人事档案的“6.12523E+16”
人事档案的“6.12523E+16”
正式介入HR工作后，罗拉首先进行了员工档案的整理。
罗拉向来认为，知己知彼，百战不殆。
只有对大家充分的了解，才会有更好更贴心的服务和管理。
管理员工档案的周小民成了现任HR经理助理罗拉的第一任行政助手。
几天工作下来，罗拉发现了不少问题。
周小民工作效率极低不说，还经常出现将员工出生年月日搞错，甚至有性别张冠李戴的现象。
人事档案信息如果不能真实准确，建了又有何用？
一般的人事档案都包括员工的姓名、性别、民族、籍贯以及身份证号码、出生年月、学历等。
这些信息很多是需要手工输入的，而其中最让周小民头疼的就是身份证号、出生年月和性别了。
周小民设计的人事档案信息表如图1所示。
图 1 人事档案信息表
在整理人事档案资料表中，周小民首先碰到的问题就是身份证号码的输入问题。
当他输入完成，不管是按下回车键，还是用鼠标单击输入按钮，输入的身份证号码都会迅速变成一个奇怪的数字，如图2所示。
图 2 奇怪的身份证号码
他不能明白，自己明明输入的是“612523************”，为什么就变成了“6.12523E+17”呢？而这个“6.12523E+17”到底又是什么奇怪的数字？几回合下来，他很辛苦地输入，但最终也未能完成那怕这一列数据的输入。
“6.12523E+17”是用科学记数法显示的数值，它实质是一个介于“6.12523×10^16”和“6.12523×10^17”之间的数字。
Excel是将身份证号码当成数字来存储了。
在Excel中，单元格所能显示数据的最大位数为11位。
对于超过11位的数值，系统都会默认以科学记数的方式显示出来。
更让周小民郁闷的是，在编辑栏中查看自己输入的身份证号码，最后3位居然全部变成了0，如图3所示。
图 3 身份证号码后三位自动变为0
这又是为什么呢？
Excel可以表示和存储的数字最大精确到15位有效数字。
对于超过15位的整数数字，Excel会自动将15位以后，也就是从第16位开始，全部用0来补足。
比如这里的“612523************”。
对于大于15位有效数字的输入，则会将超出部分自动截除。
Excel提供了两种方法，解决这一输入难的问题。
说到这里，罗拉想起了自己刚进入DC时的场景。
那时自己跟眼前的周小民是那样的相似，面对一些简单的数据输入，都显得无能为力、无可奈何。
这让罗拉觉得确实有必要对所有刚步入职场的新人进行Excel初级使用技巧的培训……罗拉陷入了沉思。
周小民的再次询问把罗拉又拉回了现实，她不得不把这些简单的使用技巧再次进行讲解。
方法一：在输入之前，将单元格设置为“文本”格式。
Step1 选中待输入身份证号码的单元格或单元格区域，依次单击【开始】→【格式】→【设置单元格格式】（或按下<Ctrl+1>组合键），打开【设置单元格格式】对话框，如图4所示。
图 4 将单元格设置为“文本”格式
Step2 单击【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【文本】，单击【确定】按钮。
完成以上设置后，Excel将输入的数字当作文本存储。
不管输入多少位数据，都不会被科学记数，16位后的数值也不会自动变为0了。
方法二：使用半角单撇号(')进行类型强制转换。
除了将单元格格式设置为文本格式，输入数字前先输入一个半角单撇号(')，也可以以文本的方式存储输入的数字，同样可以完整保存超过11位及15位以上的长数值，如图5所示。
图 5 前导单撇号(')强制类型转换
半角单撇号(')本身并不会显示在单元格中，它只是执行类型强制转换的功能性字符。
输入完成后，单元格的右上角会自动添加一个绿色智能标记。
以上输入身份证号码的方法同样适用于一些较长数字序列的输入，比如银行卡号、零件编号等。
本篇文章节选自《罗拉的奋斗——Excel 2007菜鸟升职记》ISBN：9787115292063 人民邮电出版社
输入的前导半角单撇号
回车。
流动人员人事档案基础信息采集规范——人社厅发[2018]102号
![流动人员人事档案基础信息采集规范——人社厅发[2018]102号](https://360docs-1393072327.cos.ap-beijing.myqcloud.com/9a40fcc96bd97f192379e919.webp)
附件2流动人员人事档案基础信息采集规范人社厅发【2018】102号1 范围本规范确定了流动人员人事档案基础信息最基本指标的结构，规定了需要采集的基本信息集。
本规范适用于各级档案管理服务机构开展流动人员人事档案基础信息采集工作。
2 规范性引用文件下列文件对于本规范的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB/T 2261.1 个人基本信息分类与代码第1部分：人的性别代码GB/T 3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码GB/T 4754 国民经济行业分类GB/T 8561 职称代码GB/T 8563.1 奖励、纪律处分信息分类与代码第1部分：奖励代码GB/T 8563.2 奖励、纪律处分信息分类与代码第2部分：荣誉称号和荣誉奖章代码GB/T 8563.3 奖励、纪律处分信息分类与代码第3部分：纪律处分代码GB 11643 公民身份号码GB/T 12402 经济类型分类与代码GB/T 12407 职务级别代码GB/T 14946.1 全国干部、人事管理信息系统指标体系与数据结构第1部分:指标体系分类与代码GB/T 20091 组织机构类型GB 32100 法人和其他组织统一社会信用代码编码规则3 采集样表流动人员人事档案基础信息数据采集样表如下。
