行政总务[1]
general affairs 意思
general affairs 意思一、什么是general affairs（总务）？总务（general affairs）是指一个组织或机构中负责处理各种综合事务的部门或职能。
总务部门的主要职责是协调管理和提供各种综合支持服务，以确保组织的正常运转和高效运作。
总务工作通常涵盖人力资源管理、行政管理、办公设施管理、采购与供应管理、安全与保卫管理等方面。
二、总务部门的主要职责1. 人力资源管理：总务部门负责组织与协调人力资源的招聘、录用、培训与发展、薪酬与福利、绩效管理等方面的工作。
他们需要确保组织拥有足够的合适人员，并提供员工需要的各种支持和福利，以提高员工的工作效率和满意度。
2. 行政管理：总务部门负责组织和协调各种行政事务，包括文件管理、档案管理、办公室设备和用品的管理、会议和活动的组织等。
他们需要确保办公环境的顺畅运作，提供高效的行政支持，以帮助其他部门的工作顺利进行。
3. 办公设施管理：总务部门负责办公设施的管理与维护，包括办公场所的租赁与维修、设备的采购与维护、通信网络的管理等。
他们需要确保办公设施的正常运作，提供良好的工作环境和设施，以提高员工的工作效率和舒适度。
4. 采购与供应管理：总务部门负责组织和管理采购与供应事务，包括物品和服务的采购、供应商的管理、合同的签订与执行等。
他们需要确保组织获得高质量的物品和服务，同时控制采购成本，以提高组织的运作效率和竞争力。
5. 安全与保卫管理：总务部门负责组织和协调安全与保卫工作，包括制定和执行安全政策与流程、安全设施的维护与管理、应急预案的制定与演练等。
他们需要确保组织的人员和财产安全，同时应对突发事件和紧急情况，以保障组织的正常运转和员工的安全。
三、总务部门的重要性及价值总务部门在一个组织中起着重要的支持和协调作用，对组织的正常运作和高效管理具有重要价值。
1. 提高工作效率：总务部门负责协调各种综合事务，提供各种支持服务，帮助其他部门解决各种问题和困难，从而提高整个组织的工作效率和生产力。
总务部结构及其职责
总务部结构及其职责概述总务部在许多企业和组织中是非常重要的一部门。
该部门负责管理公司的集中性资源和为员工创造一个更好、更舒适的工作环境。
本文将介绍总务部的结构、职责和重要作用。
总务部的结构每个公司的总务部可能会有所不同，但通常包括以下职位：总务主管总务主管是总务部的主要管理者，负责部门的管理和组织结构、日常运营、财务预算、人员招募、培训和管理。
行政助理行政助理为总务部门提供高效的行政支持。
他们的日常工作包括文件整理和管理、会议安排和记录、档案管理和通讯和机票预订等。
设施经理设施经理通常负责公司办公室、设施和设备。
他们负责确保所有设施、设备和系统都正常运行、维护和修理、安全和保护。
服务经理服务经理负责确保公司所有雇员的工作环境和其他服务都能够得到维护和安排，这样他们就能够更好地完成工作。
他们的日常工作包括室内外清洁、食品和咖啡服务、工具和设备提供等。
总务部门的职责总务部门的职责如下：设施和办公室管理总务部门负责管理和维护所有公司设施和办公室的日常运营。
他们需要确保公司的办公室设施、设备、卫生间、会议室和食品服务等都得到了妥善维护、保养和更新。
设备和系统管理总务部门需要负责管理所有设备和系统，确保它们的正常运行和保护。
这包括：选购和购买设备、管理软硬件、网络设施、安保系统和设备、确保电话和电子设备的更新等。
财务管理总务部门还需要负责预算、账务和财务报表方面的工作。
他们需要掌控公司的开支，并确保在预算范围内做出最经济合理的决策。
健康与安全管理总务部门需要确保员工在工作场所的健康和安全。
这包括为员工提供紧急情况的计划和设施，处理工伤事故，并为员工提供关于健康和安全的培训和指导。
员工关怀和福利总务部门还负责为员工提供必要的舒适和资源，如食品、娱乐活动、健身设施、福利和其他帮助。
他们可以通过为员工定期举行各种活动来保证员工能够得到充分的关怀。
总务部门的重要作用总务部门对于企业来说非常重要。
他们为员工创造了一个更好的、更舒适的工作环境，同时也确保了公司的设施和设备处于良好的状态。
行政部组织结构图1
3.严格执行 接待和会客 制度，外来 人员联系工 作，门卫与 人事部联系 登记后， 方可进入， 私人会客办 好登记手 续； 4.发现出进 厂中可疑人 员，应及时 查问，并立 即报告公司 办公室处 理； 5.夜间必须 加强巡查， 发现厂区内 电、水、门 窗、消防设 施等不关闭 或不安全情 况， 应及时采取 补救措施， 并于次日报 告办公室查 处； 6.搞好传达 室周围之环 境卫生。
厨师工作职 责： 1.厨房餐具 要排放整 齐，每顿餐 具要及时消 毒，厨房每 日清洗、打 扫； 2.主要负责 员工的日常 就餐保障工 作及厨房卫 生。
帮厨工作职 责： 1.厨房餐具 要排放整 齐，每顿餐 具要及时消 毒，厨房每 日清洗、打 扫； 2.主要负责 员工的日常 就餐保障工 作及厨房卫 生。
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一、组织 架构图
行政部组织架构
行政部经理
总务科（1人）
厂务科（1人）
后勤保障科（1人）
行政部文员（1人）
高低压电工班
炊食班（班长1人，厨师5人缺
招聘专员（1人）
水暖工（1人）
保安班（3人）
薪资福利专员（1人）
木工（1人，缺1人）
保洁班（8人，缺2人）
纪律督查专员（1人，缺1人）
瓦工（1人，缺1人）
