人事档案的“6.12523E+16”
流动人员人事档案基础信息采集规范——人社厅发[2018]102号
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附件2流动人员人事档案基础信息采集规范人社厅发【2018】102号1 范围本规范确定了流动人员人事档案基础信息最基本指标的结构，规定了需要采集的基本信息集。
本规范适用于各级档案管理服务机构开展流动人员人事档案基础信息采集工作。
2 规范性引用文件下列文件对于本规范的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB/T 2261.1 个人基本信息分类与代码第1部分：人的性别代码GB/T 3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码GB/T 4754 国民经济行业分类GB/T 8561 职称代码GB/T 8563.1 奖励、纪律处分信息分类与代码第1部分：奖励代码GB/T 8563.2 奖励、纪律处分信息分类与代码第2部分：荣誉称号和荣誉奖章代码GB/T 8563.3 奖励、纪律处分信息分类与代码第3部分：纪律处分代码GB 11643 公民身份号码GB/T 12402 经济类型分类与代码GB/T 12407 职务级别代码GB/T 14946.1 全国干部、人事管理信息系统指标体系与数据结构第1部分:指标体系分类与代码GB/T 20091 组织机构类型GB 32100 法人和其他组织统一社会信用代码编码规则3 采集样表流动人员人事档案基础信息数据采集样表如下。
流动人员人事档案基础信息采集样表注：带**为必填项4 流动人员人事档案基础信息集4.1个人基本信息集[描述] 本信息集规定了个人的常用基本信息，见表1。
表1 个人基本信息集4.2 职称与职业（工种）资格信息集[描述] 本信息集规定了个人职称与职业资格情况的基本信息，见表2。
表2 职称与职业资格信息集4.3 教育经历信息集[描述] 本信息集规定了个人教育经历的基本信息，见表3。
表3 教育经历信息集4.4 培训经历信息集[描述] 本信息集规定了个人培训情况的基本信息，见表4。
人事档案的档号与归档章
２１ 年 ５ ０２ 月
乐 山 师范 学 院 学 报
Ｊ ｕ ａ ｏ ｅｈ ｎＴ ａ ｈ ｒ ｏ ｅ ｅ ｏ ｒ ｌ ｆ ｓａ ｅｃ ｅｓＣ ｆ ｇ ｎ Ｌ ｌ
Ｖｏ ．７． ． １２ Ｎｏ５ Ｍａ ２０１ ｖ． ２
人 事 档 案 的 档 号 与 归 档 章
法改革与创新是必然 的发展趋势。 随着 中华人 民共和 国行业标准 Ｄ ２ ２ ０ （ ＭＴ ２ － ０ ０ 归档文
１ 问题 提 出
目前 ， 我国人事档案载体是 以纸质材料为主体 。２ ０ ０６
年２ ， 月 中组部 印发 了《 关于进 一步开展 干部人 事档案 审
核工作 的通 知》 组厅字 ［０ ６ ５号 ）２ ０ （ ２０ ］ ，０９年 ７月 ， 中组 部
１２ ３
制定一套科学而规范 的分类 、 组合 、 排列 、 档号 和基 本编 目 方案 ， 是实现 以“ 为单位整理人事档案 的前提条件 。 件”
２３ 档 案 的 案 卷 号 ．
案卷 号是 在分类号下按顺序 的编号 。由于管理 的人事 档案数量各档 案管理部 门不等 ，案卷 号不 限级数从 １ ……
具体操作方法等 ， 是实现 以“ ” 件 为单位整理 归档人事档案 材料 的重要 技术 支撑 和理 论参考 ； 同时又是规范 、 序化 有 整理与保 护人 事档案 实体 ，建设人 事档案 主要信 息数 据 库， 为通过 扫描 、 缩微 等方 式实现人 事档案 的数字化 、 息 信 化 的需要 ； 更是充 分发挥计算 机技术 优势 ， 提高 人事档 案 检索效率 、 人事档案利用质量 的需要。
事材料缺乏理论指导和技术参考 ，至今没有实质性进展【 ｌ １ 。
印发 了ｆ 于印发《 关 干部人事档案材料 收集归档规定 》 的通
干部人事档案接收参考标准
2014年以来年度考核表须收集齐全，或在档案中有相应记载
每缺一份材料扣1分
9
大专以上学历、学位材料齐全,其中:大学本、专科,恢复高考制度以前的须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度以后入学的，须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表、授予学士学位材料(1)硕士、博士研究生学历、学位。须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料，参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表(2)同等学力申请硕士、博士学位。须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中,授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书复印件(3)党校学历。须有学员成绩表、学员毕业登记(鉴定)表或党校学历证明(4)国(境)外学历学位。须有国(境)外学校出具的学历、学位证书，2000年以后获得的国(境)外学历、学位须有教育部留学服务中心出具的认证材料(5)其他学历学位。须有教育部规定的相关材料