流动人员人事档案基础信息采集样表注：带**为必填项4 流动人员人事档案基础信息集4.1个人基本信息集[描述] 本信息集规定了个人的常用基本信息，见表1。
表1 个人基本信息集4.2 职称与职业（工种）资格信息集[描述] 本信息集规定了个人职称与职业资格情况的基本信息，见表2。
表2 职称与职业资格信息集4.3 教育经历信息集[描述] 本信息集规定了个人教育经历的基本信息，见表3。
表3 教育经历信息集4.4 培训经历信息集[描述] 本信息集规定了个人培训情况的基本信息，见表4。
人事档案的档号与归档章
２１ 年 ５ ０２ 月
乐 山 师范 学 院 学 报
Ｊ ｕ ａ ｏ ｅｈ ｎＴ ａ ｈ ｒ ｏ ｅ ｅ ｏ ｒ ｌ ｆ ｓａ ｅｃ ｅｓＣ ｆ ｇ ｎ Ｌ ｌ
Ｖｏ ．７． ． １２ Ｎｏ５ Ｍａ ２０１ ｖ． ２
人 事 档 案 的 档 号 与 归 档 章
法改革与创新是必然 的发展趋势。 随着 中华人 民共和 国行业标准 Ｄ ２ ２ ０ （ ＭＴ ２ － ０ ０ 归档文
１ 问题 提 出
目前 ， 我国人事档案载体是 以纸质材料为主体 。２ ０ ０６
年２ ， 月 中组部 印发 了《 关于进 一步开展 干部人 事档案 审
核工作 的通 知》 组厅字 ［０ ６ ５号 ）２ ０ （ ２０ ］ ，０９年 ７月 ， 中组 部
１２ ３
制定一套科学而规范 的分类 、 组合 、 排列 、 档号 和基 本编 目 方案 ， 是实现 以“ 为单位整理人事档案 的前提条件 。 件”
２３ 档 案 的 案 卷 号 ．
案卷 号是 在分类号下按顺序 的编号 。由于管理 的人事 档案数量各档 案管理部 门不等 ，案卷 号不 限级数从 １ ……
具体操作方法等 ， 是实现 以“ ” 件 为单位整理 归档人事档案 材料 的重要 技术 支撑 和理 论参考 ； 同时又是规范 、 序化 有 整理与保 护人 事档案 实体 ，建设人 事档案 主要信 息数 据 库， 为通过 扫描 、 缩微 等方 式实现人 事档案 的数字化 、 息 信 化 的需要 ； 更是充 分发挥计算 机技术 优势 ， 提高 人事档 案 检索效率 、 人事档案利用质量 的需要。
事材料缺乏理论指导和技术参考 ，至今没有实质性进展【 ｌ １ 。
印发 了ｆ 于印发《 关 干部人事档案材料 收集归档规定 》 的通
干部人事档案接收参考标准
2014年以来年度考核表须收集齐全，或在档案中有相应记载
每缺一份材料扣1分
9
大专以上学历、学位材料齐全,其中:大学本、专科,恢复高考制度以前的须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度以后入学的，须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表、授予学士学位材料(1)硕士、博士研究生学历、学位。须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料，参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表(2)同等学力申请硕士、博士学位。须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中,授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书复印件(3)党校学历。须有学员成绩表、学员毕业登记(鉴定)表或党校学历证明(4)国(境)外学历学位。须有国(境)外学校出具的学历、学位证书，2000年以后获得的国(境)外学历、学位须有教育部留学服务中心出具的认证材料(5)其他学历学位。须有教育部规定的相关材料
3
干部身份人员须有1988年中央组织部制发的干部履历表或1999年版干部履历表
干部身份人员缺1999年版履历表扣4分，缺1988年版干部履历表扣2分
4
1998年以来填写的干部履历表所填信息应真实准确，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章
不符合要求的，每项扣0.5分,其中干部受过处分本人未填写的扣2分
每缺一份材料扣1分
18
受过处分的，须有处分决定(包括免予处分的决定)材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料
每缺一份材料扣3分
19
2000年以后的工资材料齐全(或在工资变动登记表中有相应的记载)，工资材料填写规范、完整、印章正确
每缺一份材料扣0.5分
20
1997年以后任副科长及以上职务的，须有干部任免审批表、全国干部人事档案专项审核专用干部任免审批表
各类档案的分类编号方案
各类档案的分类编号方案各类档案的分类编号方案为了适应本单位档案综合管理的需要，统一档案的实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进本单位档案管理水平的提高，充分发挥档案为单位两个文明建设服务，根据国家档案局印发的《机关档案业务建设规范》和《广东省机关档案业务建设实施细则》，结合本单位的实际情况，制定本方案。
（一）分类原则1、档案的分类原则是以本单位形成的全部档案为对象，依据本单位的工作职能，结合档案的不同内容和档案载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序排列编大类代字。
3、本方案适用本单位全部档案的实体分类、组卷和排列上架，档案的分类按有类设类、无类空类的办法设置。
（二）类别设置本单位的档案共分九类，即：文书档案（代字A）；基建档案（代字B）；设备仪器档案（代字C）；会计档案（代字D）；已故人员档案（代字E）；声像档案（代字F）；规划建设档案（代字G）；实物档案（代字H）；婚姻档案（代字I）。