5.与员工进 行积极沟 通； 6.制定招聘 计划、招聘 程序，进行 初步的面试 与筛选，做 好各部门间 的协调工作 等； 7.制定薪酬 政策和晋升 政策，制定 公司福利政 策，办理社 会保障福 利； 8.组织员工 岗前培训、 协助办理培 训进修手 续； 9.配合人力 资源总监做 好各种职系 人员发展体 系的建立， 做好人员发 展的日常管 理工作。 10.负责公 司办公家具 、设备、用 品的选购与 使用管理； 11.办理车 辆年检的相 关手续，安 排活动用 车，并统计 人员用车的 费用；
总务处各种岗位职责岗位职责
总务处是一个企业或组织中非常重要的部门，负责协调和管理各种行政事务。
在总务处中，有多种不同的岗位和职责，每个岗位都扮演着不可或缺的角色。
在本文中，我们将探讨总务处各种岗位的职责，并了解他们在组织中的作用。
1. 总务部经理：总务部经理负责管理整个总务处的运作。
他们协调并管理总务团队的日常事务，制定和实施总务策略，并与其他部门合作，确保组织的各项行政工作顺利进行。
总务部经理通常与高层管理人员协商并对他们汇报工作进展。
2. 行政助理：行政助理是总务部门的核心支持人员，负责处理办公室日常事务。
他们管理文件和文件存档系统，准备会议记录和文件，安排会议和行程，并提供一般的行政支持。
行政助理与各个部门和外部利益相关者保持联系，确保信息的流通和高效沟通。
3. 办公室管理员：办公室管理员是总务部门的前台代表。
他们接待来访者，处理电话和电子邮件，管理前台区域的整洁和有序，并提供一般的办公室支持，如文件复印、打印和分发文件等。
办公室管理员还负责办公用品和设备的采购和维护，并与供应商进行沟通和协调。
4. 设施经理：设施经理负责管理和维护组织的设施和办公场所。
他们协调和监督设施保养和维修，管理设施设备和供应品的采购和库存，并确保设施的卫生和安全符合标准。
设施经理还负责与房地产所有者和其他外部服务提供商合作，以确保设施的顺利运营。
5. 采购专员：采购专员负责组织和管理组织的采购活动。
他们负责与供应商联系，寻找并选择最合适的供应商，处理采购订单，确保及时交付，并监督采购费用的控制和预算的管理。
采购专员也与其他部门合作，了解他们的采购需求，并提供支持和建议。
6. 资产管理专员：资产管理专员负责管理和跟踪组织的固定资产。
他们维护资产目录和记录，更新资产的价值和位置信息，并负责资产的购买、分配和报废。
资产管理专员还参与编制和执行资产管理策略，确保组织的资产得到充分保护和利用。
7. 合同管理员：合同管理员负责管理组织与供应商、合作伙伴和客户之间的合同。
总务工作内容及职责
总务工作内容及职责职责，汉语词语，拼音是zhízé，意思是职务上应尽的责任。
今天为大家精心准备了总务工作内容及职责，希望对大家有所帮助!总务工作内容及职责1．负责店内固定资产记录和管理；2．接受各部门费用申请；3．店内用品的计划、订制、采购、发放和库存管理；4．负责店内外清洁卫生；5．负责员工服的订制、发放、送洗、回收；6．负责员工餐厅的管理。
主要工作：1．检查下属出勤状况，合理配备人力，控制人事成本；2．安排各部门定期费用预算申报并核实；3．负责店内用品的管理，发放工作；4．负责店内固定设施的管理和维修；5．负责员工餐厅的饮食卫生、成本核算和秩序管理；6．与政府有关职能部门联系，保证商场良好的外部环境。
辅助工作：1．负责所属区域的清洁卫生工作；2．传达公司政策、制度并检查落实情况；3．依据公司规范，合理安排员工的其他福利。
总务工作内容及职责1、组织制定人力资源战略规划和年度计划，及时收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为重大人事决策提供信息和建议；2、组织制定、调整和完善人力资源管理制度及实施细则，并严格执行；3、对组织体系提出改进方案，经批准后及时调整机构设置和岗位职责；4、组织实施内外部招聘工作，并参与对应聘人员的面试筛选；5、组织制定员工的培训和发展计划，组织安排对员工的培训；6、组织绩效管理工作，对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的`问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；7、组织薪酬福利管理工作，编制公司年度薪酬计划及薪资调整方案；8、代表集团与员工签订各种劳动合同，处理各种与合同相关的事宜，受理员工投诉和员工与公司劳动争议事宜，并负责及时解决9、组织人事统计、人事调动、晋升与离职等管理工作；10、负责各类会议的召集，记录，负责会议精神的落实与跟踪；11、负责本部门员工队伍建设，选拔、培养、考核评价本部门人员；12、负责公司部门人员的考勤管理工作；13、负责车辆、食堂、宿舍、环境卫生、保安消防等后勤管理工作。
总务处工作人员工作职责
总务处工作人员工作职责总务处是一个组织机构中非常重要的部门，其工作人员承担着多项重要职责，为整个组织的正常运行发挥着不可或缺的作用。
总务处工作人员需要具备全面的管理能力和协调能力，以应对各种日常事务和突发事件。
以下是总务处工作人员的主要工作职责：1. 行政管理：总务处工作人员负责协助领导制定和实施组织的行政管理政策，监督行政管理工作的执行。
他们需要合理分配资源，制定合理的行政管理方案，确保各项行政工作有序进行，提高工作效率和效益。
2. 办公设施维护：总务处工作人员需要负责组织办公设备、设施的维护和保养工作，包括办公室的清洁、设备的维修、设施的维护等。
保障员工的正常工作环境，提高办公效率。
3. 物资采购管理：总务处工作人员需要负责组织办公物资、办公用品的采购工作，确保各部门的需求得到满足，同时要合理控制采购成本，遵循节约用资源的原则，确保资金的有效利用。
