高校档案数字化工作流程的应用实践

兰台世界2012·6月中旬………………………………………………………………………………………………………………………………………………………民的肖像。

”而“为记载或宣传特定公众活动使用参与者的肖像”属于肖像权的合理使用范围[5]。

因为公民参与此类活动就意味着在一定程度上处分了自己的肖像权，为记载或宣传此类活动不构成侵权。

照片档案上网一定要把握这个度，避免构成侵权的行为，在法律许可的范围内保护照片中人物的肖像权。

另外，照片档案一经公布上网，其传播范围和途径会超出公布单位所能控制的范围，如今各种技术迅猛发展，photoshop 等图像编辑软件广为流行和传播，使对图像的编辑变得很容易，某些恶意修改可能会引发一系列的法律纠纷。

由于技术的不可控制和法律规范的不具体性使得档案馆在公布馆藏照片问题上必须非常谨慎，这直接影响各高校档案馆照片档案网络化工作。

四、高校照片档案网络化解决对策1.各个高校档案馆应该适应网络化的要求，购置先进的软件设备，营造安全畅通的校园网络环境，聘请掌握数字化和网络化知识的人员，或对已有人员进行相关的技术和法律知识培训，在现有法律许可的范围内实现网络化，避免出现侵权现象。

2.群策群力，以高校档案馆为研究对象，以高校档案工作人员和教育工作者为主体，号召更多的人加入到照片档案网络化问题的讨论中来。

学者、实际工作人员和相关专业人士在讨论中碰撞出思想火花，在交流中不断完善网络化管理规范，最终形成比较完备的照片档案网络化标准。

3.技术支持。

电子照片上网涉及许多法律问题，法律的修订改进是一个相对缓慢的过程，而照片档案网络化的要求日益急迫，在现有条件下，通过技术层面来改进是比较可行的方法。

照片档案管理者要咨询照片专业人员虚心学习相关照片处理和管理软件，对所掌握的照片进行保护。

在馆藏照片上网的过程中，可以对照片作些技术处理，比较常见的有：限制照片档案的复制与另存，设置为只能浏览不能进行直接复制操作的形式；在上网照片上印上所在档案馆的标志底纹，这样既不影响照片的清晰度，又明确了照片的所有权；如果仅供浏览，可以相对降低分辨率，或者采取特殊的模糊处理等，在满足浏览的前提下，又保护照片档案的著作权和肖像权。

如果利用者需要利用原始照片，则可以在网上浏览后，直接与档案馆联系。

4.选取某一类型照片档案作为网络化试点，重点突破。

毕业生的集体合影照是高校照片档案的重要组成部分，尤其是历史悠久的名校为社会培养了大批杰出人才，历届毕业生在母校留下了成长印迹，追寻他们的一路历程，为各高校保存校史记忆提供了最鲜活的证据。

事实表明，以毕业生集体合影照作为高校照片档案网络化的试点，理论上较易实现，实践中也有比较成功的例子，是值得我们借鉴和进一步思考的做法。

参考文献[1]邓羽.高校声像档案网络化管理[J ].兰台世界，2005（11）.[2]吴小英.数码照片档案管理现状分析与思考[J ].中国档案，2006（7）.[3]钟其炎.学士学位论文.中山大学，2007.[4]武业伟.高校档案馆档案工作网站情况调查[J ].档案管理，2004（6）.[5]张鹏.照片档案著作权归属问题的法律分析[J ].兰台世界，2006（1）.□暨南大学档案馆左晋佺本文基于目前高校档案数字化工作状况，建立档案数字化工作流程模型，以暨南大学档案馆档案数字化工作实践为例，论述档案数字化工作流程的每个业务环节，指导和帮助档案数字化工作的开展。

档案数字化工作流程摘要关键词高校档案数字化能有效地保护高校档案资料的原件，数字化后的数字档案可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，扩大了高校档案信息的利用空间，真正实现高校信息资源的共享[1]50。

然而高校档案时间跨度大、种类多、利用频率高，先进的硬件设备和数字技术是高校档案数字化加工的前提条件和手段，而规范的数字化工作流程则是数字化加工工作快速有效实现的保障。

一、广东高校档案数字化工作的研究及其现状从档案数字化学术研究状况上看，各高校相继提出档案数字化工作的思考和建议[2]42[3]41，这些研究主要集中在对数字化工作理论方面的研究，包括档案数字化工作的重要性和相关对策[4]97、数字化工作过程中存在的问题、应该遵循的基本原则以及档案数字化发展策略等方面[5]110；也有部分研究学者从纯技术角度探讨档案数字化管理平台系统的建立[6]27，或者直接研究档案数字化OCR 文字识别技术[7]38和条形码技术在档案数字化工作中的应用[8]38。

总的来看，这些研究对我国高校档案馆信息化建设和档案数字化工作的发展起到了积极的推动作用，但都没有系统论述档案数字化工作该如何进行。

从各高校的档案数字化工作现状来看，笔者电话调研广东省内包括中山大学、广东工业大学等四十所高校，这些高校已经或者正准备开展档案数字化工作。

但从实际档案数字化工作运行状况来讲，由于档案馆经费短缺，各高校并未制定长期的档案数字化工作规划，导致档案数字化工作进程不一。

档案数字化业务外包模式作为各地档案馆档案数字化建设发展的一种大胆尝试[9]54，在广东高校档案馆中得到了普遍应用，并总结出许多监督管理策略，帮助保障档案数字化成果的质量。

也正是如此，档案馆内部人员未能深入档案数字化业务工作流程具体事务中，缺乏对档案数字化过程中的技术和操作的了解，难以把控档案数字化过程中信息的安全和档案数字化数据的管理，容易因责任义务不明确而与档案数字化外包商发生争端，不利于档案数字化工作的开展。