大类以下的属类用阿拉伯数字为代号，从左至右依次为一级属类、二级属类。
（三）分类方法文书档案（其属类可按组织机构或问题设置排列）1、党务工作类1.1 党代会1.2 党委会议1.3 党委工作综合1.4 党委秘书工作1.5 组织工作1.6 纪检工作1.7 宣传、教育1.8 其它2、人大工作类2.1 人大主席团2.2 人大办公室工作2.3 人代会2.4 其他3、政务工作类3.1 政府工作会议3.2 政务工作综合3.3 规章、制度、布告3.4 信访、机要、保密、档案3.5 调研工作3.6 刊物、简报3.7 机关事务3.8 其他4、人事、监察、劳资类4.1 人事4.2 监察工作4.3 工资福利4.4 计生4.5 职称5、财务会计管理类5.1 财务管理5.2 财务审计5.3 其他6、科教文卫体类6.1 科技工作6.2 教育工作6.3 文化工作6.4 卫生工作6.5 体育工作7、农林牧副渔类7.1 农业生产7.2 林业生产7.3 牧业生产7.4 副业生产7.5 渔业生产7.6 其他8、农村综合统计类9、工业交通能源类9.1 工业、企业9.2 交通工作9.3 邮电9.4 能源9.5 其他10、财税工商金融类10.1 财政10.2 税务10.3 工商10.4 金融10.5 保险10.6 其他11、商业贸易工作类11.1 商业11.2 粮食11.3 供销11.4 外贸11.5 其他12、基本建设类12.1 房地产开发12.2 环境保护12.3 其他13、国土管理类13.1 国土管理综合13.2 国土管理规章制度13.3 其他14、武装工作类14.1 征兵14.2 民兵14.3 其他15、政法、民政工作类15.1 公安（派出所）工作15.2 司法工作15.3 民政工作16、计划生育类17、群团工作类17.1 工会17.2 共青团17.3 妇女工作17.4 协会工作基建档案（其属类按工程项目设置）设备仪器档案（其属类按照设备仪器型号设置）会计档案（其属类按报表、账簿、凭证、其他设置）1、报表2、账簿3、凭证4、其他已故人员档案（不设属类，按1人1卷，并按死亡时间的先后编号排列）。
人事档案管理
第六类： 参加中国共产党、共青团及民主党 派的材料包括：中国共产党入党志 愿书，入党申请书转正申请书，中 国共产党党员登记表，退党材料， 中国共产主义青年团入志愿书、申
16文秘档案
序号
姓名
入学时间
性别
备注
1
陈宝玉
2016.9.20
女
2
冯寅丽
2016.9.20
女
3
郭毓晨
2016.9.20
女
4
康耀芳
2016.9.20.9.20
女
6
牛张敏
2016.9.20
女
序号 7 8 9 10 11 12 13
姓名 刘玉婷 刘建立 王娇娇 王星 续心慧 张雪敏 张璐
第四类：学历和评聘专业技术职务材料
包括：报考高等学校学生登记表、审批表，毕业登 记表，学习（培训结业）
成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表， 专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考 绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋 升专业技术职务（职称）审批表，创造发明、科 研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在 全国性报刊上发表的）等目录。
第九类：各类审批材料 第一小类包括：干部调资审批表，定级和解
决待遇的审批材料，干部工资级别登记表， 干部职务工资变动登记表。 第二小类包括：干部任免呈报（审批）表 （包括附件），录用和聘用干部审批表， 聘用干部合同书，解聘辞退材料。军、警 衔审批表，军队转业干部审批表（注：工 人转干的材料归入此类）。（注：商调函、 调令不归人事档案） 第三小类包括出国、出境人员审批表。 第四小类包括党代会、人代会、政协会议、 工、青、妇等群众团体代表会，民主党派 代表会代表登记表。公务员过渡审批表， 录用公务员登记表，参军审批材料。
人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管
人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：04 人事類人事類檔案保存年限基準表適用各機關人事管理單位主管業務歸檔管理之檔案（含技工工友之人事檔案），其業務範圍含括綜合業務、組織編制、考試、任免遷調、考績獎懲、訓練進修考察、差假（勤）管理、保障、俸給待遇、福利文康、保險、退休資遣撫卹、人事資料管理、法令規章等。
0401綜合業務本項次包含職章製（換）發；首長交接等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040101 職章製（換）發職章啟用、換發與銷毀永久保存040102 首長交接首長交接公文及表冊二十年0402組織編制本項次包含組織法規；機關(構)增設及調整裁併；職務歸系；員額編制及現有員額；人力評鑑；任務編組等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040201 組織法規本機關或所屬機關（構）組織法規、員額配置、編制表、組織職掌、處務規程、辦事細則、分層負責永久保存明細表公文040202-1-2 機關(構)增設及調整裁併本機關或所屬機關(構)增設或精簡裁併公文及表冊他機關函轉公文永久保存一年040203 職務歸系職務歸系（含機關名稱、代號、職務編號或所在單位異動與職務說明書）與註銷公文及表冊五十年040204 員額編制及現有員額請增、精簡預算員額、現有員額等公文及表冊二十年040205 人力評鑑各機關人力評鑑公文及表冊二十年040206 任務編組核准設置與其運作公文十五年0403考試本項次包含任用計畫；分發訓練；晉升考試等。
