企业内容管理功能架构

企业内容管理的定义企业内容管理正是随着数据管理的发展而为客户提供的一种应用软件，它管理、集成和访问从音频、视频到扫描图像的各种格式的商业信息。

内容管理处理的对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广，除了一般文字、文档、多媒体、流媒体外，还包括Web网页、广告、程序（如JavaScript）、软件等一切数字资产(Digital Asset)，即所有结构化的数据和非结构化的文档。

内容管理解决方案重点解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值，并集成到结构化数据的信息系统中，如ERP、CRM等，从而为这些应用系统提供更加广泛的数据来源。

[编辑]“内容”和“内容管理”“内容”一词，源于出版媒体业，书报杂志、唱片影带里的创作，叫做内容，所以早期的内容管理CM(Content Management)，偏向出版产品的管理，以储存、流程、元数据(Metadata)为要件来制作系统。

储存多以关连式数据库的方式，也有的以一般数据文件方式储存，或者是根据需要两种并存。

内容从制作编辑到成品储存，都需经过或多或少的加工过程，有的是单线的简单流程，有的是分叉多线的并行操作，各种流程不同、相差甚远。

至于元数据，是对内容的描述，如作者、日期、关键词、媒体种类、版权等，都以XML标记的方式记录，来达到跨媒体出版与个人化出版的目标。

内容管理在几年前，还是一个通称，因为还没有任何单一的系统，能适用于所有出版媒体内容的管理。

各种内容虽然在数字化之后都是电子数据，应可用数字管理方式来处理，但在应用的层面上，却复杂得多。

内容从制作、分送、到储存，生命周期的每一阶段，在处理上都有不同的需求。

所以，这时的内容管理系统，是以个别出版媒体为主的。

[编辑]“内容”的范围不断扩大随着网络的普遍使用，企业内部信息的流通加速、文案与资料数量增加，象电子邮件、从Lotus Notes来的资料、网上讨论、实时简讯、Office文案，甚至是印刷资料的内容，即使不是出版媒体机构，也有加强管理这些资料的必要性。

于是，“内容”就由原来的出版媒体内容，扩大成企业内部全部资料信息的内容了，同时也产生了“企业内容管理”ECM的新名词。

ECM常被视为知识管理KM(Knowledge Management)的基础建设，知识管理是企业由下而上、累积智能的系统方法，已有16年的历史，虽然在技术与方法上不断演进，但在实际应用中因投资回报不易评估，更需企业文化的配合，让大家养成知识与人共享的意愿，所以发展并不迅速。

除了前面提到与内容相关的各种管理，这一两年，另外出现了M字头的管理概念与系统，象客户关系管理CRM、供应链管理SCM、人力资源管理HRM，以及虽没有M但归在一类的企业资源计划ERP和企业网络入口EIP。

这么多的管理，所产生的信息与数据，自然更要纳入企业“内容”的体系了。

所以，企业的“内容”范围越来越大。

但这么多名词、概念与系统，不但企业用户弄不清楚哪一个做什么事、与别的系统有什么关连，就连制作推销系统的业者，也未必区分得清楚，而且系统越发展越有重迭走势。

况且每类系统涵盖的都不小，都打算以高投入构建一个适用全企业的大系统。

但经验告诉我们，这样的系统太昂贵、发展太耗时，尤其是构建集中式大型数据库，增加了系统的复杂程度，且风险也在提高。

[编辑]把“内容”连起来管理就在这时候，出现了另类的思考。

如果制作一个新的系统，把上述提到的那些M放进去，则多半是由上而下的结构，也就是把下层原来运行的系统、原来分散在各处各种格式的数据，移植到上层，建立一个庞大系统，形成一个庞大的集中式数据储存库，这样，工程浩大是在意料之中的。

但是，一个创新的构思正好相反，是从下而上，下层的原有运行的系统与数据，不论分散在什幺地方、也不论什么格式，都可以维持不动、继续运行。

然后用转换的方式，把数据转换成中性如XML的格式，作为与别的系统衔接沟通的共同语言，再由一个信道把这些系统串连起来。

概括来说内容管理，是把现有各个底层的数据，建立一个共同的目录控管机制，各个系统处理数据的软件，都依此目录配送，使数据流动横跨各系统，既不必制造一个集中的庞大数据库，也不必更改现有系统的运行。

这种模式的建立，自然较传统的作法省时省钱，风险也大为降低。

Agari()的Mediaware系统即是一例。

内容管理的顺畅，有赖于内容的结构化，因为只有结构化，才能对内容分类、索引、排序、搜寻。

利用XML相关工具，来制作结构化的内容，正是内容管理的基础建设。

这项基础建设，无疑是内容管理的重要程序，也是一项十分艰苦的工作，更是实时企业所需要付出的代价。

[编辑]内容管理与知识管理的区别第一，两者管理的对象不同。

前者是”内容”，后者是”知识”。

前面我们已经提到，内容主要是对各种结构化数据、非结构化文档、信息的统称，当然某种程度上也包含了知识，但这种知识主要是一种明晰性知识。

而”知识”不仅包含了明晰性知识，还有默会性知识，而且后者更大程度上体现了”知识”的价值。

第二，指两者在管理功能上有所不同，而知识管理不仅在于对静态知识(知识库)的管理，还包括对动态知识过程的管理，尤其是对知识创新过程的管理。

著名的知识管理大师野中将知识分为默会和明晰两种不同类型的知识，并认为知识管理就主要表现为对这两类知识间相互转化而形成的知识螺旋的管理，包括由默会知识转换为默会知识的知识社会化管理、由默会知识转换为明晰知识的知识明晰化管理、由明晰知识转换为明晰知识的知识关联化管理、以及由明晰知识转换为默会知识的知识内省化管理。