3
干部身份人员须有1988年中央组织部制发的干部履历表或1999年版干部履历表
干部身份人员缺1999年版履历表扣4分，缺1988年版干部履历表扣2分
4
1998年以来填写的干部履历表所填信息应真实准确，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章
不符合要求的，每项扣0.5分,其中干部受过处分本人未填写的扣2分
每缺一份材料扣1分
18
受过处分的，须有处分决定(包括免予处分的决定)材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料
每缺一份材料扣3分
19
2000年以后的工资材料齐全(或在工资变动登记表中有相应的记载)，工资材料填写规范、完整、印章正确
每缺一份材料扣0.5分
20
1997年以后任副科长及以上职务的，须有干部任免审批表、全国干部人事档案专项审核专用干部任免审批表
各类档案的分类编号方案
各类档案的分类编号方案各类档案的分类编号方案为了适应本单位档案综合管理的需要，统一档案的实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进本单位档案管理水平的提高，充分发挥档案为单位两个文明建设服务，根据国家档案局印发的《机关档案业务建设规范》和《广东省机关档案业务建设实施细则》，结合本单位的实际情况，制定本方案。
（一）分类原则1、档案的分类原则是以本单位形成的全部档案为对象，依据本单位的工作职能，结合档案的不同内容和档案载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序排列编大类代字。
3、本方案适用本单位全部档案的实体分类、组卷和排列上架，档案的分类按有类设类、无类空类的办法设置。
（二）类别设置本单位的档案共分九类，即：文书档案（代字A）；基建档案（代字B）；设备仪器档案（代字C）；会计档案（代字D）；已故人员档案（代字E）；声像档案（代字F）；规划建设档案（代字G）；实物档案（代字H）；婚姻档案（代字I）。
大类以下的属类用阿拉伯数字为代号，从左至右依次为一级属类、二级属类。
（三）分类方法文书档案（其属类可按组织机构或问题设置排列）1、党务工作类1.1 党代会1.2 党委会议1.3 党委工作综合1.4 党委秘书工作1.5 组织工作1.6 纪检工作1.7 宣传、教育1.8 其它2、人大工作类2.1 人大主席团2.2 人大办公室工作2.3 人代会2.4 其他3、政务工作类3.1 政府工作会议3.2 政务工作综合3.3 规章、制度、布告3.4 信访、机要、保密、档案3.5 调研工作3.6 刊物、简报3.7 机关事务3.8 其他4、人事、监察、劳资类4.1 人事4.2 监察工作4.3 工资福利4.4 计生4.5 职称5、财务会计管理类5.1 财务管理5.2 财务审计5.3 其他6、科教文卫体类6.1 科技工作6.2 教育工作6.3 文化工作6.4 卫生工作6.5 体育工作7、农林牧副渔类7.1 农业生产7.2 林业生产7.3 牧业生产7.4 副业生产7.5 渔业生产7.6 其他8、农村综合统计类9、工业交通能源类9.1 工业、企业9.2 交通工作9.3 邮电9.4 能源9.5 其他10、财税工商金融类10.1 财政10.2 税务10.3 工商10.4 金融10.5 保险10.6 其他11、商业贸易工作类11.1 商业11.2 粮食11.3 供销11.4 外贸11.5 其他12、基本建设类12.1 房地产开发12.2 环境保护12.3 其他13、国土管理类13.1 国土管理综合13.2 国土管理规章制度13.3 其他14、武装工作类14.1 征兵14.2 民兵14.3 其他15、政法、民政工作类15.1 公安（派出所）工作15.2 司法工作15.3 民政工作16、计划生育类17、群团工作类17.1 工会17.2 共青团17.3 妇女工作17.4 协会工作基建档案（其属类按工程项目设置）设备仪器档案（其属类按照设备仪器型号设置）会计档案（其属类按报表、账簿、凭证、其他设置）1、报表2、账簿3、凭证4、其他已故人员档案（不设属类，按1人1卷，并按死亡时间的先后编号排列）。
人事档案管理
第六类： 参加中国共产党、共青团及民主党 派的材料包括：中国共产党入党志 愿书，入党申请书转正申请书，中 国共产党党员登记表，退党材料， 中国共产主义青年团入志愿书、申
16文秘档案
序号
姓名
入学时间
性别
备注
1
陈宝玉
2016.9.20
女
2
冯寅丽
2016.9.20
女
3
郭毓晨
2016.9.20
女
4
康耀芳
2016.9.20.9.20
女
6
牛张敏
2016.9.20
女
序号 7 8 9 10 11 12 13
姓名 刘玉婷 刘建立 王娇娇 王星 续心慧 张雪敏 张璐
第四类：学历和评聘专业技术职务材料
包括：报考高等学校学生登记表、审批表，毕业登 记表，学习（培训结业）
成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表， 专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考 绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋 升专业技术职务（职称）审批表，创造发明、科 研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在 全国性报刊上发表的）等目录。
