图书馆电子业务文档长期保存方案研究
图书馆数字化资源的长期保存与管理
图书馆数字化资源的长期保存与管理数字化技术的快速发展使得图书馆在信息资源管理中起到了重要的作用。
随着数字化资源的增多，如何进行长期的保存与管理成为了图书馆界面临的一个重要问题。
本文将探讨图书馆数字化资源的长期保存与管理策略及其挑战。
一、数字化资源的重要性1. 提供便捷的访问方式：数字化资源可以通过互联网提供远程访问，用户可以随时随地获取所需信息，极大地提高了资源利用效率。
2. 节约空间资源：数字化资源以电子形式存储，不再占用传统图书馆的大量物理空间，解决了空间不足的问题。
3. 便于搜索与利用：数字化资源可以利用搜索引擎进行快速查找，用户可以根据关键词获取相关的信息，提高了信息检索的效率。
二、数字化资源的长期保存与管理策略1. 建立数字化资源管理平台：图书馆可建立一个专门用于管理数字化资源的平台，提供多样化的资源格式，如文字、图片、音频、视频等，并设置权限管理机制，确保资源的安全性。
2. 制定合理的数字化资源保存策略：图书馆应根据资源的类型、重要性和使用频率等因素，制定相应的保存策略。
对于重要且长期使用的资源，可以进行多重备份，并定期进行验证和恢复测试。
3. 进行数字资源的元数据描述：为了方便资源的管理和利用，图书馆应为数字资源编制详细的元数据描述，包括资源的题名、作者、主题词、分类号等信息，便于用户进行检索与利用。
4. 进行数字化资源的定期巡检：图书馆应定期对数字化资源进行巡检，确保资源的完整性和可用性。
一旦发现问题，应及时进行修复或备份。
三、数字化资源管理所面临的挑战1. 技术更新换代：技术的不断进步与变革使得数字化资源的保存和管理策略需要不断调整和更新，图书馆需要及时了解新技术，并进行相应的调整。
2. 版权保护问题：数字化资源的保存和管理涉及到大量的版权问题，图书馆需要合法获取和使用数字资源，并制定相应的版权保护措施，确保资源的合法性和可持续性。
3. 存储空间的需求：随着数字化资源的不断增加，图书馆需要投入大量的存储空间进行资源的保存，对图书馆的存储能力提出了很高的要求。
图书馆数字资源的长期保存策略研究-国家图书馆PPT文档35页
23、一切节省，归根到底都归结为时间的节省。——马克思 24、意志命运往往背道而驰，决心到最后会全部推倒。——莎士比亚
25、学习是劳动，是充满思想的劳动。——乌申斯基
谢谢！
图书馆数字资源的长期保存策略研究国家图书馆
11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。—— 希腊
12、法律是无私的，对谁都一视同仁。在每件事上，她都不徇私情。—— 托马斯
13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事 情。——弗劳德
14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特 15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯克
数字图书馆系统的存储解决方案
数字图书馆系统的存储解决方案概述：数字图书馆系统是一个用于管理、存储和提供电子图书、期刊、论文等数字化文献资源的系统。
为了确保数字图书馆系统的高效运行和可靠性，一个合适的存储解决方案是至关重要的。
本文将介绍一个标准格式的文本，详细描述数字图书馆系统的存储解决方案。
1. 存储需求分析：首先，我们需要对数字图书馆系统的存储需求进行分析。
这包括以下几个方面：- 数据规模：估计数字图书馆系统的数据规模，包括电子图书、期刊、论文等文献资源的数量和大小。
- 数据类型：确定存储的数据类型，例如文本、图像、音频、视频等。
- 数据访问模式：分析用户对数字图书馆系统的访问模式，包括并发访问量、读写比例等。
