资料员岗位实务知识

资料员岗位实务知识任课老师:潘知辉一、工程资料概述施工资料的组成是由土建、水暖、电气三个分部组成（P1）1、建设工程文件的概念建设工程文件:是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

工程准备阶段文件:是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。

建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。

资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。

只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料档案是保存备查的历史文件。

档案是由文件（或叫文书）转化而来的。

广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。

文件转化为档案主要有以下三点条件：（1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。

（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

２．建设工程档案资料的载体档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料之外，还存在大量其他形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。

建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、缩微档案和电子档案。

建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貎和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录音、录像档案。

录音、录像档案，是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。

照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。

电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。

３．建设工程档案资料的特征（1）真实性和全面性（2）分散性和复杂性（3）继承性和时效性（4）随机性（5）多专业性和综合性４．建设工程档案资料管理的意义（1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；（2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；（3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；（5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容；（6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。

５．建设工程档案资料管理的职责（1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：①在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

②收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。

③负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

④收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

⑤在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。

⑥对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

（2）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

（3）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

（4）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

1.2资料员职责负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作。

一、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理１、负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。

负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。

竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。

2、收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。

负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。

负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。

来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。

确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。

设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。

所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。

作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

二、参加分部分项工程的验收工作１、负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。

对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。

严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

２、监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

３、按时向集团档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。

文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。

移交目录一式二份，双方各持一份。

４、负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。

５、指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。

指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料；一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料；已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。

三、负责计划、统计的管理工作１、负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。

编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。

２、负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。

作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。

３、负责向销售策划提供工程主要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时观注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。

四、负责工程项目的内业管理工作１、协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。

做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

２、负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确消料，登记台帐，报表按要求上报。

通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。

对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。

有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

３、负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。

负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。

负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。

负责公司文字及有关表格等打印。

保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。

做好职工食堂每天生活安排和职工生活用品购置、发放、保管工作。

负责完成领导交待其它设备、用品采购、发放、保管工作。

五、完成工程部经理交办的其他任务6、工程资料资料编制、组卷（Ｐ368）质量要求１、施工资料内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范和规程。

２、施工资料必须使用原件。

３、施工资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备．４、施工资料的照片及声像档案，要求图像清晰，文字说明或内容准确。

５、施工资料的中文材料幅尺寸规格宜为Ａ４幅面（297*210mm)．６、施工资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

编制注意事项原件：所有形成原件的资料必须是原件，但对于合格证等部分资料可用复印件。

若合格证是抄件（复印件）时，应保留原件所有内容，其上必须注明原件存放单位、经办人、签字、日期及加盖存放单位公章（公章不能复印）．（Ｐ368）施工过程中每份施工资料应开成的份数＝施工合同中约定向建设单位移交的原件份数＋向监理移交的资料份数＋自存的资料１份．（Ｐ368)7．建设工程档案资料的归档范围与质量要求建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交归档应符合下列规定：（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

文件材料归档范围。