4. 安全管理：总务处工作人员需要负责制定和实施组织的安全管理制度，包括制定安全管理方案、组织安全培训等工作，确保组织的正常运行和员工的安全。
5. 活动组织：总务处工作人员需要组织和协调各类会议、培训、庆祝活动等，包括活动策划、场地布置、物资采购、参会人员邀请等工作，确保活动的顺利进行。
6. 文档管理：总务处工作人员需要负责组织机构的文件档案管理工作，包括文件的归档、保管、借阅等，保证文件管理的规范和有序。
7. 车辆管理：如果组织有车辆资产，总务处工作人员需要负责车辆的保养、维修、管理等工作，保障车辆的正常使用。
8. 劳务关系管理：总务处工作人员需要协助人力资源管理部门处理员工的福利待遇、劳动关系等问题，确保员工的权益。
以上是总务处工作人员的主要工作职责，他们需要具备优秀的组织管理能力、协调沟通能力、责任心和执行力，做好以上工作，为组织的发展和运行提供有力的支持。
行政总务部岗位职责
岗位名称
行政总务部部长
所在部门
行政总务部
直接上级
行政副总经理
直接下级
人力资源员、档案员、文秘、总务员、后勤管理员、外事文秘、安环员、翻译、司机
本职：
统筹管理公司后勤服务、安全保卫、保洁、维修、维护及防火消防工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责制定行政部工作计划,实现工作目标
工作
职
责
一
职责表述：对公司的文件、档案进行归类与管理
工作
任务
建立健全、办理审核档案管理制度
严格遵守国家和公司的档案管理规定
收集、整理、分类保管各类档案资料
对保管的档案鉴定保存期限
按照公司相关制度做好档案借阅、查询工作
定期按规定对报废进行档案鉴定、销毁
职
责
二
职责表述：根据公司制度确保文件、档案安全、保密
工作
根据各部门上报需求制定办公用品及生活用品采购计划，并根据批示按相关规定进行采购
按照公司相关规定发放办公用品及生活用品，并建立相应账册
管理公司办公用品、生活用品及劳保用品库房，建立台账、做到账物相符
根据安环所制定的劳保用品发放计划制定劳保用品采购计划，并按计划予以足量、准时发放
职
责
三
职责表述：管理、安排调度公司车辆，考核管理司机工作
工作
任务
管理公司车辆，办理相关证照手续
车辆保险、年检、燃油、保养等相关费用管理，协调处理交通事故
协调、调度司机及车辆出勤
审核车辆油耗、故障率等相关指标，对司机工作进行考核
职
责
四
职责表述：管理公司通讯费用，办理通讯相关业务
总务处工作职责
总务处工作职责总务处是一个企业或组织中非常重要的部门，它负责着管理和协调各项日常事务的工作。
总务处工作职责的明确定义对于企业的正常运转至关重要，下面我们将详细介绍总务处的工作职责。
首先，总务处负责企业的行政管理工作。
这包括了制定和完善企业的行政管理制度和规章制度，负责行政管理的日常工作，管理企业的办公用品、设备和场地等。
总务处需要确保企业的行政管理工作能够高效有序地进行，为企业的各项工作提供有力的支持。
其次，总务处负责企业的后勤保障工作。
这包括了企业的食堂管理、保洁服务、安全保卫等工作。
总务处需要确保企业的后勤工作能够满足员工的日常需求，营造一个舒适、安全的工作环境。
另外，总务处还负责企业的固定资产管理工作。
这包括了企业固定资产的购置、领用、报废等管理工作。
总务处需要建立健全的固定资产管理制度，确保企业的固定资产能够得到有效的管理和利用。
此外，总务处还负责企业的车辆管理工作。
这包括了企业车辆的购置、维护、保险等管理工作。
总务处需要建立健全的车辆管理制度，确保企业的车辆能够安全、高效地运营。
最后，总务处还负责企业的文档档案管理工作。
这包括了企业文档档案的归档、管理、借阅等工作。
总务处需要建立健全的文档档案管理制度，确保企业的文档档案能够得到有效的管理和保护。
总的来说，总务处的工作职责涵盖了企业日常事务的方方面面，是企业正常运转的重要保障。
总务处需要具备严谨的工作态度和高效的工作能力，为企业的发展提供有力的支持。
希望全体总务处的工作人员能够认真履行自己的工作职责，为企业的发展贡献自己的力量。
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作业重点
1. 申请单及验收单核对
a
验收列帐
2. 申请单位填写财产卡 3. 总务单位填写财产编号及标示
4. 列帐并会交会计单位
c
保养作业
1. 编列维修保养预算 2. 定期、不定期由总务人员及供货商保养检查
1. 建物、机器设备、车辆均应纳入保险 d 保险作业 2. 除新购物品外，注意续保之办理
3. 建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产
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贰、一般行政
一、文书管理 1.收发及归档
(1) 外来文件收发
收件
登记
(2)内部文件归档
整理 登记
分类 归檔
分送
编号 调阅
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• 2.信息管理 • (1) 建立档案管理制度 • (2) 定期整理(过期文件之清除) • (3) 文件制式化(A4为主最佳) • (4) 制定保存期限 • (5) 集中管理 • (6) 分类编号管理 • (7) 调阅管制 • (8) 无纸化管理
1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认 2.移出或移转应由总务人员会点移交物品
f
维修
1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因 2.由住宿人员提出维修申请