- 数据保护需求：确定对数据的备份、恢复和灾难恢复的需求，以确保数据的安全性和可靠性。
2. 存储架构设计：基于存储需求的分析结果，我们可以设计一个合适的存储架构。
以下是一些常用的存储架构组件：- 存储设备：选择合适的存储设备，包括硬盘、固态硬盘、磁带库等。
根据数据规模和性能需求，确定存储设备的容量和数量。
- 存储网络：设计存储网络，包括局域网、广域网等，以支持用户对数字图书馆系统的远程访问。
- 存储协议：选择合适的存储协议，例如NFS、CIFS等，以实现数据的共享和访问。
- 存储管理软件：选择合适的存储管理软件，用于管理存储设备、数据备份和恢复等操作。
3. 存储容量规划：根据数据规模和增长趋势，进行存储容量规划。
这包括以下几个步骤：- 数据容量估算：根据数字图书馆系统的数据规模和类型，估计未来一段时间内的数据容量需求。
- 存储设备配置：根据数据容量需求，选择合适的存储设备，并确定其容量和数量。
- 存储空间管理：设计存储空间管理策略，包括数据的分区、压缩、归档等，以最大限度地利用存储空间。
4. 数据备份和恢复：为了确保数据的安全性和可靠性，需要进行数据备份和恢复操作。
以下是一些备份和恢复策略：- 定期备份：制定定期备份计划，根据数据的重要性和变化频率，确定备份的频率和时间。
图书馆数字资源的长期保存与管理研究
图书馆数字资源的长期保存与管理研究图书馆数字资源的长期保存与管理研究一、图书馆资源的现状分析数字资源的长期保存与管理问题成为了近年来图书馆研究与讨论的热门话题，各国对于图书馆资源的数字资源建设也都十分的重视。
当然，我国也不例外。
在图书馆数字资源建设，尤其是文献资源建设方面，我国投入了大量的人力、物力、财力。
就国家图书馆来讲，在2005年就已经开始了数字图书馆工程的建设。
截止2010年底，国家图书馆数字资源总量已经累计达到480tb，无论从内容还是种类上来讲，都十分的丰富、多样。
目前国家数字图书馆资源不仅具有有型数字资源形态，还具有网络信息资源形态，因此对于数字资源检索的方式也存在着很多种，比如通过网络连接进行访问检索，又或者是通过局域网上的数据库进行检索等。
二、图书馆数字资源的长期保存与管理存在的风险与管理图书馆数字资源因为本身形式、内容等的复杂性，决定了对其进行长期保存与管理所不可避免的风险性。
对于图书馆数字资源来讲，为了能够更好地规避风险，不仅要从技术上制定策略，还要制定管理策略。
（一）图书馆数字资源长期保存与管理所面临的风险对于图书馆数字资源的长期保存与管理来讲，其可能面对的风险由软硬件故障所带来的风险、管理漏洞以及经济风险、法律风险等。
从软硬件故障上来讲，其可能面对因为时间的过长而出现存储介质的损坏或者过时，最终导致硬件在通信时出现网络故障等，还可能面对不能从原来的存储格式中读取数据信息的风险。
图书馆数字资源的长期保存工作是一个持续的、动态的过程，在图书馆数字资源长期保存过程中需要保存数字信息本身及其相关技术、方法和工具，包括保存数字格式、数字比特流、数字处理信息等，而这一切的活动都是需要巨额的经费支持的。
因此从这方面来考虑，数字资源的保存比传统的纸质文献更需要经费的支持，而且对于经费的依赖性更强。
所以在进行图书馆数字资源长期保存系统的经费预算时，要考虑到各种费用，而又因为很多费用并不是一成不变的，所以说图书馆数字资源保存系统的成本预算是具有不可预测性的。
电子文件长期保存策略研究学士论文
毕业论文（设计）题目电子文件长期保存策略研究毕业设计（论文）原创性声明和使用授权说明原创性声明本人郑重承诺：所呈交的毕业设计（论文），是我个人在指导教师的指导下进行的研究工作及取得的成果。
尽我所知，除文中特别加以标注和致谢的地方外，不包含其他人或组织已经发表或公布过的研究成果，也不包含我为获得及其它教育机构的学位或学历而使用过的材料。
