第三章电子文件管理概述

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（3）证据来源的合法性
当事人提供： “当事人对自己提出的主张，有责任提供证据”
律师或诉讼代理人提供： “代理诉讼的律师和其他诉讼代理人有权调查收集证据” 法院提供： “当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据，或 者人民法院认为审理案件需要的证据，人民法院应当调查收集。”
与形成时的原始状态一致。 电子文件的完整性
包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的 电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结 构和背景信息没有缺损。 电子文件的可读性（有效性）
是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的 可靠性、载体的完好性和兼容性。
第三章 电子文件管理概述
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第三章 电子文件管理概述
1、 电子文件管理的内容 2、 电子文件管理的原则 3、 电子文件管理的模式 4、 电子文件管理的法律法规
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1、 电子文件管理的内容
微观管理 电子文件的生成 电子文件的采集 电子文件的传送 电子文件的鉴定 电子文件的存储 电子文件的利用 电子文件的处置
应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难 的，可以提供复制件。提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说 明其来源和制作经过。”
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《中华人民共和国电子签名法》（ 2004年8月）规定：
第三条：民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可 以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签 名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式 而否定其法律效力。
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》 当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存
证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核 对无异的复制件或者复制品。
“原始证据的证明力一般大于传来证据” 《中华人民共和国民事诉讼法》：
书证应当提交原件，物证应当提交原物，提交原件或者原物确有困难 的，可以提交复制品、照片、副本、节录本
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4、电子文件管理的法律规范
电子文件管理的法规与标准 电子文件的法律地位
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4.1 电子文件管理的法规
1、电子文件管理的法规 是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准
并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方 法规、行政规章和规范性文件等。
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2、电子文件的证明力
电子文件作为法律证据的证明力取决于四个因素： （1）证据内容的真实性 （2）证据生成过程及存在状态的可靠性 （3）证据来源的合法性 （4）证据与被证事物的关联性
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（1）证据内容的真实性
《刑事诉讼法》规定： 证据必须经过查证属实，才能作为定案的根据
销毁 电子文件档案库 电子文件备份库
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2、 电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 真实性保障原则 完整性保障原则 可读性保障原则
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2.1 全程管理原则
1、全过程管理
通过过程控制实现结果控制
2、全面的管理
要统筹兼顾所有管理活动和管理要素
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2.2 前端控制原则
1.《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月 2.《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999） 3.《电子文件归档与电子档案管理办法》，国家档案局1999年6月 4.《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月 5.《档案管理软件功能要求暂行规定》国家档案局、中央档案馆2001年6月 6.《全国档案信息化建设实施纲要》国家档案局、中央档案馆2002年11月 7.《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T 18894—2002）2002年 8.《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆2003年7月 9.《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T 32-2005）2005年4月 10.《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T 31-2005）
根据立法的针对性，可分为专门制约电子文件管理活动的专门 法规和非专门制约电子文件管理活动的综合性法规。 2、电子文件管理的标准
是按照规定的程序由国家或地方质量技术监督局制定、颁发的， 有关电子文件管理的相关标准，包括国家标准、行业标准、地方标 准等。
电子文件管理的若干问题
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国家有关电子文件管理的法规和标准
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电子文件（微观）管理流程图
电子文件的生成 收集、登记
电子文件的采集、积累 鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
网络流转
电子文件信息库 （电子文件中心） 移交档案室、档案馆
电子文件保护
电子文件永久保存
电子文件处置
用户
采电 取子 安文 全件 措利 施用
再生性保存 电子文件硬拷贝
拷贝
迁移 备份
第四条：能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电 文，视为符合法律、法规要求的书面形式。
第七条：数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段 生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用
这从法律层面上进一步确认了电子文件的证据地位，将具有电子签 名的电子文件视同于具有传统签章的文件。
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3.2 档案馆电子文件的管理模式
2、集中式保管模式（加拿大哥伦比亚大学方案）
指政府机构及各级社会组织产生的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档 案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。 美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案。
目前建议实行电子文件集中式保管的理由： 更符合文件生命周期理论 集中存储容量已经不是问题 电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世） 避免分散式保管的责任与安全缺陷
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江苏省有关电子文件管理的法规和标准
1、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》省地方标准2002年6月 2、《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》 省档案局2003年2月 3、《江苏省信息化建设规划纲要(2005—2010) 》 省档案局 2004年10月 4、《江苏省电子文件管理和归档暂行办法》 省档案局2005年1月 5、《江苏省档案信息化建设保密管理办法》 省档案局、省国家保密局2005年6月
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4.2 电子文件的法律认可
电子文件的法律认可 ——是指电子文件作为事实证据在法律上得以采信的情况，包
括作为法定证据的可采性和证明力两个方面。 1、可采性 是指电子文件是否具有作为法定证据的资格。 2、证明力 是指证据资料在证明事实时能力的强弱。
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1Hale Waihona Puke 电子文件的可采性对电子文件原件的上述规定，具有重要的法律意义，它使得提 交法院的电子文件从原先认为的非原始的“传来证据”升格为“原 始证据 ”
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（2）证据生成过程及存在状态的可靠性
《中华人民共和国电子签名法》第八条 ： “审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素： （一）生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性； （二）保持内容完整性方法的可靠性； （三）用以鉴别发件人方法的可靠性， （四）其他相关因素”
《行政诉讼法》 （1989年）、《民事诉讼法》（ 1991年）、 《刑事诉讼法》（1996年）均不直接包含电子文件证据：
《民事诉讼法》第六十三条：证据有下列几种：书证、物证、 视听资料、证人证言、当事人的陈述、鉴定结论、勘验笔录。
《刑事诉讼法》第四十二条：证明案件真实情况的一切事实， 都是证据 。
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英、美等普通法系国家的证据法遵循“传闻证据”和“最佳证据” 规则：
传闻证据规则：直接证人以外的人以及没有证人作证的情况下当事 人向法院提交的书面材料证据属于传来证据，不予采纳。
最佳证据规则：最佳证据规则规定只有文件的原件才能作为书证被 法院采纳。
普通法系对电子文件证据价值的有限接纳： 英国：规定例外：“第一手”传闻证据 美国：沿用判例。
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《电子签名法》第五条对电子文件原件的涵义作了专门解释：
“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件 形式要求：
（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更 改。但是，在数据电文上增加被书以及数据交换、储存和显示过程 中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”
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前端控制原则的必要性
电子文件“稍纵即逝”，防止失误、控制差错的最佳时机是在其 发生之前
"业务流程重构"
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连续保管体理论
澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出连续保管模型： ——纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于
电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的。
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《中华人民共和国合同法》 （1999年10月）第十一条： “书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、
传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》 （2002年4月）： “调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，
前端控制原则
——自电子文件管理系统设计阶段开始，将预先设定的管理功能纳入系统 之中