广泛实施和 头脑 ，在建设工程进度管理中能够科 的施工条件、设备情况 、人员情况等 现代科学技术的应用 ，对建设工程质 学决断 ，结合 自身的环境条件 ，合理 对工程的成本 目标进行系统地预测。 量评价有了更进一步的严格 的定义 ， 的编制施 工进度计划 ，对提高建设工 而档案则是充分利用了自身的属性 ， 即建设工程 质量评价是 指工程 实体 程的经济效益和降低施工成本都具有 为成本预测提供真实可靠的历史考查
段 的工程档案整理发放
工程 档案在 整个建设 工程 中有 真实反映建筑实体状况和面貌 ，具有 着继往开来的地位 ，对工程档案资料 建设工程前期档案也叫工程准备 阶段文件 ，是 指工程开 工 以前在 立 不可替代 的真实性、可靠性和参考价 进行管理与监督 ，虽然对工程建设没 项 、审批 、招投标 、勘 察 、设计 以 值 ，是建设工程档 案 的主要 组成部 有直接影响 ，但是却贯穿于整个建设 及工程准备 过程 中形成 的文件 。前 分。因此 ，要加强建设工程中期施工 工程的各个管理过程中。将工程档案 期档案 是建设工程 档案 的重要 组成 阶段工程档案控制收集 管理好 ，能够为建设方 １后的工程新 ９
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基于重点建设项目工程档案管理中的问题研究
作者：郑晓雯
来源：《办公室业务》 2016年第5期
文/云南天安化工实业有限公司郑晓雯
【摘要】本文以多年档案管理的实践经验为例，对重点建设项目工程档案管理工作进行了
简要综述，分析了存在的问题并提出了合理的对策。
【关键词】重点建设项目；工程档案管理；问题研究
我们从基地的建设中可以明确重点建设项目工程与一般的基建工程有以下的区别：1.建设
周期长，从开工到竣工以及随后的生产磨合及技改技措等，历时20余年。
2.投入资金数额较大，多以国家投资为主，如基地建设最初是中国政府与日本海外协力基金会签订的贷款协议为主，
其他投资形式（国家及省政府）为辅的一种运作模式。
3.科技含量高，主体装置均使用国外进
口先进设备、先进技术，配套装置国产化。
4.施工难度大，参建单位多，如此大规模的黄磷、
酸酸、重钙装置当时在国内来说还是史无前例的。
建设高峰时期，同时进场单位达数十家。
5.
备受各级政府领导高度重视，整个建设过程中，国务院、各部委、省政府各级领导多次前来基
地调研、视察工作。
从以上区别可以看出重点建设项目工程档案的特点：1.形成的档案过程长，数量多，载体多样、种类繁多、保存价值高。
如基地从设计规划到竣工文件，数量达万卷以上，包括基建、科研、设备、地勘以及大量反映建设过程的文书、会计、声像等档案。
2.涉及面广。
形成、整理、审核、移交，需要建设、设计、施工、安装、监理等参建单位共同完成，稍有疏忽，就会影响档案材料的完整性与准确性。
一、重点建设项目工程档案管理存在的问题
（一）档案意识薄弱。
由于重点建设工程项目多、任务重、参建单位多、水平参差不齐，
档案意识薄弱，在思想上不够重视档案管理工作。
（二）归档文件资料的管理不统一规范。
一是施工技术表格式文件格式混乱，存在不统一、不规范的问题，大多数施工单位依据习惯做法自做表格，形成一个项目的表式文件内容、格式
不一致，给档案的统一保管、统一利用带来不便。
二是竣工图绘制不符合规范要求，工程变更
的依据图文分离，变更文件与竣工图不一致等问题。
（三）项目进度与资料制作进度不同步。
由于重点项目工程建设的阶段性特点，使得上一
阶段形成的档案刚刚接收整理，马上就要为下一阶段的设计、施工提供服务，由于在施工过程
中因种种原因经常会有一些设计变更，设计方在发出设计联络签通知施工方、建设方作适时变更，但作为归档文件有时却未及时得到更新。
（四）档案资料的收集渠道不畅通，收集难、管理差、提供利用不尽人意。
如果经办人不
移交资料或档案管理人员不知道、不催交、就保证不了工程档案的成套性、准确性和完整性，
满足不了当前利用的需要，更反映不了项目建设的历史性和真实性。
二、采取的对策
（一）加大宣传力度，提高档案意识。
加大对《中华人民共和国档案法》及相关档案工作
法规的宣传力度，增强档案意识。
（二）强化管理，从源头把关。
1.以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实
施办法》《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档办法》《国家重大建设项目文件归档
要求与档案整理规范》等为依据，结合企业实际制定本企业档案管理制度。
使项目档案工作有
章可循。
从而提高档案管理的质量，使重点工程档案管理真正纳入规范化管理轨道。
2.在合同
管理中纳入重点建设项目档案管理。
3.落实项目档案的领导责任制，确保工程档案的完整、准
确和系统。
（三）制订方案，注重细节。
做好四个管理：1.网络管理；2.跟踪管理；3.全过程管理；4.目标管理。
（四）加强建设过程中各种档案资料的收集工作。
一个工程项目立项后，将产生可行性研
究文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件直到竣工验收、试生
产等各阶段的文件资料等，这些文件资料是建设项目的重要组成部分，应及时收集归档，妥善
保管。
在收集的过程中要注意以下几点：1.及时性。
各阶段形成的文件资料，要随着进程及时
收集，并要有针对性地收集。
2.准确性。
3.完整性，工程项目应按系统科学排列档案，使工作
项目从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。
4.规范性。
归档的文件应为
原件；文件材料的编制要按国家标准和行业标准执行。
（五）加强档案管理队伍建设，全面提高档案人员的综合素质。
由于参建单位来自全国各地，且工程施工中人员变动大，从实践来看，绝大部分人员对档案工作不太了解，有的兼职人
员甚至连施工工艺流程都不清楚，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。
所以必须组织各
单位专兼职档案人员进行档案专业知识培训，除了学习档案管理相关法律、法规和行业规范、
标准外，还必须反复强调和讲解重点建设项目中档案管理的目的和意义。
除了档案专业培训外，还可以通过“以会代训”形式向专兼职档案管理人员灌输档案法律法规和基础业务知识，从档
案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节一一进行讲解、示范、实践，提高专兼职
档案管理人员的档案意识和工作能力。
三、总结
重点建设项目工程档案不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶
段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在项目建成后的各项管理工作中起到
最直接的凭证和依据作用。
借助这些档案资料，我们可以更好地了解和认识过去、把握和服务
现在、预见和指导未来。
因此，我们必须做好重点建设项目中的档案管理工作，为企业经济持续、健康稳定发展提供重要保证。
【参考文献】
[1]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务, 2015(24) .
[2]周昕.如何做好公路工程档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(05) .
[3]张威.建筑工程档案管理存在的问题及处理措施[J].中外企业家, 2014(23).
[4]刘洪秋.加强公路工程档案管理工作的途径探究[J].科技创新与应用, 2015(21).。