对本研究提供过帮助和做出过贡献的个人或集体，均已在文中作了明确的说明并表示了谢意。
作者签名：日期：指导教师签名：日期：使用授权说明本人完全了解大学关于收集、保存、使用毕业设计（论文）的规定，即：按照学校要求提交毕业设计（论文）的印刷本和电子版本；学校有权保存毕业设计（论文）的印刷本和电子版，并提供目录检索与阅览服务；学校可以采用影印、缩印、数字化或其它复制手段保存论文；在不以赢利为目的前提下，学校可以公布论文的部分或全部内容。
作者签名：日期：学位论文原创性声明本人郑重声明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。
除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。
对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。
本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。
作者签名：日期：年月日学位论文版权使用授权书本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。
本人授权大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。
涉密论文按学校规定处理。
作者签名：日期：年月日导师签名：日期：年月日注意事项1.设计（论文）的内容包括：1）封面（按教务处制定的标准封面格式制作）2）原创性声明3）中文摘要（300字左右）、关键词4）外文摘要、关键词5）目次页（附件不统一编入）6）论文主体部分：引言（或绪论）、正文、结论7）参考文献8）致谢9）附录（对论文支持必要时）2.论文字数要求：理工类设计（论文）正文字数不少于1万字（不包括图纸、程序清单等），文科类论文正文字数不少于1.2万字。
图书馆数字资源长期保存问题研究
ｐａｓｉ Ｄｇｔ ｒｈｖｓ 项 目等 。 国 内具 有代 表性 ｌｒ ｎ ｉｉｌ ｃｉ ） ａＡ ｅ
的实践 项 目有 ＷＩ Ｐ Ｗｅ ｎｏｍａ ｏ ｏｌ ｔ ｎ ａｄ Ｃ （ ｂＩｆ ｔ ｎＣ ｌ ｃ ｏ ｎ ｒ ｉ ｅｉ
图书馆数 字资源长 期保存研究正处 于发展 阶 段 ， 于 它 的 概 念 还 没 有 统 一 的 定 义 。 Ｍａｃｌ 对 ｌ ｍ ｏ
此， 随着计算机技术 、 现代通讯技术和网络技术 的飞
速发 展 ， 何使 图 书馆 数 字 信 息 资 源 方 便 、 济 、 如 经 长 期地 保 存下 来 ， 图书馆 界 十分关 注 的问题 。 是
制订 国家 策 略提供 便 利 ； 订 数 字 信 息 保存 与保 护 制 的指 南 ； 研不 同国家数 字 资源 保存情 况 等 Ｊ 调 。 国外具 有 代 表 性 的实 践 项 目有美 国 的 Ｎ Ｉ Ｐ ＤＩ Ｐ
与 国外 相 比 ， 内图 书馆 数 字 资 源长 期 保存 项 国 目较少 ， 术水 平 与 欧美 发 达 国家 相 比存 在 很 大 的 技
需要 的数 字 信 息 真 实 性 及 其 可 获 取 性 的 一 系列 活
动 ， 并 认 为 图书 馆数 字 资源 长 期保 存 是 要 “ 证 被 ” 保
（ 宁师范大学 管理学 院 ， 宁 大连 １６ ２ ） 辽 辽 １０ ９
摘
要： 概述 了 图书馆数 字资源长期保存 的概念 和 国内外 图书馆数字资 源长期保存 的实践研 究成果 ， 追踪 了图书馆
数字 资源长期保存 过程 中涉及 的技术 问题 及非技 术 问题 ， 提出 了图书馆数 字资 源长期 保存应建 立政 策与组 织管 并
（ ａ ｏ ａ Ｄｇｔ ｎｏｍ ｔ ｎ Ｉｆ ｓ ｕｔｒ ｒｓｒａ Ｎ ｔ ｎｌ ｉ ａ Ｉｆｒ ａｉ ｎｒ ｔ ｃ ｅ Ｐｅｅｖ— ｉ ｉｌ ｏ ａｒ ｕ
