赛事活动部--赛事手册【详细资料】

部门设置与职能赛事执行部全面负责所有赛事、活动的策划、组织、执行，是赛事活动的主体，决定活动质量的核心关键。

要求该部门以“大器创新的策划力，专业到位的执行力”为基本原则，组建一支具有创造力的标准高效的队伍。

职责范围包括：赛期赛制：确定赛期，制定赛制精品财会，给生活赋能1.2.省分赛区：指督导，或操作省分赛区；3.赛事策划：指出台重点活动或比赛策划方案，确定赛期，日程；4.赛事执行：指制定执行日程与单项活动执行方案，切实执行；5.评审管理：指制定评审制度，落实评审团成员，准备评委资料，评委接待；赛期设置第1—8个月省分赛区选拔期（各省分赛区赛期如下）时长自定招商筹备期招商引资，寻求合作单位，获取政府支持等第1—2周报名宣传期召开新闻发布会，公布赛程设置、开始报名、宣传主赞助商第3—4周地市海选期设置5-10个地市赛区，挑选30—40名优胜者入围省总决赛第5—6周省总决赛培训排练、赞助商活动、单项赛事、总决赛晚会等第9个月中国总决赛筹备期第10个月中国总决赛第1天报到第2天拍摄会刊照第3天媒体见面会第4—11天主题活动、地市巡游、单项赛事第12—14天总决赛晚会排练、评委见面会第15天总决赛晚会第11个月世界总决赛筹备期第12个月世界总决赛第1—2天巡游城市A报到第2—3天拍摄会刊照第4—7天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游第7天晚前往巡游城市B第8—11天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游第11天晚前往主办城市第12—17天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游第18—20天总决赛晚会排练、评委见面会第21天总决赛颁奖晚会第22—26天获奖选手拍摄、回访（落实赛制视具体情况调整）分赛区督导赛务督导是由大赛组委会指定，代表组委会对各省分赛区比赛进行指导、协助、监督的特派人员。

其职责包括：了解分析1.自分赛区签订合约开始，了解其筹备进程，保持分赛区与组委会的信息畅通。

2.了解分赛区赛事执行情况，对分赛区赛事团队专业性作出分析。

3.了解分赛区组织结构，邀请嘉宾，对分赛区的政治影响力作出分析。

4.了解分赛区的合作媒体单位，邀请媒体，对分赛区的大众影响力作出分析。

5.了解分赛区赞助单位，对分赛区经济效益作出分析。

协助指导1.提供VI手册、《分赛区指导手册》（范本见附1），协助其制定合理的赛程，提供技术性支持，确保比赛顺利实施。

2.介绍相关赞助商、媒体单位等，帮助其扩大影响力、获得盈利。

3.对外确定分赛区承办单位的被授权资质、唯一性。

规范监督1.检查背景板等宣传物品设计按照VI手册规范化执行，确保大赛形象的统一规范。

2.确保分赛区决赛在中国总决赛报到日一周之前完成。

3.确保分赛区购买总部派出评委往返机票、支付评委费。

4.确保总部派出评委享有合适的入住酒店、一日三餐、车辆接送。

资料交接1.发放中国总决赛入围通知书，收集入围选手的照片、文字资料、身份证扫描件。

2.收集具有保存价值的各种文件、图片、音像资料等。

3.收集分赛区平面、电视、网络宣传报道。

4.收集工作总结。

操作流程1.签约一周内向招商部了解分赛区承办单位情况，与负责人建立联系，表明督导身份，发放VI手册，分赛区指导手册，授权书，《分赛区情况统计表》（范本见附2）；2.每月收集最新的统计表，更新《分赛区情况统计总表》（范本见附3）；3.每个活动前一周检查背景板设计稿，确认符合要求；4.总决赛前二周确定评委日程，评委见面会时间；5.总决赛前一周确定总部派出评委人选，告知分赛区评委姓名、身份证号码，落实机票；6.总决赛前三天（或更早）前往分赛区，出发前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式；7.到达分赛区后实地检查活动现场布置，提出指导协助意见；8.评委到达前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式；9.评委到达后确保评委顺利入住酒店，并顺利按照日程进行；10.收集实际到达嘉宾、媒体名单；11.入围通知书可作为奖品于颁奖时授予前三名，亦可赛后由评委会主席发放；12.赛后与入围选手联系，了解其参赛意愿是否有变，大致说明参赛要求；13.赛后递交分赛区督导报告；中国/国际总决赛前期协调（试用于有活动当地承办单位）1.合作签订后1周内根据合约条款拟定《授权承办单位注意事项》（范本见附）、VI手册，规定对方安排赛事活动的注意事项。