第九类：各类审批材料 第一小类包括：干部调资审批表，定级和解
决待遇的审批材料，干部工资级别登记表， 干部职务工资变动登记表。 第二小类包括：干部任免呈报（审批）表 （包括附件），录用和聘用干部审批表， 聘用干部合同书，解聘辞退材料。军、警 衔审批表，军队转业干部审批表（注：工 人转干的材料归入此类）。（注：商调函、 调令不归人事档案） 第三小类包括出国、出境人员审批表。 第四小类包括党代会、人代会、政协会议、 工、青、妇等群众团体代表会，民主党派 代表会代表登记表。公务员过渡审批表， 录用公务员登记表，参军审批材料。
人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管
人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：04 人事類人事類檔案保存年限基準表適用各機關人事管理單位主管業務歸檔管理之檔案（含技工工友之人事檔案），其業務範圍含括綜合業務、組織編制、考試、任免遷調、考績獎懲、訓練進修考察、差假（勤）管理、保障、俸給待遇、福利文康、保險、退休資遣撫卹、人事資料管理、法令規章等。
0401綜合業務本項次包含職章製（換）發；首長交接等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040101 職章製（換）發職章啟用、換發與銷毀永久保存040102 首長交接首長交接公文及表冊二十年0402組織編制本項次包含組織法規；機關(構)增設及調整裁併；職務歸系；員額編制及現有員額；人力評鑑；任務編組等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040201 組織法規本機關或所屬機關（構）組織法規、員額配置、編制表、組織職掌、處務規程、辦事細則、分層負責永久保存明細表公文040202-1-2 機關(構)增設及調整裁併本機關或所屬機關(構)增設或精簡裁併公文及表冊他機關函轉公文永久保存一年040203 職務歸系職務歸系（含機關名稱、代號、職務編號或所在單位異動與職務說明書）與註銷公文及表冊五十年040204 員額編制及現有員額請增、精簡預算員額、現有員額等公文及表冊二十年040205 人力評鑑各機關人力評鑑公文及表冊二十年040206 任務編組核准設置與其運作公文十五年0403考試本項次包含任用計畫；分發訓練；晉升考試等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040301 任用計畫提報年度需用考試錄取人員計畫、公文及表冊十年含缺額調查及各類考試會議資料040302 分發訓練公務人員各等級考試錄取人員分發、訓練（實務訓練及基礎訓練）、請證、改分配、延訓補訓公文及表冊十年040303 晉升考試各種晉升官等（資位）考試公文及表冊十年0404任免遷調本項次包含甄審委員會；派免遷調；自行遴用；任用審查；留職停薪；聘僱人員；技工、工友進用；派（聘）兼；職務歷練；國籍申報；人員推介；借調；職務代理；請仼（免）；忠誠查核；身心障礙進用；原住民進用等。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)—HX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。
2、行政管理类：H&H /X(XX)—GX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。
3、会计档案类：H&H /X(XX)—KX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资产类：H&H /X(XX)—ZX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声像类：H&H /X(XX)—SX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：H&H /R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
干部人事档案管理规定办法
干部人事档案管理规定办法背景介绍干部人事档案是对干部人员进行全面记录的工作文件，它可以辅助领导了解干部人员的个人资料、学历背景、工作经历、绩效考核等方面的情况，有助于为干部选拔任用提供科学的依据。
为了规范和加强干部人事档案管理，我们制定了以下办法。
适用范围该规定适用于全体机关、单位和企事业单位的干部人事档案管理工作。
档案管理机构各机关、单位和企事业单位应当成立干部人事档案管理机构，负责该单位干部人事档案的建立、保管、查询等工作。
该机构应当设有档案管理员，负责档案的详细记录和保管。
档案建立干部人事档案应当及时建立、归档。
建档时应当详细记录该干部人员的基本情况、教育背景、工作经历、荣誉奖励及其它相关情况。