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肆、涉外作业
• 一、警卫管理 • 1. 警卫管理方式 • (1) 公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司 • a. 优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务
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2.车辆管理重点
内容
a
管理方式
b
公务车借用
c
驾驶人管理
d
保养
e
私车公用 补助
f
违规.违警 及事故处理
管理重点
1. 集中管理：总务部门统筹负责 2. 单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理
1. 使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等 2. 使用前后路码表之检查
1. 身体健康，生活行为端正 2. 是否具备合格汽车职业职照 3. 实施铺保、人保及定期对保 4. 生活正常，遵守规定，认真细心
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3.保存期限
原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大
类，参照如下：
保存期限
内
容
1. 公司创设执照、政府机关登记文件
2. 股东会、董事会文件、印鉴
一
永久保存
3. 固定资产权状证明
4. 专利、契约、研发、制造资料
5. 重要财务文件、相关证明书
1. 帐簿、税务资料
1. 驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写 2. 指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系 3. 保养定期实施
1. 明订补助办法 2. 依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费
1. 由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负担 2. 指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式
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行政总务管理 实务
基础管理训练之一
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目录
• 壹、总务行政管理
• 一、观念之建立
• 二、本质学能及工作方法
• 三、组织及其功能
• 贰、一般行政
• 一、文书管理
• 二、事务用品采购与管理
• 三、固定资产管理
• 参、庶务工作
• 一、工作环境
• 二、车辆管理
• 三、宿舍管理
理
1.宿舍及工厂门禁执行 2.紧急事故之抢救连系
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二、服务台之接待管理
1.访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客
2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间
文书管理 资产管理 厂房维修 车辆管理 宿舍管理 服务台之接待管理 警卫管理 公关管理 安全卫生管理
整理整顿
规章制度 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理办法 固定资产管理办法 维修保养管理办法 车辆管理管理办法 宿舍管理办法 外宾接待管理办法 警卫人员管理办法 公关管理办法 安全卫生管理办法
c
请购流程 各单位是否清楚及遵循
d
询比议价 询比议价记录完成留存
e
核决权限 公司是否已清楚制定各项采购之核决权限
f
安全库存
消耗品可采复仓制 金额较大设备用品应计划性采购
g
盘点
定期盘存制及连续性盘点可并用进行
h
整理.整顿
事务用品仓之整理.整顿 消耗性物品与非消耗性物品应分开管理
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三、固定资产管理
二
十年
2. 预算、决算报表、投资计划
3. 重要签呈、重要会议记录
1. 税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单
三
五年
2. 员工所得税、薪资清册、劳健保文件 3. 制造技术资料
4. 期满或解除之合约
1. 退解职劳工名单、劳保卡
四
三年
2. 解雇员工等关系文件 3. 较重要报表、记录
3 较重要会议记录
(1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做
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• (2) 观念革新 • a. 重要的幕僚单位 • b. 经营管理之参与单位 • c. 协助团队整合之单位 • d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 • e. 企业竞争力之提升 • f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能