图书馆数字资源的长期保存策略研究
五、图书馆数字资源长期保存策略
数字资源的长期保存是一项长期复杂的系
统工程，它涉及政治、经济、法律、技术等多 方面因素，任务艰巨、意义重大，图书馆等保 存机构应当引起足够的重视，尽早制定长期的 规划，尽快展开相关的系统研究，努力探索适 合数字资源长期保存的良策，切实实现数字资 源的长期保存和长效利用。
4
2013-9-10
二、数字资源长期保存的现状及面临的问题
2、数字资源长期保存面临的问题 （1） 载体寿命问题
数字资源的长期保存必须以各种类型的物理载体为对象。目前常用
的载体包括软盘、光盘、磁带等等，其使用寿命各不相同（测试表明： 9 毫米磁道磁带使用寿命为 1 到 2 年，8 毫米磁道磁带使用寿命为 5 到 10 年，4 毫米磁带为 10 年，WROM 光盘为 100 年）。传统的资源载
8
2013-9-10
三、国内外研究现状及发展趋势
我国早在 2001 年就有学者发表了有关开放档案信息系统( OAIS) 的研究论 文。2003 年 OAIS 成为 ISO 标准后，图书情报界对 OAIS 的跟踪和研究更为广 泛和深入，并将 OAIS 与数字图书馆、元数据、数字资源的长期保存和数字资源 管理系统开发等结合，在实践方面亦开始了前期探索。2008年 11 月由中国科学 院国家科学图书馆联合有关图书文献机构在北京召开了主题为“国家数字文献资
13
2013-9-10
五、图书馆数字资源长期保存策略
1、人才队伍建设策略
随着数字资源长期保存实践的广泛开展，越来越多的研究和 工作人员参与到长期保存活动之中，图书馆等存储机构应根据实 际需要引进和培养偏重于技术管理与应用的人才，加强与国外相 关机构的学术交流，促进对引进先进技术的消化、吸收与再创新， 着力造就一批创新能力强的优秀人才队伍。优秀的数字信息管理 人员不仅需要具有精深的专业知识与踏实的工作态度，能熟练掌 握数字化技术及信息储存技术，还要具备灵活应对网络环境中突 发状况的能力。图书馆等存储机构的工作人员要加强自身能力培 养，自主学习努力提高综合素质，增强法律意识、通晓相关法律 知识，适应数字化环境的需要。数字资源长期保存是一项长期复 杂的工作，保存机构要加强人才队伍建设，确保数字资源保存工 作能够长期有效的进行下去。
图书馆数字资源的长期保存与管理探讨
图书馆数字资源的长期保存与管理探讨作者：孙鸿燕来源：《办公室业务》 2013年第8期文／孙鸿燕我国对于图书馆数字资源的长期保存还处于起步阶段，潍坊工程职业学院图书馆的数字资源种类复杂，信息多样化。
现有中外文数据库200多个，包括电子书、参考工具、多媒体资源、各种学位论文等各种类型。
在现有条件下如何使数字资源长期保存和科学安全的管理，结合工作实际进行探讨。
一、图书馆数字资源长期保存的标准数字资源的保存必须标准化、规范化。
严格依据相应的各类国内国际标准、行业标准。
数字资源拥有超大规模、互相操作的多媒体资源库群。
又是知识网络和信息中心。
作为社会公共信息的中心枢纽，数字资源长期保存的最终目标是实现对人类知识的普遍存取，使任何群体和个人都可以近在咫尺，随时随地从中受益，所以数字资源更新，数字资源的标准化试图以及原始数据文件，文献的标准管理等，直接影响着人们更有效地在数字资源中的操作、运行、传播。
二、图书馆数字资源长期保存的法律授权由于图书馆数字资源的种类复杂，在数字资源的长期保存中会涉及到知识产权方面的法律问题。
在对资源长期保存中，一些重要研究数据的拥有者主要是通过许可方式授权合法的用户使用这些数字资源。
如果我们想长期拥有保存这些数字资源的权力。
必须在合约中加入“永久保存”。
这样才可以对数字资源进行永久保存。
如果我们没有得到数据所有者的授予，或者没有其它的合法使用，就会触犯知识产权法。