而且，外包业务仅能作为短期档案数字化工作的形式，有针对性地对部分档案进行数字化工作，不能及时有效地处理档案馆日常进馆的纸质文件的数字化工作。

因此，本文根据暨南大学档案馆数字化工作实践，旨在分析档案数字化工作流程，切实从档案数字化具体工作项目出发，涵盖高校档案馆全部档案数字化业务环节，制定科学合理的档案数字化工作流程，以期对高校档案数字化工作的开展提供理论支持和实践参考。

二、档案数字化的工作流程由于档案工作的保密性，档案馆进行档案数字化工作必须制定SHUZILANTAI21安全保密管理机制，保障档案原件和数字化档案信息的安全。

本文根据暨南大学档案馆档案数字化工作实践，设计如下档案数字化工作流程图，确保档案数字化工作清晰、明确、可视。

1.提取档案。

顾名思义，是从档案库房中提取当日需要数字化加工完成的档案原件，并且填写好出入库登记表。

针对此批档案案卷量划分批次，放置于待扫描处理档案处存放，并保证纸质档案的安全。

2.档案整理。

该步骤与档案进馆时档案整理工作有所不同，不是将杂乱的文件材料按照档案法规要求整理排序，而是将已经整理好的档案进行再次拆装，为后续的档案扫描工作作准备。

具体是将档案拆盒拆除装订，其中要注意保护档案不受损害，如果有破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱档案原件应先进行压平或者烫平等，根据档案原件区分选择合适的扫描仪，即高速扫描或者平板扫描。

整理过程必须校对每一卷（件）档案起始页码和页数，如果发现问题予以记录，经过档案部门领导确认同意后修改。

3.档案扫描。

根据档案幅面大小（A4、A3、A0等）和纸张的质量，选择相应规格的扫描仪，一般纸质档案材料状况较好的可采用A4高速扫描仪，学籍和录取材料采用A3高速扫描仪，学校基建图纸可采用A0工程扫描仪扫描；纸质状况不佳年代较老的档案，出于保护档案的目的只能采用平板扫描仪扫描，或者在待扫描档案上包装透明薄膜予以保护。

扫描过程中保证档案顺序，不可缺页少页，保证扫描图像文件的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。

选择扫描分辨率应按照纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）的建议，黑白≥100dpi，彩色≥200dpi，目前市场上扫描仪都可满足该标准规范。

但如果使用条码标签技术分页和扫描档案，扫描必须使用彩色分辨率≥300dpi，否则扫描仪上的RFID将无法识别条码标签。

扫描完成后的档案按照原始整理装盒，送到图像核查处存放。

4.图像核查。

可运用专业的档案扫描管理系统或者直接运用专业的图像查看软件，对每一页扫描的影像进行检查，检查实体编码页数与数字化后电子文件数量是否一致，针对档案页码颠倒错乱的情况利用扫描管理系统进行调换，如果出现有缺页少页的必须补扫，如果有图像不清楚的必须重新扫描并且替换原扫描图像。

5.图像处理。

对扫描后的图像文件瑕疵进行处理，包括纠偏、去污、图像拼接、裁边处理、OCR文字识别。

值得注意的是，OCR识别正确率完全取决于图像质量和使用的文字字体，如果图像质量高，并使用标准的字体，识别正确率就高。

将生成的PDF文件进行OCR识别后的文字信息，存储到系统数据库全文字段中可供系统全文检索。

6.图像存储。

该步骤的重点在于图像存储格式的选择和图像的命名。

存储格式的选择，主要考虑的内容包括对原始文件的保真程度、存储文件大小、格式的通用性和格式的标准程度[10]41。

PDF格式的电子文件因可长期保存以及具有较高的可信度，被专家推荐为可长期保持的电子文件的保存格式，也可作为图像存储的最佳格式[11]46。

但在硬盘和光盘备份时应该选TIFF或者JPG格式存储。

采用多种格式不同介质的存储方式有利于电子文件的保存和抵抗外面信息环境的变化。

整个命名和存储图像的过程，可利用计算机的扫描系统和条码识别系统自动处理，条码识别系统会自动识别档案整理过程中所贴的条码，并据此命名电子文件。

7.建立索引库。

建立索引库即可查找相关电子文件元数据信息，包括各类描述性条目内容。

如果档案管理系统中已经录入条目信息，可通过数据库管理软件导出通用数据格式的索引目录。

没有录入条目信息的档案管理系统，可根据系统导入的数据格式制作索引目录。

8.核对公文管理系统中档案数据库目录信息。

如果未有著录档案的目录，应该按照档案著录规则（DA/T18）要求规范档案管理系统中档案目录的著录项、字段长度和内容。

目前较为科学的做法是使用条码管理系统与扫描系统相整合[12]139，具体做法是按照档号或者文号给每一卷（件）待数字化处理档案贴上相应的条码标识，利用RFID 技术识别数字化条码，扫描档案时自动将档案各项信息填入扫描系统内，以便于统计待数字化处理的档案数量进行电子文件自动命名并简化后续的索引对应工作。

如果档案管理系统内已著录过档案目录，应与待数字化纸质档案对应核查，可采用软件自动校对，对已经录入的目录数据库质量和数量进行核查，核对著录项目是否完整，著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据要进行修改或者重录。

9.数据挂接和测试调阅。

档案数字化转换过程中形成的目录索引与图像数据库，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。

通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，整个导入过程必须严格遵照各高校档案管理系统技术标准要求，保障数据的安全性和完整性。