項目編號項目內容描述保存年限備註040301 任用計畫提報年度需用考試錄取人員計畫、公文及表冊十年含缺額調查及各類考試會議資料040302 分發訓練公務人員各等級考試錄取人員分發、訓練（實務訓練及基礎訓練）、請證、改分配、延訓補訓公文及表冊十年040303 晉升考試各種晉升官等（資位）考試公文及表冊十年0404任免遷調本項次包含甄審委員會；派免遷調；自行遴用；任用審查；留職停薪；聘僱人員；技工、工友進用；派（聘）兼；職務歷練；國籍申報；人員推介；借調；職務代理；請仼（免）；忠誠查核；身心障礙進用；原住民進用等。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)—HX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。
2、行政管理类：H&H /X(XX)—GX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。
3、会计档案类：H&H /X(XX)—KX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资产类：H&H /X(XX)—ZX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声像类：H&H /X(XX)—SX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：H&H /R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
干部人事档案管理规定办法
干部人事档案管理规定办法背景介绍干部人事档案是对干部人员进行全面记录的工作文件，它可以辅助领导了解干部人员的个人资料、学历背景、工作经历、绩效考核等方面的情况，有助于为干部选拔任用提供科学的依据。
为了规范和加强干部人事档案管理，我们制定了以下办法。
适用范围该规定适用于全体机关、单位和企事业单位的干部人事档案管理工作。
档案管理机构各机关、单位和企事业单位应当成立干部人事档案管理机构，负责该单位干部人事档案的建立、保管、查询等工作。
该机构应当设有档案管理员，负责档案的详细记录和保管。
档案建立干部人事档案应当及时建立、归档。
建档时应当详细记录该干部人员的基本情况、教育背景、工作经历、荣誉奖励及其它相关情况。
为了避免信息遗漏，档案建立应与干部个人自传和单位出具的干部人事档案申请表一起审查、核实，确保档案建立的真实性和完整性。
档案保管干部人事档案应当严格保管，遵循“谁保管，谁负责”的原则，防止数据的泄露、遗失、损毁等意外情况的发生。
档案归档后，档案管理员务必妥善保管。
对于档案损毁现象，还应当及时做好补救措施。
档案查询干部人事档案查询应当遵循程序，凭个人身份证明或枚散件查询申请单，才能进行查询。
查询目的应当与查询申请人直接工作相关。
查询结果应及时通知查询者，并加强保密工作。
档案年检为确保干部人事档案的真实性和完整性，各机关、单位和企事业单位应当组织开展定期档案年检工作。
年检时，应按照工作要求和年检办法对干部人事档案进行审核、核实和整理，并对年检情况进行详细记录，确保年检工作全面、准确和通畅。
档案转移档案转移是为了适应干部工作变动的需要，对于工作调动的干部人员，原工作单位应当及时将其干部人事档案转送新任单位。
接收单位应当及时处理转来的干部人事档案，并按规定办理档案保管手续。
总结干部是一个单位的中坚力量，干部人事档案的建档、保管和管理不仅是干部工作的必备条件，也是一个单位县治和管理的重要标志。
希望广大干部人事档案工作者端正工作态度，认真落实相关规定，为加强干部管理工作，打好扎实基础。
人事档案hy
人事代理须知一、人事代理的主要政策依据1.省委组织部、省人事厅《湖南省流动人员人事档案管理暂行办法》（湘人发[1998]137号）文件规定，流动人员人事档案必须由政府人才服务机构“集中统一、归口管理”，严禁其他任何单位（包括各业务主管部委厅局、大专院校、企业事业单位内设的人才流动中心、各类非政府人事行政部门所属的人才市场中介机构）和个人保管流动人员人事档案。
衡阳市人才交流中心“负责本行政区域内人事代理业务”和流动人员人事档案管理。
2.《湖南省人事代理暂行办法》（湘人发[1998] 106号）和《湖南省人事代理实施办法》（湘人发[2002]125号）规定，政府人才服务机构“为委托方管理人事关系、人事档案。
按照有关规定办理大中专毕业生见习期转正、定级、工龄核定和档案工资调整手续，办理专业技术人员专业技术职务任职资格的申报工作，出具因公或因私出国、自费留学出国、报考研究生、婚姻登记和独生子女手续等与人事档案有关的证明材料”。
二、人事关系与档案接收1.与原单位办理好辞职或解除劳动关系手续（往届毕业生档案不在用人单位的不办理此项）；2.签订《申请人事关系及档案托管承诺书》；3.开具调档函提档；4.办理档案接收手续和审查委托人档案；5.签订《人事代理合同》，填写《人事代理申请审核登记表》；6.属人才引进和需要落户的，按干部调动办理相关手续，并签订《人事代理合同》。
三、人事关系与档案调出1.委托人出具接收地政府人事部门人才服务机构开出的干部接收《商调函》；2.填写《干部调动登记表》（可登录湘南人才网下载专区下载）一式两份（双方单位盖章），《人事档案（人事关系）托管期间工作简历》一份；3.审查委托人档案；4.我中心凭接收函件开具委托人《工作调动行政介绍信》和《工资转移证明》，并将其人事档案通过机要交通转递给接收单位所在地人才服务机构或接收单位；5.如户口和党组织关系在我中心托管的，须随人事关系一并迁出。
