归档文件整理十步骤
档案整理、归档、立卷操作步骤
是来自平时学习积累总结的
有问题的地方肯定有的
还请大家批评指正！
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录
应实行统一集中管理
归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料
主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱
就要求以一届学生的文件、材料组成一卷
②问题：一卷可以一个问题或几个问题
文件材料多的就一个或两个问题组成一卷
文件材料少就几个问题组成一卷
但也不能太杂
同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多
可以根据实际问题有规律的分成几卷
例如：学校与每个学生签订的协议书
可以一个班的文件材料组成一卷
其中照片档案办公室可以先组卷
组卷方法请看实例
学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄； 2、利用效果登记薄；
人事档案整理的步骤和顺序
人事档案整理的步骤和顺序
人事档案整理的步骤和顺序如下：
1. 收集材料：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限，对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。
2. 分类：将人事档案材料根据其内容特征分为十大类，具体的材料分类方法中组部有相应的规范标准。
3. 排序：将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序，或内容的内在联系进行排列，并通过编写类别号、顺序号和页码把材料位置固定下来。
4. 编目：按照档案材料排列顺序和档案整理流程，逐份逐项进行目录编制，做到目录清楚，填写准确。
5. 技术加工：对不符合归档要求的材料，进行技术加工，例如幅面过大的材料要进行规范折叠，折叠后的材料要平整，便于展开阅读。
有些材料有订书钉或曲别针等金属物品需要拆解下来。
6. 装订：档案目录置于卷首，卷内材料排列和目录顺序相符，装订好的档案不漏页、不倒页、不压字、不损坏文件，如果一份人事档案太厚，可分成两卷进行装订。
(档案管理)纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
电子文件的整理步骤
电子文件的整理步骤第一步确定归档与不归档文件的处理部门在定稿后，根据纸质文件归档与不归档范围，确定每份电子文件是否归档。
归档范围:包括本单位制发的、上下级和不相隶属单位从网上传送的与本单位工作有关的具有保存利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种形态的电子文件定稿和纸质文件的电子稿。
㈠文本电子文件：由文字处理技术产生的文字型电子文件。
主要是本单位形成的文件的电子稿及外单位传送的电子公文。
移交时应注明文件存储格式、文字处理工具等。
重要的电子公文历次修改稿应予以归档。
永久长期保管的电子公文应打印一套纸质文件，与其他纸质文件一并归档保存。
㈡图像电子文件：主要是通过扫描仪和数码相机产生的文件。
㈢图形电子文件：由计算机辅助设计软件或绘图等设备产生的电子文件。
㈣影像电子文件：主要由数码摄像机等视频设备产生的电子文件。
㈤声音电子文件：主要通过数码录音笔等音频设备获得的电子文件。
㈥数据电子文件：应用程序产生的各种数据。
㈦程序电子文件：处理上述电子文件的软件。
电子文件稿本代码为:M 一草稿性电子文件；U 一非正式电子文件；F 一正式电子文件。
第二步规范文件名称确定属归档范围内的的电子文件要使用统一、规范的电子文件名称，命名格式为“文件名 .扩展名”，是公文的，其电子文件名称为“文号.文件名 .扩展名”。
“文件名”一般根据文件内容取定，统一用文件正文标题作为电子文件的文件名。
原正文标题不能准确提示文件内容的，应自拟标题；“扩展名”表明文件的格式，不能随意更改，否则计算机无法处理。
“文号”即发文的字号。
文件命名后，将电子文件设为“只读”属性，防止误操作。
第三步划分保管期限保管期限划分方法与同内容的纸质文件同，期限分为永久、长期、短期。
第四步填写登记表各文件的处理部门在做好前三步后，统一将电子文件交各部门兼职档案人员，并以“件”为单位填入《涪陵师范学院归档电子文件登记表》。
第五步移交电子文件的形成部门一般应在每年五月底以前将上年度办理完成的属归档范围的电子文件统一向综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向综合档案室移交归档,同时移交《涪陵师范学院归档电子文件登记表》（电子表及纸质件两份）, 一份自存,一份移交综合档案室。
档案归档整理流程
档案归档整理流程档案归档整理流程一、收集档案管理的第一步是收集工作。
为了确保档案归档齐全、完整并能有效利用，收集工作分为文件判断和确定期限两个步骤。
文件判断是指确定现有文件的归档范围，需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
确定期限是根据文件的使用频率和重要程度等因素，划分对应的保管期限，并根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类根据归档文件范围和保管期限表，对收集到的文件进行细致的分类划分。
三、编制页码编制页码时要注意不漏页、不重页。
案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇到正反双面时，在反页左上角标出。
四、装订使用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识对排列好的文件依次标出档号，做到不重复、不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容、日常使用、变更情况、组卷时间、组卷人和审核人等。
案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具对准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
以上是档案归档整理的具体流程。
1.清晰、准确的记录是非常重要的，因此必须确保件号不重复，同时录入的内容要尽可能详细和准确。
为了保证记录的准确性，可以使用电脑进行著录。
2.在装盒排架时，需要根据不同的保管期限和机构进行分类，避免将不同机构的文件装入同一盒中。
档案材料归档标准化
档案材料归档的标准化涉及多个方面，以下是一些关键步骤和注意事项：1.保持历史联系与区分保存价值：在归档过程中，需要保持文件材料之间的历史联系，区分它们的保存价值。
这有助于确定哪些文件需要归档，哪些不需要，从而确保档案的完整性和准确性。
2.分类整理与立卷：归档的文件材料需要按照一定的分类标准进行整理，形成档案卷。
分类的依据可以是文件的内容、形式、时间等。
立卷时，要确保案卷标题简明确切，便于后续的保管和利用。
3.档案借阅手续：为了确保档案的安全和完整，需要制定严格的档案借阅手续。
这包括对借阅人的身份进行核实、登记借阅信息、限定借阅时间等。
同时，要杜绝档案乱借乱发，防止档案的分散流失。
4.提高公文质量：公文是档案的前身，因此提高公文质量对于档案归档的标准化至关重要。
这包括确保公文的用纸质量及规格统一、规范、标准，排版形式为横写横排，左侧装订。
此外，还需要检查公文的签发手续、审批权限、标题准确性等，以确保公文的完整性和规范性。
5.改变传统的立卷方法：在实际档案工作操作中，可以改变传统的以“卷”为单位的立卷方法，改为以“件”为单位。
这有助于简化归档过程，提高工作效率。
同时，在确定归档范围时，要正确分析文件材料的价值，确保该归档的文件材料收集齐全、完整归档，同时避免不必要的文件材料被归档。
6.明确立卷归档的重点和分工：在立卷归档过程中，需要明确重点和进行合理的分工。
这有助于减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用效率。
同时，要确保立卷归档过程中遵循相关标准和规范，确保档案的质量和完整性。
7.分门别类与充分利用档案原基础：在归档过程中，需要对档案进行分门别类的管理，充分利用档案的原基础。
这有助于减少著录环节，提高著录速度，同时便于迅速查寻和利用档案。
对于特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等，可以采用计算机程序进行分类标引和管理。
