文书档案著录细则与机读目录数据交换格式.

目次

前言

1 范围

2 规范性引用文件

3 定义

4 著录要求与数据库交换格式

5 机读目录数据组织与交换要求

前言

本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前,国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要,为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,特制定本标准。

本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则,结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。

本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。

本标准由四川省档案局提出。

本标准由四川省质量技术监督局批准。

本标准由四川省档案局起草。

本标准主要起草人:李仕根马小彬彭哲张路生。

1范围

本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。

本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换,亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。

2规范性引用文件

下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容或修订版不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

DA/T1 档案工作基本术语

DA/T18 档案著录规则

DA/T19—1999 档案主题标引规则

DA/T22—2000 归档文件整理规则

档案出版社《中国档案分类法》(1997年版

档案出版社《中国档案主题词表》

3 定义

本标准采用DAT1和下列定义:

3.1 档案著录

建立档案目录数据库中,对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。

3.2 机读目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机读取、管理检索的

档案目录信息。

3.3 著录项目和数据字段

3.3.1 著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。

3.3.2 数据字段

DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。

3.4 著录条目和数据记录

3.4.1 著录条目

档案著录的结果,由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。

3.4.2 数据记录

DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合,由若干数据字段组成。

3.5 DBF数据库文件

存储档案著录信息的计算机数据文件。本标准规定扩展名为.DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。

3.6 字段类型

在.DBF数据库文件中,字段类型规定数据字段的基本属性。本标准使用字符型(C和备注型(M。

3.7 文字类别

文字类别分为“汉字”和“字符”两种。字符是指西文字母、数字及符号的图形字符,每个“字符”在存储介质中占一个字节。每个“汉字”在存储介质中占两个字节。

3.8 字段长度

在.DBF数据库文件中,字段长度规定字段所包容字节的最大个数。

3.9 交换格式

用于档案目录数据交换的数据库文件格式。

3.10 数据交换

指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘、通用的USB接口活动存储器等作为载体所进行的数据交换。

3.11 必须著录项目

指机关档案室对档案目录著录时,必须有的目录。

3.12 选择著录项目

指机关档案室对档案目录著录时,根据本室档案管理的实际需求和目标,除必须著录项目外,选择的其它著录项目。

4 著录要求与数据交换格式

本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录(1数据库结构》和《文件级目录(2数据库结构》等三种数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录(1数据库结构》适用于文书立卷改革前归档的档案的机读目录。《文件级目录(2数据库结构》适用于按照

DA/T22_2000 整理的档案机读目录。

4.1 立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求

4.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1

表1 案卷级目录数据库结构

序号数据字段名字段类型文字类别字段长度字段值

1 档号 C 字符20

2 正题名 C 汉字140

3 责任者 C 汉字40

4 起时间 C 字符8

5 止时间 C 字符8

6 保管期限 C 汉字 4 永久、长期、短期

7 页数 C 字符 3

8 备注* C 汉字24

9 分类号 C 字符30

10 主题词 C 汉字60

注1、有*为选择著录项目,其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的,只能选择输入;没有规定字段值的,输入值不受限制。

4.1.2 案卷级目录著录要求

4.1.2.1 档号、正题名、责任者、起时间、止时间、保管期限、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度,可以小于它,但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取,或自行设置。

4.1.2.2 档号:档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是指档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。如“002”表示2号全宗档案。目录号是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。如“003”表示目录号。案卷号是案卷目录内排列的顺序号。案卷号一般不超过三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷的排列次序流水编号,不应有空号。如“023”表示案卷号。全宗号、目录号、案卷号之间用“—”号间隔后组成档号。

4.1.2.3 正题名:即案卷标题,是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷封面上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容,应重新拟写,在拟写的题名两端加上“[ ]”。题名一般包括责任者、内容、文种。

4.1.2.4 责任者:责任者的责任者著录产生档案的单位。如“四川省交通厅”。责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

示例1:“中国共产党四川省委”或“中共四川省委”;

示例2:“四川省民族事务委员会”或“四川省民委”;以上不应简称为“省委”、“省民委”等。

4.1.2.5 时间项:指卷内文件起止日期,分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6位或8位阿拉伯数字表示,第1—4位表示年,第5—6位表示月,第7—8位表示日。

示例:“198108”表示1981年8月;“19810823”表示1981年8月23日。