七、党员管理1.接转对象：凡人事档案委托我中心管理，从业单位未建立党组织的中共党员，可将党组织关系转入衡阳市人才交流中心流动人员党支部；2.转入转出程序及要求：①持县级（省外转入需地市级）以上党组织开具的党员组织介绍信，到衡阳市委组织部组织科换开介绍信，再持组织科的介绍信到市直机关工委组织部换开介绍信，持市直机关工委组织部的介绍信到人才交流中心流动人员党支部办理转入手续（市委组织部、市直机关工委全在市委大院内）；②填写《转入组织关系申请》和《流动党员基本情况表》；③编入支部，自觉履行党员义务；④市内调动的，直接在我中心开具《中国共产党党员组织关系介绍信》；出市调动的，须凭我中心开具的《中国共产党党员组织关系介绍》到衡阳市委组织部组织科办理组织关系转移手续。
人事档案分类
企业人事档案建立一、企业职工档案的内容和分类★第一类:履历材料职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表履历表(书),简历表;职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;更改姓名材料;就业登记申请书;委托存档登记表(存放人事档案登记表);失业转就业育龄人员婚育情况登记表.★第二类自传材料工作经历思想开展性质的自传其它属于自传性质的材料但凡本人书写的表达本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.★第三类鉴定,考核,考察材料职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表1.鉴定表(含自我鉴定);组织正式出具的职工表现材料;考核登记表.★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;职工创造创造,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.★第五类政审材料审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料.更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书 ,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;参加民主党派的有关材料.★第七类奖励材料各种先进人物登记表先进模范事迹嘉奖,通报表扬等材料★第八类处分材料处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料.通报批评材料;甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的判决书.★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表、任免呈报表、录用和聘用(续聘)审批表、劳动合同、终止或解除劳动合同报告书、解聘、辞退材料.1.保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的审批表,再就业材料;从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,方案生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍,转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;工作调动介绍信出国,出境人员审批表;党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.★第十类其他可供组织参考的材料招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.二、归档要求完整,齐全,准确,手续完备注:归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原那么上统一使用十六开规格办公用纸(185×260);保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料.三、鉴别判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;但凡查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;1〕政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.2〕处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意见等.以上材料属于成套的,必须齐全.审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;（1〕审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.2〕任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.〔3〕出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.