怎么样才可以尽可能的避免触犯法律？加强对知识版权法的认识，对资源长期保存中涉及到的数据拥有人签订合法的授权书来保障图书馆资源长期保存的权利。
三、图书馆数字资源长期保存的可靠投入数字资源长期保存的资金使用主要包括：(1)前期的试验。
为了获得更多有价值的数据，以及使用相对稳定的软件。
需要资金的投入。
(2)存储设备以及技术的更新。
为了使数字资源的长期保存，随着硬件的老化，设备、系统的更新。
(3)技术上的更新，包托数据迁移、更新、备份等，都需要一定资金的支持。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
图书馆电子业务文档长期保存方案研究关键词：电子文档；在线保存；离线保存摘要：文章首先对图书馆电子文件进行界定确认电子文件的保存范围然后分析了电子文件保存系统应该具备的功能最后对电子文件保存方式进行对比分析并指出电子文件长期保存的发展方向。
中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1003-1588（2016）05-0098-03信息化社会发展到现在图书馆业务文档也由原来的纸质文档转化为电子文档并且很多都涉及业务流程、图书编目、图书数据、图书馆规章制度、学生信息等这些文档对图书馆业务的开展以及未来的发展方向都有一定的智力支持所以电子业务文档也应该进行长期保存。
往常的纸质文件长期保存方案是进行归档移交电子文件保存还没有相应的规定但是随着计算机系统产生的文档的增加和计算机管理软件的成熟给电子文件进行长期保存提供了可能。
因此电子文件的保存问题已经成为图书馆需要解决的一个问题。
1图书馆需要保存的电子文件1.1图书馆电子业务文档的界定电子文档是生产、生活中产生的记录人们活动的数据和文档这些数据和文档对以后的生产和生活有一定的指导意义需要及时提交到相关机构进行长期保存。
其中两种电子文档不需要归档：①纸质文件的电子版本。
②用于起草纸质文件的电子版。
这两类电子文档主要是与纸质文档共存的文档且是纸质文档的复制品所以不需要长期保存也不需要向相关部门移交。
1.2电子业务文档的类型图书馆产生的电子文件的种类有很多但是目前规定的电子文件的数据类型和归档格式主要有以下几种：①文本文件。
主要是指文字处理软件生成的记载文字、数字、符号、公式等字符信息的文件[1] 常见的有TXT、DOC、WPS等格式。
②数据库文件。
主要是通过数据库系统、信息管理系统、办公系统等软件产生的结构化数据格式如DAT、SQL等格式。
③图像文件。
主要指采用扫描仪、数码相机、手机、制图软件等设备或软件拍摄或生成的静态图像文件如JPG、PDF等格式的文件。
④图形文件。
主要是计算机制图软件和辅助设计软件形成的图形档案[2] 主要是位图文件和矢量图文件。
⑤视频文件。
主要是指由数码摄像机、手机、平板电脑等摄像设备或具有摄像功能的电子设备拍摄或采集生成的文件或者经过视频软件剪辑生成的文件。
如RMVB、MP4等格式的文件。
⑥音频文件。
主要是数字录音设备、手机、平板、录音笔等记录声音的电子设备记录声音而产生的文件[3] 如MP3、WMA等格式的文件。
2电子业务文件保存系统功能分析建立电子文档保存系统的目的是为了保证符合长期保存要求的图书馆电子文件能顺利地进行整理、标引、入库方便日后的使用。
2.1电子业务文档的备份功能文档的唯一稀缺性决定了其珍贵的社会价值所以文档资源的备份就显得尤为重要。
电子文件的备份主要有电子文件脱机备份、电子文件异质备份、电子文件异地备份三种方案。
电子文件异质备份就是将重要的电子文件选用其他介质进行备份一般是选择打印或者缩微的方式进行异质备份。
异质备份是有选择地进行并不是全部数字文档都需要异质备份。