而内容管理某种程度上主要是对知识关联化过程的管理，即将分散混乱的数据、信息转化成有组织的内容和知识，基本上不具备对默会知识的管理功能。

[编辑]内容管理产生的条件(1)知识经济浪潮的来临，人们越来越认识到信息和知识对于企业的巨大价值。

但是，分散、混乱的数据和信息形成不了竞争力，必须将之整合成为有组织的内容才能充分发挥价值。

在许多知识管理项目中，投资最大的部分不是技术，而是知识库的内容。

1997年，布兹·爱伦·汉密顿咨询公司用于知识管理项目技术方面的开支为25万美元，而用于内容管理的开支(尚不包括创造内容的开支在内)高达75万美元，远远超过技术开支。

因此，内容管理的确是一个代价高昂的项目，需要大量的资金投入。

(2)业务应用对内容管理提出了迫切需求。

目前人们对协同商务谈得很多，它包括企业内部门与部门之间，或是企业与外部企业间，包括供应商、合作伙伴、分销商、服务提供商、客户等的业务往来。

内容管理对企业内部而言，能够很好地做到信息的有效共享及信息的增值利用，对于外部来讲也是形成真正协同商务的组成部分。

有效的内容管理可以使企业的供应链、制造、采购系统更为畅通，保证企业在最短的时间里将正确的产品和服务传递给客户，使企业的商业流程自动化，并连接其供应商和事业伙伴。

获取并分析客户、供应商、雇员以及合作伙伴的相关信息，并通过共享内容管理系统来帮助企业做出更好得商业决策。

可以说，有效的内容管理是实现良好的整合关系管理的重要保证。

(3)时间竞争也需要内容管理。

有人说，知识不仅仅等于财富，即知识最少等于财富的平方，这句话同样适用于内容。

早在1988年，小乔治·斯托克就指出，时间将成为下一个竞争优势来源；而为了能够快速有效地响应客户，内容管理也是必不可少的，比如在CRM中，客户内容管理就是非常重要的组成部分。

[编辑]如何进行内容管理为使内容管理真正发挥作用就像上文所说，并不单单是建立一个技术性的内容管理系统就能解决的，它是一项结合人、过程以及技术的”技术一社会”工程。

在人方面，需要建立专门的内容管理机制，指派特定的内容人员(如内容经理、内容编辑等)进行内容的管理和维护。

比如长虹建立了一整套搜集、筛选信息的网络和机构。

各分厂必须将当天的产量、质量和员工状况等情况，于下午4点前报到总经理办公室；120个营销点每晚9点前也要将政情、商情、民情送回总部，由办公室将这两方面信息加上从文件、报刊等渠道获取的重要信息编印成《快报》送有关人员参考。

长虹董事会每月召开一次重大经济信息分析分。

这种机制使得长虹能眼观六路，耳听八方，耳聪目明，活力四射。

而在过程方面，要建立透明的内容管理过程，包括内容的创建、存储、分享、应用和更新，并要将内容管理过程和具体的业务过程紧密结合，使内容”从业务中来，并到业务中去”。

在技术方面，主要就是要建立一套内容管理系统，为内容人员以及内容管理过程提供技术上的支撑环境。

TRS信息技术有限公司开发了一系列拥有自主核心技术和知识产权的内容管理产品，实现了内容采集、创建、传递和内容分析的内容产业价值链的完全整合，为电子政务、企业信息门户和知识管理系统、网站内容管理和数字图书馆的建设提供一站式和个性化解决方案。

[编辑]内容管理的发展趋势内容管理发展到今天，时间并不长，其价值也未被充分挖掘，还具有很大的发展潜力。

Ovum咨询公司把内容管理分为工具和服务两个领域，认为到2004年CM工具和服务的市场规模将发展到53亿美元和80亿美元。

目前C软件市场主要有两类产品，一类产品功能比较丰富，主要面向企业级用户，如Microsoft、IBM等公司提供通用平台性c、1解决方案；还有一类是内容管理的专项技术提供商，如Verity提供知识检索，Micromedia提供内容创作平台等。

从技术和应用角度来看内容管理的未来发展，可能会有以下几个趋势：一是应用范围的继续拓展；二是和业务应用更加紧密结合，应用集成将成为内容管理解决方案所必须要考虑的问题；三是技术应用的进一步深化；四是和知识管理趋向融合，并最终成为知识管理解决方案的组成部分。

(1)内容管理应用范围的拓展，主要表现为两种方向的”E”-CM。

第一个”E”是Enterprise，是指内容管理将从办公自动化以及某些局部应用拓展到整个企业，形成企业内容管理。

Gartner Group在2001年给出了企业内容管理的定义，将它定位为”运用技术对贯穿企业的内容进行创建、捕获、分发、客户化以及管理的过程”。

另一个”E，，是E-business，如果说企业内容管理主要强调对企业内部管理，而E-buSiness的内容管理主要强调电子商务交易中对整个内容价值链的管理，使企业能够和供应商、合作伙伴、客户之间能够实现充分的内容共享。

(2)和业务应用的结合也是内容管理发展的必然趋势，因为内容管理最终还是要服务于具体的业务过程。

这很大程度上是一个系统和应用的集成问题，它需要消除应用(如ERE、SCM、CRM等)之间妨碍内容应用的界限，使企业能够充分感知市场和用户的需求并做出快速响应。

如在微软的Content Management Servet 2001和CRM的集成方案中，客户使用Web站点输入个人特征信息，这些信息存储到CRM中，而Content Management Server2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容，如果客户特征发生变化，提交给客户的内容也自动变化。