交于当地承办单位，充分沟通确保对方充分理解并接受；2.赛前3周跟踪确认《授权承办单位注意事项》落实情况，沟通日程与单项活动方案，提出改善意见。

3.赛前2周后各单项活动负责人分头接洽，分别制作执行方案。

策划执行方案1.单项活动策划案内容包括时间、地点、主题、目的、操作方式、流程、参与人员人数、预期效果等；2.单项活动执行案内容包括基本内容（时间、地点、主题）、活动流程，人员人数、区域划分（需有平面图）、所需物品、工作人员分工职责等(范本见附)；3.比赛期间每晚例会确认落实次日执行案，讨论调整后天执行案；4.赛前1周确定《大赛日程》（范本见附），比赛期间每晚例会确认落实次日日程，调整后天日程；赞助商回报监控1.赛前4周根据合约、与商务人员统计确认《赞助商回报表》(范本见附)2.逐条确认各回报条款落实服装物品道具1.赛前4周确定《服装物品清单》(范本见附12)2.赛前4周落实服装供应商、签订合约, 确定服装设计稿，制作绶带号牌；3.赛前1周服装确保选手服装到位并清点（绶带、号牌、logo服等日常服装, 泳装、晚装、鞋子等晚会服装）；4.赛前1周确保选手管理物品到位，每日活动随身携带（双面胶、针线包、皮尺、502胶、曲别针等）；5.选手报到时分发绶带；选手会议时分发号牌（中国区抽取）、logo服；总决赛晚会彩排时分发新的绶带及号牌；6.总决赛前2-3天安排晚装、旗袍等试装、试鞋，设计师现场修改，做上标记，选手自行保管、熨烫，说明赛后归还、损坏赔偿事项；7.比赛后查看是否有选手遗漏的服装，尽快回收服装，逐一检查, 若有损坏遗失等当面告知，事后马上处理；8.服装物品分发收回时在《物品收发表》(范本见附13)上标注；9.每次比赛演出后清点所有物品并登记打包；10.相关物品运抵公司后清点登记并入库；摄影摄像1.赛前4周确定会刊摄影师、全程跟拍摄影师、全程摄像师、单项比赛摄像师等，签订合作合约，确定其到位时间；2.选手会议上统计需要照片CD、总决赛DVD的选手名单，（中国区200人民币/国际区100美金）；3.落实重要比赛摄影机位，引导摄影摄像师拍摄组委会所需照片；4.每天收集照片，赛后整理并制作选手照片CD, 发放；5.收集每场演出的影像资料；6.获取总决赛晚会beta带，制作DVD；选手资料1.赛前4周将《选手报名表》(范本见附4)、《参赛须知》(范本见附5) 电子稿，国际总决赛发放ENTRY FORM (范本见附)通过邮件等形式发给参赛选手；电话询问选手本人对参赛须知是否有疑问，着重说明报到时间地点、需准备的服装物品等；2.赛前3周收集选手报名资料（《选手报名表》、照片、证件扫描件），用《选手资料有缺表》(范本见附6)统计；3.赛前2周电话联系选手本人,确认选手的赛前准备符合组委会要求；4.赛前1周根据《报名表》整理《选手资料表》(范本见附7)；5.选手报到时收集并保管身份证/护照，核对《选手资料表》中的姓名与证件号码；6.选手会议时重新测量三围、体重、身高并登记，会后核对修改《选手资料表》；7.选手会议后除掉联系方式分发给各部门；选手机票、往返接送1.中国区赛前2周（国际区赛前2个月）联系分赛区负责人/经纪人/选手，订购选手机票/车票，逐个确定到达信息并填写《人员到达表》与《人员回程表》；2.赛前1周与航空公司直接联系，确认航班、到达时间、到达机场准确无误后，将到达表交于接待部；3.前往机场迎接并安排选手上大巴，出发后通知酒店住宿接待人员做好准备；4.选手到达酒店后收集并保管机票；5.选手到达后3天内根据回程机票,核对《人员回程表》, 并交于接待部；6.巡游国内飞行，选手管理统一办理登机牌并分发，同时带领选手办理行李托运；7.总决赛结束后成批送选手到机场，行李超重选手自付；8.总决赛次日清早通知航空公司留下的获奖选手取消当日登机计划；9.尽快确定获奖选手返回时间并改签机票，确定获奖选手新的回程时间；选手生活起居1.赛前4周与接待部确认选手餐饮要求2.赛前1周确保选手紧急药品到位，每日活动随身携带（晕车、止泻、止痛、胃药、抗过敏、纱布、创可贴、酒精棉等），处理紧急救护事宜；3.赛前1周根据同天到达的选手同住、相近地区的选手同住的原则安排《选手房间表》(范本见附8)；4.检查选手生日，条件允许情况下安排选手生日庆祝；5.重要宴请政府官员讲话时不可就餐，中途带领选手向主桌敬酒；选手报到1.收取入围通知书（限中国区）、选手证件、押金（200人民币/100美金），《物品收发表》上标记；2.给予押金收据、发放一套绶带、日程，按照《选手房间表》发放房卡；3.告知注意事项（房间不再调整、不随意外出、保存选手管理联系方式等）；4.安排会刊拍摄工作；5.赛后根据实际情况退还押金并收回收据；选手会议1.选手自我介绍2.组委会人员介绍；。