考虑到成本因素笔者认为缩微技术成本较低因此电子文件管理系统应该具有数字格式到缩微格式转换的程序接口方便进行异质备份。
电子文件的异地备份就是定期或者实时将电子文档资源备份到异地计算机系统中防止计算机系统的崩溃造成资源的丢失和破坏。
一般来说异地备份有两种手段：一是在乙地做镜像最好是地理位置比较远的镜像比如与兄弟院校图书馆进行合作互相进行异地备份；二是专门的数字资源灾备中心进行集中备份可以有效地防止数字文档资源的丢失。
这就要求数字文档保存系统具有异地备份的接口最好是能进行实时备份设定每天定点备份或者关机前自动备份采用数据库差额备份的方式将每次备份需要覆盖的部分显示给工作人员进行确认。
这种方案适合公共图书馆高校图书馆属于学校的二级机构应积极和校方申请加入到学校的数字档案备份计划中。
电子文档的脱机备份就是将计算机系统中的电子文档备份到移送设备中这种备份方式成本比较低也方便但是会增加工作人员的工作量。
一般来说脱机备份是将电子资源备份到移动硬盘或磁盘中采用的备份方式是差额备份并不进行覆盖生成日志备份或者全额备份备份文件为当天日期。
全额备份一般是半个月或者一个月进行一次日志备份每天都要进行这样有利于减轻工作人员负担同时也保证数据的安全。
备份的保留周期一般是2年的时间这要求数字文件归档系统需要建设脱机备份功能方便档案机构的数据备份工作。
2.2电子文档的保管功能需求电子文档是保存在磁介质上的在整个电子资源的保管环境上应该具备防尘、防磁、防电、防机械震动、防水、防火、防高温、防光、防霉变的功能。
除了这些环境上的要求外还需要具备电子文档的检测、存贮、迁移、备份、恢复、安全保护、利用、销毁功能完善保管环境维护电子文档的真实、完整和安全。
具体要求如下：①保证数据长期可读性所有的设备、软件、数据库等软硬件设施应该性能优良、运行稳定。
②电子文档数据发生损毁时能及时地进行数据恢复。
③密级较高的文档资源必须配备高级保密防护设施如高端防火墙、杀毒软件或复杂认证体系。
信息系统应与其他信息系统进行物理隔离或者执行信息安全与保密管理制度。
④电子文档的迁移和仿真。
随着技术和管理的进步与发展系统应该具备数据迁移和仿真功能具有保证不同信息格式之间、不同信息系统平台之间的转换[4]。
由于信息技术的发展图书馆的计算机系统一定会更新换代或者换为其他品牌的管理系统或者是版本上的更新这样的更新都会有文档格式的转换甚至是数据库的转换这就要求电子文档管理系统能够进行电子文件的迁移和仿真保证电子文档的阅读访问功能。
郭梅娜：图书馆电子业务文档长期保存方案研究2.3建立电子文档的归档制度在电子文档归档的过程中一定要保证文档内容的完整性避免出现载体破损的情况。
在电子文档归档过程中存在版本形式多样、有些文件不符合归档标准等情况这就对电子文件归档带来了一定的难度。
这要求电子档案长期保存系统能够兼容业务部门形成的各种不同格式的数字资源能顺利归档并进行利用。
这就需要在电子文件管理系统和业务系统之间构建一个包容性极大的接口通过接口可以实现电子文献的规范化可以检验其各个字段是不是完整同时能在不改变其形式和元数据的情况下进行归档。
传统纸质文档管理工作已经成熟图书馆都有完整的人员结构同样电子文档也需要形成专业的人员队伍需要计算机知识和档案专业知识相结合的人才通过协作或者融合、业务学习和技术培训将计算机技术与档案保存技术相结合。
电子文件的归档比纸质文件归档更复杂文件的归档必须要有制度制约并对工作人员定期考核将电子文档归档工作写入单位立卷归档制度[5]。
3电子文件的归档方式电子文件的保存方式有逻辑归档和物理归档两种两者的实际差别是看电子文件的实体是否转移到文档管理部门因此在管理实质和管理效果上是不一样的。
3.1电子文件的逻辑归档逻辑归档是指在计算机网络上进行不改变文件的存贮位置和方式[6] 利用通信协议将电子文件移交到文档管理部门。