说明书等。
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• 2.事务用品采购
• (1) 事务用品采购作业流程
流程
内容
a
计划
就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，编列年度预算
b
请购
每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经由单位主管核准
c
询比议价
视需要总务部门会同使用单位办理议价
d
审核
金额大小依核决权限规定由权责主管核定
2.厂房环境管理 同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意
噪音、振动问题
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3.工作环境管理重点
内容
管理重点
a
空调
1. 冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 2. 温湿度之调节控制
b
配线
1. 办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划 2. 现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通
、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务
人员处理
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3.接待管理重点
内容
管理重点
1.仪容整洁：服装、精神
a
服务礼仪
2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起 3.热诚服务：愉快的服务
1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理
c
安全管理
2.访客登记之实施，指定会客地点 3.消防安全设施之具备及定期检修
4.与当地警察机关应建立好连系管道， 应变突发状况时之处理
d
外劳宿舍 管理
1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施 2.定期实施清洁卫生检查
e
交接移转
1. 定期盘点实施 e 财产盘点 2. 固定资产采一物一卡核对
3. 有帐无物，有物无帐追查
f
计算机 1. 财产清册可于企业内部网络取得最新资料 管理 2. 保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位计算机列文件管理
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参、庶务环境
一、工作环境 1.办公室管理
办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全
g
保险及课税
1. 公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理 2. 监理站之定期检查则可由使用单位自行办理
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三、宿舍管理
• 1.宿舍管理之观念 • (1) 确保劳动力充足，减少人员流动率 • (2) 女性员工夜班加班之安全 • 2. 员工宿舍分类 • (1) 主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人
e
验收
会同使用单位就数量、外观、功能进行验收
f
列帐
属固定资产类需列册编号管理 一般消耗用品亦应列册控管
g
领用
使用单位填写领用单据领用
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(2) 事务用品采购管理重点
内容
管理重点
a
政策
公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外国产品，有无特别 规定之样式、颜色考虑
b
会办
专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购程办理
房。 • (2) 员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配 • (3) 外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理
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3. 宿舍管理重点
内容
管理重点
a
申请
1.订定员工住家距离申请标准 2.派外长驻人员或轮班等工作需要
b
设备
1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品 2.水电、瓦斯之定期检查
• (3) 服务理念及敬业精神
• a. 积极主动
• b. 负责担当
• c. 良好之协调性
• d. 诚恳踏实
• e. 持续之学习
• f. 热爱工作
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