为了避免信息遗漏，档案建立应与干部个人自传和单位出具的干部人事档案申请表一起审查、核实，确保档案建立的真实性和完整性。
档案保管干部人事档案应当严格保管，遵循“谁保管，谁负责”的原则，防止数据的泄露、遗失、损毁等意外情况的发生。
档案归档后，档案管理员务必妥善保管。
对于档案损毁现象，还应当及时做好补救措施。
档案查询干部人事档案查询应当遵循程序，凭个人身份证明或枚散件查询申请单，才能进行查询。
查询目的应当与查询申请人直接工作相关。
查询结果应及时通知查询者，并加强保密工作。
档案年检为确保干部人事档案的真实性和完整性，各机关、单位和企事业单位应当组织开展定期档案年检工作。
年检时，应按照工作要求和年检办法对干部人事档案进行审核、核实和整理，并对年检情况进行详细记录，确保年检工作全面、准确和通畅。
档案转移档案转移是为了适应干部工作变动的需要，对于工作调动的干部人员，原工作单位应当及时将其干部人事档案转送新任单位。
接收单位应当及时处理转来的干部人事档案，并按规定办理档案保管手续。
总结干部是一个单位的中坚力量，干部人事档案的建档、保管和管理不仅是干部工作的必备条件，也是一个单位县治和管理的重要标志。
希望广大干部人事档案工作者端正工作态度，认真落实相关规定，为加强干部管理工作，打好扎实基础。
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人事档案的“6.12523E+16”
正式介入HR工作后，罗拉首先进行了员工档案的整理。
罗拉向来认为，知己知彼，百战不殆。
只有对大家充分的了解，才会有更好更贴心的服务和管理。
管理员工档案的周小民成了现任HR经理助理罗拉的第一任行政助手。
几天工作下来，罗拉发现了不少问题。
周小民工作效率极低不说，还经常出现将员工出生年月日搞错，甚至有性别张冠李戴的现象。
人事档案信息如果不能真实准确，建了又有何用？
一般的人事档案都包括员工的姓名、性别、民族、籍贯以及身份证号码、出生年月、学历等。
这些信息很多是需要手工输入的，而其中最让周小民头疼的就是身份证号、出生年月和性别了。
周小民设计的人事档案信息表如图1所示。
图 1 人事档案信息表
在整理人事档案资料表中，周小民首先碰到的问题就是身份证号码的输入问题。
当他输入完成，不管是按下回车键，还是用鼠标单击输入按钮，输入的身份证号码都会迅速变成一个奇怪的数字，如图2所示。
图 2 奇怪的身份证号码
他不能明白，自己明明输入的是“612523************”，为什么就变成了“6.12523E+17”呢？而这个“6.12523E+17”到底又是什么奇怪的数字？几回合下来，他很辛苦地输入，但最终也未能完成那怕这一列数据的输入。
“6.12523E+17”是用科学记数法显示的数值，它实质是一个介于“6.12523×10^16”和“6.12523×10^17”之间的数字。
Excel是将身份证号码当成数字来存储了。
在Excel中，单元格所能显示数据的最大位数为11位。
对于超过11位的数值，系统都会默认以科学记数的方式显示出来。
更让周小民郁闷的是，在编辑栏中查看自己输入的身份证号码，最后3位居然全部变成了0，如图3所示。
图 3 身份证号码后三位自动变为0
这又是为什么呢？
Excel可以表示和存储的数字最大精确到15位有效数字。
对于超过15位的整数数字，Excel会自动将15位以后，也就是从第16位开始，全部用0来补足。
比如这里的“612523************”。
对于大于15位有效数字的输入，则会将超出部分自动截除。
Excel提供了两种方法，解决这一输入难的问题。
说到这里，罗拉想起了自己刚进入DC时的场景。
那时自己跟眼前的周小民是那样的相似，面对一些简单的数据输入，都显得无能为力、无可奈何。
这让罗拉觉得确实有必要对所有刚步入职场的新人进行Excel初级使用技巧的培训……罗拉陷入了沉思。
周小民的再次询问把罗拉又拉回了现实，她不得不把这些简单的使用技巧再次进行讲解。
方法一：在输入之前，将单元格设置为“文本”格式。
Step1 选中待输入身份证号码的单元格或单元格区域，依次单击【开始】→【格式】→【设置单元格格式】（或按下<Ctrl+1>组合键），打开【设置单元格格式】对话框，如图4所示。
图 4 将单元格设置为“文本”格式
Step2 单击【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【文本】，单击【确定】按钮。
完成以上设置后，Excel将输入的数字当作文本存储。
不管输入多少位数据，都不会被科学记数，16位后的数值也不会自动变为0了。
方法二：使用半角单撇号(')进行类型强制转换。
除了将单元格格式设置为文本格式，输入数字前先输入一个半角单撇号(')，也可以以文本的方式存储输入的数字，同样可以完整保存超过11位及15位以上的长数值，如图5所示。
图 5 前导单撇号(')强制类型转换
半角单撇号(')本身并不会显示在单元格中，它只是执行类型强制转换的功能性字符。
输入完成后，单元格的右上角会自动添加一个绿色智能标记。
以上输入身份证号码的方法同样适用于一些较长数字序列的输入，比如银行卡号、零件编号等。
本篇文章节选自《罗拉的奋斗——Excel 2007菜鸟升职记》ISBN：9787115292063 人民邮电出版社
输入的前导半角单撇号
回车。