这种方式就是将电子文件继续保存在业务端通过权限设置赋予电子文档长期保存部门的管理权这样做在技术和管理上都不可行也没有必要。
从技术上讲：①业务部门数据库系统一般不具备长期保存和标引电子文档的功能不能满足文档长期管理的需要。
②业务部门的主要工作是处理业务对数据库系统的要求是高效率和低冗余这与电子文档信息资源长期保存与有效利用相违背必然会出现难以权衡的现象。
③资源的集中管理能够提高电子文档资源的共享性避免分散管理带来的通讯麻烦以及各个部门的审批程序。
从管理上讲：①管理容易出现混乱文档资源的管理应该归属文档部门如果资源存放在业务部门的话业务部门的实际权限会大于或优先于档案部门。
②逻辑归档中档案部门对数字资源的管理是业务部门赋予的这样档案部门对档案资源的管理还会受到业务部门的制约文档管理部门会缺乏资源管理的完整性和独立性不利于工作的开展。
③责任主体出现混乱在逻辑归档中两个部门都对电子文档具有管理权一旦电子文档遭到修改、删除、丢失、存储位置的变更等责任归属难以界定。
3.2电子文件的物理归档电子资源的物理归档是指计算机及网络上的电子文件集中传输到文档管理部门或脱机拷贝移交到电子文档长期保存服务器的归档方式[7] 这种归档模式可以真正实现电子文档的权限移交。
电子文件的归档保存方式主要有在线归档和离线归档两种：①在线归档。
主要是指在计算机联网的环境下通过系统传输将电子文件移交给电子文档管理部门或者个人实现数字文件的归档。
②离线归档。
指将电子文件用邮件或者移动硬盘拷贝到电子文件管理部门进行移交。
二者的归档实质是一样的只是归档的时间和归档的途径不同[8]。
电子文件长期保存的发展趋势主要有：①在线归档为主离线归档为辅。
电子文件具有易更改性、不稳定性的特点长期滞留在业务系统里容易造成信息的丢失增加文档管理部门有序接受资源的难度。
实时归档后并不影响业务部门对数字文档资源的使用并且实时归档的技术也容易实现。
②“双套制”向“单套制”过度。
双套制即电子文件长期保存时需要附加一份打印文件这是认为电子文件不稳定、不可靠的表现其实电子文件的打印版并不能完全反映出电子文件的全部内容如元数据、版本信息、文件格式等。
随着计算机技术的发展和数据库技术的完善文档管理部门对虚拟技术的依赖程度会逐渐加深现在的双套制也会逐渐向单套制转换。
电子业务文档作为新产生的一种业务文件存在方式其长期保存技术、手段、策略和方案等逐渐引起大家的关注其形成过程中计算机系统能够全程监控、记录减少了人为的干扰。
同时电子文件对数据库系统的依赖性也增加了电子文档资源使用的难度只有从技术、管理、人员各个方面都进行业务的革新才能更好地利用数字文档资源实现数字文件的完整而有效的归档更好地适应社会的发展有效地实现电子业务文档资源的社会价值。
参考文献：[1]冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社2014.[2]陆泉韩雪韩阳等.我国数字信息资源长期保存研究综述[J].图书馆学研究2015（4）：2-8.[3]王若琳燕辉黄辉等.我国图书馆数字资源长期保存策略运用现状调查分析[J].图书馆2014（2）：56-59.[4]刘文萍.提升电子公文归档与电子档案管理[J].中国档案2015（3）：36-37.[5]黄新荣王晓杰庞文琪.网络时代电子文件归档方式研究[J].档案学通讯2015（4）：49-53.[6]赵艳尹高磊张晓林.国家保存体系视角下的数字资源长期保存需求调查与研究[J].图书情报工作2014（4）：30-35.[7]田雷.《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读[J].北京档案2014（12）：10-13.[8]于凤珍张萍席杭绸.电子文件的鉴定与归档[J].档案学研究2013（S1）：82-83.（编校：崔萌）。