四、组件原那么:每份文件为一件注:正文与定稿为一件,正文在前正件与附件为一件,正件在前原件与复制件为一件,复制件在前原件与转发件为一件,转发件在前五、排序1,按归档文件形成时间排序第一类(履历)第二类(自传)第三类(鉴定考核考察)第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)第九类(招用等)第十类(其他)2,按归档文件内容的主次关系进行排序第五类(政审)第八类(处分)注:材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等.3,第六类排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排1〕入团志愿书应排在入团的其它材料之前2〕入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.4,第九类材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.按材料性质相对集中排序的方法是:1〕工资情况的材料2〕录用,任免材料3〕保险福利待遇材料4〕出国,出境材料每种材料再根据形成材料的时间顺序排列六、修整装订〔一〕总要求:以件为单位16开(185×260)装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件,不阻碍阅读.对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等方法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.对破损,卷角,折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.撤除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.〔二〕装订要求:每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符.理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐.(1)打孔.在材料左侧厘米处竖直等间距打三个孔,孔距厘米,用鞋带装订.使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.七、编目1,页号编写在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,反面的左下角起依次标注页号注:托裱假设干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号2,类件号编写在归档文件首页右上方空白位置加盖"类件号"章类号:"一"到"十"件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定页数为阿拉伯数字3,卷(袋)内目录·置于每个职工档案材料卷(袋)首·用耐久材料书写或计算机打印·各工程应填写应完整,准确注一:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用类件号:按照类别排列顺序,如:"一类第一(或1)件"责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[]"括起日期:采用阿拉伯数字8位表示,可分两行书写页数:该件材料总页数要求:每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;(2),根据材料题目填写"题名".无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;(3),"日期"一般采用材料落款标明的最后时间 .复制的档案材料,采用原材料形成时间.(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检查核对,做到准确无误;(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名中间填每年整理人,检查人,整理时间4,检索工具要求企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).工程包括:姓名,档号,存放地址,备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留局部空格,常用姓要预留多一些."王,刘,李,张,"职工档案用"10"或"ZG"来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示如,"ZG1-1""ZG2-1"八、档案装具档案卷皮档案袋〔一〕档案卷皮卷皮规格:长厘米,宽厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起厘米;线眼中心距左侧边沿厘米,上下线眼中心距上下边沿均为厘米材料:一般可采用300克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量颜色:应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色4.工程:企业职工档案","姓名",字体与距离:企业职工档案"用楷体(72磅),字与卷面上边沿距离为7厘米姓名"用大一号宋体,与卷面下边沿相距厘米,书写姓名不得用同音字或不标准的汉字〔二〕档案袋规格:长30厘米,宽23厘米,厚(折叠局部厘米材料质量:可根据条件选用较好的牛皮纸袋面工程:"企业职工档案袋","姓名","制作单位"字体和字的颜色与档案卷面同."单位"在"姓名"下边。