招投标责任矩阵十一

第十一章建立责任矩阵
（一）责任分解矩阵图
根据工作分解结构图，还可以把参与招投标的相关团队、相关的人列出来，再把最底层的工作编上号，建立一个责任分解矩阵图。

{案例}
Jack是负责前期准备的，Tom负责发包规划。

用P来明确他是主要负责人，S是表示次要负责人。

每一项工作只能有一个主要负责人，可以有两个次要负责人。

也就是说将来操作的时候，哪一个环节出问题，可以很清晰地找到责任人，因为招投标这种工作时效很紧，所以要求每一个环节都有人承担责任，才能够比较有效地执行。

当然要完成这个过程，还需要各个相关部门的协调支持，具体策划者如果能够比较早地把这种安排知会各相关部门，协调起来效率就会提高一些。

每一项工作都有时间要求，如果准备招标文件要10天的时间，就要标出截止时间，如果招标是20天的时间，就要倒算出来每一个环节需要多少时间去完成，通过这个设计，就可以把整个工作的流程时间安排确定下来。

还可以在这个责任矩阵图中，把时间加上去，例如前期准备由Jack负责，前期准备的所有工作必须什么时候完成，具体包括什么内容，都标得很清楚，这样安排，就不会有漏洞。

招投标的策划管理，为什么操作起来会有很多问题？很重要的一个因素，是在前期欠缺比较周密的策划过程。

如果要在前期策划得比较周密，把整个要做的工作尽可能不要有遗漏地完成，就要通过一些方法，例如建立一些模板来做支持。

一旦建立这种模板，再次操作类似的招投标工作，就会比较容易。

因为从模板可以看到：上一次是怎么分配这些工作的，涉及到哪些内容，现在根据不同的情况
要做怎样的调整，怎么组织大家开会，怎么安排每个人的责任，等等，都会比较清晰。

所以在策划的过程里要考虑的全部因素都在这些模板中呈现，尽量避免出漏洞。

案例：家具采购的招投标实施
{案例}
如果你是一个国际组织的采购经理，你所在的组织要尽快在一个发展中国家（苏丹）设立一个相当规模的办事机构处理应急事宜。

你的上司要求你尽快（3 个月内）完成所有办公家具的采购，使用部门已经提出下列清单：
点评：每一次招投标的项目组织工作都是一个整体的策划过程。

（一）利用有效渠道发布信息
对于国际机构来说，其采购更要求公平公正，所以信息发布相对来说是比较重要的。

那么，通过什么平台发布招投标的信息呢？可以通过招标网。

{案例}
联合国有一个网站（，每天有很多采购信息。

联合国这种招标采购已经运作了很多年，目前每年采购大概在300亿美元左右，这其中，美国中标数是最多的，中标的金额大概占20%左右；其次是俄罗斯，大概占10%左右；其他的如法国、英国，大概都是5%左右；中国中标的金额大概是0.5%，非常低，要是从GDP 这个角度看，中国的GDP在全世界目前的位置应该是占4%～5%，中标率占0.5%就相差太远了；印度中标的金额占 2.5%。

也就是说，我们对国际的这种投标规范和技巧还是了解得比较少。

例如，前年年底，联合国采购司专门派人到我国来考察过，表示有很多产品想用中国的，而且现在使用的有些产品就是中国产的。

中国的企业为什么不能直接参与投标，不能直接中标呢？并不是说中国企业没有实力，而是因为很大程度我们不熟悉国际上的那一套规范。

（二）操作比较规范
联合国的招投标采购实行得比较早，大概从20世纪七八十年代开始，它就很重。