总之，档案材料归档的标准化需要从多个方面入手，包括保持历史联系与区分保存价值、分类整理与立卷、档案借阅手续、提高公文质量、改变传统的立卷方法、明确立卷归档的重点和分工以及分门别类与充分利用档案原基础等。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
如何整理档案
如何整理档案档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0 cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。
一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
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归档文件整理十步骤
2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅
（适用于纸质文书档案）
第一步：确定归档和不归档范围
为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。
第二步：分年度
严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。
文件不跨年、不跨月。
但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。
第三步：确定分类法
第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。
机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。
机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区
总工会、区妇联等。
第四步：划分保管期限
这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。
我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永
久、定期（30年、10年）保管期限。
第五步：归档文件的排列
归档文件应按照“事由原则”排列。
所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。
如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。
同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。
从档案利用和管理方便出
发，不宜按收发文顺序排列归档文件。
第六步：盖归档章及填写其项目
归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。
各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选
择项目，如：页数、盒号等。
盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。
全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。
保管期限应填为“永久、30年、10年”。
室编件号即归档文件的顺序号，
在同一保管期限条件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写。
机构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称。
馆编件号不填。
第七步：装订
归档文件按“件”装订。
何谓“件”呢？《归档文件整理规则》（以下简称：规则）规定：“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后），来文与复文可为一件。
《规则》允许将关联性强，利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件，如：请示与批复，一次会议、一项活动等形成的文件材料，这些文件材料可装订为一件。
装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超大纸张制作的文件进行技术处理，如修裱、复制、折叠等。
还要去除永久、30年保存的文件上的金属物，使用不锈钢订书针或线装订。
采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，
但必须得到档案行政管理部门的认可。
第八步：编目
归档文件室编件号完成后，即可编制归档文件目录，归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。
件号即室编件号。
责任者即发文机关或署名者。
文号即文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。
题名即文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加“[]”。
日期即文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。
页数即每一件归档文件的有效页面。
文件中有图文的页面为一页。
备注即注释文件需要说明的情况。
归档文件目录的编制分别以不同的保管期限进行，永久归档的文件目录要
求一式两份（或多份），定期的一份。
归档文件目录填写或计算机录入工作完成后，应分年度、分保管期限、分组织机构（问题）集中起来，可一年一本（册），也可多年集中一本（册），用规范制作的目录壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成为日后归档文件的检索工具。
其目录壳封面尺寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm 等，还可根据需要而定。
封面项目设置为：1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称。
2、年度，填写归档文件形成的年度。
3、保管期限，填写归档文件的保管期限。
4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类
就不填。
第九步：装盒
就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。
其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，
不同规格型号的档案盒。
档案盒的规格尺寸为310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm（长×宽×厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。
归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。
档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可根
据需要设置年度、保管期限或其他项目。
盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。
这些项目的填写（除盒号、起止件号外）均与归档章同。
盒号机关档案室不填，要在以后档案移交进区档案馆时再填。
起止件号填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。
中间用“一”连接。
备考表是置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明的填写，主要填写盒内文件字迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人的填写，主要填写整理、归档文件的人员姓名。
检查人的填写，主要填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期主要填写归档文件整理完毕的日
期。
第十步：档案排列上架
归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管。
档案排列上架的方法要与档案的分类方法一致。
也可
视需要编上盒号（用铅笔）。